淺析SAP在商貿、餐飲連鎖企業的財務應用

王靜

摘 要：SAP是德國SAP公司開發的企業資源計劃大型系統集成管理軟件，包括財務、成本，資產、銷售、原材料、生成、質量、人力資源管理、工廠維護等。SAP 是全球企業管理軟件與解決方案的技術領袖。本文從SAP在商貿和餐飲連鎖企業財務相關模塊應用，淺析SAP在財務應用中的現況。

關鍵詞：SAP模塊系統；商貿企業；餐飲企業；應用

本公司商貿企業主要為華北區域供貨，使用SAP供應鏈，采購入庫將供應商采購單據從供應商采購模塊批量導入生成采購入庫單據，根據訂貨系統接收客戶訂單，生成出庫明細，自動匹配存貨結存系統的品項，根據效期按照先進先出生成出庫清單，根據庫位自動調撥存貨品項，進行物流配送。提供了自動化程度，整合采購入庫、銷售分銷、物料管理一體化模塊應用。通過SAP R/3系統增強企業內部信息協同，實現采購、入庫、訂購、出庫、物流配送信息共享，節約人力成本，原倉庫5名固定工作人員，另有不定期聘請裝卸和物流工作人員，目前商貿公司倉庫僅有1名固定工作同仁，全程進程系統自動化處理，高效精準。

一、企業整合商貿供應鏈模塊的必要性

（一）財務整體分析與數據挖掘

隨著財務工作對企業發展重要性不斷提升，需要從多種層面入手優化財務管理工作。從財務組織層面分析，需要進一步創新財務工作職能，對商貿企業日常財務核算工作實施高效處理，為業務管理和企業決策提供專業性的財務支持，進一步提升整個集團價值，迎合組織結構轉型改革需求，促進財務工作實現標準化和專業化發展。從財務職能角度分析，利用系統促進會計核算實現自動化發展，減少重復性核算任務量，促進財務管理朝著集團增值服務方向轉型，提升全面預算管理實施效果，突出預算杠桿在各種資源中的戰略分配功能，利用信息系統集中整合處理提供集團各項業務和財務數據，除了提供各種常規成本分析報告，還可以從多角度入手進行財務分析，為各個業務部門以及管理層提供專項分析報告，集中管理集團中各種閑置資金和有效資源。從財務人員角度分析，可以輔助提升整個財務隊伍素質、能力，基于端到端的流程加強財務人員和業務人員的合作溝通。通過分析企業未來發展戰略要求，未來財務管理主要決策定位是集團價值創造者、業務和決策發展伙伴、企業價值提升者、信息供應者、業務和決策發展伙伴以及信息高效供應者。業務相關庫存管理、銷售收款以及采購付款等流程都經過財務收付模塊在財務總賬中全面匯集實施統一處理。

（二）商貿企業的數據采集

商貿采購發票通過發票系統自動識別、勾選拋轉至SAP生成入庫憑證，使用供應商主數據核算。月底根據當月供銷存發出明細，發貨單列表自動生成發貨單，使用小智路由對接SAP系統，進行賬單分稅率13%和9%稅率自動開具貨款發票，對于逾期支付貨款區域，實行先行支付預付款，餐飲主體下單后，倉庫端將訂單回傳商貿共享中心，共享中心進行預付款項核算回傳區域，區域支付貨款后，共享中心確認款項收回，回傳倉庫端進行發貨作業。對于逾期款項，SAP根據欠款時間和約定利率，自動核算逾期利息，并與貨款一起拋轉至開票系統，開具貨款逾期利息品項發票。賬單對接BMS后臺，自動進行賬單發送，目前商貿已經形成商貿共享處理中心，集中處理供應鏈和發票作業，財務共享將重復性高可標準化、流程化的財務作業集中統一處理，節約成本，提供資源使用效率，創造價值。

二、SAP應用思路

利用SAP系統對倉儲管理和采購核算等業務進行處理中需要創建統一商品目錄，不斷補充和完善產品目錄各項參數信息，特別是價稅分離對應采購訂單格式，目錄針對目標采購產品實施分離管理，管理者可以利用SAP軟件對各種產品存儲、銷售和進貨周期實施綜合分析，構建計算機輔助決策進貨模式。產品調撥按照大倉通形式實施有效處理，針對不同店鋪產品調撥差異合理設置預警指標，如果調撥差異超出預警限值，只有通過特殊授權后才能形成調撥單，對產品損失率做好事前控制。基于條形碼和產品目錄編碼進行售貨管理，在結束銷售后檢測SAP銷售清單，掌握其中差異問題，明確差異成因。基于SAP系統下可以借助專門財務軟件進行記賬，在計算機系統內存儲各項財務數據，財務軟件中設置了數據接口，在對財務數據傳輸接口進行科學定義基礎上，能夠將管理軟件各項業務數據傳輸至財務軟件內，自動形成財務報表。SAP應用于財務管理當中，能夠輔助創建一體化價值鏈，對財務活動中各項生產、供應以及銷售流程實施全面整合，合理應用SAP系統，可以基于原有財務核算擴展不同細節流程，彌補單一核算不足，順利解決財務管理難題，促進SAP和企業財務工作充分整合，健全管理體系。

三、SAP在商貿、餐飲連鎖企業的財務應用

（一）SAP在商貿企業的財務應用

銀行支付貨款及報銷等業務，使用OA和釘釘每刻報銷系統，在系統提交報銷單據后，自動拋轉SAP后臺業務，進行支付銀行勾選確認后，一級復核拋轉銀企聯進行二級復核后自動出款。實現SAP和銀企直聯對接，可實時進行數據傳輸，通過SAP系統整合資金池業務，可實時查詢銀行賬戶余額，進行資金管理和調度，SAP系統中同步銀行流水，顯示到賬及出款記錄，實時進行賬務處理。結合SAP和銀企直聯業務，銀行交易產生的交易流水號具有唯一性，使用交易流水號進行銀行對賬，同時核對金額和流水號，完善對賬依據。銀行收款業務，可通過導入模板自動計入SAP系統，系統接收銀行后臺傳輸信息后，在SAP系統的‘到賬通知中，截取匯款客戶編碼及名稱關鍵字段，直接生成對應的收款憑證，實現自動化，無須人工錄入。通過SAP銀企直聯模塊的應用，大大提高了財務核算及往來對賬的效率，系統自動更新銀行業務往來記錄，企業通過SAP系統，可實時查詢銀行賬戶的收付情況，增強了對銀行款項的管理。

商貿開發了供應商主數據分析和物料主數據分析模塊，針對供應商的單品項進價、規格型號及效期進行及時分析。物料的橫向比對和縱向歷史采購價格進行比較。篩選質優價廉供應商，以利節約采購成本。商貿除財務報表，開發毛利率分析，另開發應收賬款賬齡賬期和回款周期比例分析，及時關注逾期貨款，另有銷售費用、管理費用、部分品項直發折扣占比分析。

SAP系統在企業應用系統建構中，能夠基于業務采購、銷售、庫存以及資產為基礎，以財務相關職能管理為核心，綜合客戶供應商信用管理、全面預算管理以及財務合并管理為企業整個管理層提供有效參考，輔助制定針對性解決方案。財務職能作為管理層決策和前端業務之間的重要連接工具，能夠輔助企業相關經營決策工作。SAP擁有一套較為安全、成熟的變更體系。結合SAP系統架構分析開發系統作為系統開發配置的基礎環境，需要密切聯系用戶需求合理搭建各個功能模塊，基于SAP傳輸機制，在測試系統內對各種單獨配置模塊以及開發內容進行全面匯總，共同聯系起來實施集成測試。結束測試后相關配置重新傳輸至生產系統內，和企業實際經營數據全面融合，為用戶提供服務應用。

商貿SAP財務模塊作業流程如下：

商貿采購→付款流程：

采購入庫→入庫單列表→計入供應鏈系統→入庫品項→供應商采購發票→SAP自動生成采購入庫憑證→OA系統提單→SAP審核→銀企聯出款→SAP自動生成付款憑證

商貿發貨→回款流程：

客戶訂貨→接收單據→（預付款需復核價格→財務確認收款→通知倉庫）/無須預付→先進先出生成出庫單列→發貨→發貨單列表→小智理由開票→BMS系統區域賬單→生成收入憑證→區域回款→銀企聯對接→SAP自動生成收款憑證

（二）SAP在商貿、餐飲連鎖企業的財務應用

餐飲門店收入多為三方平臺收入，例如微信、美團、餓了么、支付寶等渠道平臺，目前啟用對賬中心進行賬賬核對，對賬中心數據（取自門店POS數據）和三方線上平臺后臺數據進行核對，如比對不通過，需確認差異原因，例如缺少賬單、隔日退單等。確認原因后進行賬錢核對（賬單和銀行收款比對），比對完成后，確認進行憑證拋轉，SAP自動生成收入憑證。通過將對賬中心與SAP關聯，可實現數據直接拋轉，數據核算精確，啟用門店作為部門核算中心，生成門店收入，便于比對各門店的損益。目前餐飲23個主體，原手工收入核對及錄入需4個工作日，目前僅需1個工作日，大幅度節約時間，提高了工作效率。

餐飲系統入庫數據對接商貿發票開具系統，餐飲本期訂貨發票數據直接拋轉餐飲系統，作為餐飲存貨入庫品項數據。餐飲公司門店盤點文典系統，門店根據門店使用物料的情況，通過文典系統下單，倉庫端收到訂單后進行發貨，物流到貨后，門店進行數據確認，文典系統錄入本期入庫品項數量，月底進行盤點錄入各品項與結存數量，數據確認后對接財務SAP餐飲供應鏈模塊，根據文典數據生成盤點數據。根據期初、本月入庫、期末結存自動生成成本。SAP開發了門店損益表，按照門店進行部門核算，核算每家門店成本率，各項費用占比，對于異常成本率進行比對分析。

餐飲門店主體較多，關于使用權資產攤銷、長期待攤、物業費、POS使用費攤銷、固定資產折舊等攤銷，涉及門店數量多，傳統攤銷方式涉及數據繁雜，耗時較長。使用SAP系統可通過建立周期性憑證進行攤銷，每月點擊計提，可快速完成計提。另可通過憑證批導進行數據導入，建立攤銷模板每月進行數據確認，便捷高效。固定資產與氚云系統關聯，使用氚云系統固定資產編碼，門店設備在氚云系統進行購進、調撥、處置可自動拋轉SAP進行相關數據處理，氚云系統數據更新，需同步進行SAP更新。加強了對于資產的監控、資產流轉及時進行數據更新。

餐飲門店使用釘釘每刻報銷，門店員工提交單據，驗收審核流程后自動拋轉SAP系統，餐飲主體繁多，通過與資金池對接，可實現資金歸集支付，根據各主體支付金額進行資金調撥，提高資金使用效率。供應商和客戶、銀行主數據需實時更新，以利報銷單據成功拋轉SAP，資金池進行各主體資金匯集和分配，銀企直聯進行報銷業務。確認支付后，系統自動生成憑證。所有憑證生成不允許修改，避免了人工失誤，提高系統精確化程度。

餐飲SAP財務模塊作業流程如下：

成本→付款流程：

供應鏈系統采購→文典盤點拋轉→SAP生成入庫和成本憑證→OA系統提單→SAP審核→銀企聯出款→SAP自動生成付款憑證

營收→收款流程：

門店POS收款→對賬中心核對→SAP生成收入憑證→三方平臺自動回款→銀企聯對接→SAP自動生成收款憑證

商貿和餐飲使用釘釘每刻進行費用報銷，審核完成后自動拋轉SAP系統進行復核，關聯銀企聯支付，SAP系統自動生成費用憑證。

商貿和餐飲薪資、社保、公積金部分，每月將薪資表按照每刻系統開發格式上傳，匹配各餐飲和商貿主體，門店、后勤部門核算，數據審核無誤后，拋轉SAP系統，進行薪資支付后自動生成憑證。目前餐飲和商貿的社保和公積金需在相關社保和公積金系統支付，支付完成后，每刻系統對接SAP，自動生成憑證，財務記賬憑證更加智能。

商貿和餐飲關于稅務對接，SAP系統根據系統憑證自動生成進項項，商貿和餐飲計提稅金后導出金稅三期報稅接口文件，稅務專員二次復核數據，批量集中報稅，優化報稅流程。

結束語

綜上所述，SAP在商貿和餐飲連鎖企業財務應用中存在一定優缺點，其中應用優點如下：

SAP系統內進一步提供了涵蓋各種業務領域的業務處理流程集成方案，憑借系統自身高度集成性、開放性、靈活性、開放性、時效性以及強大功能，得到企業各界廣泛認可。SAP系統的有效應用進一步提升了企業財務工作和管理活動便捷性，能夠提高財務運行和管理信息準確性、及時性，也是企業日常經營管理活動中的重要助手，而在未來發展中將會有更多企業選擇SAP系統，并充分享受到SAP所提供的便利。

SAP與各模塊訊息對接，對數據更新精確度要求方面也存在一定的缺點：

銀企直聯對企業與銀行系統的網絡連結要求性高。系統需保持實時連結，否則SAP系統無法實時獲取更新銀行數據訊息，對于賒銷客戶還款、現銷客戶開單等需進行SAP在線控制的收款開單項目，信息需及時匹配，否則會無法實時傳輸拋轉；SAP銀企直聯模塊、OA系統、對賬中心、氚云系統、文典系統等各系統數據對接，需企業所有供應商、客戶及其他支付單位信息，銀行開戶行賬戶信息等進行維護，相關信息變更時需及時收集，對資料收集、對應數據維護的工作量較大。

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