大數據時代檔案數據化管理與建設研究

李惠慶

(揚州大學檔案館 江蘇 揚州 225009)

引言

大數據時代使信息呈爆炸式增長,對于檔案管理工作提出了新的訴求,傳統的紙質檔案管理形式滯后,難以保證信息的真實性與完整性,極易造成檔案內容丟失及損壞。在數據化時代,信息技術逐步應用于檔案管理工作中,在大數據技術的支持下,能夠將傳統的知識檔案信息以電子檔案形式儲存與查閱,為相關部門提供精準的數據服務,為行業轉型發展提供助力,由此能夠體現大數據技術是檔案管理工作的必然發展之路,因此需要檔案管理部門能夠根據時代發展對檔案進行數字化管理與建設,推動檔案管理工作創新發展。

1 大數據時代檔案觀分析

檔案是具有歸檔保存價值的原始記錄,檔案能夠展示企業多方信息,與企業發展具有緊密關聯,檔案包含內容較為廣泛,涵蓋了圖書、資料、報刊等原始數據資源。因此檔案信息中包含了很多核心數據信息,是記錄社會記憶的主要載體。但是在傳統檔案管理中主要將企業內部重要的信息運用紙質文件進行分類整理、歸檔、運用,存在工作效率低,檔案信息使用受限的問題。伴隨大數據時代不斷發展,檔案信息數據越發豐富,數據信息呈爆炸式增長,這一情況,提升了檔案管理工作難度,傳統的檔案管理工作形式并不能滿足大數據時代對檔案管理工作的需求。因此需要改變傳統的檔案管理觀念。首先,應建立大檔案管理觀,不斷擴大檔案內容收集范圍,同時創新檔案載體形式,將紙質檔案信息進行數字化加工與整理,將其轉變為數字化檔案,實現數字檔案建設,推進檔案管理工作信息化進程。其次,應建立大服務觀。隨著大數據時代的來臨,社會各界對于檔案的需求不斷遞增,因此未來檔案工作將逐步朝著服務社會方向發展,為此需要檔案管理工作向社會化、網絡化、多元化、共享化方向發展,突出數字檔案服務屬性。再次,大開發觀念。在傳統檔案管理中,所采用的工作模式較為被動,并不能夠滿足大數據時代發展訴求。在大數據時代發展中對于檔案管理工作提出了全新的訴求,檔案管理工作將逐步朝著主動、智能、多元方向發展,可以充分借助大數據技術進行數據開發、加工、應用,在大數據時代更為注重數據技術分析、預測等功能的應用,進行數字檔案建設,能夠將大數據充分應用到檔案管理中,發揮大數據的應用價值。最后,大安全觀。在大數據時代構建數字檔案管理系統,需要提升對數據安全的重視,因此應建立大安全觀,加強安全制度建立,明確安全責任,保證數據安全,構建安全的數據空間,為各項工作開展提供數據保障。

2 檔案數據化內涵分析

檔案數據化,一方面,是指將紙質檔案管理內容進行數據化轉化與管理,能夠推進檔案管理工作信息化進程,是大數據時代檔案管理工作的必然發展形勢。

二、大數據時代檔案數據化管理與建設路徑。另一方面是指對檔案管理環節進行量化,是指將檔案管理過程進行數據記錄,借此實現數據檔案管理。檔案數據化與數字化含義不同,而其中的本質區別在于,數據化是否能夠被量化分析。但是數據化檔案主要依托數字化的實現,但是數字化并不能夠真正的取代數據化,在未來數據化將是檔案管理工作的主要發展方向,其重點在于提出數據信息的應用。要想實現數據化檔案管理與建設,應從以下方面入手:第一,加強檔案數字化量存;第二,加強電子檔案轉化;第三,開展數據化檔案管理。加強數字化檔案量存,對現有檔案進行電子轉化,已經在檔案管理工作中得到了廣泛應用并在應用中取得了良好的成效。但是,在檔案管理體系中卻極其容易忽視本身數據。檔案管理工作流程主要包含了收集、整理、鑒定、保管、運用、統計等多個環節,因此需要借助信息系統、傳感器將各個設備中的信息進行捕捉,并實現數據信息集成,實現檔案數據化管理。

2.1 建設數據化檔案

在大數據時代背景下,檔案數據資源不斷遞增,豐富數字資源是大數據時代檔案管理中基礎工作,應對檔案加強數字儲存與電子轉化,將此作為大數據時代檔案數字化管理與建設的基礎工作事項。首先,應加強對檔案數字化標準的分析,進行有計劃、有目標的對檔案館藏資源進行數字化轉化。其次,應加強檔案信息化力度,在檔案管理部門建立一體化檔案室或是文檔一體檔案管理系統,加強檔案管理工作與業務工作的結合,提升檔案工作信息化程度。同時需要加強歸檔文件元數據與檔案管理數據的收集。還應將大檔案觀念理念融入檔案管理工作中,提煉與保存檔案中有價值的文件材料,可以借助微信、微博、電子郵件、視頻、圖像等不同的形式進行檔案內容收集。我國于2017年出臺了《公務電子郵件歸檔與管理規則》并在其出臺后在重點地區制定了試點工作方案,并基于此出臺了《政府網站網頁歸檔規范》由此能體現新型社交媒體將成為檔案數據信息構成的重要部分,檔案管理部門應積極開發數據資源,為檔案大數據開發與運用提供數據支持。

2.2 建設數字檔案館

在大數據時代對于檔案工作提出了全新的訴求,構建數字檔案館是大數據時代的必然發展趨勢,同時也是大數據時代發展的必然訴求,在檔案管理部門中構建數字檔案館,有助于檔案數據資源高效、便捷、安全收集、保管、儲存,是檔案工作信息化進程的重要措舉,具體可以參照以下在檔案部門建設數字檔案。

(1)提升領導的重視。可以向領導層示范數字檔案建設的重要性,加強對數字檔案室建設的宣傳。向領導層講授數字檔案建設對于服務中心工作,推進科技發展及工作效率提升的諸多優勢,借此方式提升領導層對數字檔案館建設的重視。借此在內部設置數字檔案建設領導小組,由內部領導層擔任領導小組負責人,加強對數字檔案館建設指導與監督,明確各個部門對于數字檔案建設的職責與工作范疇,制定數字檔案館建設制度,發揮制度規范作用,促使各個部門加強合作,借此為數字檔案建設提供制度與人員支持,促進數字檔案建設規范開展。

(2)加強需求調研。只有了解數字檔案需求,才能更好地完成數字檔案建設工作,為此應從以下幾個方面入手:首先加強對數字檔案建設標準的研究,應組織信息部門共同研讀《數字化檔案建設指南》等相關建設標準文件,通過加強相關標準文件的建設,確定數字檔案建設目標與方案,為數字檔案建設工作提供助力。其次,加強對業務部門調研,通過對業務部門調研,了解各個業務部門系統運行特點與需求,收集業務部門對數字檔案建設意見。基于各業務部門工作建議,進行數字檔案建設,保證數字檔案建設與各個部門有效結合,為后續一體化管理奠定良好基礎。再次,加強對業界的調研,需要到省內外先進的數字檔案館中進行參觀與調研,積極學習先進的數字檔案建設經驗與方法,突破數字檔案建設中遇到的實際問題,通過調研明確數字檔案建設解決辦法。最后,加強對公司調研,進行數字檔案建設的核心是系統建設,但是大部分單位并不具備自主研發軟件能力,主要由專業軟件研發部門代為研發。為了保證數字檔案建設效果,可以采用招標的方式選擇軟件研發公司,加強對公司資歷、研發能力、服務質量、檔案研發經驗等多種情況的了解,加強對市場中成功案例市場調研,了解客戶的滿意度。通過多方調研,選擇與資歷深、研發水平高、服務優質、檔案軟件研發經驗豐富的公司合作,保證數字檔案建設效果。

(3)制定可行性方案。進行數字化檔案管理與建設應制定可行性方案,這是對數字檔案建設方式的明確。軟件設計人員大部分精通軟件設計方面的知識,但是對于檔案工作卻了解不足。而檔案管理人員則與之相反,為了能夠設計出實用性強的檔案應用軟件,需要軟件設計人員與檔案管理人員緊密合作積極溝通。在制定可行性數字檔案建設方案中,需要技術人員制定相關標準與評價辦法,對數字檔案 建設提供專業的意見,明確檔案管理系統開發需求。如,系統需要具備自動價值鑒定功能、能夠自動捕獲元數據及管理過程數據等功能,借此保證所建設的數字檔案館能夠滿足檔案管理需求,突出檔案管理方案的可行性。

(4)進行系統研發。系統研發是數字檔案建設的關鍵,要想實現數字檔案系統研發,需要研發人員與檔案人員加強溝通與合作,保證各個環節能夠有效關聯。應在企業內部開展系統研發匯報會。主要由檔案部門成員與軟件公司負責人共同參與,將軟件開發的進度與情況進行匯報。檔案人員需要負責系統測試,對于系統測試中發現的問題及時反饋,為技術人員開發提供參考,在系統研發過后,對檔案數據進行入庫,并進行系統運行調試,實現對系統的檢驗。借助以上流程實現數字檔案館建設。

3 數字檔案共享建設

在大數據時代開展檔案工作,需要革新檔案管理工作理念,需要樹立大服務意識,這將是檔案管理未來主要發展方向。大服務理念主要包含了開放共享服務。因此檔案管理部門需要基于大服務理念構建智慧化共享平臺指標體系,加強信息技術的應用,將不同數據庫與數據平臺的接口進行對接,突破傳統檔案管理信息孤島制約。充分借助大數據技術對檔案數據進行集成與加工,發揮檔案工作服務職能,更好地為各個部門提供服務,為檔案使用者提供跨設備、跨平臺、跨服務的數字檔案服務,尊重用戶體驗,進一步延伸與拓展檔案信息服務領域,例如可以提供自動終端服務、掌上服務等,借此實現數字檔案共享,發揮數字檔案室共享服務功能。

4 檔案數據安全建設

隨著大數據時代來臨,數據信息呈爆炸式增長,與此同時大數據挖掘與分享能力不斷提升,在此環境中惡意盜取信息事件不斷發生,信息安全成為了社會各界廣泛關注的問題。因此應加強數據安全建設,應根據現有法律法規進行數字檔案室建設,在數字檔案建設中加強數字化手段更新,注重保密安全設置,根據相關法律法規構建檔案信息安全防護體系,加強對用戶行為的管理與監督,可以運用身份認證。構建網絡授權系統,借此實現人防、物防、技防,構建完善的安全信息體系,為檔案數據信息安全提供保障。

5 結束語

綜上所述,大數據時代檔案數據化管理與建設,需要改變傳統檔案管理觀念,基于大數據建立大檔案觀,基于此進行數據化檔案建設,不斷量化數字信息,將紙質資源電子化轉化。建立大服務觀,在數據檔案建設中加強信息共享,突出數字檔案建設服務屬性。建立大開發觀,根據需求為導向進行數字檔案館建設,根據實際需求進行數字檔案建設。建立大安全觀,建立安全制度,加強網絡安全技術應用,保證數據應用安全,發揮實現檔案數據化管理與建設價值,推進檔案工作信息化進程,更好地為社會提供服務,滿足社會發展訴求。