如何進一步推進醫(yī)院文書檔案管理工作提質(zhì)增效

鮑春曉

（六安市第四人民醫(yī)院）

隨著醫(yī)改深入推進，醫(yī)院在醫(yī)療質(zhì)量、服務能力、文化建設、人民群眾滿意度等各方面都取得了成效，綜合管理能力顯著提升。醫(yī)院在開展綜合服務工作中產(chǎn)生文書檔案數(shù)量多、涉及范圍廣、種類多，基于這樣現(xiàn)況，想要充分發(fā)揮檔案在醫(yī)院發(fā)展中的作用，就需要對文書檔案進行有效、高質(zhì)量的管理，從而促進醫(yī)院管理工作提質(zhì)增效。醫(yī)院文書檔案管理水平是衡量醫(yī)院綜合管理水平的重要標準之一，有效開展醫(yī)院文書檔案管理，持續(xù)發(fā)揮文書檔案在醫(yī)院發(fā)展中的重要作用，完整記載不同時期醫(yī)院發(fā)展狀況，能夠提供醫(yī)院不同時期發(fā)展所需信息，提升醫(yī)院文書檔案利用率，文書檔案管理水平的提檔升級顯得尤為重要。

一、醫(yī)院文書檔案的特點

在醫(yī)院日常管理工作中，文書檔案是最重要的文件材料之一，記錄著醫(yī)院的各種信息，也是醫(yī)院開展管理工作的重要信息來源和依據(jù)。其具有歷史性、規(guī)范性和服務性的特點。第一，醫(yī)院文書檔案是醫(yī)院在開展黨務、行政管理等活動中形成的具有價值的歷史記錄，這體現(xiàn)了歷史階段性。第二，文書檔案的鑒定、分類、排序、保管、使用和借閱等體現(xiàn)了其規(guī)范性。第三，文書檔案為醫(yī)院領(lǐng)導層做決策時提供重要決策參考價值，能提升領(lǐng)導層工作效率；同時信息化建設和管理可以更好地為患者服務，其體現(xiàn)了服務性。但醫(yī)院各部門都會產(chǎn)生各種文書檔案，多數(shù)呈現(xiàn)分散性特點。這種分散狀態(tài)使得管理難度明顯提升，導致文書檔案收集不全情況經(jīng)常發(fā)生。針對這樣的實際情況，管理人員就要對文書檔案進行及時有效收集、集中統(tǒng)一管理、規(guī)范整理、入館入庫，將有效提升管理工作的質(zhì)量。

二、醫(yī)院文書檔案管理存在的問題

（一）文書檔案管理分散

隨著醫(yī)院綜合服務能力提升，醫(yī)院科室分工細化，在黨務、行政管理活動中形成的有價值的檔案也越來越多。但是由于醫(yī)院重視程度不夠，檔案管理體系不夠完善，管理手段相對陳舊，規(guī)范性不強，管理人員對文書檔案管理工作認知程度不夠，導致各科室形成的文書檔案多數(shù)由各科室自行保管、分散存放保管，沒有實現(xiàn)統(tǒng)一集中管理，一定程度上對文書檔案管理質(zhì)量產(chǎn)生影響。

（二）文書檔案利用率不高

就目前的實際管理工作來說，因為醫(yī)院沒有做到對檔案資源進行集中統(tǒng)一管理，沒有做到科學合理劃分檔案，科室只是履行檔案資料保管職能，沒有規(guī)范地按照檔案管理要求進行整理歸檔；且科室檔案管理人員不固定，文書檔案保管出現(xiàn)差錯，可能出現(xiàn)文書檔案丟失情況；人員對科室前期形成的檔案不熟悉，在遇到需要查閱、利用時，不能及時有效地提供利用。

（三）文書檔案管理信息化建設滯后

隨著醫(yī)院各項工作提檔升級，檔案管理要求隨之提升，文書檔案管理工作雖然較之前有所提升，但與醫(yī)院其他方面發(fā)展相比，投入比例較小，電子檔案管理系統(tǒng)軟件、存儲、轉(zhuǎn)換等設備投入不足，醫(yī)院文書檔案信息化發(fā)展存在著明顯的滯后現(xiàn)象，一定程度影響醫(yī)院綜合發(fā)展。

（四）文書檔案管理人員綜合能力不高

醫(yī)院文書檔案管理的直接責任人多數(shù)是一線管理人員，但就目前的情況而言，這些管理人員不論是管理能力、法律知識還是醫(yī)療知識等方面綜合素質(zhì)都有待進一步提高。此外，醫(yī)院對文書檔案管理工作人員配備不夠，以及管理人員流動性過大，基本上都是兼職檔案員，專業(yè)能力素質(zhì)不高，直接影響了管理工作的連續(xù)性、系統(tǒng)性。加之很多醫(yī)院管理人員對文書檔案重視程度有待提高，文書檔案管理人員又缺乏系統(tǒng)地專業(yè)培訓，對專業(yè)知識熟練掌握度不夠，外出學習、交流的機會不多，對當前檔案管理形勢認識不足，所以無法適應專業(yè)化的檔案管理工作，一定程度影響文書檔案的質(zhì)量。

（五）文書檔案數(shù)量質(zhì)量均較低

由于醫(yī)院部門科室較多，在開展職能活動中形成具有保存價值的文書檔案的數(shù)量就較多，但由于科室兼職檔案員的專業(yè)能力有限，對文書檔案收集、鑒定能力有限，導致許多有保存價值的文書檔案沒有及時保存，導致文書檔案數(shù)量較少。另一方面即使有價值的檔案被保存，成為文書檔案，多數(shù)都沒有按照文書檔案標準、要求進行規(guī)定，存在訂書針保留、目錄不符合要求，歸檔不完整等現(xiàn)象，檔案歸檔的質(zhì)量不高。

三、促進醫(yī)院文書檔案管理提質(zhì)增效的意義

（一）安全及時有效傳遞信息

文書檔案的保存和管理形式很大程度上決定了文書檔案管理效率的高低。在傳統(tǒng)的醫(yī)院文書檔案管理工作中，保存紙質(zhì)版是其主要手段和形式。這種傳統(tǒng)的管理形式顯然不夠充分。

隨著信息化技術(shù)的普及，醫(yī)院文書檔案也應當進行數(shù)字化轉(zhuǎn)型，相較于紙質(zhì)文書檔案資料，數(shù)字化資料的保存、傳遞和查閱更為方便快捷，能及時、有效傳遞信息。不僅縮短了保存和傳遞的時間，同時還提升了信息傳遞效率，備份、輔助和傳輸都非常便捷，能夠及時、安全、快速地交流信息。

（二）提升辦公效率和質(zhì)量

在傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理模式下，人力是醫(yī)院檔案管理效率和質(zhì)量的主要決定因素，而如今可通過信息化手段構(gòu)建完善的醫(yī)院文書檔案管理體系。利用信息技術(shù)手段對醫(yī)院文書檔案進行制作、儲存、轉(zhuǎn)移和共享，實現(xiàn)信息的快速交換，從而大大節(jié)省人力物力；同時也可以通過信息技術(shù)手段對醫(yī)院文書檔案的管理系統(tǒng)進行有效管理，極大提高了辦公的效率和質(zhì)量。

（三）實現(xiàn)資源互補和共享

對醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)進行構(gòu)建，從單一的醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)向信息資源系統(tǒng)過渡，不僅能夠使資源的利用效率得到提升，更重要的是醫(yī)院各部門能夠利用信息資源系統(tǒng)快速查閱、利用文書檔案資源，及時了解信息，實現(xiàn)資源共享。同時，信息資源系統(tǒng)的建立與完善，也是保證本院與其他醫(yī)院醫(yī)療資源信息互通和互認的前提。

（四）提高檔案的有效利用率

文書檔案是醫(yī)院主要職能活動的重要體現(xiàn)，其具有真實性、有效性和憑證性，是反映一個單位的歷史面貌的重要憑證。文書檔案具有很高的利用價值，檔案管理人員不僅能熟練地為職工提供真實有效的檔案信息查找，還能更準確地為單位和個人進行其證明、介紹，滿足單位、職工對檔案利用的需求，所以提高文書檔案管理質(zhì)量，將會提高檔案利用率，將更有利于維護醫(yī)院和個人的權(quán)益。

四、推進醫(yī)院文書檔案管理提質(zhì)增效的策略

（一）增強文書檔案管理工作意識

為使醫(yī)院文書檔案管理體質(zhì)增效，首先是強化認識，認識是行動的先導。一是檔案管理人員規(guī)范文書檔案工作，嚴格審查把關(guān)，使文書檔案整體質(zhì)量上個臺階。二是要協(xié)調(diào)處理好檔案室與其他科室的管理，強化檔案管理人員與其他科室人員溝通交流，從而使檔案管理工作順利開展。三是高度重視文書檔案的完整性，處理好文書檔案工作的細節(jié)問題，將管理工作貫徹落實到文書檔案管理的全過程。四是提高兼職檔案人員的意識。對于相對固定的兼職檔案人員來說，要按照檔案管理標準嚴要求、嚴管理，確需更換兼職檔案人員，則要做好交接登記工作，確保檔案工作的完整。因此，醫(yī)院領(lǐng)導層的管理人員要增強檔案管理意識，充分發(fā)揮引領(lǐng)作用，保障醫(yī)院檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展。

（二）明確文書檔案歸檔范圍

為了保證文書檔案的完整性和規(guī)范性，就需要明確醫(yī)院文書檔案歸檔范圍。一是醫(yī)院檔案管理者根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、國家檔案局第13號令等法律法規(guī)，以醫(yī)院實際情況為依據(jù)，合理劃分文書檔案歸檔范圍，在確定文書檔案歸檔范圍后，與醫(yī)院各部門，各科室進行溝通協(xié)調(diào)，確保各科室文書檔案應歸盡歸。二是對沒有歸檔價值的文書檔案資料、涉密文件資料，也要明確劃分管理期限，及時進行處置。

（三）提高信息化管理水平

隨著社會和科技的飛速發(fā)展，信息技術(shù)得到了廣泛普及和應用，信息化辦公逐漸成為主流，因此對于醫(yī)院文書管理工作而言，在工作中引入信息化技術(shù)手段，積極推行信息化管理顯得尤為重要。

醫(yī)院是一個特殊的機構(gòu)，形成的檔案涉及領(lǐng)域多、專業(yè)性和綜合性都較強，對文書檔案的數(shù)字化加工整理，可實現(xiàn)檔案資源共享、查閱、調(diào)閱、保管等，方便快捷，極大地提高檔案利用效率，有效提升醫(yī)院整體管理工作。

（四）提升管理人員綜合能力

文書檔案管理具有很強的綜合性，而醫(yī)院文書檔案管理的直接負責人多數(shù)是一線管理者。作為檔案管理人員僅僅具備較強管理能力是不夠的；還應該有較強的政治素養(yǎng)，忠誠可靠，有較強的執(zhí)行能力和擔當精神；還應該具備較強文書寫作能力、檔案收集、鑒定、分類、編目、保管、利用等綜合應用能力。信息化時代，檔案管理人員還應該會利用信息化設備對紙質(zhì)檔案電子化操作。檔案管理人員綜合能力的提升，將有效提高檔案管理質(zhì)量，保障檔案利用。

（五）加大檔案工作宣傳力度

檔案工作是一項非常重要的工作，各項事業(yè)的發(fā)展都離不開檔案。首先我們要圍繞檔案服務大局、服務社會的職能，采取多種宣傳方式，加大對檔案工作宣傳力度，使檔案和檔案工作讓越來越多的人認識、了解并給予肯定。其次，緊密結(jié)合“6.9國際檔案日”開展檔案宣傳，通過電子屏、橫幅和招貼畫宣傳檔案工作的意義，營造良好的宣傳氛圍。再次可通過上級檔案主管部門聯(lián)系，開展檔案工作集中或線上學習，組織觀看檔案行業(yè)宣傳片等，增強醫(yī)院檔案管理意識和檔案工作宣傳力度。

五、完善醫(yī)院文書檔案管理工作提質(zhì)增效的保障機制

（一）決定因素是管理層重視

文書檔案是醫(yī)院在開展黨務、行政管理等活動中形成的具有價值的歷史記錄，是為領(lǐng)導層提供參考、決策服務的，涉及范圍廣、綜合性強。管理層高度重視檔案管理工作，將促進單位檔案管理體系的完善。醫(yī)院管理者作為醫(yī)院的領(lǐng)導干部，要發(fā)揮榜樣示范作用，充分發(fā)揮領(lǐng)導職責，高度重視，積極推進文書檔案服務于醫(yī)院的發(fā)展。一是完善組織機制。建立健全組織領(lǐng)導，在日常工作中將檔案工作做到有計劃、有總結(jié)、有督查，與其他工作同部署、同落實。二是強化制度管理。醫(yī)院管理層要求醫(yī)院根據(jù)國家和省有關(guān)法律法規(guī)，并結(jié)合實際，制定符合檔案管理的規(guī)章制度，保障落實。同時要求在規(guī)定時間內(nèi)送至檔案管理部門，對全院文書檔案進行集中、統(tǒng)一管理。三是強化對檔案管理人員的教育培訓，每年要求檔案人員積極參加繼續(xù)教育學習和業(yè)務交流。科室檔案管理人員多數(shù)是兼職，強化專業(yè)知識學習，提升檔案人員的專業(yè)素養(yǎng)，提高其對本科室檔案的收集、鑒定、歸檔，保障文書檔案的質(zhì)量。四是接受上級檔案主管部門的監(jiān)督和管理，積極邀請檔案主管部門來單位指導工作。開展檔案知識培訓、講座或座談會，營造良好的氛圍。五是積極與檔案管理落實較好的單位進行學習交流。選派人員到檔案管理先進單位進行學習，學習先進的管理經(jīng)驗。

（二）保證軟硬件設備設施完善

醫(yī)院應當準確了解和把握檔案管理部門的管理要求，對相關(guān)的軟硬件設備進行優(yōu)化完善，充分滿足文書檔案管理工作物質(zhì)需求。一是配備檔案管理所需的電腦、靜電復印機、刻錄機、掃描儀、數(shù)碼相機等，安裝適應檔案現(xiàn)代化所需的管理軟件等。建立不少于20平方米的檔案室，且檔案室符合檔案管理標準，干凈、整潔、無雜物堆放。落實檔案“九防”措施，要有檔案管理需要的檔案裝具，檔案盒、檔案柜、密集架等，檔案室自成體系，做到庫房、調(diào)閱室和檔案人員辦公室“三分開”，保障檔案完整、單獨存放。

（三）完善醫(yī)院激勵機制

1.物質(zhì)激勵

科學合理地制定激勵標準，并且嚴格按照這一標準實施激勵政策，對管理工作人員進行物質(zhì)獎勵和等級晉升。同時還可以對醫(yī)院文書檔案管理人員進行鼓勵和引導，讓他們向管理崗位或?qū)I(yè)檔案管理方向發(fā)展，以此不斷提升自身的專業(yè)知識和職業(yè)技能。

2.精神激勵

醫(yī)院可結(jié)合內(nèi)部評定機制，不定期對優(yōu)秀檔案工作人員進行表彰，讓文書檔案管理人員感受到關(guān)注和溫暖；推薦他們到更高層級的醫(yī)院學習和進修，開闊檔案工作人員的視野，增強工作人員的綜合素養(yǎng)。另外，可以通過公開表揚、晉聘的方式為工作人員搭建競爭和發(fā)展平臺，充分調(diào)動工作積極性，讓檔案工作人員充分意識到想要更好地發(fā)展就必須要努力提升自己的專業(yè)技術(shù)水平和綜合能力。因此深化精神激勵，推動管理人員促進檔案管理提質(zhì)增效的重要手段。

六、結(jié)語

綜上所述，醫(yī)院文書檔案管理工作是醫(yī)院管理工作的重要內(nèi)容之一，文書檔案管理只有與時俱進，要合理有效解決當前醫(yī)院文書檔案管理中存在的問題，適應新時期檔案發(fā)展需求，所以醫(yī)院要求高度重視、完善相關(guān)機制，強化文書檔案管理，提升檔案人員綜合能力，才能保證檔案管理工作真正時實現(xiàn)提質(zhì)增效，才能最大程度發(fā)揮檔案在醫(yī)院發(fā)展中的重要作用，從而促進醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展。