關(guān)于完善醫(yī)院檔案全生命周期管理流程的思考

文/張 蔚

檔案管理工作是醫(yī)院管理工作的重要組成部分。如何完善醫(yī)院檔案全生命周期管理流程，提升醫(yī)院的檔案管理水平，助力醫(yī)院的發(fā)展與社會(huì)進(jìn)步，本文進(jìn)行了分析研究與探討

檔案管理工作是醫(yī)院管理的一部分，是保障醫(yī)院穩(wěn)定可靠運(yùn)行的必要條件，也是提升醫(yī)院醫(yī)療水平與工作效率的一項(xiàng)重要工作，完善檔案全生命周期管理流程有助于提升醫(yī)院的管理水平，做好檔案的利用工作，為醫(yī)院發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

一、醫(yī)院檔案管理工作概述

醫(yī)院檔案來源于醫(yī)院的日常活動(dòng)，包括臨床治療、科研管理、藥品管理、教學(xué)研究、行政管理、設(shè)備管理、基礎(chǔ)建設(shè)等各項(xiàng)活動(dòng)，是以多種形式保存的具有研究價(jià)值的記錄。醫(yī)院檔案所展現(xiàn)的不僅僅是醫(yī)院的發(fā)展歷史和過程，更記載了一部分社會(huì)群體的健康狀況，是社會(huì)發(fā)展的重要參考資料，也是醫(yī)院行政和決策的指導(dǎo)依據(jù)。

醫(yī)院檔案管理工作主要包括將就醫(yī)患者基本信息、病情以及行政、后勤等各科室工作情況進(jìn)行整體歸納和總結(jié)。例如，醫(yī)院病案管理、醫(yī)療人員情況、醫(yī)院財(cái)務(wù)狀況以及科研成果等，都是醫(yī)院檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)。醫(yī)院應(yīng)建立檔案管理室，負(fù)責(zé)管理醫(yī)院內(nèi)部的檔案相關(guān)工作。

醫(yī)院檔案管理工作應(yīng)區(qū)別于其他企事業(yè)單位。醫(yī)院檔案有著鮮明的醫(yī)療行業(yè)特色，大部分富有醫(yī)學(xué)色彩，需要管理者具備相應(yīng)的醫(yī)療知識(shí)儲(chǔ)備；檔案種類繁多，涉及業(yè)務(wù)類型廣泛，例如人事資料、患者資料、醫(yī)院內(nèi)部文檔、上級(jí)發(fā)文等形成檔案規(guī)范管理。醫(yī)院檔案不僅反映著醫(yī)院的業(yè)務(wù)水平和業(yè)務(wù)量，也為醫(yī)院提高醫(yī)療服務(wù)水平提供了基礎(chǔ)和保障。

二、醫(yī)院檔案全生命周期管理思路

優(yōu)質(zhì)的醫(yī)院檔案管理能夠使醫(yī)療器械的管理更加規(guī)范，患者信息更加精準(zhǔn)，加強(qiáng)醫(yī)院的整體醫(yī)療水平，促進(jìn)醫(yī)院口碑建立，為醫(yī)院在下達(dá)指令和制定政策時(shí)提供有效參考，提高醫(yī)院工作效率和服務(wù)質(zhì)量。因此引入檔案生命周期理論，以期對(duì)醫(yī)院檔案管理工作有系統(tǒng)性的提高。

1.檔案全生命周期理論

從生命周期的視角來看待和管理檔案，將檔案看成一個(gè)有始有終、不斷發(fā)展變化的對(duì)象，并根據(jù)其不同階段的特點(diǎn)實(shí)施區(qū)別化的管理，有助于提升檔案管理水平。檔案從收集到最終銷毀或永久保存的過程主要包括收集，整理，保管，利用，銷毀五個(gè)環(huán)節(jié)，可以將這五個(gè)環(huán)節(jié)動(dòng)態(tài)地看作檔案經(jīng)歷形成期、發(fā)展期、成熟期、衰退期，即檔案的全生命周期。

2.醫(yī)院檔案全生命周期劃分與流程（見圖一）

當(dāng)前檔案數(shù)字化趨勢下，醫(yī)院檔案應(yīng)更多運(yùn)用信息化手段實(shí)現(xiàn)其全生命周期管理。通過電腦程序，可以完成對(duì)醫(yī)院所有業(yè)務(wù)管理和檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)銜接，從而省去了重復(fù)記錄、上傳的歸檔工作；通過歸檔編輯等工具，可以進(jìn)行綜合文檔的錄入、紙質(zhì)文檔的掃描、電子文檔的導(dǎo)入、實(shí)現(xiàn)綜合檔案各篇目的批量錄入、批量編輯、存檔、表格打印等。

3.防疫檔案的全生命周期管理

突如其來的新冠疫情，使得醫(yī)院面臨來自于防疫工作及防疫檔案暴增的雙重壓力，對(duì)于醫(yī)院檔案管理工作是一項(xiàng)不小的挑戰(zhàn)。防疫檔案記載著疫情發(fā)生周期的原始信息，見證了疫情從出現(xiàn)到防控的本來面貌，完整記錄了人民萬眾一心、同甘共苦、群防群控、共戰(zhàn)疫魔的全過程，防疫檔案的存在使得疫情防控工作的相關(guān)資料得以永久保存，給抗擊過疫情的人們留下珍貴的回憶與經(jīng)驗(yàn)。

防疫檔案管理工作應(yīng)與防疫工作同謀劃、同部署、同推進(jìn)、同落實(shí)，醫(yī)院檔案部門應(yīng)做好防疫檔案整理、歸檔工作；及時(shí)收集防疫工作中形成的文字、圖表、照片、錄音、錄像等各種形式的文件材料，應(yīng)收盡收，應(yīng)歸盡歸；合理安排防疫檔案入庫工作；健全醫(yī)院防疫檔案安全制度，完善應(yīng)急預(yù)案，做好醫(yī)院疫情防控工作安全管理，形成一整套系統(tǒng)完整的檔案資料，以便醫(yī)院及相關(guān)部門查考、利用。其中收集工作可從兩方面開展：行政系統(tǒng)——上級(jí)部門對(duì)于醫(yī)院防疫工作的指示材料；醫(yī)院在疫情防控中的制度、預(yù)案等材料；反映醫(yī)院疫情防控部署等一系列措施的材料；醫(yī)院在防疫過程中涌現(xiàn)的先進(jìn)人物、先進(jìn)事跡的相關(guān)材料；物資捐贈(zèng)、支援抗疫、定點(diǎn)幫扶的記錄材料。醫(yī)療系統(tǒng)——醫(yī)院發(fā)現(xiàn)疑似病例的處理流程的材料；醫(yī)院接收、診治確診患者的過程記錄材料；確診患者病情變化、用藥效果等臨床記錄材料。

醫(yī)院防疫檔案管理工作應(yīng)做到利用存量檔案，為防疫部門提供數(shù)據(jù)，達(dá)到事前預(yù)警的效果，為防疫部門及醫(yī)院管理層作出決策、建立應(yīng)急機(jī)制提供參考；防疫工作中產(chǎn)生的文件材料應(yīng)及時(shí)收集，對(duì)應(yīng)公開的數(shù)據(jù)信息及時(shí)提供；防疫工作結(jié)束后應(yīng)做好防疫檔案的利用工作，對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行研究分析、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，為使用者提供科研、宣教等服務(wù)。

醫(yī)院防疫檔案管理工作的開展，對(duì)于應(yīng)對(duì)突發(fā)公共衛(wèi)生事件有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。

三、醫(yī)院檔案全生命周期管理流程的完善

醫(yī)院檔案全生命周期管理流程的完善，一方面有利于醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展，為醫(yī)院醫(yī)療秩序提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)和保障，對(duì)于醫(yī)院的醫(yī)療管理水平具有積極的促進(jìn)意義；另一方面，有助于推動(dòng)醫(yī)院文化建設(shè)，建立醫(yī)院文化品牌效應(yīng)，提高醫(yī)院核心競爭力。

1.正確認(rèn)識(shí)“四個(gè)程度”

傳統(tǒng)管理模式問題遺留程度。醫(yī)院檔案管理工作量巨大，需要各科室和部門之間相互協(xié)調(diào)配合，這就要求檔案管理人員有著較強(qiáng)的專業(yè)技能，能夠注重檔案管理工作過程中的服務(wù)屬性和工作細(xì)節(jié)，樹立檔案安全防范意識(shí)，同時(shí)對(duì)檔案隱私內(nèi)容，檔案管理室還應(yīng)建立相關(guān)檔案隱私保護(hù)制度和信息安全體系，以確保檔案管理工作的安全性，這些要求之間的協(xié)調(diào)需要現(xiàn)代化檔案管理模式。然而目前很多醫(yī)院的檔案管理工作還存在工作人員業(yè)務(wù)水平不夠，對(duì)檔案管理方面的不夠重視等問題，其主要原因在于部分醫(yī)院習(xí)慣于沿襲以往的檔案管理模式，沒有動(dòng)態(tài)地積極對(duì)待院內(nèi)檔案管理與社會(huì)環(huán)境發(fā)展速度之間的沖突。

醫(yī)院檔案管理工作重要性認(rèn)知程度。對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，沒有給予高度重視，醫(yī)院職工在檔案管理工作中很可能沒有強(qiáng)烈的事業(yè)責(zé)任心以及事無巨細(xì)的工作態(tài)度，也不能充分考慮到檔案之于院區(qū)的重要價(jià)值與實(shí)際意義。同時(shí)醫(yī)院往往對(duì)檔案管理工作重要性的宣傳力度不夠，不利于建立醫(yī)院員工關(guān)注、重視檔案管理的環(huán)境，導(dǎo)致醫(yī)院內(nèi)部檔案管理工作進(jìn)一步弱化。

醫(yī)院檔案管理人員專業(yè)程度。醫(yī)院檔案管理人員的相關(guān)專業(yè)程度往往不受醫(yī)院重視，是否具備從業(yè)資質(zhì)并沒有得到醫(yī)院明確的要求，一部分醫(yī)院檔案從業(yè)人員仍然停留在經(jīng)驗(yàn)主義、本本主義的過去式，嚴(yán)重缺乏檔案信息的使用意識(shí)，或是專業(yè)水平參差不齊，無法形成系統(tǒng)的管理。

醫(yī)院檔案管理與信息技術(shù)發(fā)展匹配程度。醫(yī)院的檔案管理設(shè)施設(shè)備與當(dāng)前信息技術(shù)發(fā)展脫節(jié)，與醫(yī)院臨床科研水平嚴(yán)重不匹配。無論從人員還是資金，都存在投入不足的現(xiàn)象，對(duì)于檔案的采集仍停留于手工收集、人工檢索的階段，更遑論引入新型高效的檔案管理軟件等。

2.做好“四個(gè)轉(zhuǎn)化”

醫(yī)院檔案管理制度化。制度化建設(shè)是做好檔案管理工作的重要基石，醫(yī)院檔案類型和載體的多樣性決定了其管理方法要不斷變革，與時(shí)俱進(jìn)，與新形勢相適應(yīng)。因此，對(duì)醫(yī)院檔案工作人員在專業(yè)領(lǐng)域知識(shí)以及相關(guān)軟件系統(tǒng)操作能力等方面都提出了標(biāo)準(zhǔn)化要求。醫(yī)院應(yīng)結(jié)合自身實(shí)際情況建立健全檔案管理規(guī)范與制度，只有將醫(yī)院檔案管理制度化，明確規(guī)范流程，檔案管理工作才能發(fā)揮相應(yīng)的效果。

醫(yī)院檔案管理科技化。隨著計(jì)算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)科學(xué)技術(shù)的深入發(fā)展，對(duì)如何利用新型手段進(jìn)行檔案管理從而能達(dá)到事半功倍的效果提出新問題。運(yùn)用專業(yè)軟件、數(shù)字化系統(tǒng)等檔案管理方法，既減少了人為因素對(duì)文件材料歸檔等工作中的不良影響，又發(fā)揮虛擬化的管理優(yōu)勢，降低手工操作次數(shù)，進(jìn)而提高工作質(zhì)量與效率。醫(yī)院管理層總是重視工作效率的提高與人力資源配置的有效性。

醫(yī)院檔案管理細(xì)節(jié)化。要想加強(qiáng)檔案的利用服務(wù)能力，達(dá)到資源有效共享，醫(yī)院檔案管理應(yīng)注重基礎(chǔ)環(huán)節(jié)的落實(shí)，包括在檔案的形成與采集、歸檔與整理、鑒定與保管環(huán)節(jié)下細(xì)分的編目、檢索、編研等工作。通過制定合理的檢索工具，建立健全檢索系統(tǒng)以及歸檔文件匯編，準(zhǔn)確、系統(tǒng)、全面地開展利用工作。在此基礎(chǔ)上加強(qiáng)對(duì)檔案的保管工作，隨時(shí)準(zhǔn)備為利用者提供所急需的檔案。重要、珍貴的檔案要備有微縮或復(fù)制件，以代替檔案原件提供利用。同時(shí)加強(qiáng)檔案庫房設(shè)備設(shè)施建設(shè)，減少外部環(huán)境對(duì)檔案可能造成的損害。

醫(yī)院檔案管理階段化。實(shí)施檔案全生命周期管理，要重視檔案工作階段管理，通過形成期、發(fā)展期、成熟期、衰退期合理安排檔案管理工作的開展；同時(shí)注重醫(yī)院重大節(jié)點(diǎn)跟蹤，做好醫(yī)院重大事件、基礎(chǔ)建設(shè)等原始記錄留存，把檔案全生命周期管理理念貫穿到醫(yī)院檔案“收、管、存、用”全過程。