智能管理思維下的大數據時代醫院檔案管理工作創新思路研究

王曉霞

（山西省人民醫院，山西 太原 030012）

引言

檔案管理工作作為醫院管理體系的重要組成部分，對醫院的穩定運行有非常重要的影響。伴隨社會發展速度的加快，大數據時代應運而生，在大數據時代，醫院檔案管理人員要圍繞當下檔案管理工作中存在的現實問題進行深入研究和系統分析，積極探索大數據時代檔案管理思維的轉化方式以及智能管理方式的應用，推動檔案管理模式的創新，實現醫院檔案管理的高水平發展。

一、大數據時代醫院檔案管理工作面臨的挑戰

1．提高醫院檔案的利用價值

在傳統的醫院檔案管理工作中，管理者常常處于被動狀態，存在嚴重的檔案資源浪費現象，在大數據的時代背景下，相關人員應當充分發揮現代信息技術的優勢，通過信息化思維的事例，建立醫院檔案數據資源庫以及完備的信息化管理系統，在細化分類儲存檔案數據的基礎之上，實現檔案下載、查閱和檢索等功能的一體化，讓相關管理者和用戶能在申請訪問權限之后，查閱自己所需要的檔案，這不僅實現了檔案管理的優化，也能合理有效地利用檔案信息。在智能管理思維下，大數據得到了廣泛的應用，醫院管理部門要注重強化檔案管理工作的信息化屬性，通過有效的信息結構體系的建立，實現大數據與檔案管理的有效結合，提高檔案工作和各部門之間的關聯度，在對檔案資料進行分析與分類的基礎之上，實現數據的有效整合，除此之外，檔案管理者也要提高個人的服務主動性，要推動信息化管理模式下檔案的有效應用，從而提高檔案的利用效率，使醫院檔案能發揮更大價值[1]。

2．推動檔案管理技術的創新性發展

推動檔案管理技術的創新性發展是大數據時代醫院檔案管理工作面臨的一個新挑戰。在大數據的影響之下，醫院檔案管理工作與信息技術之間存在緊密的聯系，為此，各大醫院應當著力建設數字化信息管理系統，從而在管理過程中提高檔案應用的效率和檔案管理的檔案管理，但是在當前階段一些醫院的檔案管理工作尚未完善，管理人員也不能熟練應用大數據管理技術，在檔案管理工作中存在斷層的問題。技術化手段沒有得到有效應用時，檔案管理工作不夠系統，檢索功能和信息分享功能沒有得到充分的利用，檔案信息的細化分層管理并為實現。為此，在大數據的時代環境下，并將檔案轉成相應的資料，從而提高檔案管理的質量。當然，這要求醫院檔案管理者提高個人應用大數據和現代信息技術的水平，最大化發揮數字化檔案管理的優勢。

3．實現醫院檔案管理系統功能的優化

在現代信息技術的引導和幫助下，傳統的醫院檔案往往是紙質版形式的，而在數字化時代的引領之下，醫院就可以在現代網絡技術的幫助之下，將傳統的紙質版資料轉化為電子形式的檔案資料，這有助于實現檔案調取管理的信息化，促進醫院檔案管理工作的高水平發展。眾所周知，醫院檔案管理工作需要不斷創新，而在大數據的引領之下，檔案的可讀性和安全性就得到了充分的體現，檔案管理人員可以通過信息技術準確的查找檔案資源，使檔案查閱更加方便。此外，大數據和云計算具有較高的實用價值，醫院檔案管理部門在應用云技術和云服務的過程之中，也可以為檔案查閱者提供更好的服務，在先進大數據技術和積極開展技術研發的過程中，醫院檔案管理系統會得到有效的優化。

4．彌補傳統檔案管理工作中的安全問題

在大數據時代醫院檔案管理工作中，檔案管理者可以推動醫院檔案管理朝著信息化的方向發展，解決了檔案管理過程中存在的安全問題，避免檔案管理給數據安全帶來的挑戰。在智能管理思維下，大數據時代的醫院檔案管理工作往往傾向于電子化和信息化管理，這一定程度上減少了檔案被盜取的風險，但也在無形之中增加了信息安全風險。目前，許多醫院都是使用電子設備進行檔案信息存儲的，當數據損壞或丟失時，會觸發自動報警系統，這有效防止了黑客入侵醫院檔案，并采取不正當途徑取信息事件的發生。各大醫院在信息化時代也致力于對檔案管理者進行技術上的培訓，提高醫院檔案管理者應用現代信息技術的能力，使他們梳理信息化的思維，了解檔案管理的程序化步驟。從檔案最開始的搜集整理到后期的保存與利用，都是需要走相應流程的，一般情況下，醫院在檔案管理工作中需要考慮檔案的價值屬性，并結合法律法規的要求確定檔案的管理方式以及調取原則，這一定程度上打破了以往檔案管理工作中不夠系統，不夠連貫的問題，檔案管理工作得到了更高水平的發展，也提高了信息資源的可利用性。在大數據時代，一些醫院也通過培訓的方式解決數字化檔案管理過程中存在的技術問題。以往的醫院檔案管理工作中存在的一個險種問題，就是粗放式管理，通過人工手段保存紙質版的資料信息使信息存在較大的不穩定性，而在數字化時代的引領之下，許多醫院致力于對員工進行技術上的培訓，使檔案管理者能了解檔案管理的新方法，在面臨新的挑時，也能注重信息的有效保存，提高信息的共享和利用水平，能應對和處理突發問題，這提高了檔案管理的信息化效能。

二、智能管理思維下大數據時代醫院檔案管工作的策略

1．建設切實有效的檔案信息化管理系統

在大數據時代的引領之下，醫院要想讓檔案管理工作朝著創新化和多元化的方向發展，就要進一步關注到檔案管理的價值與意義，通過理論培訓和實踐鍛煉的方式，建立切實有效的檔案信息化管理系統。首先，醫院檔案管理者要提高自身對數字化手段的認識將檔案信息的安全性作為第一要務積極主動地在檔案管理工作中。其次，醫院領導要為檔案管理提供足夠多的資金和技術支持，重視網絡安全軟件的使用，最大限度提高檔案信息的安全性，再為檔案管理者提供有效培訓的同時提高他們的技術水平，從而保障檔案信息的安全性。通過網絡安全軟件的應用以及定期維護和升級，保障醫院檔案信息的相對安全，做好醫院檔案管理的調取和存儲工作。與此同時，醫院也有強化檔案管理，網絡服務端的安全性，采取相應的措施實現醫院檔案客戶端信息的安全服務和有效查詢，通過使用較強安全性網絡軟件的方式提高醫院檔案信息的安全系數。當醫院檔案管理系統的安全度有所提升之后，越來越多醫院就會加入信息化和數字化檔案管理的范疇之中，從而推動檔案管理工作的創新性發展[2]。

在當下，許多醫院已經建設了切實有效的檔案信息化管理系統，通過微信小程序等途徑，醫生和患者可以查閱相關檔案，實現線上繳費和線上掛號等，這提高了醫院整體工作效率，也為新時期檔案管理工作帶來了新的發展方向。當切實有效的檔案信息化管理系統得以建立之后，無論是檔案的查閱還是檔案的存儲都更加方便，這減輕了醫院整體工作的壓力，也提高了醫院工作的效率。醫院要針對傳統檔案管理方式或檔案管理系統中存在的問題進行深入的分析和綜合性的判斷，找到其中存在的優勢和不足之處，改進其中存在的問題，同時發揮優勢。

2．樹立現代化的檔案管理觀念

樹立現代化的檔案管理觀念是實現數字化時代醫院檔案管理工作高水平發展的必然要求。在大數據基礎得到廣泛應用的現代社會，醫院檔案管理者要轉變個人的檔案管理觀念，從傳統的紙質化思維轉變為數字化思維，對醫院檔案管理工作有清晰明確的認識，作出正確的價值判斷和價值選擇。醫院要加強檔案管理的宣傳工作，通過現代大數據與醫院檔案管理工作的融合，使醫院各個部門及檔案管理人員認識的數據技術應用的重要意義以及獨特優勢，發揮宣傳作用，建設檔案現代化管理模式。此外，醫院也要著力提高檔案管理工作的整體效率，在現代化的管理模式影響之下，使醫院檔案工作能朝著高效化和規范化的方向發展，檔案管理人員要注重檔案資料信息的保護與歸類，樹立現代化的檔案管理觀念是實現新時期檔案管理工作不斷創新的前提，我國要在制定整體行業規范的基礎之上，引導醫院管理者和檔案管理人員轉變傳統的檔案管理觀念，能將信息技術及數字化管理模式應用到工作之中，提高個人的學習主動性，在工中加強知識積累。

3．提升檔案管理的信息化水平

在信息化的時代下，現代信息技術和大數據給人們的生產生活帶來了諸多的方便，醫院檔案管理工作也可以與現代信息技術相融合，實現二者之間的互聯互通，從而讓數字化和信息化助力醫院檔案管理工作的完善，實現檔案管理的有序化和規范化，提高檔案管理的信息化水平可以提高我國醫院保存和調取檔案的效率。以往的醫院檔案管理模式過于粗放，這導致管理效果不盡如人意，而在檔案管理信息化建設的過程中，醫院管理人員就應當加大基礎設備和專業人員的投入。通過加大基礎設備和專業人員的投入，醫院檔案管理信息化水平能得到有效的提升，醫院各級管理者也能在現代信息技術和大數據的引領之下，提高檔案管理的效率，在檔案管理工作中付出更多的精力。首先，醫院要對檔案管理人員進行系統的培訓和綜合性的考察，使他們在檔案管理工作中能轉變傳統的固有思維，認識到大數據時代檔案管理工作應當做出的創新，在此基礎之上學習檔案管理的相關技能。除此之外，醫院檔案管理人員也要通過外部培訓的方式，提高個人的檔案管理能力，邀請專家學者來醫院舉辦講座，是大數據時代檔案管理中最基本的工作方法。也要通過足夠多的技術和資金投入實現大數據背景下檔案管理的高水平發展，通過信息技術對檔案進行再次加工并開展一系列的信息化服務，提高醫院的信息化服務水平，讓大數據能在醫院管理體系中得到創造性的應用，推動醫院檔案網絡服務端的有效發展。

4．提高檔案管理人員的整體素質

在我國醫療體系不斷改革的背景下，科學性和規范性被看成醫院檔案管理工作的重要原則。因此，在檔案管理工作中就應當通過具體有效的培訓，提高檔案管理者的工作水平，讓他們在工作中能將信息化和數字化的檔案管理方式應用到工作之中，醫院通過對檔案管理人員的知識和技術訓練，提高其綜合素質，從而讓檔案管理工作朝著創新化和多元化的方向發展。當下，檔案管理工作中存在的一個顯著不足就是檔案管理人員仍然停留在傳統的認知水平之上，對數字化和大數據的理解不夠深刻，他們認為，新時代的管理模式應當基于傳統管理模式進行創新，新技術的應用應當適可而止，但事實上，這種觀點存在片面性，影響了數字化時代，醫院檔案管理工作的高水平發展[3]。

首先，醫院可以帶一部舉辦一些關于醫院檔案保管理論和檔案管理技術等知識講座，對醫院內部檔案管理人員進行培訓，引導他們學習相關技術。此外，在現代信息技術的引導之下，醫院檔案管理人員提高個人工作效率的途徑日益多元化，醫院管理者可以將走出去的理念融入檔案管理人員的培訓過程之中，通過與第三方咨詢服務企業進行行業合作的方式，提高檔案管理人員的工作效率，讓他們有外出學習的機會，認真學習國內企業和海外領先的檔案管理及服務模式，并將自己學到的理論知識應用到實際工作之中，提高醫院檔案管理工作的水平。第三方咨詢服企業和身份平臺的融入，可以為醫院檔案管理系統的完善提供有效幫助，讓醫院內部檔案管理人員找到自我提升和自我發展的途徑，以技術支持為重點，提高客人的檔案管理能力。

眾所周知，做好醫院檔案管理工作是新時期醫院工作的一個重要部分，醫療檔案承載著整個醫院的各種記錄，而人事檔案記錄了與醫院內相互往來人員的基本情況和調度記錄，這兩部分檔案對醫院的發展有至關重要的作用，也是醫院決策者做出正確決策的保障。為此，要不斷完善醫院檔案管理方式，對醫院內部各項操作的基本情況進行規范與審核，并通過系統有效的問題解決方案解決當下檔案管理工作中存在的實際問題。當醫院管理系統和檔案管理模式日益規范之后，檔案管理人員就可以制定一整套清晰可行的流程，從而推動檔案調取和檔案整理工作的完善，形成體系化和制度化，最終服務于醫院的基礎建設。縱觀當下檔案管理工作的經驗可知，如果管理者和員工對檔案管理工作的過程及其方法有清晰明確的認識，那么檔案管理工作就可以不斷進步，這也是實現我國檔案管理工作創新性發展的必然要求。在大數據時代下，我國醫院管理者要提高檔案管理人員的信息應用能力。

結語

在大數據的時代環境下，醫院檔案管理工作面臨著新的機遇與挑戰。為了提高醫院檔案管理者的工作能力和信息管理水平，醫院就應當采取有效的培訓方式，提高檔案管理者對信息化時代檔案管理工作的認識，把握發展機遇，實現檔案調取的便捷性和檔案安全的保障性。在智能管理思維的引領之下，大數據時代醫院檔案管理工作必然會朝著創新化和多元化的方向發展，有效提高醫院檔案管理的信息化水平，提高檔案的利用率和醫院整體服務水平。