強化檔案安全意識在流動人員檔案管理工作中的滲透

江婷婷 中國海峽人才市場

檔案安全是檔案工作的生命線。現立足于新時期流動人員檔案管理服務工作，主要從檔案的保管環境安全、檔案利用安全、電子檔案的安全、強化檔案從業人員安全意識和完善檔案安全制度五個方面討論檔案安全問題，以期在提升流動人員檔案管理與服務水平的同時，確保檔案的安全。

人才機構是流動人員檔案保管的主要場所。流動人員的檔案是記錄一個人升學、工作的發展進程和變化軌跡的重要載體。同時檔案中記載的學歷、職稱、工資、政治面貌等信息與個人升職、政審、退休等切身利益息息相關。但是由于檔案是一種不可再生資源，檔案的安全問題時刻貫穿于檔案管理的全過程，是檔案工作的生命線。近幾年，隨著社會的發展進步，流動人員對檔案的利用需求逐漸增加；此外，由于人們生活環境的復雜多變，檔案的安全問題也日益凸顯，所以在新時代背景下檔案的安全問題也愈發引起人們的重視。人社部2014年90號文《關于進一步加強流動人員人事檔案管理服務工作的通知》明確提出要加強流動人員人事檔案安全管理，提出切實做好檔案安全管理工作；2020年新修訂出臺的《中華人民共和國檔案法》中更是多次提到檔案安全管理問題；人社部2020年發布的《流動人員人事檔案安全管理規范》明確了人力資源服務行業檔案安全管理的標準。這些都說明現階段國家對檔案安全的重視上升到了一個新的高度，對檔案安全管理工作提出了新的要求。本文著重從檔案保管環境、檔案的利用、電子檔案、人員安全意識、檔案安全制度五個方面進行討論。

檔案保管環境的安全

獨立的空間

檔案的存儲環境、場所建設是檔案安全管理的基礎性工作。眾所周知，檔案的保管場所應該是相對獨立且堅固的檔案庫房。根據《中華人民共和國檔案法》的要求，檔案庫房的建設必須按照國家有關規定配置合適的檔案保管庫房和必要的設施、設備，確保檔案安全，并利用先進技術，實現檔案管理的現代化。作為流動人員檔案管理服務的人才機構，不論保管、接收檔案數量有多少，檔案保管場所都不能與辦公場所、休息區、接待處共同使用，嚴禁檔案同其他材料、食品或易發霉物品混雜存放。根據檔案法的規定，必須設置專門的房間或場所來存放保管檔案。庫房的選址要遠離各類火源或火災易發區，不要臨近機房、控制室、廚房、倉庫等場所。

具體設施設備的建設

根據人社部90號文的規定，要想加強流動人員人事檔案安全管理，就要不斷研究和改進檔案的保管方法和保管技術，提高流動人員人事檔案庫房的安全防災標準，建立健全人防、物防、技防“三防一體”的安全防范體系。鑒于此，營造一個安全的檔案保管環境，除了滿足空間上的要求之外，檔案庫房還要配置必要的密集架以及防火、防潮、防蛀、防盜、防高溫等設備，嚴格落實檔案庫房建設“八防”要求，加強安全措施，確保庫房檔案的安全，并安排專人定期對檔案存儲環境進行安全檢查。

1.防火、防光。檔案庫房嚴禁煙火，應配備火警報警裝置及庫房溫度探測器、煙感裝置、滅火器等必要的滅火設備，定期做好庫房內各種電器線路的安全排查，避免火災隱患。同時，檔案庫房的照明應選用紫外線含量低的光源，最好選用白熾燈。有條件的庫房盡量不要設窗，若條件有限，應對窗戶采取相應的遮光措施，避免陽光直射。

2.防潮、防高溫。人才機構保管的基本都是紙質材料檔案，而高溫高濕的環境特別容易改變紙張的屬性，使得紙質材料干燥、易脆，易滋生微生物，因此溫濕度的控制至關重要。檔案庫房應安裝空調新風系統、溫濕度顯示監測器，每日定時檢測庫房內溫濕度的變化。有條件的人才機構檔案庫房可以在安裝溫度自動記錄儀的基礎上，安排工作人員每日進行人工登記。做好雙套數據的登記對比，使庫房溫濕度控制得更加精準。庫房具體溫度應控制在14攝氏度到24攝氏度左右(一晝夜變化幅度不超過2攝氏度)。相對濕度應控制在45%到60%左右(一晝夜變化幅度不超過5%)。當庫房內濕度大于庫房外濕度時，開啟抽風機，進行排氣通風或啟動除濕機；當庫房內濕度小于庫房外濕度時，應及時開啟空調。

3.防盜。檔案庫房應設置門禁，實行專人進出和專人管理制度。還應每日對門鎖門禁進行檢查，同時應配備防盜報警裝置和監控設備，實行監控室24小時值班，保證監控設備24小時正常運轉。

4.防塵。灰塵也會影響紙張的壽命和內容的清晰度。要保持檔案庫房干凈整潔，堅持每日除塵等日常保潔工作，有條件的人才機構在檔案庫房的清潔上盡量做到一周一小掃，一月一大掃。

5.防蟲、防有害生物。定期投放殺蟲驅害的藥物，并在高溫高濕季節安排人員做好庫存檔案蟲霉情況抽查工作，避免出現蟲害和霉菌等現象。

檔案接收、使用方面的安全

檔案接收方面的安全

每次新接收的檔案或添加的材料，都要對其真實性進行鑒別，保證其準確性和完整性。人才機構除了點對點采用機要通信渠道寄送的檔案外（高校畢業生檔案允許采用郵政EMS投遞），由單位或個人遞送的添加材料都要對其真偽進行鑒別，這對檔案管理人員，特別是檔案審核人員提出了更高的要求。有條件的檔案接收部門還可以同相關檢測機構合作，如添加的是學籍材料，可以要求附加教育部學信網《教育部學歷證書注冊備案表》或《中國高等教育學位在線驗證報告》；同時在對檔案審核的過程中，也可以根據其前后信息是否一致找出問題。在采集信息時還需要保證正確嚴謹：如添加的學歷材料是在職取得的碩士學位，而非學歷。此外，及時完成新接收檔案材料的電子化流程，并做好檔案材料的消毒工作，確保接收的檔案材料可以完整無損地歸檔，最終做到檔案入庫上架整齊有序。

檔案使用的安全

人才機構管理的檔案使用最頻繁的就是檔案的查（借）閱。檔案查（借）閱，首先要有獨立的查閱場所，且必須安裝視頻監控設備，設置專人負責。在檔案查（借）閱的過程中，要嚴格執行相關的管理制度，按規定辦理；認真核對查（借）人信息，詳細填寫查（借）閱單；嚴防檔案內容被涂改、抽取、替換；嚴禁查閱過程中私抄、復制、拍攝檔案內容。

1.紙質檔案的使用。檔案的使用要保護原始檔案材料及檔案內容信息的安全。對外借的檔案要做好登記，歸還的檔案要認真核對目錄與檔案內容，檢查是否完整，同時在使用的過程中若發現檔案破損應及時進行修復。對轉出或借出的檔案都需要附上檔案材料目錄清單。需要特別強調的是，在檔案轉遞的過程中，嚴禁個人自帶，只能通過機要通信渠道或專人送取方式轉遞。同時要定期對檔案進行清點，及時催還、核對檔案，對外借使用及歸還的檔案，做好登記備注，清理臺賬。

2.電子檔案的使用。電子檔案對計算機系統和網絡環境的安全有較高要求。系統設備陳舊、網絡漏洞都極大地影響著電子檔案的安全，輕則檔案信息丟失，重則檔案內容被泄露，甚至數據被篡改，嚴重影響著檔案信息資源的應用價值[1]。在查閱電子檔案的過程中，首先需要保證數字檔案載體的安全，所有的電子查閱設備不能有外接數據接口，還要注意維護硬件服務器的安全，關注其使用壽命，同時對讀取信息的軟件也要定期進行維護、升級。其次要加強網絡安全，電子檔案的安全在很大程度上與網絡環境密切相關，因此電子檔案的加工、利用都要實行專用網絡，通過網絡開展遠程服務的同時，做好局域網與因特網的物理隔離，安裝防火墻、開展漏洞掃描，防止計算機病毒和黑客通過網絡入侵[2]，防止檔案內容在網絡傳輸的過程中被泄露。此外，檔案查閱場所禁止使用無線網卡及其他無線設備，同時還要設置專人負責，嚴防電子檔案內容外泄。電子檔案對外應根據不同的利用對象設置查閱權限，根據檔案內容和保密等級開放查閱內容。

信息化背景下數字檔案的安全

檔案信息化的開發與利用，既是對原始檔案資料的保護，同時也是檔案服務于民生的一種形式和手段[3]。

不斷加強對數字檔案安全存儲設備的建設

一方面，社會信息化程度的不斷提高，產生了大量數字檔案，檔案的電子數據越來越多，對檔案數據的存儲設備提出了更高的要求。另一方面，要加強檔案的數據備份建設，注意做好電子檔案的備份，可以使用不同的載體對數字檔案進行備份，避免因數據損壞、自然因素等對檔案安全造成威脅。同時，加大對數字檔案操作平臺穩定性和保密性的維護力度，提升工作人員應對各類網絡攻擊的基本能力，完善反饋求助機制，防止檔案信息內容泄露。

加強檔案數字化外包單位管理

隨著檔案數字化的不斷發展，數字檔案被廣泛應用，檔案數字化的安全性也備受關注。檔案的數字化加工通常會選擇外包的形式。首先要選擇規模大、實力強和專業化程度高的外包企業，其次檔案管理部門應制定相應的檔案數字化加工管理制度，與外包企業簽署相關的保密協議，最后檔案管理部門應加強與外包企業的溝通與互動[4]。在檔案進行數字加工的過程中，應及時發現問題并進行商討，再加以解決處理。檔案的數字化工程是一個多流程的過程，所以檔案管理部門要安排專門人員參與數字化加工的全過程，做好全程的監督檢查，實時通過抽檢的形式確保數字化檔案的質量，及時發現問題，商討解決方案，確保檔案安全。由于外包單位人員大多都是臨時工，人員缺乏穩定性，造成實際操作者素質參差不齊，導致檔案在數字化加工過程被隨意標記、折角、剪裁，進而使檔案被損毀。因此，檔案管理部門要配合外包企業對員工進行專業化、系統化培訓，加強安全管理，制定嚴格的標準，進行規范的技術指導，更好地提升操作人員的操作能力和熟練度，引導參與檔案數字化加工人員增強安全意識，提高工作熱情。

檔案工作人員的安全意識

國家檔案局前局長李明華曾指出：“檔案安全的最大保障是人的認真，檔案安全的最大危險是人的疏忽。”這說明在檔案安全工作中，人是最重要的因素。檔案工作不僅是一個部門的事情，更是所有檔案工作人員的事情。檔案工作人員在工作之余，嚴禁談論檔案相關信息；在整理檔案的過程中，禁止中途辦理其他事情，最大限度避免人為泄露信息。基于此，提高檔案工作人員的檔案安全意識是檔案安全的基礎保障。通過集中授課、政策講座、法規學習等形式，增強檔案工作人員的安全意識，提高檔案工作人員的防范意識。個人只有在思想上有責，在工作中才能盡職。

檔案管理安全保障體系的建設

增強主體安全責任意識

履行檔案安全職責，明確相關職責分工，加強檔案安全工作領導，建立“一把手”總負責制，壓實檔案安全責任，把檔案安全制度責任到人。定期組織檔案安全檢查工作，對危害檔案安全的行為實行“發現一個，查一個，問責一個”。

健全工作機制

在現有規章制度的規范下，各類人才機構可以根據自身特點，按照新時期對檔案工作的特點建立健全本單位檔案安全管理的各項規章制度，適時補充、完善檔案安全管理流程，規范檔案從業人員的職業道德、工作流程，嚴格落實檔案安全責任制。

提高檔案從業人員應對安全風險的能力

建立安全風險的自查機制，定期進行安全檢查，及時發現問題，把各類安全風險隱患消滅在萌芽狀態。同時，既可以通過開展各種防范風險的演練，對防范安全風險的工作案例進行分析，提高檔案從業人員的應急能力，也可以開展消防應急演習，把安全預防措施落實到實處，進一步提高檔案從業人員的實際操作能力。

提升檔案從業人員的職業能力

首先，檔案從業人員要具備較高的政治理論水平，堅持黨的領導，把黨對檔案工作的方針、政策落到日常工作中。其次，新時代對檔案從業人員的素質提出了更高的要求，從事檔案管理工作的從業人員要具備一定的檔案專業知識，才能促進檔案管理工作更快、更好、更高效發展。一方面，可以從專門院校招收具有專業背景、專業能力且熱愛檔案事業的有志青年，壯大檔案隊伍；另一方面，從思想上提高檔案從業人員的服務意識和參與性，使其在工作中自覺學習檔案管理所涉及的如信息技術、科技、文學等領域的知識，從而提升自身檔案服務的能力。同時提高薪資待遇水平也有助于留住檔案業務能力強、素質高、有能力、有責任心的檔案管理人員。

檔案在現代社會生活中各個領域的作用日益凸顯，其價值被開發和利用的同時，安全管理也備受重視，具有重要的現實意義。在流動人員檔案服務工作中，檔案從業人員應自覺提高檔案管理的安全意識，完善檔案管理制度，加強檔案管理能力，做好檔案安全工作的保障者，讓檔案資料更好地被利用，更好地服務于廣大人民群眾。