探討新時期職業(yè)院校如何加強財務內部控制

湯秀丹

（廈門技師學院，福建 廈門 361102）

由于經濟不斷發(fā)展，教育體制不斷改革，職業(yè)院校建設資金一方面來源于政府撥款，另一方面來源于各種籌資或投資活動，業(yè)務活動多樣化導致學校面臨諸多財務風險。盡管國家出臺了一系列政策制度，給職業(yè)院校開展財務內部控制提供了參考，但由于各學校經濟活動之間存在差異，職業(yè)院校需要在結合自身發(fā)展規(guī)劃、管理理念等方面的前提下，制定財務內部控制制度。健全的財務內部控制可以及時發(fā)現學校經營期間存在的潛在風險，并提出相應的防范措施，推動職業(yè)學校健康、穩(wěn)定發(fā)展。

一、職業(yè)院校加強財務內部控制的意義

（一）防范財務潛在風險

職業(yè)院校構建科學合理的財務內部控制制度，可以使財務管理更加規(guī)范，避免出現資金流失、資金短缺的情況，給學校的發(fā)展帶來不良影響。同時完善的內部控制制度有利于管理者實時監(jiān)督財務人員工作效率和質量，以及財務工作中潛在的風險，并及時提出防范措施。

（二）推動學校穩(wěn)定發(fā)展

現階段，絕大多數職業(yè)院校采取多元化的籌融資方式，籌集了大量資金，推動學校規(guī)模擴大，教學形式信息化。因此，職業(yè)院校加強財務部門內部控制，能夠監(jiān)督管理資金的流入和支出情況，在優(yōu)化人力、物力等資源配置的前提下，推動學校實現未來發(fā)展目標[1]。

（三）提高財務管理水平

我國開展教育體制改革，有效推動了財務管理工作轉型，即從記錄、核算財務數據轉變?yōu)楣芾碡攧諗祿Ｒ虼耍殬I(yè)院校優(yōu)化財務內部控制，可以編制科學合理的預算，貫徹落實資金的流入與支出工作，并更新優(yōu)化財務管理制度，有效防范財務風險，推動院校財務管理水平的進一步提升。

（四）保障學校資金安全

職業(yè)院校進一步加強財務內部控制，可以詳細記錄每筆資金的使用情況，加強財務監(jiān)督職能，保障學校各類經濟活動有效、有序運轉。同時，便于監(jiān)督部門及時審查，防止其他職工挪用資金，在提高資金使用效益的同時，保障了資金的安全。

二、職業(yè)院校財務內部控制存在的問題

（一）缺乏合理的內部控制制度

第一，一些職業(yè)院校雖然根據業(yè)務流程、特征制定了較為完善的管理制度，但仍舊存在一些缺陷。例如資產業(yè)務管理制度中，沒有關于無形資產的單獨條款，導致學校在申請使用無形資產、清算核查無形資產時帶來了較大的困難。

第二，部分職業(yè)院校制定的內部控制制度的內容尚未完善，過于簡單的條款導致財務人員無法準確掌握工作流程、工作指標等信息。比如學校制定的有關采購的規(guī)章制度，沒有明確規(guī)定驗收材料的職工或崗位，驗收的標準、流程，不合格的材料應當如何處理等[2]。導致部分職工驗收材料較為敷衍隨意，甚至有不驗收的情況出現，不合格的材料不但浪費了資金，還嚴重影響了學校的正常經營。

（二）尚未健全風險評估體系

我國政府越來越重視職業(yè)院校的發(fā)展情況，出臺了一系列政策制度推動其穩(wěn)定發(fā)展，在給職業(yè)院校帶來了發(fā)展機遇的同時也帶來了一定的風險。現階段，絕大多數職業(yè)院校為了擴大學校規(guī)模，推動教學信息化發(fā)展，投入了大量資金，可是由于學校尚未健全風險評估體系，導致相關人員缺乏財務風險意識，盲目使用資金導致學校資金使用效益低下，給學校的健康發(fā)展帶來了不良影響。

此外，部分職業(yè)院校并未設置專門管理財務風險的部門，也未招聘具有風險評估方面的專業(yè)知識和實踐操作能力的優(yōu)秀人才，同時財務人員缺乏風險管控的意識，認為這不屬于自己的職責。還有一些職業(yè)院校沒有設置專門的法務部門，當院校需要解決法律問題時通常聘請律師事務所律師，但律師通常不會審核簽訂的合同是否存在風險[3]。

（三）信息交流溝通不通暢

第一，尚未構建完善的信息公開體系。絕大多數職業(yè)院校并未制定加強各部門信息交流以及確保信息公開的制度體系，導致出現辦事人員收到的信息存在誤差，或者信息延遲的情況，降低了各部門工作效率。此外，在傳遞信息或制定制度體系時，只是部門負責人之間口頭交流、商討，并未在學校網站上公開，辦事人員無法準確了解信息內容，導致工作前期需要找各部門負責人溝通，了解信息的所有內容，耗費了大量時間精力。

第二，未建立健全的信息交流溝通渠道。部分職業(yè)院校為了加強各部門之間的溝通交流，運用了OA辦公平臺，但絕大多數老師并未關注該平臺推送的信息，甚至有一些老師禁止該平臺推送信息。此外，為了提高工作效率，簡化工作流程，部分職業(yè)院校研發(fā)出繳納學費系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)以及教務系統(tǒng)、資產管理系統(tǒng)等，但這些系統(tǒng)之間彼此獨立，并不能銜接，即在教務系統(tǒng)中無法直接查詢每位學生需要繳納的學費，人事部門調整績效標準和工資數據等信息后必須由財務人員統(tǒng)計、上傳至工資管理系統(tǒng)，資產管理系統(tǒng)無法與財務系統(tǒng)實現對接，需要兩邊同時入賬，浪費了大量資源。

（四）內部控制缺乏有效監(jiān)督

首先，絕大多數職業(yè)院校并未聘請專業(yè)會計師事務所的會計對財務管理工作進行實時監(jiān)督審查，而是依靠行政部門不定期的巡查，導致部分學校并未重視外部監(jiān)督的作用和效果，為了應付巡查工作，通常是行政部門巡查時積極整改，巡查結束以后財務部門仍舊按照傳統(tǒng)的管理方式。

其次，部分學校尚未健全內部監(jiān)督管理制度，也沒有設立單獨的審計部門，財務部門出現風險時不能及時制定防范措施。同時，財務內部控制制度以及工作內容、考核指標等均由財務部門制定，存在一定缺陷，例如未明確規(guī)定崗位職責，容易造成出現問題無人問責的情況。

最后，職業(yè)院校在制定內部控制評價制度時沒有結合院校發(fā)展的實際情況，建立的評價指標體系也需要進一步優(yōu)化。

（五）崗位與職工設置不匹配

首先，部分職業(yè)院校財務人員較少，一個財務人員身兼多職，且并未實施輪崗制，增加了財務人員的壓力。此外，職業(yè)院校較為關注教師的發(fā)展，為了提高教師工作熱情和積極性，各類績效分配方案均向教師隊伍傾斜，而并未注重對財務人員的激勵，降低了財務人員工作的熱情。

其次，盡管在我國政府出臺新的政策制度之前，部分職業(yè)院校會積極組織財務人員參加培訓，但培訓集中在了解和學習新的財務知識以及政策制度上，缺乏對實際操作能力的訓練。因此，即使財務人員參與培訓，也無法結合學校實際情況開展內部控制。

最后，部分財務人員缺乏職業(yè)道德素養(yǎng)，日常工作中未積極完成績效任務，而是消極怠工，缺乏財務風險管控意識。

三、職業(yè)院校強化財務內部控制的措施

（一）完善內部控制制度

首先，職業(yè)院校需要及時發(fā)現內部控制制度存在的不足，針對業(yè)務中潛在的風險制定相應的管理制度。比如在優(yōu)化無形資產的管理制度時，可以借鑒其他院校經驗，或依據固定資產管理方案進行改善。針對內容尚不詳細的制度，要詳細說明，確保職工完全掌握工作內容與流程。

其次，職業(yè)院校應當定期召開會議，并組織內部控制人員積極參與，分析自己在執(zhí)行內控制度期間發(fā)現的不足，例如部分條例含糊不清，導致職工在工作中無法參考等。會議秘書詳細記錄并反饋給上層管理者，管理者商討后修改并完善內部控制制度。

（二）健全風險評估體系

首先，建立健全風險評估制度。在收集風險數據信息的前提下，分析預算管理、采購管理、合同管理、支出和收入管理等經濟活動中存在的潛在風險，并提出完善的防范措施，推動職業(yè)院校長期穩(wěn)定發(fā)展。

其次，成立風險評估團隊，由財務部門負責人擔任該團隊的領導，成員包括采購部門、資產管理部門、監(jiān)督檢查部門的優(yōu)秀員工，同時聘請專業(yè)的風險評估機構進行指導，提高職業(yè)院校風險管理和評估的能力。

最后，樹立風險管理與防范意識。職業(yè)院校全體教職工、領導階層都要定期參加培訓，激發(fā)自身風險意識。在工作中識別并分析潛在的風險，將學校的損失降到最低。

例如A職業(yè)學校，建立并健全了風險防范體系，組織校長、財務部門負責人、后勤副校長等成立了財務風險評估團隊，并邀請專業(yè)的風險管理人員為該團隊成員進行培訓，給予工作和思想方面的指導。同時，利用大數據識別潛在的財務風險，分析其出現的原因、類別，便于學校領導層制定解決方案，有效降低了出現經營風險的概率，提高了決策的科學性與合理性。

（三）加強信息化建設

第一，構建完善的信息公開制度。將職業(yè)院校的各項信息上傳至學校官方網站，可以讓全體學生、任課老師、家長以及其他群眾了解學校基本信息，實時監(jiān)督學校的運營情況，防止出現違反法律法規(guī)的經濟活動。此外，研發(fā)適配于收集信息的財務軟件，職工可以隨時隨地辦公，有效提高了辦公效率，還可以實時推送學校的財務信息。

第二，健全信息溝通渠道。職業(yè)院校應引進先進的技術設備，推動信息化系統(tǒng)平臺的建設，實現預算管理、收支管理、采購管理、合同管理等經濟活動線上流轉，事前審批與事后報銷數據相關聯(lián)，便于監(jiān)管部門實時監(jiān)督和管理，也避免人工記錄導致財務數據遺漏或記錄錯誤的情況出現。通過信息采集、風險預警等技術手段，強化流程控制，對資金運行全過程等主要業(yè)務的內部控制有效性進行監(jiān)控，做到過程可留痕、責任可追溯。

（四）實施內外共同監(jiān)督

第一，加強內外監(jiān)督。職業(yè)院校應設立具有獨立性、權威性的監(jiān)督審計部門，針對財務部門內部控制的建立、執(zhí)行情況實時監(jiān)督、定期檢查，學校領導層要建立有關監(jiān)督和審計的規(guī)章制度，其中明確指出監(jiān)督審計部門的工作內容大致包含以下方面。

財務部門開展的經濟活動是否符合相關法律法規(guī)，財務信息是否公開，財務預算是否科學合理，財務人員是否具備專業(yè)知識和能力等。加強對重點領域和環(huán)節(jié)的監(jiān)督，及時發(fā)現并解決問題。審計人員必須履行工作職責，定期檢查并反饋審計結果，相關崗位或職工立即整改。

此外，職業(yè)院校必須加強外部監(jiān)督，可以聘請專業(yè)的會計專家監(jiān)督管理并審查財務部門內部控制的實際情況，發(fā)現其中存在的不足之處，指導職業(yè)院校進一步完善、優(yōu)化學校財務內部控制制度。同時，積極響應審計機構、巡察組等行政部門對學校的審計、巡視和檢查，及時改進工作中的不足，保障內部控制工作有效運轉。

第二，構建完善的財務內控評價制度。職業(yè)院校應當設置自評小組，確定科學合理的評價指標和標準，主要對財務內部控制的情況進行評價，量化評價結果。該小組成員既包含校長，也包含其他管理者。自評小組可以運用該評價體系對管理工作進行打分，同時定期組織普通教職工對財務內部控制工作情況進行評價和打分，及時發(fā)現內部控制制度制定和執(zhí)行中存在的問題和風險，進一步優(yōu)化內部控制工作，完善內部控制制度。

例如B職業(yè)院校，為了進一步加強財務內部控制，制定了如下監(jiān)管措施：首先，該學校根據自身實際情況制定了完善的審計制度，并設立了審計部門。同時，為了避免審計部門和其他部門工作內容、利益交叉，從而出現徇私舞弊的不良現象，該院校規(guī)定審計人員不得從事其他工作，確保審計結果客觀真實、公平、公正、公開。

其次，定期組織審計人員培訓，主要內容包括豐富職工的知識儲備，提高他們的審計能力，學習并了解其他崗位的工作流程與內容。

最后，同外部審計機構合作。邀請第三方審計機構監(jiān)督學校財務內部控制執(zhí)行情況，發(fā)現其中潛在風險，及時管理，制定完善的方案。

（五）優(yōu)化崗位與職工的匹配度

一方面，職業(yè)院校在設置崗位時，要根據內部的需求而并非某位職工的需求，詳細規(guī)劃每個崗位的工作內容和職責，避免出現一人身兼多個崗位或多個崗位工作職責相同的情況。同時，為了加強員工之間的監(jiān)督，應定期對關鍵崗位進行輪換，避免出現不合規(guī)的經濟活動。若財務人員較少，無法與關鍵崗位相匹配，學校應及時招聘財務相關人才、調整崗位。此外，針對關鍵崗位的職工，制定與其工作內容、性質相匹配的考核指標，監(jiān)督管理部門必須定期開展考核，通過各種激勵措施調動財務部門工作人員工作熱情，對工作質量差、效率低的職工予以適當處罰。

另一方面，要定期對財務人員進行培訓。針對財務人員的培訓方式主要有以下三種：第一，積極組織財務人員參與政府培訓班，學習新出臺的會計制度和理論基礎。第二，組織財務人員和其他學校溝通交流，學習其他學校財務內部控制方面的經驗，并結合自己學校的實際情況進行融合。第三，邀請專家學者到學校開講座，通過講解案例、警示教育的方式增強財務人員內部控制的意識。

四、結束語

總而言之，加強職業(yè)學校財務內部控制制度，可以對學校各項財務活動進行全方位的管控。因此，職業(yè)學校必須嚴格監(jiān)督管理財務內部控制工作的執(zhí)行情況，進一步優(yōu)化學校資金配置，確保記錄的資金流入和支出情況準確無誤，明確規(guī)定每個崗位的權責，避免財務管理出現問題時無人問責。此外，職業(yè)院校財務部門的工作人員要不斷增強財務管理意識，及時發(fā)現潛在的財務風險，并制定完善的預防措施。通過上述方式，有效加大職業(yè)院校財務內部控制力度，推動職業(yè)院校持續(xù)穩(wěn)定地發(fā)展。