談關于機關事業單位人事檔案管理工作的思考

劉春妮

（湖北省中醫院，湖北 武漢 430060）

在新的時代背景下，人事檔案管理工作發生了新的變化，影響了機關事業單位的組織發展，相關管理人員需要提高對人事檔案管理工作的新的認識[1]。人事檔案包括了事業單位人才在本單位工作期間的工作經歷和各種證明材料，是單位員工的身份認可憑證，如果檔案損壞或丟失將會產生不可逆的影響，因此，機關事業單位的人事檔案必須進行規范化管理。通過人事檔案，可以充分了解機關事業單位的人才隊伍建設的基本情況和單位的主要工作內容，保障了機關事業單位的持續穩定發展。所以，在新的發展時期，機關事業單位需要不斷完善和改進人事檔案管理，做到與時俱進，確保機關事業單位人才隊伍建設的透明化，促進單位組織發展與建設，進一步促進人事檔案管理工作的不斷發展和進步。

一、機關事業單位人事檔案管理的積極作用

1．提高單位工作效率

人才的合理使用和優化配置可以促進機關事業單位的持續發展，推動人力資源改革工作的全面深化，促進人力資源管理效率，機關事業單位必須加強對人事檔案的整理和管理工作[2]。在機關事業單位中，人事檔案主要記錄了每個人員的基本信息、薪資待遇、工作內容、組織關系和職業培訓等信息，這些信息可以指導機關事業單位人力資源改革和相關政策修訂工作的持續推進。通過人事檔案，可以發現機關事業單位人力資源管理中存在的問題，在對單位人力資源管理的情況進行有效梳理的基礎上，從人力資源管理維度促進機關事業單位工作效率的有效提升。

2．實現人才挖掘和優化配置

在機關事業單位開展人事檔案管理工作，可以對單位人才進行有效挖掘，尋找適合單位發展需求的各類人才，對單位人才進行優化配置。機關事業單位的人事檔案全面記錄了每個人員的人力資源信息，可以全面掌握單位人才的基本信息、工作履歷、專業特長、工作成績等信息。機關事業單位可以根據單位的實際發展需求和崗位要求進行充分的人才挖掘，進行崗位配置，從而實現優化人力資源的工作；同時，根據人事檔案中相關信息，也可以指導單位組織開展更加有針對性的業務培訓，促進單位的人才發展。機關事業單位開展人事檔案管理工作，有助于促進單位人力管理各項工作的持續有效進行。

二、機關事業單位人事檔案管理工作中存在的問題

1．缺乏專業的人事檔案管理人才

人事檔案工作對機關事業單位人才管理、組織發展及一些重大事項的開展具有非常重要的影響。在新的時代發展背景下，機關事業單位對人事檔案管理工作要求越來越高，相關管理人員需要有非常高的檔案管理的專業知識和能力才能勝任該崗位，因此，事業單位必須設置專人、專崗從事人事檔案管理工作，如果由其他部門人員兼職管理，可能會對人事檔案管理工作的水平和效率造成一定的影響[3]。在機關事業單位，人事檔案管理人員必須具備扎實的專業知識，豐富的實際操作經驗，還需要有充足的時間進行管理工作，兼職崗位人員沒有充足的時間兼顧自我提升和檔案管理工作。但是，在很多機關事業單位的人事檔案管理工作人員一般會由其他部門人員兼職，或者缺乏專業的檔案管理知識和經驗，導致人事檔案管理工作人員能力不足；還有一些機關事業單位會引入外部管理人員進行人事檔案管理，雖然專業性高，但是與本單位的實際工作存在差異性，導致不能滿足單位檔案管理工作的實際開展。

2．人事檔案管理工作重視度不夠

由于機關事業單位對人事檔案管理工作不夠重視，對人事檔案管理工作的重要性和價值認知不足，導致人事檔案管理在單位日常工作中的參與度比較低，不能發揮其在人力資源管理和單位發展中的作用，阻礙了機關事業單位的人事檔案管理工作的開展。此外，與其他工作相比，人事檔案管理工作內容比較乏味、枯燥，管理人員需要有足夠的毅力和耐心才能勝任，且由于單位人事檔案管理工作重視度不夠導致該崗位缺乏晉升空間，直接影響了檔案管理人員的工作積極性，從而造成人事檔案管理工作的崗位吸引力不足，高素質的專業人才流失等問題。

3．人事檔案繁雜

在傳統的人事檔案管理模式下，檔案的歸類、整理、清理等方面的工作缺失，導致很多機關事業單位人事檔案數量眾多、重要資料沒有單獨管理，且被大量的無效檔案占據管理空間，從而給新時期人事檔案管理工作帶來了更大的難度，不利于人事檔案工作的開展，限制了人事檔案管理的工作效率和工作水平[4]。

4．人事檔案管理體系不夠完善

統一的管理體系是保障行政事業單位的人事檔案管理工作有序、有效進行的基礎，因此，做好人事檔案管理工作不僅需要科學的管理方法，還需要完善的規章制度引導和規劃檔案管理工作的有序開展，需要統一的管理規范保證檔案資料的一致性，需要科學的監管和約束機制確保檔案管理工作的有效性。當前，很多事業單位在人事檔案管理工作中規章制度不夠完善、規范標準不夠統一、監管機制不夠健全，導致存在人事檔案管理工作不完善，經常出現重大損失，從而對員工的利益造成不利影響，甚至會引發勞動糾紛等問題。

5．檔案管理水平的低下

很多機關事業單位在人事檔案管理方面工作水平較差，存在檔案信息不完善不準確、信息更新滯后、管理工作缺乏標準化等問題，導致人事檔案的作用得不到充分發揮。一些機關事業單位沒有設置專職的人事檔案管理部門和人員，一般會由其他部門人員兼職，會造成缺乏專業化管理和人員流動性大的問題[5]；一些機關事業單位沒有意識到人事檔案信息化管理的重要性，存在管理設備落后、管理人員信息素養低、檔案電子化不足等問題；還有一些機關事業單位沒有完善的人事檔案管理體系，導致檔案管理工作思路混亂、工作重點不明確、工作內容不清晰等問題[6]。要想充分發揮人事檔案的實際價值，機關事業單位需要積極解決人事檔案管理工作中的問題，建立完善的工作體系，制定科學的工作計劃。

6．人事檔案管理信息化程度落后

隨著新時代科技發展和進步，信息化已經融入各個行業和領域，在信息化時代，機關事業單位的人事檔案管理工作也需要引入信息化管理技術，緊跟時代腳步，才能夠促進人事檔案管理的現代化發展。但是，在一些機關事業單位，仍采用傳統的人事檔案管理方法，應用紙質檔案，影響了認識檔案的存儲、管理、查閱和使用，導致服務更加滯后和被動。而有些機關事業單位引入了信息化檔案管理系統，但是信息數據庫因類別不同導致不能實現資源共享，甚至不能更好地進行數據的及時更新和維護，導致不同類別數據庫之間存在信息矛盾現象。

三、機關事業單位人事檔案管理工作的改進策略

1．重視人事檔案管理工作人員的素質提升

管理人員是機關事業單位從事人事檔案管理工作的主體，管理人員的專業水平和綜合素質影響了人事檔案管理工作的開展，機關事業單位必須重視提高檔案管理人員專業水平和綜合素質，才能確保人事檔案管理工作的有效開展，以及工作效果和質量的提升[7]。所以，機關事業單位需要經常開展人事檔案管理工作培訓和組織學習活動，了解最新的信息化檔案管理技術，提高檔案管理人員的專業知識和管理水平，促進檔案管理人員的工作積極性和職業素養，從而提升工作人員的綜合素質。同時，為了提高培訓質量，在每次培訓結束后對相關人員進行學習考核，通過考核不僅能夠檢查相關人員的學習效果，還能發現日常管理中的不足，便于后續進行更有針對性的改進和加強，最終實現提高專業檔案管理人員的技術水平和綜合素質的目標。此外，機關事業單位還需要重視人事檔案管理人員的職業發展，激發他們的工作熱情和積極性，改善他們的工作態度，從而促進單位人事檔案管理工作的持續穩定發展。

2．加強所有人員對人事檔案管理的重視度

機關事業單位從領導到各部門工作人員，提高人事檔案管理重要性的意識，重視人事檔案管理工作，建立良好的人事檔案管理的工作氛圍，才能夠充分發揮人事檔案的積極作用，確保人事檔案管理工作的全面性和有效性。第一，建立人事檔案管理工作小組，由單位領導牽頭，及時了解檔案管理工作開展的情況、存在的問題和漏洞，把握單位對人事檔案管理的工作需求，組織專門人員制定人事檔案管理的工作計劃；單位領導可以通過對人事檔案的經常性檢查，提高所有人員的重視程度，同時重視對人事檔案管理工作開展過程中的創新性方法的總結和推廣，促進人事檔案管理工作的持續發展。第二，各個部門對人事檔案管理工作的配合度要加強，在人事檔案價值開發和完善過程中，積極配合人事檔案資料的完善，同時建立檔案資料開發查詢機制，便于各個部門查閱和調用，使人事檔案管理的潛在價值得到充分發揮。第三，提高對人事檔案管理工作的資金支持，配置信息化的軟硬件設備，使人事檔案管理工作信息化發展過程中存在的軟硬件設施不足問題得到解決，保障人事檔案管理工作的蓬勃發展。第四，為了更好地調動檔案管理人員的工作熱情和積極性，可以建立合理、科學的激勵機制，通過明確的賞罰措施使管理人員的工作態度更加端正，積極投入到相關工作中[8]。

3．建立和完善人事檔案管理體系

新的時代發展形勢，對機關事業單位的人事檔案管理工作提出了新的要求，需要轉變傳統的人事檔案管理模式，建立完善的人事檔案管理體系，完善人事檔案的管理制度，調整人事檔案管理項目，促進人事檔案管理工作全面、有序、有效的開展，提高檔案管理工作的質量和效率。首先，明確人事檔案工作的崗位、職責和工作要求，做到專職專崗。其次，不斷深化和挖掘檔案管理工作，不斷建立和完善人事檔案管理的相關規章制度，包括檔案資料收集、整理、保管制度，檔案查詢、調用、移交制度等，確保檔案信息的統一性、準確性和完整性，做到人事檔案管理有據可依[9]。第三，不斷完善信息檔案管理各個流程的操作規范，以規范化和標準化提高人事檔案管理的效率。第四，建立人事檔案管理的約束和監管機制，保證檔案管理工作的有效有序進行。

4．推動人事檔案管理的信息化建設

隨著網絡化、信息化、數據化的發展，機關事業單位的人事檔案管理工作也需要與時俱進，將先進技術引入人事檔案管理工作中來，以此提高管理效率和管理水平。首先，機關事業單位需要根據本單位人事檔案信息管理的需求，引進能夠與單位其他系統相對接的適合的管理系統，通過信息化系統進行資料的錄入、掃描、分類、整合和管理，及時進行信息更新，便于信息查閱和資源共享，并在實際檔案管理工作過程中不斷完善和創新操作規范和流程，促進人事檔案管理效率的提升。其次，充分利用系統的數據化管理功能，深度挖掘人才，進行人力資源的合理配置，使人事檔案的潛在價值得到最大的發揮。

5．重視人事檔案管理創新

提高機關事業單位人事檔案管理的效率，需要不斷創新管理方法，完善管理體系，引入標準化的管理機制，有助于實現人事檔案的高效管理和標準化操作。同時，上級單位需要通過對機關事業單位人事檔案管理工作的抽查、評審工作，發現工作中的問題和漏洞，進行有效整改，才能有效促進人事檔案管理工作的順利開展[10]。

結束語

綜上所述，人事檔案管理對機關事業單位的發展基礎，是衡量單位組織發展是否達到高標準、高質量的關鍵。在新的歷史時期，機關事業單位應該重視人事檔案管理工作，在信息化和先進工作理念的推動下，促進人事檔案管理水平和管理效率的持續提高，不斷挖掘人事檔案的潛在價值，為機關事業單位的可持續發展打下堅實的基礎。