辦公室行政后勤管理問(wèn)題及對(duì)策

曾 閱

（中交四航局第二工程有限公司）

隨著我國(guó)企事業(yè)單位改革工作的日漸深入，辦公室行政后勤管理工作可發(fā)揮出來(lái)的作用及價(jià)值也越來(lái)越明顯，尤其是其服務(wù)功能和協(xié)調(diào)功能，對(duì)于機(jī)關(guān)事務(wù)管理工作來(lái)說(shuō)，辦公室行政管理工作，除了需要協(xié)調(diào)好各部門的工作關(guān)系，還需要發(fā)揮出一定的保障功能，是企事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)穩(wěn)定運(yùn)轉(zhuǎn)的重要?jiǎng)恿χ弧Ｗ鳛榫邆漭^強(qiáng)綜合性的部門辦公室，行政后勤管理工作的工作內(nèi)容較為煩瑣，更加關(guān)注對(duì)企業(yè)工作的處理水平。對(duì)于企事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，辦公室行政后勤管理工作的工作水平將直接影響各項(xiàng)前線工作能否穩(wěn)定運(yùn)轉(zhuǎn)，因此需要進(jìn)一步強(qiáng)化對(duì)辦公室行政后勤管理管理工作的關(guān)注和重視，改善管理策略。

一、行政后勤管理職責(zé)概述

在企事業(yè)單位的發(fā)展過(guò)程中，辦公室和行政后勤管理工作主要是針對(duì)內(nèi)部后勤及行政工作，需要承擔(dān)一定的來(lái)訪事項(xiàng)辦理、費(fèi)用報(bào)銷和車輛管理等工作，辦公室行政后勤管理工作為企事業(yè)單位發(fā)展過(guò)程中的重要參謀助手，因此相關(guān)工作人員需要樹(shù)立“把握大局，服務(wù)全局”的思想意識(shí)，確保各項(xiàng)工作得到精準(zhǔn)落實(shí)，具備更為細(xì)致的工作處理態(tài)度。基于職能角度簡(jiǎn)要分析，行政后勤管理部門其職能主要體現(xiàn)在多方協(xié)調(diào)、服務(wù)和參謀上。服務(wù)職能可表現(xiàn)在內(nèi)部管理工作的多個(gè)層面，既需要為企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層提供服務(wù)，又需要為基層員工提供有效服務(wù)，構(gòu)建出一個(gè)更為完善的內(nèi)部環(huán)境和工作氛圍。協(xié)調(diào)職能主要是對(duì)各類工作關(guān)系和員工關(guān)系進(jìn)行協(xié)調(diào)。工作關(guān)系協(xié)調(diào)主要是對(duì)會(huì)議、應(yīng)急、車輛、日常活動(dòng)展開(kāi)協(xié)調(diào)。而關(guān)系協(xié)調(diào)則是對(duì)部門領(lǐng)導(dǎo)和員工之間的關(guān)系進(jìn)行協(xié)調(diào)，通過(guò)科學(xué)合理地協(xié)調(diào)工作，促使企業(yè)資源整合水平得到全面提升，改善資源配置能力，實(shí)現(xiàn)資源的最優(yōu)化配置，優(yōu)化內(nèi)部和外部的辦事效率。參謀助手主要是與領(lǐng)導(dǎo)交辦的臨時(shí)性和其他任務(wù)有關(guān)，需要對(duì)各類數(shù)據(jù)信息及資料進(jìn)行匯總、整理，并展開(kāi)分析處理，對(duì)于進(jìn)一步推動(dòng)企事業(yè)單位的內(nèi)部工作執(zhí)行有著非常重要的現(xiàn)實(shí)作用。同時(shí)，需要對(duì)各項(xiàng)工作的開(kāi)展?fàn)顩r進(jìn)行監(jiān)督和及時(shí)匯報(bào)，幫助領(lǐng)導(dǎo)隨時(shí)了解各事項(xiàng)運(yùn)行狀況。

二、行政后勤管理現(xiàn)狀及問(wèn)題

（一）認(rèn)識(shí)不足

在我國(guó)正式走向社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的改革之路之后，社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展形態(tài)已經(jīng)出現(xiàn)顛覆性轉(zhuǎn)型。在這一社會(huì)體制的影響之下，企事業(yè)單位在其發(fā)展過(guò)程中，更加關(guān)注提升核心競(jìng)爭(zhēng)力，擴(kuò)大利潤(rùn)空間，獲得更為廣闊的經(jīng)濟(jì)效益，雖然未忽視內(nèi)部管理工作，但是總體來(lái)看，辦公室行政后勤管理工作仍處于邊緣地位，相較于業(yè)務(wù)部門，行政后勤管理工作未引起關(guān)注和重視。大多數(shù)企事業(yè)單位都覺(jué)得辦公室行政后勤管理工作的主要內(nèi)容就是簡(jiǎn)單地收發(fā)文件，或是下達(dá)上級(jí)部門精神文件，對(duì)于企事業(yè)單位發(fā)展所能夠帶來(lái)的直接經(jīng)濟(jì)效益不大，作用不夠突出，這種在思想認(rèn)知上的錯(cuò)誤認(rèn)知也會(huì)導(dǎo)致相關(guān)工作人員的崗位積極性、主觀能動(dòng)性全面下降。在工作時(shí)很容易出現(xiàn)工作拖延和工作拖懶的問(wèn)題，態(tài)度不認(rèn)真，敷衍了事，工作效率下降，工作能力較差，導(dǎo)致整個(gè)辦公室行政管理部門的作用未能得到根源性的展現(xiàn)[1]。

（二）責(zé)任意識(shí)不足

辦公室行政后勤管理工作雖然相較于業(yè)務(wù)部門來(lái)說(shuō)無(wú)法為其單位直接創(chuàng)造出經(jīng)濟(jì)效益，但是總的來(lái)看卻會(huì)對(duì)單位的穩(wěn)定可持續(xù)發(fā)展帶來(lái)直接影響。由于行政后勤管理工作在工作內(nèi)容上較為單一，工作形式較為枯燥，工作流程沒(méi)有那么復(fù)雜，因此，長(zhǎng)此以往，導(dǎo)致相關(guān)工作人員覺(jué)得行政后勤管理工作沒(méi)什么作用，不重要，未能了解其重要性，導(dǎo)致其責(zé)任意識(shí)越來(lái)越淡化。除此之外，由于行政管理工作相較于其他部門較為清閑，總體安逸，長(zhǎng)此以往，也會(huì)導(dǎo)致相關(guān)工作人員逐步喪失責(zé)任意識(shí)，在工作過(guò)程中很容易出現(xiàn)敷衍問(wèn)題。

（三）紀(jì)律意識(shí)不到位

在我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)改革和優(yōu)化完善的發(fā)展過(guò)程中，越來(lái)越多的企事業(yè)單位開(kāi)始積極倡導(dǎo)人性化管理模式，講究以人為本，為員工創(chuàng)造一個(gè)更為和諧以及積極向上的工作環(huán)境、工作氛圍，以緩解相關(guān)工作人員的心理壓力。但是卻出現(xiàn)了個(gè)別工作人員過(guò)度放縱、過(guò)度追求自由的問(wèn)題，甚至自由度已經(jīng)超出企業(yè)的掌控范圍，這就導(dǎo)致相關(guān)工作人員紀(jì)律意識(shí)越來(lái)越差，無(wú)法自覺(jué)遵守與工作標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)的各項(xiàng)紀(jì)律要求[2]。覺(jué)得該工作無(wú)關(guān)緊要，長(zhǎng)此以往，就會(huì)導(dǎo)致其工作態(tài)度越來(lái)越自由散漫。

（四）職能發(fā)揮不到位

辦公室行政后勤管理工作由于職能定位不夠清晰，不夠明確，再加上人員配置不夠合理，每天需要處理大量的瑣碎事務(wù)，這導(dǎo)致辦公室行政后勤管理工作人員的崗位積極性和崗位主觀能動(dòng)性全面下降，未能真正地展現(xiàn)出協(xié)調(diào)、服務(wù)、管理等職能。個(gè)別企事業(yè)單位內(nèi)部有著非常嚴(yán)重的機(jī)關(guān)作風(fēng)問(wèn)題，管理部門在企業(yè)工作過(guò)程中出現(xiàn)相互推諉扯皮的問(wèn)題，也為工作的落實(shí)帶來(lái)了嚴(yán)重的負(fù)面影響。另外參謀職能未能真正地展現(xiàn)到位，助手能力有所不足，信息的調(diào)查水平較差，信息收集能力較為薄弱，針對(duì)我國(guó)的各項(xiàng)戰(zhàn)略方針以及上級(jí)部門作出的指示精神未能真正地理解到位，調(diào)查研究不夠深入，調(diào)查廣度和寬度有所不足，未能在第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、提出問(wèn)題的解決辦法。

三、新形勢(shì)下辦公室行政后勤管理工作策略

（一）正確定位明確目標(biāo)

辦公室行政后勤管理工作需要始終秉承公司利益最大化這一原則，展開(kāi)針對(duì)性的質(zhì)量管理工作，確保可以通過(guò)行政后勤管理工作輔助企事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)業(yè)績(jī)的持續(xù)增長(zhǎng)，發(fā)揮出其職能價(jià)值，并創(chuàng)建出先人后己的企業(yè)氛圍，以及管理工作執(zhí)行力度更強(qiáng)，更為規(guī)范，效率更高，服務(wù)品質(zhì)更優(yōu)，具備現(xiàn)代化團(tuán)隊(duì)精神的行政后勤管理工作團(tuán)隊(duì)。同時(shí)做好三大主要工作，行政后勤管理工作內(nèi)容較為瑣碎，工作過(guò)程較為復(fù)雜，除了需要負(fù)責(zé)基礎(chǔ)的文件處理工作之外，還需要完成針對(duì)性的會(huì)議組織、信息傳遞等工作，并接待來(lái)自不同地方的客人，完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的臨時(shí)性和其他事宜，因此其主要職能可劃分為三大類，分別為辦文、辦會(huì)和辦事[3]。所謂辦文，主要是對(duì)企事業(yè)單位的各項(xiàng)文件進(jìn)行起草和流轉(zhuǎn)，并將流轉(zhuǎn)之后的文件進(jìn)行及時(shí)存檔，對(duì)當(dāng)前年度的總體工作計(jì)劃和一年工作的工作總結(jié)進(jìn)行匯總報(bào)告，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)在重大會(huì)議中的講話進(jìn)行起草，或者是進(jìn)行修訂，對(duì)政策進(jìn)行進(jìn)一步的深入研究，對(duì)信息進(jìn)行全面調(diào)查，并對(duì)各類文件資料進(jìn)行檔案管理。其次是辦會(huì)，主要是對(duì)會(huì)議進(jìn)行籌備和組織，準(zhǔn)備好會(huì)議所需資料，對(duì)會(huì)議時(shí)間和會(huì)議地點(diǎn)進(jìn)行通知、發(fā)布，對(duì)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行布置，并對(duì)會(huì)議人員進(jìn)行接待，對(duì)會(huì)議的開(kāi)會(huì)過(guò)程進(jìn)行管控，提供一定的會(huì)場(chǎng)服務(wù)，對(duì)會(huì)議記錄進(jìn)行全面整理，并在會(huì)議結(jié)束之后撰寫會(huì)議紀(jì)要。最后是辦事，幫助領(lǐng)導(dǎo)處理企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的各類常規(guī)化工作，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部和外部之間的有機(jī)協(xié)調(diào)，提出針對(duì)性的規(guī)章制度，對(duì)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)制定的重大決策進(jìn)行督查、督辦，監(jiān)督好決策的執(zhí)行過(guò)程，對(duì)外進(jìn)行一定的宣傳工作，對(duì)檔案進(jìn)行全面管理，并對(duì)計(jì)算機(jī)等設(shè)備進(jìn)行定期維護(hù)和管理，對(duì)車隊(duì)進(jìn)行管控，對(duì)企業(yè)文化建設(shè)進(jìn)行管理，并完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他事項(xiàng)。

（二）明確后勤管理辦公室各崗位具體職責(zé)

辦公室行政管理工作涉及內(nèi)容較多，因此須基于精細(xì)化管理這一模式，明確后勤行政管理部門不同人員的崗位職責(zé)，并通過(guò)落實(shí)崗位責(zé)任制，實(shí)現(xiàn)崗位和個(gè)人的直接掛鉤。首先是對(duì)于辦公室主任這一崗位來(lái)說(shuō)，需要確定其工作內(nèi)容，主要負(fù)責(zé)辦公室的全面協(xié)調(diào)工作，對(duì)市場(chǎng)部、其他管理部門及生產(chǎn)部的關(guān)系進(jìn)行有效協(xié)調(diào)，制定出當(dāng)前部門所有員工的崗位職責(zé)。二是需要制定出針對(duì)性的管理機(jī)制，主要是制定出當(dāng)前部門在這一年度中的工作計(jì)劃工作總結(jié)，并在年末匯總工作報(bào)告，制定出針對(duì)性的計(jì)劃，并監(jiān)督精準(zhǔn)落實(shí)。三是需要完成企事業(yè)單位的物資設(shè)備、管理環(huán)境等監(jiān)管工作，做好針對(duì)性的規(guī)劃并精準(zhǔn)落實(shí)。四是在確保企事業(yè)單位運(yùn)轉(zhuǎn)質(zhì)量和運(yùn)轉(zhuǎn)效率的基礎(chǔ)條件下，盡最大可能降低成本投入。五是需要負(fù)責(zé)一定的對(duì)外接待工作和來(lái)訪記錄工作，將企事業(yè)單位內(nèi)部工作人員對(duì)企業(yè)發(fā)展提出的建議和意見(jiàn)進(jìn)行處理，保障處理的時(shí)效性，不可過(guò)度拖延。五是需要通過(guò)辦公室主任對(duì)部門員工工作情況進(jìn)行績(jī)效考核，開(kāi)展針對(duì)性的培訓(xùn)。六是需要對(duì)單位的硬件設(shè)施維修工作和建筑維修工作提供保障，優(yōu)化其服務(wù)水平[4]。

（三）建立健全管理制度，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心重視

企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)部門及管理部門要進(jìn)一步強(qiáng)化對(duì)行政后勤管理工作的關(guān)注和重視，將直接影響行政后勤管理工作落實(shí)的好壞，二者之間為正比，只有通過(guò)充足的重視和關(guān)注，才可以調(diào)動(dòng)工作人員的崗位積極性，在遇見(jiàn)困難之后，也可以在第一時(shí)間作出應(yīng)對(duì)措施，迎難而上，面對(duì)問(wèn)題不退縮、推諉扯皮，積極主動(dòng)解決問(wèn)題。因此，企事業(yè)單位發(fā)展的成功與否，與當(dāng)前企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)后勤行政管理工作的支持水平和重視水平密不可分。因此可通過(guò)建立相關(guān)的管理規(guī)章制度，提升對(duì)行政后勤管理工作的關(guān)注和重視。行政后勤管理工作涉及內(nèi)容較多，覆蓋范圍較廣，包括對(duì)人力資源、物力資源和財(cái)力資源的綜合性管理，因此制定出完善管理規(guī)章制度，對(duì)于行政后勤管理工作的完善性有著非常重要的現(xiàn)實(shí)作用。規(guī)章制度建立需要基于細(xì)節(jié)著手，加強(qiáng)對(duì)大局的掌控，明確在行政后勤管理工作上的工作流程以及各個(gè)部門的崗位分工[5]。除此之外，為進(jìn)一步突破傳統(tǒng)的平均主義等問(wèn)題，需落實(shí)崗位責(zé)任制，為員工提供晉升渠道，依照崗位內(nèi)容、崗位承擔(dān)工作量以及日常工作效率和工作質(zhì)量，綜合員工的績(jī)效考核指標(biāo)，為行政后勤管理工作人員提供充足的晉升渠道，保障崗位責(zé)任分配的科學(xué)合理。另外，為進(jìn)一步強(qiáng)化辦公室行政管理工作的落實(shí)水平，需加強(qiáng)自動(dòng)化辦公建設(shè)。辦公室需要處理的工作內(nèi)容較為復(fù)雜、瑣碎，導(dǎo)致工作人員在工作過(guò)程中效率較低，工作質(zhì)量較差。舉例來(lái)說(shuō)，報(bào)銷業(yè)務(wù)流程太過(guò)復(fù)雜，發(fā)票需要找多個(gè)部門領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行簽字，但是領(lǐng)導(dǎo)因?yàn)榻?jīng)常出差，整個(gè)報(bào)銷工作可能需要花費(fèi)兩周的時(shí)間。因此可以通過(guò)引入辦公自動(dòng)化體系，進(jìn)一步緩解事務(wù)性工作對(duì)其帶來(lái)的工作壓力，提升工作效率，也可以實(shí)現(xiàn)后勤行政管理工作的全面溯源，追究責(zé)任，使得工作流程得到完善，避免主觀隨意工作所帶來(lái)的失誤問(wèn)題以及工作流程復(fù)雜問(wèn)題，確保整個(gè)管理流程更為精細(xì)。通過(guò)對(duì)自動(dòng)化管理體系的運(yùn)用，可以將辦公室行政后勤管理職能進(jìn)行真正的轉(zhuǎn)變，從傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)型管理、事后型管理，轉(zhuǎn)變?yōu)槭虑肮芸睾鸵?guī)范化管理，真正地走向現(xiàn)代化管理之路。

（四）做好辦公室后勤管理人員的監(jiān)督與考核

在辦公室行政后勤管理工作上，需要進(jìn)行人員的監(jiān)督和考核工作，保障績(jī)效考核指標(biāo)設(shè)置的客觀公正，對(duì)后勤行政管理工作人員的工作情況和工作成績(jī)進(jìn)行客觀評(píng)價(jià)。通過(guò)績(jī)效考核的設(shè)置，除了可以調(diào)動(dòng)后勤管理工作人員的崗位積極性，還可以調(diào)動(dòng)相關(guān)工作人員的主觀能動(dòng)性，形成對(duì)后勤行政管理工作的正確思想認(rèn)知。在后勤行政績(jī)效考核工作上，需要確保不同崗位員工的評(píng)價(jià)指標(biāo)設(shè)置全面、精準(zhǔn)，設(shè)置完善的考核機(jī)制和更為公平、公正、科學(xué)合理的考核辦法，優(yōu)化后勤行政管理工作的監(jiān)督工作和管理水平。并全面踐行嚴(yán)肅問(wèn)責(zé)原則，對(duì)考核過(guò)程中的舞弊行為和表面化行為進(jìn)行嚴(yán)格懲治。如何進(jìn)一步確保考核結(jié)果的公正性、公平性和精準(zhǔn)性，除了需要運(yùn)用定期抽查辦法和隨機(jī)抽查辦法之外，還需要通過(guò)定性和定量的有機(jī)融合辦法，并在評(píng)價(jià)過(guò)程中運(yùn)用過(guò)程評(píng)價(jià)和終結(jié)性評(píng)價(jià)。在評(píng)價(jià)內(nèi)容設(shè)置上，需要盡量保障科學(xué)合理，這樣才可以確保考核結(jié)果的精準(zhǔn)性。在考核內(nèi)容上，除了相關(guān)工作人員的工作能力以及工作結(jié)果之外，還需要考核職業(yè)道德和出勤情況，另外可以將最終的考核結(jié)果作為后續(xù)對(duì)后勤行政管理工作人員進(jìn)行評(píng)獎(jiǎng)評(píng)優(yōu)，明確晉升空間的重要憑證，可以與薪酬工資直接掛鉤，以考核模式盡最大可能發(fā)揮出監(jiān)督作用和考核作用[6]。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，雖然近年來(lái)在企事業(yè)單位的改革和發(fā)展過(guò)程中，已經(jīng)加強(qiáng)了對(duì)行政后勤管理工作的關(guān)注和重視，但也需要清晰地認(rèn)識(shí)到，目前行政后勤管理工作仍存在短板需要補(bǔ)齊。作為為單位提供發(fā)展服務(wù)的重要后方力量，確保行政后勤管理工作的高效率、高質(zhì)量穩(wěn)定運(yùn)轉(zhuǎn)，是確保企業(yè)單位得以落實(shí)戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)，始終向前發(fā)展的核心動(dòng)力，也是為企業(yè)提供人力資源及物力資源的重要后盾，因此需基于多個(gè)層次來(lái)改善后勤管理工作的執(zhí)行效率，了解后勤行政管理工作的改革方向和改革力度，加強(qiáng)對(duì)后勤管理工作的重視，保障行政后勤管理工作真正發(fā)揮作用及價(jià)值。

【相關(guān)鏈接】

行政后勤管理：

主要從事人事檔案管理；宿舍房間，床位管理，宿舍物品租借管理，宿舍水電表記錄及水電費(fèi)的計(jì)算等；辦公用品管理，檔案管理，印信管理，資產(chǎn)管理，車輛管理，辦公秩序及行為管理，前臺(tái)管理，電話管理，計(jì)算機(jī)管理，打印室、復(fù)印室管理，環(huán)保安全健康，員工培訓(xùn)，會(huì)議管理，公司物品租借，員工借貸款，出差管理，差費(fèi)報(bào)銷，內(nèi)部通知及公司訪客記錄等。固定資產(chǎn)管理，圖書管理。行政后勤部門是一個(gè)單位的必要部門，只是結(jié)構(gòu)設(shè)置形式的差別。大型單位專設(shè)一個(gè)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)行政后勤管理，小型單位則以其他機(jī)構(gòu)兼管形式。