檔案管理信息系統(tǒng)建設應注意的幾個問題

文/齊開林

為解決檔案管理信息系統(tǒng)建設體系混亂、管理人員能力不足、基礎設備配置不足等問題，適應我國信息技術全面普及的主流發(fā)展潮流，加強檔案管理工作完成的有效性，減少人工工作量總量，檔案管理部門應按照內(nèi)部管理規(guī)范，將多元化、前沿化的信息技術科學融入管理工作，構建成熟的檔案管理信息系統(tǒng)十分必要

在近年來中國市場經(jīng)濟收入穩(wěn)步增長和信息技術領域不斷創(chuàng)新發(fā)展的背景下，多元化信息技術的誕生和興起，成為中國各領域改革和發(fā)展的新機遇，也成為中國檔案管理的新機遇。由于檔案管理業(yè)務涉及的專業(yè)項目范圍廣泛，傳統(tǒng)的手工管理模式過度依賴大量紙質(zhì)資源，長期存在工作效率提升緩慢、資源浪費巨大等不利問題，難以保證檔案管理任務的綜合質(zhì)量。檔案本身是企事業(yè)單位、高校、組織和其他組織對歷史信息和數(shù)據(jù)的詳細記錄，強調(diào)真實性、準確性和權威性，因此，隨著信息技術在中國的快速發(fā)展，加強檔案管理的信息化建設已成為必然趨勢。

一、檔案管理信息系統(tǒng)建設的核心內(nèi)容

簡單地說，檔案管理專屬信息系統(tǒng)是指管理人員在傳統(tǒng)原有檔案管理的基本前提下，合理利用各種新一代信息技術，并在嚴格遵循檔案管理原則和規(guī)范等硬性條件的基礎上，建立了具有功能全面、操作方便、運行穩(wěn)定等諸多優(yōu)點的現(xiàn)代檔案管理新模式。系統(tǒng)的詳細建設項目包括基礎設施、數(shù)據(jù)資源儲備、系統(tǒng)功能塊、管理人事權限等。其中，基礎設施建設需要涵蓋計算機、互聯(lián)網(wǎng)等硬件設備和程序平臺的軟件系統(tǒng)；數(shù)據(jù)資源儲備建設需要建立檔案信息庫；在系統(tǒng)功能塊的構建中，增加文件信息資源的輸入、查詢和存儲功能；對于管理人員的權限建設，要明確各個崗位、各個人員、各個賬號的系統(tǒng)使用權限范圍，完善檔案管理部門整體日常工作秩序，加強檔案信息數(shù)據(jù)傳輸與共享。

二、檔案管理信息系統(tǒng)建設的現(xiàn)狀和意義

有效利用現(xiàn)代手段，創(chuàng)新社會檔案管理模式，是時代發(fā)展的必然要求，也是各行各業(yè)進行現(xiàn)代化建設的重要手段，同時更能夠起到有效保存社會綜合檔案資源的作用，為社會的現(xiàn)代化做出貢獻。然而目前，雖已得到一些重視、取得一定的成效，但從人手和基礎設施建設這一層面來說，還有許多缺失，這意味著社會各部門對信息手段在檔案綜合資源管理中發(fā)揮的積極作用認識不足，使得社會各部門檔案綜合管理的信息化建設無法順利開展。

三、檔案管理信息系統(tǒng)建設中存在的問題

其一，文件管理系統(tǒng)混亂。檔案管理基本遵循的機制和制度沒有得到有效優(yōu)化，導致部門檔案缺乏統(tǒng)一的管理標準，現(xiàn)有檔案資源的保護和使用缺乏詳細規(guī)定。檔案損壞、丟失等不當現(xiàn)象時有發(fā)生，直接降低了檔案參考的實用價值。

其二，管理人員能力不足。檔案管理人員由于對現(xiàn)代技術的使用不熟悉，在日常管理中不能適應檔案的信息管理，這明顯制約了檔案信息處理和處理的綜合效果。

其三，電子文檔管理不健全。文檔的電子版本與紙質(zhì)文檔的物理載體同時存在，特別是鑒于對電子文檔修改和銷毀的隨機性的不確定性認知，人們?nèi)匀粚堎|(zhì)文檔有很強的信任。因此，電子文檔的整理歸檔工作一直沒有得到廣泛的重視，電子文件未按規(guī)定收集、整理、歸檔的情況存在較多，銷毀的隨機性大，電子文件管理混亂。

其四，檢索方式單一、落差時，需要到文件管理計算機和站點進行檢索。目前，在中國檔案管理內(nèi)部數(shù)據(jù)信息集成的過程中，用戶使用的數(shù)字化集成方法還比較原始，這種信息整合過程缺乏有機的操作和安排，因此在文件管理中很難有效統(tǒng)一數(shù)字資源結構信息，并為我們提供有效的查詢和讀取路徑。

四、檔案管理信息系統(tǒng)建設的建議措施

一是完善檔案管理信息化建設體系。隨著全國各地檔案管理信息化建設理念的深入實踐，在檔案管理領域建立了一系列配套的規(guī)章制度和規(guī)范，因此，檔案管理部門需要根據(jù)相關標準、行業(yè)標準、地方政策等關鍵要素，加快自身信息系統(tǒng)的整體建設，實現(xiàn)內(nèi)部專業(yè)檔案信息系統(tǒng)建設體系的統(tǒng)一規(guī)范。管理部門應在系統(tǒng)規(guī)劃和建立的初期就從前瞻性的角度預設相關的建設標準，避免在后期信息系統(tǒng)的實踐和使用中出現(xiàn)潛在的危險、漏洞等不利問題。

二是建立數(shù)字化文件管理系統(tǒng)平臺。管理部門需要更加重視檔案信息系統(tǒng)的建設，加大資金資源成本的投入。在管理部門建立了信息系統(tǒng)的數(shù)字化平臺后，日常的檔案管理將不需要過多的人力資源支持，只需要少數(shù)管理人員負責數(shù)字平臺的穩(wěn)定運行，將檔案信息逐條準確錄入檔案管理系統(tǒng)，并將其演變成可靠的數(shù)字格式儲備。

三是積極探索檔案管理信息化的路徑。復印機操作、光盤刻錄、圖像掃描、互聯(lián)網(wǎng)多媒體等信息技術需要檔案管理人員掌握。管理人員應大膽嘗試，積極探索信息系統(tǒng)建設的新途徑、新方法，逐一引入檔案信息資源的共享與傳播、查詢與檢索、處理與反饋等先進技術，共同建立檔案信息數(shù)據(jù)資源在線模式共享平臺。

四是提高檔案管理人員的信息素養(yǎng)。檔案管理人員的信息素養(yǎng)是否達標，能否深入、靈活地運用信息技術開展日常管理工作，將直接決定管理運營實施的綜合效果，對檔案管理信息化建設質(zhì)量起決定性作用。因此，一方面檔案管理部門領導要積極邀請信息技術領域權威學者或優(yōu)秀一線檔案管理人才作為主題演講嘉賓，定期進行專業(yè)、系統(tǒng)的培訓；另一方面，通過適當性考核、獎懲等措施，督促管理人員積極參與培訓活動，從整體上提高檔案管理部門的職業(yè)化水平。

綜上所述，在當前中國信息技術健康、穩(wěn)定發(fā)展的社會環(huán)境下，各行各業(yè)都將符合自身日常工作的多樣化信息技術引入，極大提高了生產(chǎn)經(jīng)營的綜合效益，有效緩解了人工操作帶來的成本壓力，進一步推動了自身領域的長足進步。為了加強日常管理工作的實施質(zhì)量，保證檔案管理任務的高質(zhì)量完成，中國檔案管理也應與時俱進，加快檔案管理信息系統(tǒng)建設，推動檔案管理部門日常管理效能和服務效率穩(wěn)步提高，促進檔案管理水平不斷提升、檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展。