新時代優化高校行政公文檔案管理的路徑研究

李紅豆 陜西藝術職業學院行政辦公室

行政公文檔案管理工作是高校一項極其重要的日常工作，其所包含的內容豐富，涉及面相對較廣，在開展過程中經常受到各種因素的影響，使得現階段高校行政公文檔案管理工作存在一系列不足，嚴重制約了高校行政公文檔案管理工作的開展。而且在新時代發展背景下，網絡通信技術發展迅速，這給高校行政公文檔案管理帶來了新的發展機遇和挑戰。因此，現對新時代發展背景下的高校行政公文檔案管理工作進行深入探究，梳理目前高校行政公文檔案管理工作中存在的各種問題，并提出對應的優化路徑，以推進高校行政公文檔案管理工作在新時代背景下的轉型發展。

在新時代發展背景下，我國的網絡通信技術得到了迅速發展，這既給高校行政公文檔案管理工作帶來了新的發展機遇，也讓其面臨更加嚴峻復雜的挑戰。因此，高校行政公文檔案管理工作必須緊跟時代發展潮流，有效運用現代化的網絡系統和信息設備，對高校行政公文檔案進行更加科學高效的管理，使高校行政公文檔案管理能力得到全方位、高質量的提高，從而保證高校行政公文檔案管理能夠更加符合新時代的發展需要。

新時代高校行政公文檔案發展情況

我國社會經濟發展進入了新時代，科學技術水平也已經提升到了新的高度，高校作為我國教育事業中非常重要的主體，在我國教育事業的發展中發揮著舉足輕重的作用。當然，社會經濟的發展也為高校的行政公文檔案管理提供了新的發展機遇，高校正在充分利用當下的科學紅利，對高校行政公文檔案進行創新化管理，全面提升高校行政公文檔案管理的水平，從而確保高校行政公文檔案管理工作高質量發展。

在現階段的高校行政公文檔案管理中，高校的行政公文檔案總體上包括三種類型，第一類是上級行政公文檔案，這類檔案主要涉及上級部門對高校行政部門的信息通知、文件批復和計劃方案等。第二類是高校自身的行政公文檔案，這類檔案主要涉及高校自身的行政相關會議紀要、方案、工作總結等一系列行政工作開展情況，這也是高校行政工作開展的業績證明。第三類是高校向上級領導部門提交的行政報告檔案，這類檔案主要是高校在行政工作開展過程中，將工作內容整理成公文并上報給領導部門從而形成的行政報告檔案。

高校各種類型的行政公文檔案既是對高校行政工作各項內容的梳理和總結，同時也是高校行政工作持續高效推進的信息基礎，對未來高校的轉型發展具有深遠的影響。所以，面對日益增加的檔案內容和日益復雜的檔案種類，高校應該進一步提高對行政公文檔案管理的關注程度，有效利用信息化技術在行政公文檔案管理中的優勢，持續推進高校行政公文檔案的科學化、精細化和高效化管理，全力提升高校行政公文檔案的管理水平，使高校行政公文檔案可以成為高校行政工作開展的有力支撐。只有這樣，才可以實現高校行政工作效率的整體提升，從而實現高校綜合辦學能力的全面提高。

新時代高校行政公文檔案管理存在的不足

高校缺乏對行政公文檔案管理的認識

高校的行政公文檔案不僅是高校開展日常行政工作的基礎，同時也是高校行政工作的重要記錄，是高校正常運轉的重要保證[1]。在新時代發展背景下，部分高校對行政公文檔案管理工作的認識較為缺乏，所以常常忽視高校行政公文檔案管理工作的重要性，還對行政公文檔案管理產生了一些錯誤的觀念，認為高校行政公文檔案管理僅僅是高校檔案管理的一項附屬業務，對高校的發展不會產生較大的影響。受這種錯誤觀念的誤導，高校檔案管理人員對行政公文檔案管理缺乏重視，忽視了對高校行政公文檔案的科學分類和管理，導致高校行政公文檔案管理水平受到嚴重削弱。

高校行政公文檔案管理的信息化水平不高

在新時代發展背景下，盡管有一部分高校已經初步認識到行政公文檔案管理對高校未來發展的重要作用，但受經費、技術等因素的限制，高校行政公文檔案管理的信息化水平無法得到有效提升，嚴重制約了高校行政公文檔案管理的實質性發展[2]。

除了經費和技術問題，造成高校行政公文檔案管理信息化水平不高的原因還有以下兩點。一是高校行政公文檔案管理人員缺乏專業的信息化技術應用能力，不但難以深入地認識當前信息化技術對高校行政公文檔案管理的作用，而且也無法將其有效運用于高校行政公文檔案管理的具體實踐，嚴重削弱了高校行政公文檔案管理的效果。二是大量高校尚未在行政公文檔案管理中對信息化技術進行普遍推廣和應用，導致高校行政公文檔案管理的信息化水平不高。

高校行政公文檔案管理缺乏高素質人才

當今網絡環境下的高校行政公文檔案管理，需要檔案管理人員既具備文秘、檔案管理的知識和經驗，又具備計算機應用能力和實踐技能。然而，兩者皆備的人很少。在大多數高校的行政公文檔案管理工作中，由于多數工作人員并不是檔案管理專業出身，而且各個工作人員的教育背景、個人素質、業務能力各不相同且差距明顯，并且從事檔案管理工作的工作人員往往身兼數職，“一人分飾多角”，難以全身心地投入行政公文檔案管理工作中。所以工作人員在對高校行政公文檔案進行管理時往往缺乏專業的檔案管理意識，導致高校行政公文檔案難以得到科學高效的管理，嚴重阻礙了高校行政公文檔案的后續查詢和利用。

高校行政公文檔案管理工作人員是高校行政工作開展的基礎，但仍然有大量高校行政公文檔案管理工作人員在對檔案進行管理的具體實踐中，沒有對行政工作內容形成準確認知，導致其對高校行政公文檔案的收發日期、歸檔類別等不熟悉，也無法對檔案進行科學高效的管理。并且，一些高校的行政公文檔案具有很強的特殊性和秘密性，必須進行保密管理，一旦管理人員對高校行政公文檔案的認識不夠透徹，就會造成泄密事故，給高校行政公文檔案管理工作造成惡劣影響。

高校缺乏對行政公文檔案管理的創新意識

高校行政公文檔案管理方式對實際的管理效果具有決定性作用。在新時代發展背景下，高校利用新的信息技術對行政公文檔案管理方式進行全面革新，以保證高校行政公文檔案管理的實際效果[3]。然而，當前絕大部分高校依舊沿用傳統的管理方式對行政公文檔案進行管理，導致高校行政公文檔案管理在技術、方式和制度上無法得到科學有效的創新，對高校行政公文檔案管理效果產生了一定的負面影響，最終使得高校行政公文檔案管理方式和制度很難真正滿足新時代的發展要求，阻礙了高校行政公文檔案管理工作的正常開展。

新時代高校行政公文檔案管理的優化路徑

全面提升高校對行政公文檔案管理的認識

行政公文檔案是高校行政工作開展的重要保證，高校要想確保行政工作順利開展，就必須加強相關工作人員對行政公文檔案管理重要性的認識，確保高校行政公文檔案管理工作能夠得到高度重視，從而保證高校行政公文檔案管理的效果[4]。另外，檔案工作人員要經常向上級領導匯報單位檔案管理工作動態及面臨的困境，爭取得到有關領導的支持；同時做好檔案的利用和服務工作，提高領導對檔案管理工作的重視。

高校行政公文檔案管理不但與高校行政工作的開展密不可分，并且還關系著高校未來的發展前景。隨著社會科技的不斷進步，新時代背景下，高校需要充分認識行政公文檔案管理的重要性，并通過全面深化行政公文檔案管理，為行政工作的順利開展提供高質量的公文檔案。因此，高校必須明確認識到行政公文檔案管理對自身發展的重要意義，并采用科學合理的手段對行政公文檔案進行更加有效的管理，以確保高校行政公文檔案管理水平不斷提高，從而提升高校行政公文檔案管理的成效，為高校在新時代背景下的順利發展奠定基礎，全面推進高校進一步發展。

提升行政公文檔案管理的信息化水平

明確行政公文檔案管理工作重要性的前提是充分利用當前信息化技術的優勢，通過提升高校行政公文檔案管理的信息化水平，使高校行政公文檔案管理水平得到全面提高，為高校提供高質量的行政公文檔案，確保高校能夠邁向更理想的未來。

首先，在新時代發展背景下，高校行政公文檔案管理工作不能再因為技術局限而被束縛在傳統的管理模式之中，而是必須充分利用現代化的信息技術為高校行政公文檔案管理注入新的內涵，從而進一步提高高校行政公文檔案管理的效率，提升高校行政公文檔案管理的水平[5]。

其次，高校在對行政公文檔案進行管理的實踐中，不僅需要督促管理人員對檔案進行精細化記錄和整理，還需要將行政公文檔案管理歸入高校行政工作開展的長期實踐之中，針對管理人員的特點對其進行科學的崗位分配。

最后，要根據新時代對高校行政公文檔案管理的要求，對檔案管理人員進行系統性的技術培訓和指導，以確保管理人員可以將現代化信息技術高效地應用于行政公文檔案管理當中。

全面提升行政公文檔案管理人員的綜合素質

高校要樹立質量管理意識，即要求所有工作人員都要確立“質量第一”的觀念，明確各自的崗位責任，并通過科學合理的培訓模式，使高校行政公文檔案管理人員的綜合素質得到全方位提升，為高校行政公文檔案管理工作的順利開展提供堅實的人才基礎，保證高校行政公文檔案管理工作可以在良好的人才支持的基礎上順利進行[6]。

社會經濟的不斷發展使現代信息技術在高校行政公文檔案管理中的應用越來越普遍。然而，大量高校缺乏專業的行政公文檔案管理人才，導致現代信息技術無法在高校行政公文檔案管理中得到深入應用，嚴重阻礙了高校行政公文檔案管理整體效率的提高。所以，高校應該加強對行政公文檔案管理人員的培養，制定科學合理的培訓制度，對高校行政公文檔案管理人員進行全面位、深層次的綜合培訓，以促進高校行政公文檔案管理人員素質全面提升，保證高校行政公文檔案管理人員的管理能力能夠滿足新時代對高校行政公文檔案管理的需要，使高校行政公文檔案管理人員能夠緊跟新時代的發展步伐[7]。并且，高校在培訓行政公文檔案管理人員時，應該充分地運用現代化的設備和技術，并通過一系列福利措施加強對高校行政公文檔案管理人才的引進，切實保證高校行政公文檔案管理工作能夠擁有專業且充足的人才支持。

總之，檔案管理人員知識老化，急需更新，加強對新生力量的培養和對在職人員的現代化技術再教育，提高檔案人員的專業水平，是做好檔案管理工作的前提和基礎。開展現代化檔案管理不僅僅是檔案管理人員的職責，單位領導、擬稿人員都要掌握辦公自動化的基本技能，提高對檔案現代化管理重要性的認識，這樣才能提高檔案質量和利用率，并進一步推動我國檔案事業向前發展。

推進高校行政公文檔案管理方式全面革新

高校要想更好地滿足新時代對高校行政公文檔案管理提出的要求，就必須緊跟時代的發展步伐，推進高校行政公文檔案管理方式的全面革新。

首先，高校必須從行政公文檔案管理制度上進行創新，根據行政公文檔案管理的實際情況，了解高校開展行政公文檔案管理工作的實際需要，并根據實際需要對行政公文檔案管理制度進行科學合理的革新，從而促使高校行政公文檔案管理制度能夠符合其自身的發展需要，為行政公文檔案的高效管理提供良好的制度支持[8]。

其次，高校應該加強對行政公文檔案管理技術的創新。通過利用先進的管理技術提升高校行政公文檔案管理中的信息獲取、分類和處理能力，在先進技術的加持下，全面提升高校行政公文檔案管理的效果和質量。

最后，高校必須對行政公文檔案管理方式進行創新。轉變傳統的行政公文檔案管理方式，利用現代化的檔案管理方式進一步提高高校行政公文檔案管理的高效性、創新性和安全性，從而為高校行政公文檔案的儲存和利用提供更多便利。

總之，在新時代發展背景下，我國的社會經濟發展迅速，科技水平也有了長足提高。行政公文檔案管理作為高校檔案管理中的重要組成部分，在高校未來的發展中扮演著重要角色。高校充分利用現代化的信息技術對行政公文檔案進行科學高效的管理，既能推動行政公文檔案管理水平不斷提升，也可以保證高校行政工作順利開展，為高校健康發展奠定堅實的基礎。