本科高校教學基本狀態(tài)數(shù)據(jù)采集管理探索

侯園園

關鍵詞：本科高校；數(shù)據(jù)采集；教學基本狀態(tài)數(shù)據(jù)

隨著大數(shù)據(jù)在教育行業(yè)的應用日益廣泛和深入，為保障高校教育數(shù)據(jù)的完整性和有效性，教育行政部門對高校相關數(shù)據(jù)進行定期采集。而這些信息又分散于高校的多個業(yè)務部門，且各項數(shù)據(jù)存在交叉現(xiàn)象。在數(shù)據(jù)采集過程中，經(jīng)常出現(xiàn)重復采集，工作量大、效率低的現(xiàn)象。同時，由于數(shù)據(jù)服務對象不同，數(shù)據(jù)內涵不一致，導致對外填報的同類數(shù)據(jù)出現(xiàn)不一致問題。為此，高校迫切需要建立校內數(shù)據(jù)整合平臺，將所有數(shù)據(jù)整合在一起，由專門人員統(tǒng)一管理，提高對外上報數(shù)據(jù)的效率和準確率，做到數(shù)據(jù)日常采集、服務外部上報要求和內部質量監(jiān)控。本文在對目前本科高校教學基本狀態(tài)數(shù)據(jù)采集現(xiàn)狀剖析的基礎上，以西安歐亞學院為例，對教學基本狀態(tài)數(shù)據(jù)采集管理進行了深入的思考與探索。

1 本科高校教學基本狀態(tài)數(shù)據(jù)采集管理現(xiàn)狀

教學質量是學校的生命線，是立校之本。教學基本狀態(tài)數(shù)據(jù)是反映高校教學質量的重要窗口，其形成于教學的全過程，涵蓋了學校基本信息、學校基本條件、教職工信息、學科專業(yè)、人才培養(yǎng)、學生信息、教學管理與質量監(jiān)控等方面，“數(shù)據(jù)”已經(jīng)融入教學過程的各個環(huán)節(jié)，涉及學校的人事、財務、教學、學生、基建、后勤等各個職能部門和教學單位。因為涉及面廣，部門多，因此本科高校在數(shù)據(jù)采集過程中面臨著諸多問題。

1.1 數(shù)據(jù)質量堪憂

學校業(yè)務系統(tǒng)現(xiàn)有數(shù)據(jù)普遍存在維護不及時、數(shù)據(jù)不準確、數(shù)據(jù)不完備等現(xiàn)象；同樣學校在教學基本狀態(tài)數(shù)據(jù)采集過程中，依然存在數(shù)據(jù)不規(guī)范、數(shù)據(jù)缺失、數(shù)據(jù)錯誤、數(shù)據(jù)異常等現(xiàn)象。由于現(xiàn)有數(shù)據(jù)源頭上數(shù)據(jù)質量參差不齊，造成數(shù)據(jù)保存失真、數(shù)據(jù)不能真實反映學校客觀狀況。此外由于數(shù)據(jù)來源不一致、出口不一致、數(shù)據(jù)采集標準不一致，“三分采集七分估計”正是對當前本科高校數(shù)據(jù)采集現(xiàn)狀的真實描述。

1.2 數(shù)據(jù)不共享

學校絕大部分職能處室、院系均建有相關業(yè)務系統(tǒng)，各自采集自己需要的數(shù)據(jù)，自給自足[1]。但各業(yè)務系統(tǒng)數(shù)據(jù)分類標準與數(shù)據(jù)編碼又各不相同，彼此孤立、壁壘森嚴、互補不融通，且各業(yè)務系統(tǒng)的數(shù)據(jù)在準確性、時效性上也參差不齊，導致數(shù)據(jù)在清洗轉換和共享應用方面存在很大難度。

1.3 數(shù)據(jù)采集員隊伍不穩(wěn)定

由于上報教學基本狀態(tài)數(shù)據(jù)是任務式，集中在某個時間段采集上報。學校一般都會由校級部門設立專人負責數(shù)據(jù)填報工作，各相關業(yè)務部門設有相應的數(shù)據(jù)采集員。但任務下發(fā)后，各業(yè)務部門經(jīng)常是臨時設崗定人，或直接將此煩瑣工作推給新員工，致使業(yè)務不能有效延續(xù)。數(shù)據(jù)采集人員頻繁更換，加大了數(shù)據(jù)采集工作的難度，降低了數(shù)據(jù)質量。

1.4 數(shù)據(jù)采集工作缺乏相關配套制度

目前本科教學基本狀態(tài)數(shù)據(jù)采集已成為高校一項常規(guī)工作，而大部分學校卻未及時出臺相關配套的數(shù)據(jù)質量管理制度。導致數(shù)據(jù)在采集過程中出現(xiàn)分工不明確、上報流程不清晰、部門協(xié)作不給力、監(jiān)管不到位等現(xiàn)象，使學校基本狀態(tài)數(shù)據(jù)采集工作舉步維艱。

1.5 數(shù)據(jù)采集指標不能滿足實際需要

本科教學基本狀態(tài)數(shù)據(jù)采集所用指標是由教育部評估中心統(tǒng)一提供，但采集指標和統(tǒng)計報表的設計和學校實際需要并不能完全吻合，出現(xiàn)有的數(shù)據(jù)雖然上級部門要求采集，但是對于學校卻無法進行深度挖掘與分析利用；有的指標解釋并不符合學校實際業(yè)務分類，導致采集人員對指標的理解出現(xiàn)較大的偏差，只能按實際分類估算填報，從而導致采集的數(shù)據(jù)不夠準確、歷史數(shù)據(jù)對比前后差異較大。因此高校研究基本狀態(tài)數(shù)據(jù)庫和評估指標體系的內涵，并有針對性地加強學校相關建設，能更科學、更有效地提高學校本科教學水平和教學質量[1]。

2 本科高校數(shù)據(jù)采集創(chuàng)新與實踐

本科教學基本狀態(tài)數(shù)據(jù)庫的建立為本科高校監(jiān)測教學質量提供了新思路與新方法，是國家教育信息化的重要戰(zhàn)略布局之一，也是教育部監(jiān)測高校教學質量的重要工具[2]。為了做好教學基本狀態(tài)數(shù)據(jù)采集管理工作，充分發(fā)揮數(shù)據(jù)在提高學校教學質量中的作用，西安歐亞學院結合上級要求及學校內部需求，在教學基本狀態(tài)數(shù)據(jù)采集管理工作中做了大膽嘗試。

2.1 盤點學校現(xiàn)有教學狀態(tài)數(shù)據(jù)

學校教學基本狀態(tài)數(shù)據(jù)從業(yè)務流程方面來看，所有數(shù)據(jù)都不是孤立的，從數(shù)據(jù)的生產到數(shù)據(jù)歸倉，數(shù)據(jù)的流向一定是業(yè)務流程的輸入與輸出，如同經(jīng)絡與血液[3]。面對數(shù)據(jù)來源多且分散，各業(yè)務系統(tǒng)數(shù)據(jù)共享不足的現(xiàn)狀，西安歐亞學院對數(shù)據(jù)進行了全方位的盤點。首先，針對各業(yè)務部門，逐一梳理業(yè)務板塊及數(shù)據(jù)板塊，摸清數(shù)據(jù)資源；然后，建立數(shù)據(jù)統(tǒng)計臺賬；最后，確定學校數(shù)據(jù)采集任務分配表及數(shù)據(jù)填報、審核流程。通過盤點，對學校現(xiàn)有數(shù)據(jù)資源做到心中有數(shù)，為學校教學基本狀態(tài)數(shù)據(jù)的采集夯實基礎。

2.2 建立滿足多元需求的數(shù)據(jù)指標體系

學校目前對外上報的數(shù)據(jù)主要有高等教育質量監(jiān)測國家數(shù)據(jù)平臺教學基本狀態(tài)數(shù)據(jù)、高等教育基層統(tǒng)計報表數(shù)據(jù)、全國高等學校實驗室信息數(shù)據(jù)等27種。各類統(tǒng)計報表格式、指標內涵、采集時間節(jié)點不盡相同，學校根據(jù)業(yè)務分工將填報工作分配給不同業(yè)務部門負責，因此填報數(shù)據(jù)難免會出現(xiàn)出入。對內學校撰寫各類報告、開展內部評估、專業(yè)評估、資源匹配等，均需要大量數(shù)據(jù)。為滿足大部分外報及內部數(shù)據(jù)需求，保持數(shù)據(jù)口徑一致，提高數(shù)據(jù)采集效率，避免重復采集，西安歐亞學院依據(jù)國家教學基本狀態(tài)數(shù)據(jù)指標體系研究制定了適合學校實際需要的指標體系，具體如表1所示。

該指標體系將數(shù)據(jù)盡可能地顆粒化，包含了117個統(tǒng)計報表1303個統(tǒng)計字段，其中不僅包含了本科教學基本狀態(tài)數(shù)據(jù)88個統(tǒng)計報表671個統(tǒng)計指標，同時包含了高等教育基層統(tǒng)計報表部分統(tǒng)計指標、全國高校教師管理系統(tǒng)部分統(tǒng)計指標以及西安歐亞學院自行組織的學院評估、專業(yè)評估等數(shù)據(jù)表單或統(tǒng)計指標。數(shù)據(jù)類型不僅有統(tǒng)計數(shù)據(jù)，還有文檔材料。按照此統(tǒng)計報表和指標，一次采集數(shù)據(jù)，依據(jù)不同的需求多次抽取使用，同時滿足外部數(shù)據(jù)填報和內部數(shù)據(jù)使用的需求。

2.3 制定數(shù)據(jù)采集規(guī)章制度和流程

制定有關教學基本狀態(tài)數(shù)據(jù)質量管理辦法，是數(shù)據(jù)規(guī)范化管理的有效手段，通過對各個部門數(shù)據(jù)管理崗位員工的工作準則進行明確界定，使整個學校的數(shù)據(jù)質量管理更加規(guī)范。文件中明確了責任分工、填報與審核流程、應用途徑與權限、獎懲措施，使數(shù)據(jù)質量管理工作“有章可依、有規(guī)必依、執(zhí)規(guī)有據(jù)、違規(guī)可糾、守規(guī)可獎”。每年更新發(fā)布數(shù)據(jù)填報指南，清晰界定數(shù)據(jù)指標內涵，使數(shù)據(jù)填報有據(jù)可依，數(shù)據(jù)審核有據(jù)可查。規(guī)范的制度有效提升了教學基本狀態(tài)數(shù)據(jù)采集管理工作效率和數(shù)據(jù)質量。

2.4 搭建校級教學基本狀態(tài)數(shù)據(jù)平臺

為整合學校龐大的數(shù)據(jù)資源，滿足不同數(shù)據(jù)填報、使用需求，挖掘其內在價值，規(guī)避數(shù)據(jù)填報不規(guī)范的風險，充分發(fā)揮教學基本狀態(tài)數(shù)據(jù)在提升學校教學質量中的重要作用，西安歐亞學院于2016年搭建了校內教學基本狀態(tài)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。該系統(tǒng)旨在打破業(yè)務部門及業(yè)務系統(tǒng)數(shù)據(jù)間的物理屏障，主要采用Excel批量導入、人工逐條填報、引用歷史數(shù)據(jù)三種形式采集數(shù)據(jù)，實現(xiàn)線上、線下數(shù)據(jù)抽取、清洗轉換、規(guī)范統(tǒng)一數(shù)據(jù)編碼及數(shù)據(jù)格式，最終將有效、準確的數(shù)據(jù)存儲于系統(tǒng)。實現(xiàn)數(shù)據(jù)采集的自動化與智能化，減少人工操作的步驟，節(jié)約人力資源成本，實現(xiàn)學校高質量海量教學基本狀態(tài)數(shù)據(jù)積累的目標[4]。主要功能如圖1所示。

2.5 加強培訓，提升數(shù)據(jù)采集人員業(yè)務水平

針對學校數(shù)據(jù)采集人員對數(shù)據(jù)指標理解不到位、不統(tǒng)一以及數(shù)據(jù)處理能力參差不齊的問題。西安歐亞學院加大對數(shù)據(jù)采集員的培訓力度，每年定期舉辦教學基本狀態(tài)數(shù)據(jù)采集業(yè)務提升培訓和技能提升培訓。通過業(yè)務培訓強化數(shù)據(jù)采集員對教學基本狀態(tài)數(shù)據(jù)采集指標的理解，統(tǒng)一了認識，通過技能培訓提高數(shù)據(jù)采集員處理數(shù)據(jù)的工作效率和運用專業(yè)知識對統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行挖掘和深入分析的能力。

3 數(shù)據(jù)采集管理成效

西安歐亞學院結合校內現(xiàn)狀，在本科高校教學基本狀態(tài)數(shù)據(jù)采集管理中的大膽創(chuàng)新取得了一定成效。

3.1 提升了本科教學基本狀態(tài)數(shù)據(jù)的分析與利用價值

西安歐亞學院通過對本科狀態(tài)數(shù)據(jù)采集管理工作的改革與創(chuàng)新，積累了大量準確、有效的數(shù)據(jù)。學校及各部門按照權限，從校內數(shù)據(jù)平臺提取需要的數(shù)據(jù)，可以全面、及時地了解教學基本狀態(tài)，通過對數(shù)據(jù)的挖掘分析，發(fā)現(xiàn)優(yōu)勢與不足。數(shù)據(jù)統(tǒng)籌管理部門利用平臺數(shù)據(jù)，編撰學校數(shù)據(jù)質量監(jiān)測報告，以數(shù)據(jù)、圖、表等形式直觀展示各專業(yè)、各分院、全校教學狀態(tài)，同時通過數(shù)據(jù)縱向比對分析掌握發(fā)展趨勢，橫向比對分析了解其在全局中的狀態(tài)與位次，為學校的資源匹配、政策配套等各方面工作決策提供有價值的參考依據(jù)，使學校的管理與決策更加科學合理。同時，為學校相關部門撰寫報告、外報材料、教師申報項目等提供數(shù)據(jù)，僅2021年向全校15個部門提供了64類、10356條數(shù)據(jù)。

3.2 促進了學校教學信息化建設

在目前學校各業(yè)務部門及業(yè)務系統(tǒng)相互獨立、互不融通的現(xiàn)狀下，西安歐亞學院教學搭建的基本狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺，建立了標準統(tǒng)一的數(shù)據(jù)統(tǒng)計指標、指標內涵及統(tǒng)計報表，通過平臺線上、線下采集數(shù)據(jù)，促進了學校現(xiàn)有業(yè)務系統(tǒng)數(shù)據(jù)不規(guī)范、維護不及時問題的改進，打破了業(yè)務及系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)壁壘，提高了學校現(xiàn)有業(yè)務系統(tǒng)的利用率和業(yè)務系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準確率，促進了全學校數(shù)據(jù)融合、數(shù)據(jù)資源共享，推進了學校數(shù)據(jù)信息化建設。

3.3 改進了教學質量監(jiān)測評估方式

傳統(tǒng)的高等教育監(jiān)測評估是通過專家進校考察、走訪、查閱資料等方式，主要依賴評估專家的經(jīng)驗、知識，對學校、院系、專業(yè)的教學質量進行評價分析。而新一代高等教育監(jiān)測評估是數(shù)據(jù)的驅動，強調讓數(shù)據(jù)說話和數(shù)據(jù)分析的主導地位，不再依靠專家做最終的評估結論，強化評估專家在監(jiān)測評估指標設計、數(shù)據(jù)采集、分析和解釋的重要作用[5]。西安歐亞學院在進行校內教學質量評估時，利用學校數(shù)據(jù)平臺，為專家提供充分的數(shù)據(jù)材料，一定程度上提高了評估效率，保證了評估結果的合理性和科學性。

下一步西安歐亞學院將實現(xiàn)教學基本狀態(tài)數(shù)據(jù)的實時采集，通過提升采集的時效性，進而提升數(shù)據(jù)的準確性和有效性，為學校的教學質量保障提供強有力的數(shù)據(jù)支撐，為學校的決策提供科學的數(shù)據(jù)依據(jù)，促進學校管理水平和教學質量的持續(xù)提升。