信息化背景下文書檔案管理工作的創(chuàng)新

文/貟曉燕

隨著信息化技術(shù)水平不斷提高以及各種信息技術(shù)應(yīng)用范圍不斷擴(kuò)展，各行各業(yè)都在信息化技術(shù)的有效輔助下高效穩(wěn)定地運(yùn)轉(zhuǎn)，獲得了更多的進(jìn)步，取得了質(zhì)的改變。在信息化發(fā)展背景下，文書檔案管理工作應(yīng)跟隨時代的發(fā)展，結(jié)合當(dāng)前的信息化技術(shù)手段進(jìn)行有效的完善，打造出信息數(shù)字化的文書檔案管理系統(tǒng)，取得更多的突破和創(chuàng)新

文書檔案管理是當(dāng)前很多企業(yè)以及地方正常開展工作的核心資料的有效記錄，這些檔案管理工作是否更加完整以及是否具有精確性，可以將地方與企業(yè)運(yùn)營生產(chǎn)各項工作的發(fā)展特征全面地展現(xiàn)出來，也可以體現(xiàn)出項目關(guān)聯(lián)性以及行業(yè)本體發(fā)展所具有的可持續(xù)性特征。因此文書檔案管理工作的進(jìn)行一定要順利高效地完成，但是在目前的發(fā)展背景下，有很多文書檔案管理工作仍然應(yīng)用以前的操作機(jī)制，無法滿足對企業(yè)發(fā)展的工作需求，因此有效地結(jié)合信息化的技術(shù)改進(jìn)文書檔案管理工作是行之有效的。

一、信息化文書檔案管理的特點(diǎn)

1.有助于提高工作效率

經(jīng)過分析，能夠了解到文書檔案管理工作對信息技術(shù)平臺進(jìn)行有效應(yīng)用、分類、存儲這方面的各種文件，錄入數(shù)據(jù)庫的相關(guān)信息，做好重新歸檔是非常關(guān)鍵的一個環(huán)節(jié)。這一操作的有效落實(shí)，對傳統(tǒng)文書檔案管理的流程進(jìn)行了有效的優(yōu)化，同時信息技術(shù)平臺的應(yīng)用也使得歸檔存儲的各種文書檔案管理目錄更加地清晰明確，呈現(xiàn)得更加直觀，可以將整個文書檔案管理操作流程整體錄入進(jìn)去。分類、存儲和歸檔等不同的流程也會更加便捷，得到了有效優(yōu)化，自然而然就使得文書檔案管理工作的效率水平得到了提高和發(fā)展。

2.可以創(chuàng)新文書檔案管理工作模式

和傳統(tǒng)的文書檔案管理模式進(jìn)行對比，能夠了解到信息化文書檔案的管理模式在對文件信息高速傳遞的這一基礎(chǔ)上，可以使得資料文件的規(guī)劃編輯，還有一些基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)錄入工作效率大幅地提高，這對于文件檔案查找的有效性進(jìn)行了保障，并且還可以對傳輸?shù)臅r效性形成保證。隨著信息技術(shù)的有效發(fā)展，文書檔案管理技術(shù)平臺的落實(shí)，也可以結(jié)合多樣化發(fā)展的信息技術(shù)工具，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理系統(tǒng)化模式的有效應(yīng)用，對文書檔案管理信息化技術(shù)的有效創(chuàng)新，進(jìn)行有效的完善，也能夠推動文書檔案管理工作質(zhì)量水平的進(jìn)一步提高和發(fā)展。

二、文書檔案管理創(chuàng)新的措施與對策

1.對思想認(rèn)識以及檔案管理工作的基礎(chǔ)進(jìn)行提高和保障

在信息化發(fā)展的時代背景下，對文書檔案管理工作進(jìn)行加強(qiáng)，思想理念是非常關(guān)鍵的一個前提，也是對工作順利開展的重要推動保障。各個基層的單位管理人員也需要高度重視文書檔案管理工作的有效推進(jìn)，特別是其中的主要領(lǐng)導(dǎo)更加需要負(fù)起責(zé)任，要提高對于這部分工作各個環(huán)節(jié)的關(guān)注，總體進(jìn)行負(fù)責(zé)。而之后的分管領(lǐng)導(dǎo)則是要具體抓其中的每個細(xì)節(jié)，和其他工作同時進(jìn)行部署和組織，共同進(jìn)行有效的考核，要定期進(jìn)行調(diào)查和研究，推動工作的順利開展。要進(jìn)一步對檔案管理工作的有關(guān)組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行完善，并且要完善副職分管和辦公室監(jiān)督等各方面的工作任務(wù)，真正在認(rèn)識上做到位，在組織上做到位。要結(jié)合自身的實(shí)際情況，在預(yù)算投入方面進(jìn)行提高，保障在這方面經(jīng)費(fèi)支出是達(dá)到有效標(biāo)準(zhǔn)的。針對目前在檔案管理工作中存在的短板和漏洞，也需要有目的地做好優(yōu)化改善和提升，確保可以真正地將資金的作用效果發(fā)揮出來。

2.對檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行完善

在當(dāng)下也需要對數(shù)字化的辦公系統(tǒng)進(jìn)行更加充分合理的利用，要在這一基礎(chǔ)上構(gòu)建一套較為完善并且適合自身實(shí)際發(fā)展特征的檔案信息化管理系統(tǒng)，這不僅僅需要遵循信息化基本構(gòu)建的相關(guān)原則以及在這方面使用的方式需求，還需要對應(yīng)用的范圍進(jìn)行有效的擴(kuò)大，結(jié)合自身的實(shí)際情況來做好構(gòu)建工作。利用打印機(jī)和復(fù)印機(jī)等辦公用具，在具有一定硬件基礎(chǔ)以后，再針對文書檔案加工進(jìn)行信息化的發(fā)展，逐步地對其中的漏洞進(jìn)行有效的完善，彌補(bǔ)缺陷和問題，有效地使用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)對這一系統(tǒng)進(jìn)行科學(xué)的建設(shè)。

3.打造優(yōu)化的管理團(tuán)隊

為了能夠使得相關(guān)單位文書檔案管理工作的效率和質(zhì)量水平不斷提高和發(fā)展，在信息化發(fā)展過程中就需要做好充足的人才保證，人才保障是這些工作進(jìn)行的前提條件。有關(guān)檔案管理人員自身也需要有足夠的信息管理能力，這樣才能夠順利地推動工作進(jìn)行。我國大部分地區(qū)在進(jìn)行信息化管理系統(tǒng)的有效建設(shè)時，都是首先招聘更多在這方面的優(yōu)秀人才，之后才具體地落實(shí)這些工作。因此在檔案管理建設(shè)的過程中，必須打造優(yōu)化的檔案管理團(tuán)隊。為此，可以針對這些工作人員進(jìn)行技術(shù)方面的有效培訓(xùn)，這樣才可以使這些工作人員的檔案管理素養(yǎng)得到提高。不同的管理人員要掌握不同的操作規(guī)范，按照一定的標(biāo)準(zhǔn)來推動工作的進(jìn)行。這一系統(tǒng)的使用也需要專門配備一些管理人員定期對系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和檢查，這樣才可以保證系統(tǒng)的防護(hù)水平不斷的提高，對系統(tǒng)的安全性進(jìn)行加強(qiáng)。同時還需要逐漸引進(jìn)更多專業(yè)優(yōu)秀人才，結(jié)合實(shí)際需求落實(shí)相關(guān)人才管理的策略，從而有效地對檔案管理隊伍結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化。

4.對文書檔案加密防護(hù)工作進(jìn)行加強(qiáng)

在文書工作中，對信息技術(shù)的有效使用可以使文書檔案管理工作的效率水平以及質(zhì)量水平得到提高。同時還需要警惕的就是文書信息所具有的安全性，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)一方面提供的信息載體是非常多的，可以說是海量的信息內(nèi)容，能夠滿足人們在信息搜尋工作方面的一些需求，但同時也有將這些信息泄露出去的嚴(yán)重隱患。因此可以合理地對信息技術(shù)進(jìn)行使用，針對相對比較特殊并且安全需求較高的文書檔案訪問權(quán)限進(jìn)行加密設(shè)置。當(dāng)然也需要對部分文件的預(yù)覽范圍進(jìn)行限制，這樣就可以針對企業(yè)還有地方單位的文書檔案信息技術(shù)手段的應(yīng)用形成安全方面的充分保護(hù)，以有效地加強(qiáng)文書檔案安全管理工作的推進(jìn)。加密文書檔案在錄入系統(tǒng)時，也需要做好特殊標(biāo)志的科學(xué)處理，這樣才能夠確保文書檔案的信息安全，經(jīng)過技術(shù)人員檢查后，才可以將這些內(nèi)容錄入歸檔。

從上述分析研究可見，文書檔案信息化是新時代不斷發(fā)展的要求，也是企業(yè)有效適應(yīng)未來社會競爭的相關(guān)手段。因此對于文書檔案管理工作要不斷進(jìn)行創(chuàng)新，構(gòu)建相應(yīng)的管理系統(tǒng)，打造優(yōu)化的人才管理團(tuán)隊，這樣才能夠?qū)崿F(xiàn)對文書檔案全面的有效管理，進(jìn)而不斷提升文書檔案的管理水平。