企業物資采購成本管理與控制

曹金玉 浙江清心茶業有限公司

實行企業物資采購成本管理和控制，一是為了增加企業的經營效益。在企業經營中，減少成本支出是提高企業經濟效益的最有效手段，而物資采購成本在整體的成本控制管理中占據非常大的比例。二是能夠提高企業在產品定價方面的競爭優勢。在當前的市場環境下，企業采用成本控制，既能確保產品的價格優勢，又能有效地減少生產成本，從而確保企業在激烈的市場競爭中處于有利地位。三是通過實施成本管理來提升企業的成本控制能力，從而改善企業的內部成本控制，并對與成本有關的生產過程進行優化和規范化。

一、企業物資采購成本概述

第一，物資價格。這是決定物資采購成本的關鍵。由于企業所需物資種類繁多、數量眾多，因此，無論哪一種物資的價格上漲，都會使企業的采購成本大幅上漲。反之，物資的價格又會間接地影響到企業的經營成本。通過對物資采購過程中的物資價格進行控制，可以實現最優的采購成本管理。

第二，物資數量。物資數量對物資采購成本的影響是不容忽視的。企業在采購物資時，一般采用采購計劃作為指導，而采購計劃中對每一物資的采購數量都有一個清晰的規定。如果物資的消耗速度太快，則會導致相應的物資采購量和采購費用增長。同時，企業在開展新項目時，還必須進行物資的再采購，從而提高了物資的采購成本。

第三，市場環境。市場供求對物資采購成本的影響主要有兩個方面：一是供不應求時，物資的價格會上升，而物資的采購成本也會隨之上升。二是供過于求時，物資的價格會下跌，這時的物資采購成本則在預算范圍內。

第四，運輸成本。在物資購買完畢后，及時將物資運送至指定地區，并要求有專門的運輸工具。通常情況下，隨著運輸距離的增加，所需的貨物數量和所需的物流成本也會隨之增加，而在短途運輸中所耗費的物流成本用也會隨之減少，因此，企業必須制定出一套合理的運輸計劃，合理地選擇合適的運輸模式，以減少成本，從而實現對物資采購成本的控制。

二、企業物資采購成本管理和控制存在的問題

（一）企業員工素質偏低

企業物資采購成本管理與企業管理者、采購人員、財務人員關系密切，而且與其職業素質密切相關。若沒有工作經驗、實際操作技能欠缺，將對物資的采購成本管理與控制造成消極的影響。就拿采購員來說，他們要清楚地了解物資的用途。同時，他們必須能夠精確地把握物資行情走勢，并具備很強的溝通與協商能力。從而保證企業在物資采購過程中的質量，減少了采購成本，保護了企業的利益。但是，有些企業對物資的采購卻不重視。委派的采購員職責不明、工作態度消極、不負責任、無法有效地控制物資的采購成本。有些采購者與供貨商勾結，以次充好，任意定價，牟取巨額利潤，但對企業的利益造成了極大的損害。如果不能及時發現并進行懲罰，就會給企業的經濟帶來很大的損失。

（二）采購流程不規范

規范化的物資采購流程可以為采購工作提供穩定可靠的依據，確保采購工作的高效有序進行。在確保物資采購的合理化、規范化的先決條件下，企業依照生產計劃和總體目標的需求，最大限度地降低物資的采購成本。然而，一些企業往往只會購買他們所缺少的東西，而不會進行統一的采購。不僅是因為采購成本高，還因為資源的配置不科學，造成了生產過程的大量浪費。其中最突出的問題是，各部門間的信息交流不暢，造成了物資的重復采購和物資采購的高昂費用。另外，有些企業對物資的采購管理也不夠嚴格，導致采購人的違法行為被輕易掩蓋，如果不能有效地控制腐敗，那么，企業的利益就會受到威脅。

（三）采購模式不合理

隨著科學技術的飛速發展，各種先進的技術不斷地被運用到各個領域，企業對物資采購的方式也越來越多，從而使其具有了更大的靈活性。但是，在我國的部分企業中，信息化建設卻是一個相對落后的過程。目前，我國大部分的企業還在使用傳統的物資采購方式，通過招標的方式進行采購，難免會由于“人情關系”而內定中標供貨商。另外，還有一些供應商通過惡意壓價、行賄等手段，使招標工作的公平性受到影響，從而使物資的采購周期和成本不斷上升，進而使企業在市場競爭中的優勢不斷減弱。另外，企業的物資庫存不合理，具體表現為，錯誤地估計了物資的價格，或者存在大量的庫存問題，增加了日常的維護和管理工作難度，又或者是因為缺少應急物資，導致了物資的短缺，導致了采購的成本難以控制。

（四）庫存管理不完善

物資采購成本與庫存管理是互相補充的兩種工作。為確保生產工作的連續進行，企業既要確保充足的庫存，又要防止大量的庫存占用企業的資金。部分企業未按規定進行物資的儲存，缺乏對倉庫環境的嚴密監測。假如倉庫過于老舊，沒有充足的防風能力，便會被自然環境腐蝕，進而造成物資的使用性能降低。如果把這種物資用于生產中，就不能保證產品的質量。還有一些企業沒有定時檢查清理積壓物資，對物資的保養不到位，造成了物資采購計劃的不合理，從而影響了企業對物資的采購成本控制和管理。

（五）供應商選擇不當

在市場經濟條件下，有許多的優質供貨商可供選擇。在物資采購中，如果企業不了解和審核供應商的資質，選擇的供應商不合格，將會對物資的質量造成很大的影響，不能滿足生產工作的需要。有的企業過分關注自己的經濟效益，在采購時往往只考慮利潤，忽視了物資的質量。采用這種物資進行生產工作，不僅導致了生產工作的效率和質量都不高，而且與預期的目標有很大的出入，影響了企業的經濟效益，損害了社會的形象，極大地制約了企業發展速度。

三、有效進行采購成本控制的對策

（一）構建科學合理的物資采購流程

在進行物資采購之前，企業要對自身的生產狀況進行全方位的深入分析，了解其實際需要，并制訂出合理的采購方案。根據現有物資的數量，結合當前的生產、運行情況，確保所購物資滿足企業的需求，減少物資的浪費，減少庫存。全面地了解和掌握企業的生產情況，制定更為完善的采購計劃，統計采購的物資數量、種類、時間，以確保物資的合理利用。然而，在進行采購時，必須將物資的庫存問題擺在首位，以確保企業的正常生產。除此之外，在實際的物資采購中，要對采購成本進行科學合理的預算，并按照物資的類型來進行資金的分配，以確保企業有充足的資金。在實際采購過程中，務必擬定出科學合理的物資采購方案，并進行科學合理的管理。借助對實際物資使用狀況的深入分析，可以使企業的成本管理體系更為科學化，并能嚴格地實施有關的規章制度。企業的物資采購管理人員，要清晰自身的職責，要定期進行物資盤點，在物資欠缺的狀況下，及時地向企業提出采購需求，確保物資的供給。

（二）企業物資采購管理中的信息化應用

第一，訂單最基本的信息是物資信息。訂單信息主要包含商品信息、供應商信息、資金信息等。采購數字化的重點在于訂單的數字化。與此同時，實現訂單信息的數字化管理，便是對采購信息進行有效的管理。第二，有利于存儲和檢索信息。為更高層次的程序應用提供了可能性。供應商的資料包含許多的衡量標準，其中主要有供應商信用，交貨質量，評價和及時性。采用通用的供貨商關系管理體系，可以方便企業和供貨商進行長期的交流。企業采購是企業在采購過程中，通過選擇和控制供應商，實現企業長期采購的利益。第三，資金信息是數字采購中最重要的信息。隨著金融信息化程度的提高，采購信息的處理日益便捷，各類重要的數據在任何時候都能獲取。實現企業經營目標的首要目的就是對資本的管理，特別是關鍵設備中的資本金比例高，這將直接影響到企業的收益最大化。

（三）加強對物資采購過程的控制

第一，在采購過程中，要制訂合理、科學的采購方案，嚴格按計劃進行物資采購，保證各環節的科學、合理。第二，在采購方式方面，要把現代信息技術與創新的采購手段結合起來，如網上購物、第三方采購、全球采購、公共采購等。所以，必須對物資進行科學的采購與供給，以確保供應鏈、物資的管理及存貨的高效運作。在采購方面，企業采購部門應采取多種采購模式，從多個渠道進行采購，密切跟蹤市場動態，提高供求關系，以達到最佳的效果。將供應商整合和高質量供應商篩選，融入采購過程中，為企業提供了最有價值的物資，同時也為企業的未來發展奠定堅實的基礎。

（四）強化組織人員管理

為了有效地提高企業的成本管理，需要加強企業管理人員的素質和能力。企業可以定期組織有關部門的員工進行培訓，主要是了解成本管理的基本理論和技巧，以此來提升成本控制人員的整體素質。另外，企業還可以定期組織員工進行成本管理討論會，以糾正管理者的工作態度，從而提升成本管理的質量和效益。在管理、采購員方面，可以建立責任追究機制，以此來制約管理者與采購者的行為，并建立相應的獎勵與懲罰機制。對于表現優異的員工，企業可以在精神上、物質上予以獎勵，但對于表現不好的，可以適當地予以處罰。采用以上方法對企業的管理者和采購者進行約束，激發其工作的主動性，有效地促進企業的成本管理與控制。同時，要根據企業的具體情況，建立一套與之相適應的物資信息管理體系，建立一套科學、合理的、符合企業實際的采購要求的審計體系，以達到對整個采購流程的最優化，最大限度地提升企業的成本控制效果。

（五）建立健全管理體系

在管理體系的基礎上，建立科學的采購計劃，企業采購必須全面考慮到企業發展的特殊需求。在制定物資采購計劃時，應對現有物資進行全面的清點，并確定物資的具體種類、價格、入庫時間等，以便對物資的可利用時間進行精確的預測。然后，根據預測的結果，在以往的物資采購經驗基礎上，確定合適的供貨商，確定資金預算，并協調進料時間。嚴格遵守采購的基本原理，從每一個細節做起，確保物資采購費用的準確，有效地防止浪費。同時，要建立較為完備的物資采購管理系統，及時準確地將采購計劃、成本、合同等信息及時地傳達到各有關部門。為以后的成本分析、管理和控制奠定良好的基礎。

（六）采用先進的采購模式

隨著信息技術的飛速發展，為了降低因信息延誤而造成的損失，可以借助建立專門的物資采購成本管理系統和企業與供應商的信息共享平臺。在網絡環境下，企業應該盡量保證網絡購物與網絡信息的連貫性。新型的互聯網采購模型的優勢有：電子商務減少了彼此之間的交流時間，實現了全部的硬件交易。以更加透明的方式，在信息交流平臺上獲取所需的全部資料，并能在較短的時間內獲取有關資料。高級采購是企業發展的一個重要環節，它能有效地加快物流信息的更新，達到迅速的物流配送，避免了存貨的增長，避免了積壓成本問題和物資成本管理的影響。

（七）采購價格管理措施

在企業的物資采購計劃中，企業需要根據時代的發展，對其進行改進。企業經營者應根據企業日常物資的需要，對原物資的前期采購價格與現行市場價格進行比較，以預測未來原物資的價格變動趨勢，并據此制定出更為合理的采購價格和時間。對大型或重點項目，采用公開招標的方法，了解市場狀況，并選擇質量好、信譽好的供應商。除此之外，如果不進行投標或配送的情況下，則必須通過市場詢價，使所采購的物資具有最佳的價格比。

四、結束語

為了更好地進行物資采購管理，必須對采購過程中出現的問題進行分析。各企業在物資采購過程中應充分認識到各自的優勢與劣勢，以提高物資采購的效果和質量，并將其成本降至最低。在我國社會發展的同時，也在不斷地推進社會主義市場經濟的建設。企業要適應這種變化，就務必改變過去的物資采購成本管理控制方法。按照企業的實際情況，擬定企業的發展總體目標，擬定有關的成本控制管理制度，不斷改進自身的物資采購成本控制措施，使采購人員的作用最大化，提升企業的經濟效益。