公共圖書館引入績效管理機制的探討

張界玲

(朔州市文化市場綜合行政執法隊 山西 朔州 036002)

引言

隨著《中華人民共和國公共圖書館法》的頒布實施和全民閱讀的戰略提升,圖書館十分重視內部管理模式的改革和創新,為提高服務效能,改善服務方式,引領閱讀潮流,將新的管理理念和方法引入到圖書館管理中。崗位目標責任制、全面質量管理、績效管理等這些先進的管理理念和方法被逐步引入圖書館工作中,并取得了一些成效。公共圖書館是公共文化服務體系重要組成部分,特別作為是全民閱讀工作的主陣地,其服務理念、服務手段、服務質量和水平越來越受到社會各界的廣泛關注。傳統圖書館那種管理粗放,坐等讀者上門,被動服務的方式和館員服務觀念淡漠的問題嚴重影響到了公共圖書館的形象。為改變自身形象,提升管理水平,完善管理機制,適應新時代發展的要求,在崗位目標責任制、全面質量管理的基礎上,引入績效管理機制,使圖書館管理更加科學合理,效益更加明顯。但在實施過程中,仍存在有組織目標不明確,績效管理體系不完善,考核指標缺乏科學量化標準等問題。因此,圍繞改革發展目標,努力探索把先進的管理理念和方法應用到圖書館的管理中,建立一套完整的圖書館績效考核管理體系,對提高圖書館管理效率,創新服務模式,優化服務質量,實現圖書館的可持續發展和落實全民閱讀舉措有著十分重要的意義。

1 公共圖書館績效管理的內涵、特點

1.1 公共圖書館績效管理的內涵

績效管理是對圖書館工作目標實現過程中各要素的管理,是指管理者和員工為了達到組織目標,共同參與的計劃、過程溝通、考核評價、結果應用、目標提升的持續循環過程,是圖書館管理的重要組成部分。圖書館管理者根據既定工作目標與員工完成工作的實際情況,對員工以及進一步修訂的工作目標進行管理的過程,將個人目標和組織目標統一,通過一定的措施使激勵、幫助員工向著組織期望的方向努力,確保員工在工作中能夠取得良好的工作效率和單位整體效益,以實現組織目標的一種管理方法。它是一個系統的管理過程。

1.2 公共圖書館績效管理的特點

公共圖書館是一個專門收集、整理、保存、傳播文獻并提供利用的科學、文化、教育和科研的公共文化服務機構。與其他組織機構相比,圖書館績效管理有其獨特特點,主要表現在以下幾個方面:

(1)系統性與精準化相聯系

公共圖書館作為一個專門的機構組織,它的績效管理模式與其他組織結構有諸多共性特征,但隨著圖書館大數據時代的到來,公共圖書館績效管理模式也在隨著它法人化角色的轉變而轉變。為了適應時代的發展,公共圖書館績效管理更加系統化、精準化,這主要體現在圖書館績效目標、績效計劃、績效評估與評估、績效反饋與改進等整個系統的各個環節中,每個環節都必須及時溝通協調,環環相扣,才能不斷完善和發展圖書館新的績效管理模式,進而開發和整合圖書館已有和潛在的人力資源,使其與制定目標一致,最終推動公共圖書館在時代變革中不斷前進。

(2)公益性與效益性相結合

公共圖書館是服務于公眾的公益性機構,它所提供的產品和服務既具有公共產品屬性,又不能嚴格滿足受益的非競爭性和消費的非排他性,屬于混合公共產品。在這種情況下,公共圖書館績效管理模式的制定需要在以公益性服務為宗旨的前提下,積極引入市場競爭機制,激發內部生產活力,增強公共服務水平,在公益性和效益性之間尋找有效合理的平衡點,達到最大的社會效益和經濟效益。

(3)目標性與人本性相統一

公共圖書館良好的績效管理離不開一個與其相適合績效目標的制定。圖書館要根據基本職能確定績效目標,只有適當的目標,才能使組織成員在目標實施過程中有的放矢,團結一致,共同推進圖書館不斷發展。但同時,隨著現代圖書館職能的不斷轉變,新型的公共圖書館更加注重人本理念,在目標的制定、實施、修正過程中都要時時注意與員工的切身利益相結合,在鼓勵中引導,在引導下共同成長。

2 引入績效管理的意義

有效的績效管理有助于整合組織內部不同群體之間的工作目標和利益沖突,實現目標一致性,產生協同作用,推動團體持續健康發展。

2.1 優化員工素質, 提升服務品質

隨著大數據信息時代的到來,現代圖書館的籌建,必然會引進大批年輕態非圖書館專業人群的入行,導致傳統業務素質不足,同時,多數舊時圖書館老齡館員學歷較低,業務素質和服務水平不高?？冃Ч芾淼囊?館員根據圖書館的績效目標制定符合自己的目標,在緊迫的工作中有了不斷提升自我的學習動力,員工的業務水平隨之提高,圖書館的服務和管理水平自然得到升華。

2.2 整合人力資源,增強組織凝聚力

引入圖書館績效管理機制,管理者與員工之間會有更多機會的溝通,在交流中慢慢發現員工各自的優劣勢,從而在用人過程中揚長避短,各盡其能。久而久之,經過不斷地評估、激勵、培訓,挖掘員工潛在能力,形成強大的團隊凝聚力。

2.3 完善管理模式,創新服務理念

一些傳統的圖書館只重視館員年終評估時“德、能、勤、績”4 項內容,沒有結合館內實際情況進行系統的評審,這使得部分館員工作流于形式,管理上的渙散直接阻礙了圖書館窗口服務的水平。科學的績效評估指標體系的設計和績效評估制度的建立不僅完善了圖書館管理上的缺陷,而且使圖書館服務讀者的理念不斷地創新和發展。

3 公共圖書館績效管理評價體系實施策略

圖書館對館員的考核主要根據圖書館工作目標及圖書館績效體系考核指標,采用定量和定性的方法,對館員從德、能、勤、績四方面進行定量和定性的定期檢查考評。①:德:考核館員的思想品德,敬業精神,工作態度,職業道德,具體細化指標為:遵章守紀,敬業奉獻,服從安排,有全局觀念,主動承擔份外工作。②能:考核館員掌握專業知識,專業操作技能及履行本崗位職責所掌握的專業水平能力,具體細化指標業務技能,指導他人開展業務的能力。③勤:考核出勤和工作態度,具體細化指標為:出勤率、到崗率,勞動紀律執行情況,團隊合作精神等。④績考核履行崗位職責情況,完成任務的數量、質量成果、效率,具體細化指標:工作效益、工作質量數量、學術成果、工作進程等。圖書館的每個職能部門、每個崗位都適合采用定性和定量兩者結合的考核辦法。量化是從軟指標到硬指標的過度,量化能使館員清楚自己的工作要求,有利于約束規范、激勵館員行為,提出規范的要求,加強過程中的考核溝通與指導,以得到公正、全面、客觀的評價結果。

4 影響績效管理在公共圖書館管理中發揮作用的因素

4.1 績效管理理念

目前,仍有公共圖書館在管理上存在“大鍋飯”現象,這使得館員的工作態度漠然,而管理層并未注重年度績效評估,很多《年終考評辦法》帶有主觀性, 有失公正, 最后皆以一紙空文收場。除此之外,圖書館管理層常把績效管理與績效評估混為一談,把包含與被包含關系視為等同關系,這使得管理環節上出現漏洞,直接影響了圖書館的整體發展。

4.2 績效管理中的協調反饋

(1)績效指標制定的群眾滿意度

當下人的因素在組織發展中所起的作用越來越明顯,社會也越來越關注組織建設與群眾利益的雙向結合。這一趨勢使得組織在實施績效管理過程中更加注重科學地設計量化指標,我們盡可能避免管理過程中的人為因素,用統一、客觀的評價標準管理、激勵員工,盡可能營造公平公正的工作環境。根據彼得·德魯克Smart五大原則,圖書館在績效指標制定中是否遵循組織目標和員工目標的一致性有很重要的意義。公共圖書館績效目標的設定、評價標準的確定廣泛征求員工意見是實現績效管理體系的根本途徑。

(2)績效評估中的讀者的參與度

以讀者為中心是公共圖書館工作的根本內容,隨著大數據時代的到來,讀者對作為信息載體的圖書館在服務和內容上有著更高的需求,這就要求公共圖書館在管理改革中更加注重與讀者大眾的互動和溝通,在這種要求下,對與讀者有一線接觸的圖書館館員的管理便顯得尤為重要。館員績效評估作為績效管理體系中一部分,讓讀者作為績效評估主體的一部分參與對館員的評估評估,對公共圖書館業務能力的轉變和提升有著重大的影響。

(3)績效管理執行中的糾偏效率

在整個績效管理系統中,穩而有力的執行過程是績效管理目標成功的保障和途徑。保證執行過程中的穩度需要按原定計劃標準嚴格執行固然重要,但要保證執行中的力度這便需要在績效管理過程中注重評估評估結果的及時反饋,以便糾正原定路線上的偏差,保證執行效率更為重要。在圖書館績效管理改革中,無論是館員還是組織,傳統上的 一些陳舊陋習需要在新的績效管理過程中不斷地糾正,才能更好地適應社會的需要。

4.3 第三方評價組織參與程度

為了保證績效考核實施的有效性,圖書館應成立考核機構,考核組成員由圖書館各部門不同崗位、不同職務、不同學歷、不同職稱、不同年齡層次的代表組成,績效考核實施過程要有明確的分工,考核組各相關成員負責績效計劃制訂考核記錄、面談溝通輔導、評估、反饋、建議、修正績效劃等工作。堅持計劃一實施一輔導一考核測評面談反饋一評價結果診斷一指標修正的有教須管理循環過程。同時聘請在政府實行績效管理過程中受政府委托或以其他形式并以相對獨立的身份參與政府績效評估的第三方社會組織參與評估。避免評價的失真,確保獲取的評價信息的客觀性、全面性、真實性。

4.4 績效評估結果的運用程度

績效評估結果對績效管理目標的實現具有很大的意義,通過評估結果反饋— —評估結果回應— —組織行為改善— —組織績效提高這一良性循環過程達到規范圖書館行為、提高公眾滿意度的目的。但如果評估結果僅僅是一份考察數據,不與圖書館相應的獎懲措施及以后的改進措施掛鉤,對圖書館今后的工作起不到任何改進意義,這也就失去了績效評估的意義和價值,同時,還會為了“形象工程”而大費周章,造成績效評估中人力、物力、財力等資源的極大浪費。

5 優化績效管理在公共圖書館管理中作用發揮的建議

5.1 加大宣傳力度,創新績效管理理念

當前公共圖書館績效管理中存在的很多問題,其實根本上與業內人群對績效管理理念上的落后和認識上的不足有很大因素,想要落實好績效管理在圖書館事業發展上所起的作用,就必須提高全體人員對績效管理概念、內涵上的把握,讓工作人員真正認可相信績效管理將會給大家帶來的實際收益和價值,只有從思想上和理念上徹底改變工作者對績效管理的認識,才能使他們在日后績效管理改革過程中切實履行工作職責,發揮應有潛能,積極主動的工作,只有這樣績效管理才能確保達到預期的效果,才能使圖書館事業改革持續向前推進。

5.2 建立協調反饋機制,完善績效評估指標體系

隨著圖書館事業的不斷發展和評價需求的不斷變化,圖書館績效評估相關的國際標準同時不斷完善。圖書館應該一切從實際出發,根據自身的現狀特點、評價目的和任務來選擇和調整指標。對于不同類型和規模的圖書館,要研究和制定不同的指標體系,以使其適應不同的評價需求,其次,還要盡可能將眾多可變化的指標涵蓋進圖書館績效評價指標體系,以適應圖書館事業和信息服務的飛速發展,加強對圖書館績效的動態評價和研究。

5.3 發揮第三方評價組織作用,提高評估結果的權威性

第三方評價組織參與績效評估鮮有運用在公共圖書館績效管理體系中,但多已在政府績效評估中使用,效果顯著。現代化圖書館的發展應參考政府績效改革中成功案例,積極引入第三方評價組織參與績效評估,但引入時要注意在確保其獨立性的基礎上要保證組織的專業權威,確保參與評估后反饋回的信息真實可靠,只有真實科學的信息才能提高評估結果的權威性,保證圖書館績效管理的效果。

5.4 加強績效評估結果運用,提高評估結果運用實效性

實行圖書館績效管理是為了提高圖書館的社會效益,讓讀者更好的利用圖書館資源,提高讀者的資源使用度。落實績效評估結果運用是整個評估過程中最后一步,也是最關鍵的一步。落實過程中,不但要加強團隊的協作力度,還要加強對結果應用的實際監督管理,在不斷變化的評估過程中,對結果的應用也是順勢而變。

6 結語

以績效管理調動館員的工作積極性, 帶動公共圖書館管理的創新發展, 是圖書館管理者面臨的一大課題。公共圖書館實行績效管理,要充分發揮績效管理的激勵作用、發展作用、控制作用、溝通作用, 能使館員體驗到成功的滿足感和成就的自豪感,有利于鼓勵先進、鞭策落后,提高館員的自覺性和紀律性,有利于館員個人長處的發揮,使個人的發展與圖書館的發展有機結合起來, 有利于館員個人職業生涯發展規劃的執行,使館員按照預定的方向和目標努力。