手術(shù)高值耗材自助管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和應(yīng)用

秦德華，楊琪翔，楊政威

醫(yī)用耗材的管理是現(xiàn)代化醫(yī)院管理的重要組成部分，是現(xiàn)代醫(yī)院信息化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，也是確保醫(yī)療服務(wù)整體性質(zhì)量和安全的關(guān)鍵。2019年7月，國(guó)務(wù)院發(fā)布《治理高值醫(yī)用耗材改革方案》明確提出，醫(yī)用耗材“零差率”銷(xiāo)售，實(shí)行診斷相關(guān)分組(diagnosis related groups,DRG)支付。有研究顯示精確管控手術(shù)耗材是DRG支付改革背景下關(guān)系醫(yī)院整體運(yùn)營(yíng)成本高低的關(guān)鍵[1-5]。因此，各大醫(yī)院需要將手術(shù)耗材使用內(nèi)化為運(yùn)行成本，主動(dòng)控制耗材使用，并在耗材的成本管控領(lǐng)域精耕細(xì)作。手術(shù)高值耗材呈現(xiàn)出品種多、品牌多、數(shù)量大、專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)的特點(diǎn)，并與人的健康和生命息息相關(guān)，存在管理難度大、耗時(shí)耗力、訂單信息傳遞不及時(shí)、供采效率低、耗材送貨不及時(shí)、影響手術(shù)等情況。在現(xiàn)代手術(shù)室管理模式中，應(yīng)發(fā)揮智能化、信息化的關(guān)鍵作用[6-7]。我院在中國(guó)綜合醫(yī)院手術(shù)量排名中位居前3位，為解決以上問(wèn)題，在2019年1月由手術(shù)室提出需求，開(kāi)發(fā)手術(shù)高值耗材自助管理系統(tǒng)(已申請(qǐng)發(fā)明專(zhuān)利)，聯(lián)合耗材管理科、運(yùn)營(yíng)管理部、信息科逐步完善原有醫(yī)院運(yùn)營(yíng)管理系統(tǒng)(hospital resources planning,HRP)功能，增加院端前置服務(wù)，開(kāi)設(shè)供應(yīng)商自助服務(wù)功能，目前系統(tǒng)運(yùn)行取得良好效果。現(xiàn)報(bào)告如下。

1 手術(shù)高值耗材自助管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)

1.1 手術(shù)高值耗材自助管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)目標(biāo) 流程前置，手術(shù)室明確手術(shù)醫(yī)生次日手術(shù)所需耗材，提前做好準(zhǔn)備；耗材管理科及時(shí)通知供應(yīng)商，供應(yīng)商及時(shí)將耗材送達(dá)；減少庫(kù)存，同時(shí)簡(jiǎn)化工作流程，將手工統(tǒng)計(jì)內(nèi)容信息化，節(jié)省人力和時(shí)間，提高工作效率，節(jié)省成本。本研究符合《赫爾辛基宣言》要求。

1.2 手術(shù)高值耗材自助管理系統(tǒng)平臺(tái)功能 完善原有醫(yī)院HRP綜合運(yùn)營(yíng)管理系統(tǒng)的功能(增加手術(shù)醫(yī)生自選耗材、預(yù)警功能)，增加院端前置服務(wù)，開(kāi)設(shè)供應(yīng)商自助服務(wù)功能。首先，在醫(yī)院內(nèi)部安全網(wǎng)絡(luò)的服務(wù)器和外部互聯(lián)網(wǎng)之間，設(shè)立一個(gè)隔離緩沖區(qū)(demilitarized zone,DMZ)，其作用是在防火墻的基礎(chǔ)上，能更好地保護(hù)醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的安全。在DMZ上搭載院端前置服務(wù)，通過(guò)私有協(xié)議加密傳輸醫(yī)院端和供貨商自助服務(wù)端的數(shù)據(jù)(見(jiàn)圖1)。通過(guò)該平臺(tái)手術(shù)室可以提前精準(zhǔn)備貨，根據(jù)預(yù)警提示，節(jié)約耗材管理時(shí)間，節(jié)約人力成本；同時(shí)還可以提高手術(shù)配合質(zhì)量，提升護(hù)士、醫(yī)生滿(mǎn)意度，確保病人安全。耗材管理科可以減少錄入的時(shí)間，提高辦理出入庫(kù)手續(xù)的效率，將費(fèi)時(shí)的錄入工作轉(zhuǎn)移到審核、分析、統(tǒng)計(jì)、服務(wù)臨床中來(lái)，提高工作效率，節(jié)省成本。之前醫(yī)療供應(yīng)商在備貨方面一直處于被動(dòng)角色，很大程度上是由于醫(yī)療供應(yīng)鏈各環(huán)節(jié)基本處于“信息孤島”，信息不對(duì)稱(chēng)現(xiàn)象嚴(yán)重，備貨完全根據(jù)醫(yī)院的采購(gòu)計(jì)劃，因而很難合理規(guī)劃自有庫(kù)存，導(dǎo)致臨床申報(bào)計(jì)劃后送貨不及時(shí)，影響手術(shù)順利進(jìn)行；增加“自助”功能，使其可以及時(shí)接收采供處下達(dá)的電子采購(gòu)訂單信息，并在系統(tǒng)上填寫(xiě)錄入耗材的有效期、批號(hào)等信息，節(jié)省驗(yàn)收時(shí)間。

圖1 手術(shù)高值耗材自助管理系統(tǒng)

2 方法

2.1 手術(shù)高值耗材自助管理系統(tǒng)平臺(tái)的應(yīng)用方法 比較2020年1月—2020年3月系統(tǒng)正式運(yùn)行前(實(shí)施前)和2021年3月—2021年5月系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定后(實(shí)施后)高值耗材的管理情況。實(shí)施前由管理耗材的老師提前7 d預(yù)測(cè)耗材的使用和消耗，制作需求計(jì)劃訂單→耗材管理科生成備貨單→提交采供辦→采供辦匯總后電話通知供應(yīng)商→供應(yīng)商到醫(yī)院領(lǐng)取備貨單后備貨→送至耗材管理科驗(yàn)收→打印條碼、辦理入庫(kù)→送至手術(shù)室→手術(shù)室護(hù)士領(lǐng)取并進(jìn)行手工登記→使用后掃碼計(jì)費(fèi)→核對(duì)計(jì)費(fèi)后進(jìn)行手工出庫(kù)→手工統(tǒng)計(jì)庫(kù)存。實(shí)施后通過(guò)手術(shù)高值耗材自助管理系統(tǒng)，將信息化、智能化應(yīng)用于手術(shù)高值耗材的管理，見(jiàn)圖2。具體使用流程：①手術(shù)醫(yī)生提交手術(shù)申請(qǐng)，在耗材管理系統(tǒng)選定所需耗材，生成次日手術(shù)高值耗材需求訂單。②手術(shù)室耗材管理老師根據(jù)實(shí)際庫(kù)存量及設(shè)置的安全庫(kù)存，制作需求計(jì)劃申請(qǐng)單。③耗材管理科根據(jù)科室需求匯總情況，制定采購(gòu)訂單，為供應(yīng)商實(shí)時(shí)推送。④供應(yīng)商在自助平臺(tái)接單，并在線制作送貨單，錄入實(shí)際所送材料效期批號(hào)等信息(實(shí)現(xiàn)原廠碼追溯)。⑤耗材管理科根據(jù)自助平臺(tái)推送的送貨單，進(jìn)行驗(yàn)收入庫(kù)；配送至手術(shù)室。⑥手術(shù)室通過(guò)掃描耗材條碼，領(lǐng)用人工號(hào)，選取耗材領(lǐng)用數(shù)量，記錄耗材領(lǐng)用信息；病人手術(shù)過(guò)程中通過(guò)掃描耗材條碼，記錄病人使用耗材信息以及通過(guò)各級(jí)庫(kù)的自動(dòng)扣減，實(shí)現(xiàn)耗材的自動(dòng)收費(fèi)登記。

圖2 手術(shù)高值耗材自助管理系統(tǒng)使用流程

2.2 評(píng)價(jià)指標(biāo) ①訂單確認(rèn)時(shí)間：供應(yīng)商從手術(shù)部門(mén)發(fā)出需求訂單到接到訂單的時(shí)間；②訂單送達(dá)時(shí)間:手術(shù)部門(mén)從申報(bào)需求到收到耗材的時(shí)間；③出入庫(kù)準(zhǔn)確率：包括信息記錄全面、條碼粘貼規(guī)范、條碼打印規(guī)范；④醫(yī)護(hù)人員滿(mǎn)意度：發(fā)放自制的滿(mǎn)意度調(diào)查表，比較實(shí)施前后手術(shù)室護(hù)士、醫(yī)生的滿(mǎn)意度。

3 結(jié)果

表1 實(shí)施前后訂單確認(rèn)、送達(dá)時(shí)間比較 單位：h

表2 實(shí)施前后出入庫(kù)準(zhǔn)確率、耗材供應(yīng)及時(shí)率比較 單位：件(%)

表3 實(shí)施前后手術(shù)室護(hù)士、醫(yī)生的滿(mǎn)意度比較 單位：人次(%)

4 討論

4.1 實(shí)現(xiàn)耗材可追溯管理 2020年1月8日國(guó)家衛(wèi)生健康委辦公廳關(guān)于第一批國(guó)家高值醫(yī)用耗材重點(diǎn)治理清單的通知中明確要求醫(yī)用耗材必須信息化管理，每一種醫(yī)用耗材的全生命周期可溯源[8-9]。居潔勤等[10]對(duì)浙江省50所二級(jí)甲等以上醫(yī)院介入醫(yī)用耗材管理現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)研發(fā)現(xiàn)，72.00%的醫(yī)院對(duì)高值耗材實(shí)行信息化管理，但信息化管理粗淺，其中65.72%只用于出入庫(kù)管理，遠(yuǎn)沒(méi)有達(dá)到《醫(yī)療機(jī)構(gòu)耗材管理辦法》要求的深度和廣度[11]。本自助系統(tǒng)從科室申領(lǐng)、采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)訂單、供應(yīng)商送貨單、掃碼驗(yàn)收、入庫(kù)、條形碼的全鏈條業(yè)務(wù)打通，在系統(tǒng)內(nèi)詳細(xì)記錄醫(yī)用耗材的注冊(cè)類(lèi)別、規(guī)格、型號(hào)、銷(xiāo)售廠商、價(jià)格、生產(chǎn)批號(hào)、生產(chǎn)日期、消毒滅菌日期等相關(guān)信息，實(shí)行原廠碼追溯，與周革霞等[12]希望今后應(yīng)實(shí)現(xiàn)直接采集產(chǎn)品自身?xiàng)l碼，可以?xún)?yōu)化掃碼入庫(kù)流程研究結(jié)果相一致。高值耗材一物一碼，可以隨時(shí)查詢(xún)耗材的來(lái)源及去處，向前可溯源，向后可追蹤，真正實(shí)現(xiàn)醫(yī)用耗材全生命周期可追溯管理。

4.2 提高工作效率，提升滿(mǎn)意度 需要用信息化手段提升醫(yī)用高值耗材管理工作[13]，信息化對(duì)醫(yī)院耗材使用管理走向精細(xì)化、規(guī)范化起重要的推動(dòng)作用[14]。通過(guò)本自助系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)臨床科室、采購(gòu)科室、庫(kù)房、供應(yīng)商在線協(xié)同，達(dá)到了數(shù)據(jù)自動(dòng)流轉(zhuǎn)、實(shí)時(shí)共享、在線可視化管理的效果，提升了醫(yī)院耗材采購(gòu)工作效率，實(shí)施前管理耗材的老師需要提前7 d預(yù)測(cè)耗材的使用和消耗；實(shí)施后訂單當(dāng)天送達(dá)的比例達(dá)90%以上，訂單確認(rèn)時(shí)間由實(shí)施前(23.94±2.28) h縮短至實(shí)施后(0.20±0.03)h，訂單送達(dá)時(shí)間由(35.97±3.40)h縮短至(12.06±0.95)h，經(jīng)比較差異均有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義(P<0.001)。本系統(tǒng)還連接管理者、使用者及醫(yī)療耗材，達(dá)到精細(xì)化管理及成本核算，出入庫(kù)準(zhǔn)確率由86.7%提升至99.3%，耗材供應(yīng)及時(shí)率由40.6%提升至92.7%，經(jīng)比較差異均有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義(P<0.001)。以上方法符合DRG支付改革模式下對(duì)耗材管理的要求，對(duì)醫(yī)院在運(yùn)行過(guò)程中的成本控制有著重要意義[1]。手術(shù)室自助耗材管理系統(tǒng)減輕了耗材管理人員及手術(shù)室工作人員的負(fù)擔(dān)，提高了庫(kù)存周轉(zhuǎn)，降低了倉(cāng)儲(chǔ)成本。

4.3 流程前置帶來(lái)管理主動(dòng)，節(jié)約運(yùn)營(yíng)成本 手術(shù)室耗材管理一直是醫(yī)院精細(xì)化管理的重難點(diǎn)，需要大量的人力去管理，而醫(yī)院往往又面臨人員編制有限。流程前置后讓供應(yīng)商主動(dòng)參與其中，提升醫(yī)院整體效率，減少醫(yī)院工作人員工作量。同時(shí)，醫(yī)療供應(yīng)商可借助信息化平臺(tái)的數(shù)據(jù)，內(nèi)部全方位了解自身業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)—包括訂單響應(yīng)速度、證件準(zhǔn)確率、及時(shí)全量交貨、醫(yī)院評(píng)價(jià)等服務(wù)數(shù)據(jù)，不斷提高自身的工作效率，降低人力成本。另外，所有高值耗材采用先使用后結(jié)算，真正實(shí)現(xiàn)了零庫(kù)存[15]。

5 小結(jié)

通過(guò)手術(shù)高值耗材自助管理系統(tǒng)的應(yīng)用，達(dá)到了對(duì)手術(shù)室高值耗材全生命周期追溯，并能有效進(jìn)行數(shù)據(jù)提取和分析，追蹤醫(yī)用耗材的院內(nèi)物流過(guò)程，從而為醫(yī)院的成本內(nèi)控提供更明確的方向，同時(shí)還提高了效率，節(jié)省了人力，降低了運(yùn)營(yíng)成本，提升了醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量。

我們需要在實(shí)踐與研究中不斷優(yōu)化與提高，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)醫(yī)用耗材規(guī)范化、智能化、精細(xì)化管理[16-17]。近年來(lái)，院內(nèi)智能物流業(yè)務(wù)發(fā)展迅猛[18]，可以探索適合于我們自己醫(yī)院內(nèi)部的醫(yī)療物資的供應(yīng)、庫(kù)存、加工等物流管理集中管理的方法[19-20]，下一步將增加“圖形化申領(lǐng)”功能(該項(xiàng)目已申請(qǐng)發(fā)明專(zhuān)利)，加強(qiáng)系統(tǒng)的人性化、智能化、圖形化申請(qǐng)，類(lèi)似于購(gòu)物網(wǎng)站，科室申請(qǐng)、病人和醫(yī)生選擇耗材時(shí)可查看該耗材的圖片，方便臨床工作。