論新冠疫情下的高校檔案工作
——以榆林學院為例

文/王 艷

三年來，新冠疫情給人民群眾的生命安全和身體健康帶來了嚴重威脅，對經濟社會發展產生了前所未有的沖擊。作為人群聚集密度較高的高校沖擊力更大，各個方面的工作開展尤為困難。如何做好疫情期間的高校檔案工作對檔案工作者來說面臨著新的挑戰。本文就如何做好疫情期間的學生檔案工作進行論述

2020新年伊始，新冠肺炎疫情暴發，對高校工作也產生了前所未有的沖擊。學校管理、學生思想、教學、學生就業等等都遇到了重大挑戰。學生檔案管理工作也發生了變化，對疫情期間的檔案利用服務方式、各類檔案利用業務辦理方式、接待等問題要全新落實。學生檔案涉及學生切身利益，關系到每個學生畢業后就業、升學、評職稱等重要環節，甚至會影響到養老保險、工齡等社保福利。在特殊時期，廣大校友和學生的檔案需求仍然存在，學生檔案工作不能因為疫情而停滯。

一、疫情影響下高校學生檔案工作的原則與方法

榆林學院檔案館在高度重視防控的前提下，積極做好檔案管理利用與轉遞需求，保障學生切身利益。

1.針對服務人群多樣化特點，采取多種疫情防控措施，保護工作人員身心健康，防止疫情擴散。

2.變革工作方式，采取“線上”與“線下”“在館”與“在家”相結合的工作方式，保證學生檔案工作不因疫情而中斷。

3.“堅持原則”與“變通靈活”相結合，妥善處理疫情期間學生的特殊情況。

4.提升服務質量。通過對工作中遇到的校友的各種檔案需求進行歸類、整理和研究，做到了有針對性地為校友提供多樣化的個性服務，從而滿足不同校友的不同檔案需求，努力提高檔案查詢利用滿意度。

二、榆林學院檔案館疫情期間學生檔案工作的具體做法和實施過程

1.加強防疫工作

工作場所每日定時進行消殺滅。為到崗4名人員配備口罩、手套、酒精，要求檔案工作人員在服務時必須佩戴口罩，接觸檔案、調檔函、查檔申請等外來物品時必須佩戴手套，并在接觸后及時用酒精消毒。

2.加強工作人員健康管理

關注疫情期間工作人員的身體健康。杜絕帶病上崗工作，防止疫情傳播。關注疫情期間工作人員心理健康。依托微信工作群，副館長與工作人員保持密切聯系，隨時掌握疫情期間人員的心理狀態，并通過轉發疫情通報、防控政策，普及疫情防控小知識，幫助科室同志正確應對疫情，合理調適身心。

3.工作方式靈活

為減少人員聚集，避免工作人員之間的交叉感染，我們實行了“在館”與“在家”相結合的輪班制工作安排方式。根據疫情嚴重程度，身體狀況好的工作人員按時到崗，其余同志雖未到館，但要求在家辦公，并確保電話、網絡暢通，保證隨叫隨到。

4.多措并舉，采取“線上”與“線下”相結合的服務方式

針對因疫情帶來的查檔不便，通過咨詢電話細致耐心做好解釋工作的同時，用心傾聽校友的不同需求，利用工作人員微信、電話和郵箱，為校友提供電子版檔案，同時快遞紙質版檔案，以解校友的燃眉之急。確因特殊原因到現場辦理業務的師生校友，要求按照國家防疫要求戴好口罩，與他人保持1米以上距離，并自備紙筆等相關用具。

5.妥善處理疫情期間學生的特殊情況

在學生檔案利用方面，我們秉承自始至終為學生服務的工作態度，通過和輔導員老師進行線上溝通，由檔案館老師在線下代為辦理所需材料，妥善處理了“因校門疫情管控，學生無法入?！钡膯栴}。

三、疫情期間做好檔案工作的啟示

1.要保障一線工作人員的身心健康

由于防控措施和一線工作人員的措施到位，榆林學院檔案館全體工作人員身心健康，工作狀態良好，保證了疫情期間學生檔案工作的順利開展，圓滿完成了檔案工作任務。

2.要努力推動檔案工作信息化進程

目前榆林學院檔案館檔案數字化工作正常運轉，但館微信公眾號和官網還不能提供學檔去向、查歸轉檔、遠程服務等多種服務，滿足不了多元化用檔需求。所以，疫情時期在嚴格的疫情防控政策下，要轉變學生檔案工作方式，尤其是應用現代信息技術手段，建立用戶線上用檔系統，促進線上用檔工作的常態化，從而推動檔案工作的信息化進程。

實踐表明，疫情期間，榆林學院檔案工作正常開展，尤其是學生檔案工作任務順利完成，維護了師生校友的切身利益，獲得了社會廣泛認可和高度評價。在檔案事項辦結以后，老師、學生、家長紛紛通過微信、qq等各種聯系方式與我們聯系，對學院檔案館在疫情期間提供的良好服務給予肯定和好評。