不動產登記檔案利用中的個人信息權益保護探析

文/李守山

不動產登記檔案涉及不動產權利人的個人信息，如何加強個人信息權益保護，已成為當前不動產登記檔案利用中的重要問題。本文通過對不動產登記檔案的概念界定，分析利用工作中個人信息權益保護的意義及存在問題，并提出應對措施，以期促進不動產登記檔案利用的法治化、規范化和現代化，推動公眾個人信息權益的保護

《民法典》《個人信息保護法》等法律的頒布，進一步增強了法律規范的系統性、針對性和可操作性，國家層面形成了完備的個人信息權益保護制度，個人信息權益保護上升到了前所未有的高度。與此同時，隨著我國房地產市場蓬勃發展，公眾對不動產登記檔案的利用需求與日俱增，給利用工作特別是個人信息權益保護帶來了巨大的壓力。以西安市為例，不動產登記檔案部門現有館藏468萬卷，年新增60余萬卷，提供自助機、政務網、APP查詢等利用途徑，近3年年均利用量達200萬人次。因此，探析如何在不影響公眾合理利用不動產登記檔案的同時做好個人信息權益保護，頗為具有現實意義。

一、概念界定

我國尚未出臺定義不動產登記檔案的法律法規，根據《檔案法》《不動產登記暫行條例》《不動產登記資料查詢暫行辦法》等規定，不動產登記檔案是指在不動產登記工作中形成的有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的紙質檔案和電子檔案，包括不動產登記簿等登記結果和登記申請材料、權籍調查成果、登記機構的內部審核文件、具有保存價值的其他材料等原始登記資料。作為一種信息資源，其中的身份證明、登記申請書、結婚證、交易合同等內容，包含著不動產權利人的姓名、出生日期、證件號碼、住址、電話號碼和婚姻、交易關系等具有典型特征的個人信息。

二、現狀分析

1.個人信息權益保護的主要意義

一是檔案部門依法履職的重要體現

《民法典》總則篇規定“自然人的個人信息受法律保護”“任何組織或者個人需要獲取他人個人信息的，應當依法取得并確保信息安全”，個人信息受法律保護作為一項重要的民事權利得到了體現，并將信息處理的合法性和安全性納入法律框架。《檔案法》第二十八條“利用檔案涉及知識產權、個人信息的，應當遵守有關法律、行政法規的規定”，更進一步明確了檔案利用中涉及個人信息的處理規定，這些要求同樣適用于不動產登記檔案。

二是“互聯網+不動產登記”推進的基礎保障

“互聯網+不動產登記”的開展，實現了不動產登記和檔案利用的提速增效，便利了公眾辦事。但如果不能有效保護檔案中的個人信息，一旦泄露，范圍更大、后果更嚴重，也會給不動產權利人和信息共享單位帶來顧慮。換言之，只有建立科學有效的保護機制，消除各方隱憂，才能保障“互聯網+不動產登記”深入推進。

三是保護權利人合法權益的原始憑證

《民法典》物權篇規定“不動產物權的設立、變更、轉讓和消滅，經依法登記，發生效力”，即權利的取得或轉移，經登記后才能實現。不動產登記檔案正是登記過程中形成的權威的、唯一的原始憑證，一旦出現權屬爭議或司法糾紛，檔案中記載的特定權利人的個人信息，可以準確反映不動產物權的真實歸屬，起到定分止爭的作用。

2.利用工作中存在的問題

(2)提供充分的信息。招聘的過程是招聘雙方相互提供信息的過程，招聘人員在這個過程中應該向求職者提供充分、真實的信息，既包括崗位的信息也包括關于組織氛圍、組織文化等方面的信息，讓求職者對崗位和組織有一個合理的預期。否則，入職后的現實和預期之間的差距會導致員工的滿意度下降，也會對企業產生質疑，不利于建立相互信任的關系，更有可能導致人員的流失。所以，在招聘環節，提供充分而真實的信息是維系和諧的員工關系的一個重要方面，也是獲得員工認可的開端。

一是有關制度仍未健全

我國目前尚未制定統一、專門的不動產登記檔案管理制度，利用工作主要參照《檔案法》《不動產登記暫行條例》《不動產登記資料查詢暫行辦法》等法律法規，指導性不強，針對性不足。同時，電子證照、電子簽名等電子材料的廣泛應用，國家機關之間的信息共享逐漸深入，但是相關法律法規對于國家機關查詢和信息共享僅是提及“需要加強”和“另行規定”，缺少相應的制度和規范。

二是個人信息范圍界定難

我國不動產登記實行物權公示原則，即不動產登記檔案可以依法、有限查詢，《民法典》明確規定“權利人、利害關系人可以申請查詢、復制不動產登記資料,登記機構應當提供”。實際工作中，檔案中記載的個人信息和其他信息相互交織，很難拆分利用。不動產自然狀況、查封、抵押等內容，是否屬于個人信息又會因查詢主體身份的變化而變化，無法一概而論。如何界定“什么人可以查”和“可以查什么”，是實踐中常遇到的難題。

三是安全機制建立不夠全面及時

大數據、云計算、人臉識別等技術的廣泛運用，不動產登記檔案工作逐漸向信息化轉型，在管理水平和利用能效提高的同時，登記部門、檔案外包服務公司（數字化、系統運維、數據庫管理等單位）以及信息共享單位均有一定的查詢權限，導致面臨泄露的風險點增多。

四是監管機制單一，缺乏獨立性

現行的監管機制多為不動產登記檔案部門內部監管和上級不定期的抽檢，形式相對單一固化，也缺乏一定的獨立性，存在“既是運動員又是裁判員”的弊端。這在一定程度上使信息內部泄露的問題長期存在，難以徹底消除。

五是宣傳教育力度不夠

不動產登記檔案工作人員忙于日常事務，對個人信息保護的問題缺乏關注度，認識不深刻，教育不到位。不動產登記檔案利用者對個人信息保護缺乏認識和了解，甚至存在自己“泄漏”自身信息的情形。社會整體層面個人信息權益保護意識不高，是信息泄露的重要誘因。

三、措施對策

1.完善規章制度

依托《民法典》《檔案法》《個人信息保護法》《不動產登記暫行條例》等法律法規，結合信息化背景下利用工作的應用場景，國家層面出臺《不動產登記檔案管理辦法》，完善不動產登記檔案利用制度，特別是規范國家機關利用，細化流程，厘清職責，消除“各地為政”的不規范現象，使一線利用工作有章可循、統一規范，進而降低非法利用、過度利用個人信息的風險。

2.提高檔案現代化管理水平

首先，開展常態化、多元化和系統化的培訓。檔案、登記、計算機、法律法規等多方面內容，缺一不可，培養“一專多能”、業務過硬的綜合素質人才。其次，充分利用信息技術，探索新的應用場景，如政務網、微信公眾號等，減少人機交互，降低人為泄漏的風險。最后，對檔案中已經明確的涉及個人信息的敏感字段采用加密傳輸和脫敏處理，便于非權利人的利用。

3.完善信息安全機制

首先，建立嚴格的利用準入機制和定期運維制度，從查詢主體、查詢方式、查詢范圍等明確權責，做到任何人、任何操作均可追溯、可留痕、可還原。其次，堅持“三網四庫”原則貫穿于檔案收、存、管、用的全周期管理，避免一味求快而出現“串網”“串庫”，忽略了安全性和可靠性。再次，重點崗位和關鍵環節執行“雙人雙崗作業”制度，相互監督和制約。最后，保密培訓、安全培訓和警示教育要保持常態化，擰緊個人信息保護的思想“安全閥”。

4.建立多元化監管機制

個人信息權益保護，有其復雜性和系統性，多元化監管機制的建立十分必要。首先，加強行政監管力度，設立專門針對個人信息安全的行政監督機構，建立“失信”名單管理制度。其次，要求涉及不動產登記檔案利用的機關、企事業單位等成立監管協會，接受登記機構的指導，定期組織抽檢，檢查結果與后續利用工作開展掛鉤，推動行業監管。最后，施行技術監管，利用信息技術對查詢記錄、后臺日志等分析比對，篩查非工作時間、申請材料缺失等“異質”案例進行核驗。

5.加大宣傳教育，提升全社會的關注度

不動產登記機構要主動作為，做好引領，充分動員多方力量廣泛參與，形式多樣，內容豐富，堅持長抓、常抓。參與者既要有檔案部門和利用者，也要有公安局、人民法院等司法機關；內容上既要有防范技能、救濟途徑等信息安全知識，也要有典型案例的警示教育；形式上既可以在人群密集的線下大廳，也可以利用微信公眾號、政府網站等線上平臺；方法上既可以采取不定期的普法宣傳，也可以在每年的國際檔案日開展專題宣講等，逐步提升全社會對個人信息權益保護的關注，反向推動利用工作更加規范有序。