基于內控角度下的企業物資采購審計工作要點分析

張留廠 河南省煙草公司周口市公司

企業內部審計工作是為了提高企業資產的質量和效率，因此，應該在保證審計工作質量的前提下，結合企業物資采購方面存在的問題進行有效改進。在實施內部審計工作時可以將物資采購審計當作一個切入點，這樣可以更好地提高企業物資采購的管控能力，進而達到風險控制效果。目前，隨著我國經濟發展形勢日益嚴峻，企業面臨著更加激烈的市場競爭態勢。許多中小企業在面對這樣高強度、高要求的情況下往往沒有太多的時間和精力去制定完善的應對措施以應對日益嚴峻的市場競爭環境。由此可以看出，如何更好地規范內部審計工作將成為提升資產質量和效率和管理水平不可或缺的一部分。在企業內部審計過程中通過對物資采購上的控制，降低成本支出，已經成為當前企業的主要工作之一。

一、內控角度下企業物資采購審計工作的重點內容

（一）審計前準備工作

以國有企業為例，國有企業在進行物資采購審計工作過程中，基本上是從三個方面來實行準備工作，分別為審計范圍、審計對象以及審計方式。第一在明確審計范圍的過程中，需要結合企業實際的生產經營狀況進行準備，包括各種生產設備、后勤物資以及辦公設備等等，通過對審計范圍的明確，能夠進一步增強企業采購行為的效率性，增強自主決策的能力，同時還能夠加強對企業物資采購的監督管理，通過前期有效的準備，使企業日常經營能夠結合更加符合實際情況，對企業日常工作進行全面控制。第二明確審計對象其目的是有效提升企業設計工作的效率，不斷降低企業的經營風險。另外通過對審計對象的明確，能夠提升審計工作的覆蓋崗位，提供更加全面的保障。在確定完審計對象后，使企業確定出屬于自己的采購方式，為后續審計方案的實施打下良好基礎。確定完審計對象后，后續就能確定好采購物資中的總金額，加強對整個物資采購過程中的有效把控。最后需要確定好最終的審計方式，企業物資采購審計方式一旦獲得確定，就會使整個企業物資采購工作的效率進一步上升。在提高企業審計工作進度的同時，也能夠提升其科學性以及可靠性，增強國有企業的內部控制能力，目前企業通常所使用的審計方式為報送審計和現場審計。報送審計主要是通過上報的形式，通過對企業內控體系運行狀況以及管理上的分析，將審計工作的內容進行上報傳輸。而現場審計往往側重于審計項目當中，通過對現場生產經營的范圍以及審計領域進行明確，同時能夠加強對現場工作的控制[1]。

（二）審計實施工作

在進行實施工作階段的過程中，一般采用的方法主要有兩種，分別為順查法和逆查法，有時也需要根據企業的實際情況，將這兩種方法結合在一起，對物資采購實施更加合理的控制。順查法主要是要讓企業從制度體系入手，結合實際的采購順序，獲取不同工作階段的相關審計證據。使用順查法的審計工作內容時，首先需要根據具體的采購制度體系來實施。例如以河南某煙草企業為例，在進行物資采購的過程中，必須符合好《河南煙草商業系統的采購管理規定》，從生產經營、合法權益以及人身財產安全三個方面角度出發，在經過主要領導批準后，才能進行相關的采購工作。其次要求企業對內部采購制度體系進行合理建設，企業審計人員需要根據自身的采購業務進行仔細查詢審核，同時對所有的審核文件進行審批，保證企業業務流程更加具有合理性與科學性。另外在設置專業機構的過程中，審計人員可以通過合理的方式，向審計單位收集各種相關的資料，包括對物資采購管理上的規定、企業生產經營組織架構圖以及各種材料說明書等等。只有加強對采購職能定位的確定，才能充分保障不相容職務相分離的原則，構建合理的框架。在實施工作階段中，為了提高風險防范機制的效率性，要求審計人員提前準備好相關的資料，并在此基礎上對企業整個生產運營提供良好的幫助，完成對整個全系統的檢查，最后是需要開展相關的評估工作，評估工作主要內容主要分為兩種，一種是對采購評估制度的合理性進行判斷，另一種是對企業采購環節的監督控制能力進行審核，幫助企業建立起更加全面的采購審核體系[2]。

逆差法主要是采用審計取證順序與采購業務流程相反的方法。在采用逆差法的方法之前，需要提前編寫出所有貨物的匯總表，對企業倉庫的物品進行盤點，尤其是需要對已經積壓許久的貨物進行檢查，對造成這種現象的原因進行分析，并采取針對性的解決措施。從整體的實施效果來看，逆差法在整個工作實施階段過程中具有較強的針對性，具有快速有效的分析能力，針對審核過程中存在的各種問題進行合理解決[3]。

（三）編寫審計報告階段

當實施階段工作內容完成后，后續需要結合整個實施過程中的實際內容進行分析，將所出現的各種情況以及相關資料進行編寫，緊緊圍繞好審計目標進行綜合性分析。在內部控制角度的影響下，企業在進行物資采購工作時，需要結合相關文件內容來實施，文件內容一般包括企業物資采購的相關數據，審計人員需要結合這些數據來進行編寫。另外在編寫審計報告之前，企業管理人員可以通過調查問卷的形式，從多種方面加強對物資采購工作的了解，結合實際情況提出一些建設性意見。保證好意見的科學性，從內部加強審計單位控制體系的建設與完善，提高控制效果的效率性[4]。

二、企業物資采購管理中存在的問題

（一）物資采購監管工作存在欠缺

在物資采購過程中由于存在著許多不合理的地方，所以內部審計人員無法更好地發揮監督作用。首先，由于內審人員對相關法律法規的理解存在一定偏差，對國家法律法規也沒有很好地理解和掌握。其次，許多中小企業財務部門人員缺乏專業的培訓，沒有了解和掌握國家相關的財務政策以及法律法規規定，所以就無法很好地監督內部審計工作。最后許多企業由于缺乏相關管理經驗，并沒有將物資管理工作作為一項重要的工作來抓，這就導致內部審計人員缺乏更好地認識和掌握物資管理中存在的諸多問題癥結，不能夠有效地履行企業內部審計職責。而對于內部審計人員如何去有效開展物資管理工作則沒有一個明確標準和明確方法，導致很多工作效率和效果并不明顯。除此之外隨著信息化時代發展，很多工作都存在著信息技術不到位的情況以及管理手段落后等問題，這就很大程度上影響了物資管理活動水平以及工作效率。因此為了提高企業整體管理水平以及加快新時代經濟發展步伐，就必須重視對物資管理工作監督和管理，從而實現促進提高物資管理水平及效率的目的。由此可見，物資管理監督問題是導致很多企業物資管理工作不完善、效率低下的主要原因之一[5]。

（二）缺乏良好的統一性

對于企業來講是否具備良好的管理制度，對于企業后續物資管理工作造成了很大的影響，而且這些管理制度與管理辦法都具體指向了企業采購操作層次中。但是在一些較高的層級管理中，依舊存在著管理不足的問題。管理制度方面缺乏良好的統一。以某煙草公司為例，在實施階段的過程中，有時會出現隨意改變采購方式的現象，由于管理制度上的缺陷，導致在實際執行的過程中，許多服務類采購項目轉變為采購實物，很難做到步調協同一致，不僅影響了企業整體的采購管理質量，同時也會對企業后續采購工作造成影響，容易出現比較嚴重的失誤問題。

（三）規范程度較差

受物資管理規范程度的影響，導致企業實施的經驗較少，容易在采購過程中出現各種問題。其中造成影響比較深的是采購操作不夠詳細，需要的采購制度并未按照實際的情況進行制作，不僅會使企業采購人員面臨著許多挑戰，同時也會對企業日常管理造成影響。例如某企業在招投標階段中，由于缺乏合理的規范程度，導致整個招標文件編制水平較低，編制內容存在很大缺陷，沒有符合具體的編制要求等等。另外受規范性的影響，企業所簽訂的合同也存在較大問題，無法很好地履行合同中所約定的條款。而受合同未響應的影響，對后續工作造成了不利的一面。

（四）缺乏健全的內控制度

許多企業內部審計機構并沒有真正建立起來，都是按照企業管理人員制定的企業內部審計規章制度進行運作。導致企業內部審計工作很難真正發揮其應有作用，惡化了企業內部審計制度的合理性，從而影響到其內部審計工作的順利開展，降低工作效率。除此之外，由于很多企業在發展過程中忽略了企業內控制度的制定工作，這使得企業內控制度難以有效發揮其應有作用。首先，企業內部審計機構為了更好地對生產經營活動實施監督，所以往往會在企業內建立內部審計機構，但是在現實工作中并不能夠起到監督作用。其次，許多外部供應商也缺乏有效的評估依據，這就使得企業內部審計人員無法完全了解組織內所有資產、資源以及經濟活動中可能存在的風險。最后許多中小企業內部審計人員缺乏相關的審計經驗，因此不能夠很好地進行控制測試和評估，最終導致內部審計師無法準確地評估出物資風險問題和經濟活動發生風險等，使企業經營過程中遇到的風險問題進一步加強。

三、內部控制下降低企業采購風險的措施

（一）建立完善的企業內部控制制度

在當前的環境背景下，企業要想進一步加強物資采購審計工作的力度，就需要建立起更加完善的內部控制制度，為整個物資采購審計工作創造良好的環境條件，同時在進行工作的過程中，仔細分析企業所存在的漏洞情況，制定出針對性的內部控制制度以及程序，做好相關人員的培訓工作。例如某煙草企業針對內部基礎管理工作薄弱的問題，在自主招標采購項目出現程序缺失以及資料不完善的狀況，提出了對審計人員加強業務知識培訓的措施意見，確保企業內部各個部門有著相當數量的采購業務骨干，進一步提高企業的采購能力。同時在規范采購流程的過程中，通過對采購項目檔案管理的正確引導，組織起更加優秀的采購項目檔案評選，從而有效提高企業的整體管理水平，加強對內部風險的防范。

（二）加強對采購入庫流程的設計

當企業完成相關的采購工作后，在將貨物運送到倉庫之前，需要對采購貨物的質量進行審核驗收，防止出現不合格的貨物出現，進而造成較為嚴重的后果。同時企業各個管理部門應當加強合作，合力完成對采購貨物的驗收，進一步加強整個驗收過程的效率性。其次在進行驗收的過程中，必須按照相關的質量標準進行驗貨，使整個驗收過程更加具有合理性。如果最后驗收的質量達標，則必須由負責人員進行簽字，才能進行入庫，同時采用責任連帶制度，一旦發現驗收貨物存在質量問題，不光需要向采購人員進行問責，還需要對負責簽字的人員進行問責，加強控制效果。另外還可以根據貨物的實際情況，實施脫貨和折讓控制設計制度，如果發現采購完的貨物質量不符合要求，需要及時通知企業采購部門，并要求好補充完貨物的數量。如果貨物已經入庫的話，需要由企業審計部門實施有效的監督措施，建立起完善的折讓制度，并獲得相關管理人員批準的基礎上，對企業采購部門實施折讓處理，快速對不符合質量的貨物進行補充。

（三）加強對采購流程的監督設計

以某煙草企業為例，該企業的采購項目監督人員更多的是重視項目采購流程，忽視了對各個階段的內容實質性審核，比如文件編制的內容沒有符合采購需求等等，因此需要通過更多的設計手段，來加強對整個采購流程的監督設計。第一需要從思想意識上進行加強，提高采購監督人員的思想重視程度，比如可以加強采購項目招標流程的監督，對后續監督實施打下良好基礎。第二是采取職務分離制度的流程設計，對整個采購過程進行職務以及職權上的分離，其目的是防止某一個采購人員權力過大，從而出現不合理的采購行為，對企業造成較大的損失。第三是制定好完善的采購計劃制度，整個制度內容需要按照企業實際生產總量進行制定調整，當制定完整體的采購計劃后，采購部門需要根據計劃內容進行采購，之后再由倉庫的管理人員進行數量核對，待核對結束后再由相關負責人員簽字。第四需要結合采購的實際數量，制定出合理的訂貨制度，訂貨制定內容只要是對采購價格進行確定，同時確保貨物采購數量與企業生產需求實際數量相符合，既能滿足企業的實際需求，又能減少相關的浪費現象，并且在采購的過程中，通過按照采購文件進行采購，能夠合理保證采購的質量。

四、結語

綜上所述，在內部控制的影響下，企業在進行物資采購過程中，要想提高采購工作的質量，就必須加強相關的審計工作，同時根據企業自身經營規模以及業務特點，制定出更加合理的審核方案，進一步提高企業物資采購工作的質量，提高采購工作的效率性，加強對成本支出的管控力度，在實現經濟效益最大化的同時，促進企業的可持續發展。