淺談人事檔案管理系統的建設與應用

俞娟

我國現有的企業組織彼此存在顯著差別。從總體經營發展規模角度進行闡釋分析，通?？梢跃唧w劃分成小型企業組織、中型企業組織、大型企業組織，以及跨國集團型企業組織。從實際所處的經營發展階段角度進行闡釋分析，通?？梢跃唧w劃分成剛剛成立的企業組織、成立時間較為短暫的企業組織、基于國有企業轉制形成的企業組織，以及通過并購重組渠道形成的企業組織。從宏觀性視角進行闡釋分析，不同類型企業組織在開展人力資源工作過程中期望實現的基本價值，既具備相同點又具備不同點，其相同點在于指向企業組織的經營發展實踐過程創造提供服務支撐條件，其不同點，在于人力資源管理工作開展過程中需要滿足的基本要求，以及期望實現的主要目的存在顯著差異。對于我國目前存在的各類企業組織而言，其實際招聘配備的人力資源管理工作人員在基本能力層面存在的差異，通常會引致人力資源管理工作發揮的基本價值，展現出明顯不同。成功經營的企業組織不一定具備規范系統的人事檔案管理系統，但是未成功經營的企業組織必然不具備規范系統的人事檔案管理系統。

一、現代企業組織開展人事檔案管理工作的基本目的與重要意義

在進入21世紀之后，伴隨著社會生產力發展水平的持續提升，以及科學技術的迅速革新，城鄉各界人民群眾對于信息資源要素基本價值的認知程度呈現出持續提升變化趨勢，而在各種管理工作環節開展過程中面對的信息資源要素數量持續增加過程中，指向信息資源要素處理工作環節提出的技術要求也愈來愈嚴格，引致傳統化的，基于紙質載體形式或者是手工操作方式的信息資源要素處理技術方法手段，已經遠遠無法契合滿足現代化信息資源要素管理工作開展過程中的實際需求。

為切實控制和減輕企業組織人力資源管理職能部門需要面對承擔的工作壓力強度，人力資源管理職能部門應當指向企業組織全體在職員工的人事檔案數據信息資料推進開展無紙化管理工作環節，在建構形成人事檔案管理技術系統條件下，自動化且全面化地記錄指向人事檔案數據信息資料實施的各類查閱技術操作行為、借閱技術操作行為、歸還技術操作行為，以及傳遞技術操作行為。

借由針對現代化信息科學技術，以及企業組織管理工作基本理論的結合運用，建構形成契合滿足實際經營管理需求的信息管理技術系統，是我國企業組織在未來經營發展業務開展過程中需要遵循的關鍵性趨勢。

在現代企業組織生產經營業務活動推進開展過程中，人力資源要素不但是最為珍貴的資源要素類型，同時還是企業組織的內在“生命線”。由此可以知曉，人事管理技術系統是企業組織內部計算機信息技術系統的關鍵性結構組成部分，而針對人事檔案數據信息資料開展的管理工作環節，則是企業組織人事管理工作過程中需要涉及的關鍵性內容，支持實現人事檔案管理工作實施流程的電子化轉化目標，能夠確保企業組織人力資源管理工作人員，逐步從相對沉重而又復雜的案頭工作過程中向外解脫，繼而具備更多時間精力參與完成其他工作環節。

二、企業組織人事檔案管理工作的現存問題

（一）圍繞人事檔案管理工作的關注重視程度明顯不足

面對競爭態勢高度激烈的真實市場環境，我國各類企業組織出于改善提升自身總體競爭能力的考量視角，通常傾向于將其主要精力放置在生產經營業務方面。在此種背景下，人事檔案管理工作環節由于不能直接為企業組織創造提供經營收益，客觀上未能引起企業組織經營管理工作人員的充分重視，甚至還會遭受邊緣化問題。

從實際發揮的影響作用角度展開闡釋分析，如果在企業組織人事檔案管理工作開展過程中，未能投入數量充足的人力資源要素、物力資源要素，以及財力資源要素，通常會引致企業組織人事檔案管理工作在具體開展過程中無法始終保持較高質量，繼而在頻繁發生檔案數據信息資料丟失問題、檔案數據信息資料泄密問題，或者是檔案數據信息資料錯誤問題條件下，造成嚴重的不良影響結果。

（二）人事檔案管理工作實施方法相對落后

為契合滿足相關性法律法規條文提出的基本要求，我國有數量眾多的企業組織，已經組建專門性的檔案管理職能部門，或者是招聘指派專門性工作人員負責履行檔案管理相關工作任務。但是，在我國部分企業組織具體貫徹執行人事檔案管理工作流程過程中，由于缺乏指向具體工作細節的規章制度和指導規范，引致相關工作人員實際開展的各項工作行為，難以始終具備程度充分的科學性和規范性。部分企業組織由于在經營資金要素配置數量層面存在局限性，未能針對檔案數據信息資料展開統一化管理工作環節，客觀上無法保障檔案數據信息資料在內容構成方面的完整性，以及基于保管陳列方式層面的規范性，影響限制檔案數據信息資料最佳應用效果的發揮過程。

除此之外，當前歷史發展階段，我國絕大多數企業組織，尚未建構配置和具體使用指向檔案數據信息資料的信息化管理應用技術系統，在一定程度上給企業組織檔案數據信息資料的整體應用效能施加明顯限制。

三、人事檔案管理技術系統的基本功能

（一）人事檔案管理技術系統的功能結構示意圖

（二）用戶登錄技術模塊

技術功能：用戶登錄技術模塊發揮的主要技術功能，在于支持各類用戶完成針對人事檔案管理技術系統的登錄技術操作環節。在人事檔案管理技術系統啟動運行之后，需要開展的首要技術操作步驟，在于用戶登錄技術操作環節。在各類用戶完成人事檔案管理技術系統登錄操作環節后，其通常遵照預先分配獲取的人事檔案管理技術系統使用權限，可以指向人事檔案管理技術系統推進實施某些類型的技術操作過程。

實際操作步驟：在人事檔案管理技術系統啟動運行之后，其通常要求用戶手動輸入登錄名信息，以及對應的登錄口令信息，且只有在登錄名信息與登錄口令信息的輸入結果均完全正確條件下，用戶才能實現針對人事檔案管理技術系統的登錄技術操作目標。在用戶完成登錄技術操作環節進入到人事檔案管理技術系統內部之后，系統會遵照用戶預先被分配的操作權限，顯示呈現對應的技術功能菜單，繼而支持用戶完成針對相關性技術功能項目的使用操作環節。

（三）檔案管理技術模塊

在人事檔案管理技術系統內部，檔案管理技術模塊事實上對應著五個具體的分支功能技術模塊，也就是人員建檔功能技術模塊、檔案查閱功能技術模塊、檔案借閱功能技術模塊、檔案歸還功能技術模塊，以及借閱延期功能技術模塊。在上述功能技術模塊具體發揮作用過程中，源于具備不同技術操作權限的人事檔案管理技術系統管理員具體能夠執行的技術操作環節存在顯著差異，普通層級人事檔案管理技術系統管理員，不具備指向人事檔案管理技術系統內部數據信息的修改技術操作權限，以及刪除技術操作權限。

在上述功能技術模塊具體發揮作用過程中，事實上同時涉及包含指向企業組織內部全體在職員工的人事檔案數據信息資料。

人員建檔功能技術模塊：此功能技術模塊發揮的主要技術功能，在于針對人事檔案數據信息內容推進開展建構技術操作環節和維護技術操作環節，具體涉及圍繞企業組織內部人事檔案數據信息內容要素開展的增加技術操作環節、刪除技術操作環節、修改技術操作環節，以及導入技術操作環節。在人事檔案管理技術系統實際化運行使用過程中，支持開展圍繞掃描件的上傳技術操作環節，且對于企業組織內部的每一位具體在職員工而言，其均可以同時與數量較多的掃描件之間建構形成相互關聯關系。

檔案查閱功能技術模塊：在指向企業組織內部所有在職員工個體完成建檔技術操作環節之后，能夠接續支持開展圍繞人事檔案數據信息資料的查詢技術操作環節。在人事檔案管理技術系統具體化運行使用過程中，能夠向人事檔案管理技術系統的各類使用者穩定提供同時具備靈活性特點和便捷性特點的人事檔案數據信息資料查詢技術操作方式，繼而支持實現基于人事檔案管理技術系統操作界面中隨時調取查看掃描件內容的技術操作功能（能夠針對存儲在人事檔案管理技術系統內部的電子檔案數據信息資料推進開展上下翻頁技術操作環節），同時人事檔案管理技術系統還會自動推進開展人事檔案數據信息資料查詢操作人員相關信息的全面準確記錄過程，具體涉及包含查詢人相關數據信息、查詢操作實施時間數據信息，以及相關性備注信息等等。

檔案借閱功能技術模塊：圍繞人事檔案數據信息資料推進開展的借閱技術操作環節，與圍繞人事檔案數據信息資料開展的查閱技術操作環節之間存在顯著差異。在人事檔案管理技術系統具體運行過程中，各類用戶可以借由對電子計算機終端設備的運用，隨時針對與人事檔案數據信息資料相關聯的掃描件展開查看操作（查閱技術操作環節），同時還能針對紙質版本人事檔案數據信息資料開展借出使用過程（借閱技術操作環節）。在借閱技術操作環節實際開展過程中，人事檔案管理技術系統還會自動推進開展人事檔案數據信息資料借閱操作人員相關信息的全面準確記錄過程，具體涉及包含借閱人相關數據信息、借閱操作實施時間數據信息、預計歸還時間數據信息，以及借閱人聯系電話數據信息等等。在檔案借閱功能技術模塊發揮功能過程中，除卻需要使用人事檔案管理技術系統管理員的技術操作權限之外，還需要同時輸入指向具體人事檔案數據信息資料的借閱密碼，才能夠支持推進完成指向具體化人事檔案數據信息資料內容的借閱技術操作環節。

檔案歸還功能技術模塊：在企業組織內部人事檔案管理工作人員具體接收到已經被歸還的紙質版本人事檔案數據信息資料之后，其通常需要基于人事檔案管理技術系統內部，執行檔案歸還相關技術操作環節。要首先遵照結合ERP編號信息，檔案號信息，以及姓名信息等，查詢確認圍繞具體人事檔案數據信息資料的借閱記錄相關信息，繼而再針對借閱記錄相關信息開展歸還技術操作環節。在基于人事檔案管理技術系統內部執行針對具體化人事檔案數據信息資料的歸還技術操作環節過程中，需要全面詳細準確記錄歸還人相關數據信息、歸還技術操作實施時間數據信息，以及相關性備注信息等等，同時還要在歸還技術操作環節結束之后，針對人事檔案數據信息資料實際所處的基本狀態，推進開展更新技術操作環節。基于人事檔案管理技術系統內部，推進開展針對人事檔案數據信息資料的歸還技術操作環節，除卻需要運用管理員的賬號權限之外，還必須在準確輸入歸還密碼信息前提下，才可以具體推進完成歸還技術操作環節。

借閱延期功能技術模塊：在向外借出的人事檔案數據信息資料超越預設時間期限依然沒有得到歸還條件下，人事檔案管理技術系統內部能夠支持推進開展借閱延期技術操作環節，且借閱延期技術操作環節在具體實施之前，需要預先獲取到來源于企業組織內部相關領導人員的審核批準。

（四）檔案查詢技術模塊

在人事檔案管理技術系統內部，檔案查詢技術模塊對應著五個具體的分支功能技術模塊，也就是檔案查詢功能技術模塊、查閱記錄查詢功能技術模塊、借閱記錄查詢功能技術模塊、歸還記錄查詢功能技術模塊，以及借閱延期查詢功能技術模塊。

檔案查詢功能技術模塊：在此功能技術模塊發揮作用過程中，能夠支持實現針對企業組織內部在職員工群體的人事檔案數據信息資料的快速化檢索技術操作過程，且僅僅借由輸入姓名信息，以及編號信息，就能夠支持完成快速查詢技術操作步驟。基于查詢框范圍之內，僅僅需要明確輸入查詢范圍，就能夠基于人事檔案管理技術系統內部查詢獲取到對應的人事檔案數據信息內容要素，且在完成查詢約束條件輸入操作環節后，只需要點擊鼠標，就可以查詢獲取到人事檔案管理技術系統內部存儲的所有符合查詢約束條件的企業組織在職員工人事檔案數據信息。實際查詢獲取的內容，默認呈現方式在于員工檔案基礎信息列表方式瀏覽，實施雙擊表格操作可以顯示呈現對應員工的人事檔案信息記錄卡片，以及個人簡歷等掃描資料內容要素。

查閱記錄查詢功能技術模塊：支持開展圍繞檔案查閱記錄的快速檢索技術操作環節，借由姓名信息、編號信息，以及查閱操作時間信息等推進完成快速查詢技術操作環節。基于查詢框內部輸入查詢約束條件，點擊查詢按鈕，頁面會顯示呈現符合條件的查閱記錄結果，雙擊查閱記錄結果可以進入具體企業員工檔案資料的詳細內容頁面，顯示被查閱的企業員工個體的詳細化的人事檔案數據信息資料。

借閱記錄查詢功能技術模塊：支持實現檔案借閱記錄的快速檢索技術功能，借由姓名信息、編號信息，以及借閱時間信息等，推進開展查詢技術操作環節。

歸還記錄查詢功能技術模塊：支持完成檔案歸還記錄的快速檢索技術環節，借由姓名信息、編號信息，以及歸還時間信息等，推進完成快速查詢技術操作環節。

借閱延期查詢功能技術模塊：支持完成檔案借閱延期記錄的快速檢索技術環節，借由姓名信息、編號信息，以及延期時間信息等，推進完成快速查詢技術操作環節。

綜合梳理現有研究成果可以知曉，人事檔案管理工作是我國現代企業組織人事管理工作環節開展過程中需要涉及的關鍵性內容，做好指向人事檔案管理技術系統的建設工作環節，能支持確保企業組織人事管理工作在具體推進開展過程中順利獲取實現最佳效能。 PR

（作者單位：福建省寧德市醫療保障基金中心霞浦管理部）

（責任編輯：袁麗娜）