高校檔案數字化建設的動力、影響因素及優化策略

■李薪宇

計算機技術的飛速進步和高速應用標志著我國信息化時代的到來，新型信息發布方式不斷涌現，影響著各個領域。我國的檔案事業也面臨著新的機遇與挑戰，對傳統檔案工作提出新的更高的要求，對檔案管理現代化轉型的研究，成為當代檔案工作者研究的重要課題。高等院校檔案數字化建設同樣是“數字校園”、“智慧校園”建設的重要組成部分。多年來我國一直十分重視高校檔案數字化建設，早在2008年教育部就已經發布相關文件，明確提出要求高校檔案工作要對標國家的重大發展戰略，緊跟和服務于國家信息化建設的目標。重視高校檔案數字化工作，統籌推進各項工作，把高校檔案數字化建設納入到學校整體規劃之中，加速推進檔案數字化工作高效率、高質量發展[1]。

一、高校檔案數字化建設的動力

（一）我國相關法規政策的要求

從上世紀90年代的“三金工程”開始后我國開始信息化建設，2001年我國發布的“十五”規劃，關于檔案事業明確提出要加快檔案信息化建設，通過“試點先行”，加快現有館藏檔案數字化。在這一時期檔案數字化建設處于起步探索時期，偏向檔案信息的開發利用，數字化的主要對象是館內重要全宗。在2006年我國發布的“十一五”規劃，將檔案數字化工作列為重點任務，全國范圍內的所有綜合檔案館要全面開始檔案數字化建設。其中明確在檔案安全方面檔案數字化所發揮的重要作用，亟待修復的檔案以及重點檔案作為檔案數字化的重點對象。在“十二五”中加速推進檔案數字化建設仍然是重要內容，提出把國家檔案館“重要館藏檔案基本完成數字化”的目標[2]。在這一階段繼續擴大數字化主體范圍，從綜合檔案館擴大各級各類檔案館（室）；強調數字化對檔案安全的重要性，提出通過檔案數字化異質異地備份重要檔案。“十三五”規劃提出要初步實現“檔案管理數字化”[3]，各部門要全方位開展存量數字化，綜合檔案館要建成數字檔案館，對于各級檔案館永久保存的檔案的數字化率提出明確目標。“十四五”規劃提出：“新一代信息技術廣泛應用，檔案工作環境、對象、內容發生巨大變化，迫切要求創新檔案工作理念、方法、模式，加快全面數字轉型和智能升級”[4]，對檔案“智能化”管理提出了全新的要求。

表1 全國檔案事業發展“四個五年”規劃中與檔案數字化相關的內容

縱觀“四個五年規劃”和十多年國家檔案局館長講話中涉及檔案數字化的內容，可見檔案數字化工作國家一直高度重視，從“方便利用”到“提高檔案利用水平”[5]、融合信息化和檔案服務體系[6]，再到“抓好服務升級”[7]，檔案服務利用的理念貫穿始終。檔案數字化建設是國家信息化發展與檔案管理現代化發展的核心一環，更快更好地完成檔案數字化工作是不同層級的檔案管理部門未來需要完成的核心任務。

（二）適應信息化建設的客觀要求

現階段，大多數國家都非常重視檔案數字化建設，尤其是美英等發達國家。“智慧城市”“智慧政府”等不斷出現標志著信息化時代的來臨，我們國家各大高校也在不同程度地推進“數字校園”“智慧校園”等工程，高校檔案數字化建設也是適應“數字校園”建設的客觀要求，也是“數字校園”建設的基礎條件之一。各大高校檔案管理的內容主要涵蓋日常教學、科研以及行政管理工作中形成的檔案，涉及學生的招錄信息、學籍與成績、財務報銷憑證、收文發文的文件等種類繁多的內容，這些檔案都真實客觀地記錄了一所學校的發展歷程。如果這些檔案全部完成數字化，那么這些檔案就可以通過互聯網平臺進一步利用。信息化時代的到來使檔案館成為檔案數據的轉化者而非“存儲倉庫”，檔案館要以檔案數字化建設來完成我國信息化建設的目標，以適應信息化時代的來臨。

在信息化、大數據時代，原有傳統載體檔案在一定的時期內還將繼續產生和存在，數字檔案也會快速地持續增長并且會長期存在，在今后必將占據檔案館館藏的主要位置，因此今后檔案館的檔案管理將會進入以數字檔案管理為主，傳統載體檔案管理為輔的時期。這也使檔案館（室）的管理朝向于管理數字的方向發展，因此檔案數字化是將傳統載體檔案與數字檔案實現銜接的必由之路，只有這樣才能實現傳統實體檔案館向新型數字檔案館的轉型。

（三）促進檔案信息資源的利用

國家檔案局對國家檔案館“五位一體”功能的定位：一是愛國主義教育基地，二是檔案安全保管基地，三是檔案利用服務中心，四是政府信息公開中心，五是電子文件管理中心[8]。因此，現代檔案館更多的是應當扮演檔案信息的提供者和服務者角色，并非單純儲存檔案的一個部門，還需發揮信息公開以及服務等方面的職能。高校是為國家培養高層次人才的主要陣地，應當充分發揮“五位一體”功能，而這些職能的實現都要以檔案數字化為前提。

近年來政府開展電子政務，通過利用網絡線上辦公逐步替代政務大廳的線下辦公，改變政府面對面辦公的形式，逐步轉換到全部從“線上”進行，這也是信息化環境下不可逆轉的趨勢。近年來隨著各種各樣電商平臺的成熟和普及，公眾對于信息獲取更趨向于實時、便捷和遠程服務，對于檔案利用的期待不再是去檔案館進行實體查閱，而是期待可以隨時隨地的利用，實現高效率遠程利用。經過數字化管理之后,所有的高校檔案都能在局域網上進行統一管理,有利于對事項進行追根溯源,檔案數字化建設是滿足利用者對檔案信息的深層次需求的基礎[9]。數字檔案之中各類信息資源不再受限于地域以及時空，取代過去的各類紙質檔案，有效提升查閱、檢索以及攜帶等方面的便利性。實現檔案信息資源共享，就能把分布在全國各地的用戶，通過網絡平臺聯系起來，可以避免檔案復制傳遞等繁瑣程序，既能減少工作人員的工作量，也可以擴大高校檔案信息的利用率和利用效率，實現檔案自身價值。

（四）保護紙質檔案原件

高校檔案具有唯一性、不可替代性的特點，檔案數字化有利于實現對高校傳統紙質檔案原件的保護，減少不必要的檔案損耗[10]。第一，紙質檔案在保存過程中對外部環境提出較高要求，在受損之后無法修復。發展至今，雖然外部條件有所改善，但依舊不能完全消除紙質檔案因為其資本原因所面臨的風險，實際保管過程中需承擔高額成本。其二，我國百年高校較多，多年來由于城市規劃、招生規模擴大等原因，各大高校均有校區遷移，每次移動都會對原始檔案造成破壞。其三，高校教師學生數量龐大，對檔案利用需求較多，頻繁翻閱檔案原件會加速檔案損毀，檔案在查閱過程中出現遺失或者損壞均會帶來不可逆轉的損失。檔案保管的重點應該是內容保管，通過檔案數字化可以使檔案信息得以保存，即使紙張破損，只要原始檔案的所有內容都被保存下來，檔案保存的核心也就完成了。根據筆者調查，陜西省高校在辦學經費方面還是非常緊張的，通過檔案數字化使檔案信息得以保存的同時，在修建檔案庫房、擴大規模、檔案保護、檔案修復等方面也可以減少資金投入。

二、高校檔案數字化建設的影響因素

從整體上看，至今我國高校檔案數字化建設已經取得一定成效，數字化成果開放利用正在穩步推進，各大高校檔案數字化率都已顯著增加。但由于多種因素的影響導致各大高校檔案數字化建設水平存在較大差異，究其影響因素主要表現在以下方面。

（一）資金投入

檔案數字化建設本身較為復雜，必須依賴大量的技術、人才和設備，購買設施、更新軟件、維護系統、人才培養等均需資金投入，必須加大資金投資力度。資金投入主要體現在以下幾個方面：首先在硬件方面，由于高校檔案資源數量龐大，存儲的檔案資源較多，因此要建立一個足夠容量的服務器。檔案管理對保密工作要求也非常高，對于網絡安全和軟件系統的防御功能等方面也要有足夠的資金支持才能保證其有效地進行。其次各項軟硬件設施都必須及時進行維護以及更新，也應依賴持續地投入大量的資金，因此資金不足會嚴重制約高校檔案數字化的發展，資金的投入是決定檔案數字化建設成效的重要因素。除此之外，很多高校由于校史較長檔案體量龐大，要將其轉化成數字檔案僅靠學校的現有的檔案工作人員很難完成如此大的工作量，因此就需要擴大檔案數字化隊伍，或進行數字化外包，但無論是那種方式都需要投入大量的資金。

（二）人才隊伍

數字檔案資源是檔案數字化建設的基礎，專業人才隊伍是檔案數字化建設的前提。只有所有人才都具備較強的專業性以及綜合素質，才能確保各項工作順利開展；由于數字化工作的專業性很強，對工作人員的專業素養、專業技能和綜合能力的要求很高。所以，在數字化建設過程中必須依賴檔案專業知識和計算機技術同時兼具的復合型、應用型人才[11]。因此，檔案數字化建設不僅要有充足的專職人員從事檔案數字化建設，還需有專業對口的專業人才以及合理的年齡結構，否則高校的檔案數字化建設將會失去發展動力。

（三）數字化標準和法律法規

標準化、規范化、制度化是開展一切工作的前提。高校檔案數字化建設是一個系統性大工程，尤其是進入信息化時代之后，各類電子文件激增，檔案數字化必須具備統一的標準和法律法規作為保障[12]。高校要具備檔案數字化建設的相關標準、政策法規的針對性細則和數字化工作的前瞻性。高校計算機的服務器和管理軟件都有不同的版本和型號，上述軟件不論是適用性還是通用性都面臨大量問題。從計算機方面來看，各種型號不具備較強兼容性，各類設備質量良莠不齊，從而造成在軟硬件以及編碼標準方面都缺乏統一性，而此類因素均會對信息交流水平造成重大影響，對各大高校檔案數字化建設方面極為不利。必須在籌備階段把上述因素完全考慮在其中，才可以保證后續工作成功地開展。除此之外，國家和檔案工作指導部門對于高校檔案工作的針對性指導的法規政策尚不完善，雖然我國自2001年以來發布或修訂了10余項國家標準和60余項檔案行業標準，但這只是宏觀性和方向性的指導，在高校領域的政策和法規仍有缺失，需要針對性和可操作性的專門標準或規范性的法規政策進行指導。

（四）安全隱患和風險挑戰的應對能力

數字化檔案同傳統載體檔案在檔案保護上相差甚遠。就傳統載體檔案而言，主要是注意防火、溫濕度調節、光照等即可保護檔案，對于檔案工作者的要求相對來說也較低。而對于數字檔案來說則要求更高，除了要做好以上保護工作外，還需要應對數字檔案信息的安全做好防護，如設備故障、計算機病毒入侵、黑客侵入等。這些風險主要包括以下兩個方面：一個是物理風險，物理方面的損壞包括設備故障、設備損害、自然災害等，都會直接影響到數字檔案信息安全甚至對數字檔案帶來毀滅性的、不可逆的損失。二是技術風險，對于數字檔案來說，對技術提出更高要求，由于被高校所處環境以及相關條件所影響，一般無法滿足技術要求，從而導致不能及時應對和安全性有關的問題，極有可能面臨病毒以及木馬等方面的問題，從而造成檔案出現篡改、遺失等現象[13]。

筆者在相關文獻和網站調研發現，隨著信息化建設的不斷推進和大數據、人工智能的涌現，單機版檔案管理系統逐漸淘汰，取而代之的是網絡版管理系統，遠程在線服務逐漸成為檔案服務利用的新方式。網絡版檔案管理系統的運行離不開網絡，高校的網絡環境為校園網，但校園網一般在安全防護方面存在許多漏洞，如果遭到黑客攻擊，將會直接威脅校園內各種應用系統的安全。由于檔案管理系統本身的安全防護功能較弱，很容易被不法分子有機可乘，出現檔案信息被篡改、數據庫被盜取等問題。現如今很多高校都已經認識到檔案實體安全與信息安全的重要性，多所學校將做好檔案安全工作列入學校發展的“十四五”規劃中。由此可見，高校面臨的檔案安全問題和缺乏風險應對能力是檔案數字化建設過程中亟待解決的一個問題。

三、高校檔案數字化建設的優化策略

檔案數字化建設是實現信息化建設目標的著力點，體現了當代檔案工作者為適應信息化建設的時代需求，主動服務于檔案事業轉型。檔案數字化工作在西方發達國家起步較早，已經形成具有一定規模、成熟的運營機制。從我國近年來發布的政策法規和高校檔案數字化建設情況來看，國家高度重視在檔案數字化建設方面取得喜人成績，但相較于發達國家還有很長一段路要走。在未來，主要在以下方面提出高校檔案數字化建設的優化策略。

（一）提高對檔案工作的重視程度

通過筆者調研，陜西省某高校為支持檔案工作設立檔案數字化專項經費，其中2016年數字化經費達263萬元，大量的資金投入也使其實現與OA辦公系統、數據數字中心、財務系統等的對接，在此基礎上實現遠程檔案信息服務利用，建立本地虛擬自助服務系統；形成基本覆蓋全校范圍的檔案工作網絡體系；西安電子科技大學的檔案數字化建設走在陜西省各大高校的前列[14]。

因此高校必須意識到檔案數字化建設的必要性和重要性，要把檔案數字化建設納入學校的整體發展規劃之中，同時認識到資金的投入是做好檔案數字化工作的基礎前提。各高校可以根據本校的收支情況，設立檔案工作專項資金和檔案數字化專項資金以支持檔案工作的發展。同時，相關的檔案部門要對這筆資金進行有效利用并設置監察委員會檢查資金流向，確保檔案數字化工作的順利開展；軟硬件設備和建立人才隊伍是檔案數字化建設的基本，要視本校情況引進先進的軟硬件設備和高層次數字化人才。

（二）注重數字化人才隊伍建設

高校檔案數字化建設水平和質量的高低，是由其工作人員來決定的，高校必須通過各項措施培育或引入大量檔案數字化領域的優質人才。高校必須注重人才的培養，或引進高素質的復合型人才。一是技術層面。要引進掌握計算機專業技能以及儲備大量理論知識的優秀人才，對于目前從事檔案工作的人員，應通過培訓方式提高其專業技能以及理論基礎，運用各項措施來建立復合型的高校檔案數字化建設人才隊伍。二是培養檔案工作人員良好的工作態度。選擇進取心強、責任心強、能吃苦耐勞的人員從事高校檔案數字化建設和管理工作，從根本上減少因為“人”的因素發生風險的概率。三是提供優厚待遇保證檔案數字化人才的福利，并且在人才分工階段注重資源的優質配置。由于高校檔案數字化人才較少，要了解他們的需求，設置必要的、有效的獎懲激勵措施，保證其工作的積極性。四是投入科研經費，鼓勵檔案工作者開展學術科研工作，進行和檔案數字化有關的探討，明確目前檔案方面的發展狀況以及未來發展方向，以更好服務于檔案數字化建設的需求。五是注重人才隊伍的年齡結構，由于部分工作人員因年齡原因知識更新相對較慢和信息素養不高，新型檔案管理模式難以快速適應，影響數字化進程。

（三）健全完善高校檔案數字化標準和法規政策

制定統一標準也是開展檔案工作的前提，各高校充分理解國家發布的有關檔案數字化的法律政策和技術標準，然后制定和本校實際情況相適應的技術標準與規范，來指導本校的檔案數字化工作，構建安全、有序、高效的檔案數字化建設體系，為今后工作的開展提供保障。另一方面，國家檔案局或地方檔案局開發檔案數字化高校標準。檔案數字化建設需有相對完善的數字化建設標準要指導，但當前相關的規范標準有所缺乏，對高校的檔案數字化建設產生了阻礙。因此制定檔案數字化高校相關標準是極其必要的，但開發一系列行之有效的標準并非易事，在制定標準時需要注意以下幾個問題：一是在制定高校檔案數字化標準時必須遵循國家、教育部等已出臺的如《中華人民共和國檔案法》《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》等法律法規、標準規范。二是要多方聯動。出臺高校檔案數字化相關標準不是某一個部門的事情，會涉及檔案行政管理機構、教育主管部門、高校等，因此制定標準需協調好各方關系。三是兼顧共性與特性。現如今各個省份之間在經濟水平等方面存在明顯差異，省內各高校也存在不同程度的差異，其檔案管理工作也具備其獨特的特點，因此在制定相關標準時要充分考慮部屬高校、省屬高校、職業院校和民辦院校之間的差異，兼顧不同高校的共性和特點。

因此，只有制定和具體情況相符的制度規范，才可以做好高校檔案數字化建設。對高等院校來說，檔案數字化建設本身就是極為繁雜的一項系統工程，結合本校實際情況或借鑒其他高校的成功經驗，在實際建設之前，需明確當前檔案館具體狀況，優化現行制度機制，設立合理有效的建設方案，通過循序漸進的方式來執行，如此才可以為數字檔案安全提供保障。

（四）增強檔案數字化安全防護體系

高校檔案數字化建設要想實現長久發展，除了需要大量的資金投入、人才隊伍建設以及提供標準規范作為保障外，還要確保其所處的環境是安全可靠的。前文分析，檔案數字化建設面臨的風險主要是“物理風險”和“技術風險”，保障檔案數字化建設的安全性有以下措施：一是加強風險防范。不僅應運用各類傳統防范措施，還應不斷提高數據安全意識，及時發現檔案數字化建設環節出現的各類全新風險。因此，還要對重要檔案數據做好數據備份工作，最大程度保障數據的完整性與安全性。要求計算機領域的人員按時對各類設備進行維護，排查可能出現的故障，有效提高數字檔案安全性。二是強化檔案工作人員的安全意識。從意識形態上認識到檔案數字化建設中檔案安全的重要性，明確責任，合理劃分相關職責，建立健全獎懲機制，為信息保密以及安全提供保障。三是應用先進的技術手段防范風險。在校園網絡安全保護方面，首先需要在網絡構建有效的防火墻，加強對網絡病毒的防范和消殺，并將病毒檢測技術應用到校園網絡中。在遇到病毒和黑客非法入侵時能開啟自動防御模式，來抵御外來風險，加強對信息風險的防范[15]。在檔案管理系統層面，首先要做好服務器外部環境的安全防范，如防火、防盜等，同時也要設置安全訪問策略，通過設置訪問權限，增加密碼管理，防止數字檔案信息被篡改和竊取。除此之外，也要同時構建有效的數據庫，當系統出現漏洞時能在最短的時間內得到彌補和修復，保護好數字檔案信息。

（五）搭建完善健全網絡信息數字平臺，加強現行電子文件的歸檔工作

檔案數字化建設之中最關鍵的一個任務就是保證通過數字化環境形成的相關文件在實際歸檔過程中，依舊通過原先的形態予以保存，并歸納至檔案數據庫之中。現階段，依舊有不少高校檔案管理者沒有正確認識數字信息化，片面的認為就是把一部分紙質檔案轉變成數字形式，沒有涵蓋歸檔以及轉換。這樣就會導致電子文件需要先換轉化為紙質檔案，進館后再由工作人員進行數字化處理，從而導致重復進行不必要的工作，浪費大量的人力和物力。因此，需要采取雙軌制歸檔，避免出現重復勞動。在檔案數字化建設過程中，必須率先對一部分紙質檔案進行數字化轉化，并且對有關電子文件載體按時予以歸檔，防止出現重復工作的情況。與此同時，檔案管理部門在促進數字化發展，拓寬數字化范圍的過程中，必須同步進行數字化轉換以及歸檔，在實際歸檔的時候需運用雙套制歸檔法，減輕后續工作中的工作量。高校行政部門和機構復雜，信息交流溝通不暢，可以探索以下方法：

一是將學校檔案管理系統與OA辦公系統相連接。比如檔案管理系統和學生信息管理系統對接，使學生的各類檔案憑借互聯網完成實時遷移，避免各類重復勞動，并且也可以避免實際傳輸環節出現的誤差，有效提高工作效率。如西安電子科技大學的檔案管理系統以及教育系統順利銜接，讓學生的成績、課程等方面的信息能夠憑借互聯網實時完成檔案移交，實現電子文件與紙質檔案同步歸檔。二是對所有部門產生的各類電子文件和自動化軟件形成的相關電子文件，通過下載刻盤的方式完成復制，然后轉移到檔案管理系統中，使其成為數字化館藏的一部分。三是學校網絡信息管理部門建設檔案云存儲，內部所有部門均可以憑借該平臺來完成數據采集以及信息交換工作，通過分散采集的方式來切實提升信息采集效率，對內部部門來說大有裨益。

綜上所述，高校檔案數字化是實現國家信息化戰略和建設“智慧校園”的一項基礎工程，雖然高校檔案數字化有很多影響因素的存在，但我國始終極為關注檔案數字化建設，各高校都認識到高校檔案數字化建設的重要性和必要性，也得到了領導和各方支持，相信高校檔案數字化建設也會像地方各級各類檔案館一樣成功開展。