加強企業(yè)物資采購監(jiān)督與管理的要點分析

李成勇 河北省第一測繪院

企業(yè)物資采購所采購的物資類型主要包括原材料、設備備件、工具及配套材料等。為了使企業(yè)更好地進行商品的采購，必須通過風險評價、風險管理、風險識別等手段來保證企業(yè)的正常發(fā)展。加強企業(yè)物資采購監(jiān)督與管理需要建立健全內部控制體系，這對降低企業(yè)的成本具有重要意義。如何建立一套合理、健全的內部控制體系，尤其是對物料采購活動進行有效的控制與管理，實現對物料采購的風險防范，從而提高企業(yè)的效益，是目前企業(yè)亟待處理的問題。

一、企業(yè)加強物資采購監(jiān)督與管理的重要性

（一）提高企業(yè)內控水平

企業(yè)加強物資采購監(jiān)督與管理流程主要包括前期的市場調研，招標文件的審批，收回和資產的管理。在以上幾個方面，最普遍存在的問題就是在采購招標的過程中，企業(yè)內部控制十分關鍵。如果不注意企業(yè)內部控制，會導致企業(yè)在采購過程中監(jiān)督不力的情況。此外，由于內部管理體系的不完善，也會造成采購環(huán)節(jié)、聯絡不順暢、內部組織功能不清、權力缺失等問題。比如，在質保期間，如果發(fā)現了質量問題或潛在的問題，但是沒有主動處理，沒有維護其利益相關者的合法利益，導致產品的保修期限到期，則由于供應商沒有對驗收材料給予應有的重視，因此，合作方不愿按照實際情況簽字并接受該文件[1]。所以，企業(yè)加強物資采購監(jiān)督與管理，可以有效提高企業(yè)內控水平。

（二）實現企業(yè)增效降本

保障供應和創(chuàng)造效益是物料采購行為的兩大核心功能。保障供應是為企業(yè)提供物流保障，以滿足生產的需求，不會造成庫存、浪費；創(chuàng)造效益的關鍵是減少采購中的貿易和后勤費用，從而增加了企業(yè)的經濟效益。所以，在日常采購活動中，實現企業(yè)增效降本是企業(yè)物資采購監(jiān)督與管理重要性的必然體現。

二、企業(yè)物資采購監(jiān)督與管理中存在的問題

（一）選擇、推薦供貨商方法缺少科學性和競爭性

在企業(yè)物資采購監(jiān)督與管理中，存在選擇、推薦供貨商方法缺少科學性和競爭性的問題，如果供應商選擇太少，企業(yè)只圍繞著已識有的供應商進行深入合作，那么在實際中企業(yè)就不會有危機意識。另外，在和新的供貨商進行合作前，企業(yè)應該對其進行基準分析，以避免對供貨商形成過分的依賴。產品的品質直接影響到生產的安全性，尤其是那些對唯一供應商有優(yōu)先權的地區(qū)。盡管現在市面上的某種產品供應商數量眾多，供應資格也都達到了標準，但是，很多企業(yè)對新的供貨商沒有信心，不敢輕易更換供應商[2]。因此，如果沒有一個有效的競爭機制和對行業(yè)進行主觀約束，就會導致供應商缺乏有效市場競爭，從而使投標范圍變窄。

（二）采購及招標價格制定不合理

采購及招標價格制定不合理，一是體現在很多企業(yè)在招標過程中對采購需求把握不準，甚至存在著“超預算”等問題；二是招標文件中有關實質性響應的條款是不正確的，致使評標者在審查時有差錯或認識到有不精確的地方，最后造成不能進行審查的結果；三是由于技術部門的知識結構問題，對部分設備的現有技術水平和技術參數等不熟悉，在此情形下，僅以已有的技術指標為依據，編寫招標文件，由此形成招標價格不合理；四是一些企業(yè)有意地為某個特定的供貨商設定條件，同時排斥其他可能的競標者；五是各類項目采購及招標價格評價標準不全面、不合理、不明確、不科學，致使企業(yè)只能被動地接受報價和條款。以上種種因素對采購招標價格的精確度產生了一定的影響。

（三）物資到貨驗收松散

實際上，物資到貨驗收與供求雙方的經濟利益有著緊密的聯系。物資到貨驗收的時效特征是很顯著的。若交貨延誤或因調試不及時、損害了客戶的利益，則不能滿足供應商的及時付款請求，也會引起經濟糾紛。另外，在實際生產中，很多企業(yè)并未進行過供貨物資的驗收，采購商、客戶對產品的驗收也不注重細節(jié)，只是查驗發(fā)貨單上的貨物品種、規(guī)格、數量和是否符合要求，包裝有無破損等，對物資內部品質，尤其是反映物資品質的主要指標未能重視。

（四）采購員業(yè)務素質有待提高

很多采購員往往過分看重其職業(yè)素養(yǎng)，而忽略其在采購企業(yè)所需要的專業(yè)技能。很多采購員僅會重復提交供貨商的申請書，在系統中只從事添加商品名稱、簽訂合同、準備采購等工作，對于物資參考失效標準、庫存擠壓等問題沒有很好的處理辦法[4]。同時，由于采購員對商品品質的基本認識不足，也會造成商品的采購價格上升，并且會增加不必要的職能，這些職能與企業(yè)的成本和存貨管理有直接關系。

三、加強企業(yè)物資采購監(jiān)督與管理的要點

（一）完善供應商準入標準

要在市場中占有優(yōu)勢地位，提高市場競爭力，必須加強對供應商的管理，完善供應商準入標準。因此，企業(yè)必須加強與供應商的交流與合作，并與主要供應商建立長期的戰(zhàn)略合作關系，以保證企業(yè)的長遠發(fā)展。根據目前部分企業(yè)的供貨商管理狀況，提出了如下改進措施：

1.供應商的有效篩選、歸類

首先，采購主管必須對供貨商有全面的認識，并根據需要對其進行全面的調查。其次，供應商應根據指標要求，全面評價供應商的產品品質和適合性、及時性和合規(guī)性、單位成本結構和庫存周期。最后，通過篩選，確定合理的供應商。

按照供應商的類別劃分，供應商分為以下幾類：通用供應商、戰(zhàn)略供應商和杠桿供應商。尤其是對戰(zhàn)略供貨商來說，建立長期的、雙贏的合作關系是非常必要的，保證供應商的高效供貨。

對于企業(yè)而言，最常用的方法就是在確保產品質量和降低采購成本的前提下，有效地減少供應商的數量。要選擇大型的供應商，進行大規(guī)模的集中采購，以增加招標的規(guī)模效益，使招標的效率最大化，尤其要重視與重要的供貨商的協作，以便使采購過程更加簡單、數量更多、交易更少，從而可以降低采購成本[5]。在實際價值方面，為了減少管理費用，采購管理層必須及時地優(yōu)化供應商的選擇，對于高能耗的供應商及時將其從總體評價的供應商名單中剔除，減少或終止交易，從而減少采購成本。

2.充分開發(fā)國內優(yōu)秀供應商

采購主管人員要分析供應商的各個部門和供應鏈，包括政治、經濟、市場、人等因素。通過對供應商的全面調研，進行綜合篩選和招標，篩選出最優(yōu)供應商，以滿足最終的選擇。另外，采購管理人員要經常參與國內大型的行業(yè)展會，及時掌握市場動態(tài)，掌握最新趨勢。從長期來看，企業(yè)要與好的供應商建立起良好的合作關系。雙方形成長期的、互惠的戰(zhàn)略合作伙伴關系后，既能夠保證買方規(guī)模效益、減少管理和交易費用、簡化過程、購買更優(yōu)質的物資。另外，還可以使供應商有針對性地進行生產工藝的改善、產品的設計、及時獲得客戶的需求信息、降低某些項目的調試驗收。

3.與優(yōu)秀供應商進行更多的信息交流

首先，采購主管人員要經常就成本、質量控制、生產計劃等問題與供應商進行溝通。其次，保證資料的連貫性和效力，以要組建大型采購項目合作小組，讓企業(yè)在實際物資采購工作過程中遇到困難時，能夠提供有效的解決辦法。最后，通過定期與供應商交流，發(fā)現項目實施過程中存在的問題，及時地進行解決，從而為雙方的合作創(chuàng)造有利的環(huán)境。

在企業(yè)采購初期，采購經理通過與供應商進行密切的交流，獲取直接的信息，了解對方在管理、技術、開發(fā)、應用等方面的決定，從而促進雙方的合作，降低了雙方的成本和存貨。企業(yè)通過對比供應商的日常表現和優(yōu)缺點，一方面，可以幫助他們不斷地改善物資供應的質量，降低采購價格、為節(jié)約采購成本創(chuàng)造有利的環(huán)境；另一方面，通過如供應商大會等各種方式，對供應商進行信息反饋，協助供應商改善管理、制造工藝、降低企業(yè)成本，為供應商提供長遠的發(fā)展規(guī)劃。

（二）制定合理的采購及招標價格

采購管理應該建立在對市場進行正確的分析和合理的定價之上。在充分了解市場、預測價格動態(tài)、評價供應商的生產率和交付時間以及在市場中供應商所需要原料供應能力的基礎上，采購企業(yè)可以對采購成本做出合理的定價。通過合理的價格，可以增強供應商對采購行為的興趣，增強其在采購管理中的合作意識，保證物資的品質和交付時間等，為未來的合作奠定堅實的基礎。

采購主管人員可以選擇一個由眾多供應商組成的網絡銷售平臺進行采購，這種網絡平臺既能為采購管理人員提供優(yōu)質的商品信息。還能對供應商的業(yè)績、技術研發(fā)能力、響應能力、服務能力、財務能力等進行全面的評價。在選擇采購模式時，要做到公開招標或合理的詢價，盡量少采用競爭性談判，嚴格限制獨家采購。總之，針對采購的實際情況，采用合理的采購方法，可以為企業(yè)節(jié)約采購成本。

制定合理的采購及招標價格還應該加強對采購主管人員的廉政風險防范管理。在此背景下，采購管理機構應該簡化工作流程，強化采購主管人員的業(yè)績考核。評價的內容包括：及時地提供服務，及時的采購計劃，以及與供應商的接觸。為保證供應商的服務能力能夠持續(xù)地調整和優(yōu)化，便于后期更好的管理，需要將對供應商的整體實力進行現場檢查，并對其進行定期的合理評價。另外，通過建立有效的供應商競爭機制，打破現有供應商的相對均衡與保密性，從而為采購提供一個良性循環(huán)，營造一個公正、清潔的采購環(huán)境。

（三）規(guī)范物資到貨驗收制度

在企業(yè)的物資采購監(jiān)督管理中，要以采購驗收為基本依據和先決條件，所以，在采購物資接收的過程中，必須規(guī)范物資到貨驗收制度，建立物資采購參數，組織具有豐富經驗和技術水平的人員，對某些重要技術或重要物流環(huán)節(jié)，承擔起職責，認真進行檢查驗收。

驗收主管人員要對現行的驗收管理體系進行持續(xù)的梳理和優(yōu)化，以實現預期的驗收效果，加強系統的功能，方便采購物資驗收的管理。在一個組織架構完善的企業(yè)中，各個部門的主管人都有自己的職責。比如，技術部門負責制定專業(yè)的技術驗收規(guī)范，組織選拔、維護該專業(yè)材料驗收工作；材料驗收程序的管理，由后勤部門負責；人力資源部負責維護和審核方面的合作；如果某部門不能完成相應的采購檢查驗收工作責任。物資驗收工作還要嚴格遵守相關規(guī)定，要對物資驗收的信息進行嚴格的管理，確保供應商數據、物料規(guī)格、操作說明書、物資監(jiān)督檢查資料等都能完整地保存下來，以便單位需求部門能夠及時查找到相關的數據，并對其進行后續(xù)的質量管理。

對一般的采購物資，企業(yè)驗收部門可以自己進行檢驗。對于關鍵設備、主要設備、特殊設備、進口設備的驗收，應有關專業(yè)人員、專家、采購單位的要求，可以組織企業(yè)、監(jiān)管機構、供應商等行業(yè)技術人員，現場檢查驗收，簽字確認和登記。在采購企業(yè)無法完成采購物資的檢查驗收時，需要委托國家授權經驗豐富合格的檢驗機構進行外部檢驗驗收。采購企業(yè)應采用多種形式的驗收方法，建立質量責任制，強化質量責任，降低質量風險，保證企業(yè)的生產安全。

（四）加強培訓、提高采購員業(yè)務水平

人才素質的培養(yǎng)是企業(yè)提高物資采購質量的重要保障。要根據企業(yè)的發(fā)展和市場的變化，不斷加強對采購員的業(yè)務培訓，提高采購員的采購水平，讓其成為有責任心、高素質、經驗豐富的優(yōu)秀采購人才。

首先，對采購員專業(yè)的培訓至關重要。企業(yè)可以通過在職培訓、專業(yè)輔導等方式，不斷提高采購員采購素養(yǎng)，使其為企業(yè)采購提供更多的優(yōu)質服務。

其次，要加大企業(yè)的人才培養(yǎng)。一是加強人才缺額交換，通過各類崗位的專業(yè)技能和實習訓練，全面提高各類人才的綜合素質，培育出更多的復合型人才；二是要積極吸納優(yōu)秀人才到關鍵崗位，采取公開招聘等形式，以充實和發(fā)展急需的專業(yè)人員，并積極構建人才培養(yǎng)、成長、競爭機制，以保證采購工作穩(wěn)步推進。

（五）構建全過程的物資采購合同管理體系

材料采購合同是一把雙刃劍，使用得好可以保證采購的質量，但如果使用得不好，也會給采購的安全帶來危險。企業(yè)要建立一個完整的合同管理系統，才能確保采購的質量，杜絕潛在的采購風險。主要有兩個方面：一是嚴格的合同管理體系，以制度的強制力量來確定橫向各部門的合同管理責任，以及垂直各層次之間的合同審查，保證各部門、各級合同管理責任明確，審計重點突出，避免管理上的交叉和疏漏；二是嚴格執(zhí)行合同管理程序，實行串行審批與并行審批相結合的管理模式，對于串行審批，必須嚴格按照先承辦部門-再審查部門-再企業(yè)領導的程序，前一步完成，下一步再做，而并行審批，則是必須經過各審核機構的審核，然后提交給公司的主管進行最終的審核，如果某一部門對該合同的簽字提出了修改意見，那么就必須將該合同退回到主辦機構，等待其修改后再提交審核。

四、結束語

綜上所述，在企業(yè)進行物資采購時，由于不確定因素較多，很容易影響到實際的采購效果。為了保證供應商能夠高效地提供企業(yè)所需的物資，企業(yè)及有關部門必須采取有效的風險管理措施，以達到控制物資采購的目的。通過對企業(yè)在物采購過程中存在的各種風險進行分析，發(fā)現在招投標、庫存、價格、質量和技術等方面存在風險，需要企業(yè)應從改善采購管理流程、加強合同簽訂過程控制、建立供應商評價體系等方面，制定恰當的反應策略，進而加強對采購決策的管理。