檔案信息化建設(shè)的實踐與思考

鐘曉紅

（綿陽三江醫(yī)療投資有限公司）

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展以及企業(yè)管理制度化、流程化等規(guī)范化管理要求提高，傳統(tǒng)的檔案管理已不能適用檔案管理的客觀要求。傳統(tǒng)檔案管理面臨多方面問題，一是查詢檢索方面，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理查閱手續(xù)繁雜復(fù)雜，查全率和查準(zhǔn)率較低，查詢速度慢、效率低，數(shù)據(jù)整合分析更是難以實現(xiàn)；二是檔案保存方面，實體原件不易長期保存，紙質(zhì)檔案原件經(jīng)過無數(shù)次查閱和復(fù)印，檔案原件易模糊、遺失，難以永久保存[1]；三是檔案管理方面，在檔案管理制度難以充分約束的情況下，檔案借出后未及時歸還，造成檔案資料的遺失，另頻繁的借閱導(dǎo)致原件易損毀；四是管理成本方面，要管理龐大的紙質(zhì)檔案，要耗用大量人工，管理成本高；五是時效性方面，紙質(zhì)檔案收集歸檔周期相對較長，存在遺忘歸檔致檔案收集歸檔不齊全的風(fēng)險。基于上述情況，變革現(xiàn)有檔案管理模式，進(jìn)一步利用檔案信息化建設(shè)，以高效率、高精度的信息化檔案管理系統(tǒng)大部分取代、甚至完全取代傳統(tǒng)人工檔案管理刻不容緩，最終實現(xiàn)實體檔案管理方式向電子檔案管理方式轉(zhuǎn)變，檔案文件形態(tài)從紙質(zhì)形態(tài)向電子檔案管理形態(tài)轉(zhuǎn)變，由注重檔案的保存和管理向注重檔案信息資源的開發(fā)和利用轉(zhuǎn)變。因此有必要進(jìn)一步研究檔案信息化建設(shè)存在的問題及實現(xiàn)的路徑。

一、檔案信息化建設(shè)及其意義

目前，不同的學(xué)者對檔案信息化建設(shè)的理解不同，綜合來看主要分為兩種觀點(diǎn)。第一種觀點(diǎn)認(rèn)為檔案信息化建設(shè)是通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)收集、儲存等方式建立檔案信息庫。許燕梅（2019）[2][3]認(rèn)為檔案信息化管理是利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫。李建芳（2021）[4][5]認(rèn)為檔案信息化是利用計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)字化手段，以檔案管理工作的關(guān)鍵要素為對象，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的數(shù)字化，逐步實現(xiàn)實體檔案向信息化檔案的轉(zhuǎn)移。劉星（2021）[6]認(rèn)為檔案信息化建立是從檔案形成到檔案管理再到檔案全流程的檔案管理信息系統(tǒng)。龍遠(yuǎn)瓊（2021）[7]認(rèn)為檔案信息是利用信息化系統(tǒng)，及時收集、儲存有關(guān)信息，并將信息進(jìn)行及時歸檔。第二種觀點(diǎn)認(rèn)為建立系統(tǒng)的檔案信息庫是手段，利用信息庫對檔案進(jìn)一步開發(fā)管理是目的。李翠艷（2021）[8]提出檔案信息化是利用信息手段將紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)化為電子文檔，以數(shù)據(jù)形式安全儲存與管理檔案信息，從而實現(xiàn)檔案管理質(zhì)效全面提升，更加安全、高效地管理和利用電子檔案。陳麗穎等（2021）[9]提出檔案信息化包括兩個層面，一是檔案形態(tài)脫離實物載體，以數(shù)字化方式存在，通過網(wǎng)絡(luò)、計算機(jī)進(jìn)行傳遞、利用、加工等；二是利用信息技術(shù)對數(shù)字化和非數(shù)字化檔案進(jìn)行管理。周宇飛（2022年）[1]提出檔案信息化是指檔案管理與信息技術(shù)有機(jī)結(jié)合，通過運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計算等對檔案進(jìn)行收集、處理、使用的過程，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)在線共享和數(shù)字化管理。

綜上，本文認(rèn)為要實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)，首先要利用信息技術(shù)收集、歸整檔案，其次實現(xiàn)信息化檔案的無紙化查詢、保存等，最終實現(xiàn)靜態(tài)檔案管理到動態(tài)檔案管理的轉(zhuǎn)變，讓檔案在涉及部門、涉及人員之間無障礙流轉(zhuǎn)。通過檔案信息化建設(shè)，能提高檔案管理效率、實現(xiàn)即時共享功能。一是檔案管理專業(yè)性強(qiáng)，數(shù)量大，在傳統(tǒng)模式下檔案查閱工作主要通過人工查閱，耗時耗力，檔案數(shù)字化后，通過計算機(jī)搜索引擎能夠快速查閱到某一存檔材料的儲存位置及具體內(nèi)容，節(jié)約查檔時間，可以實現(xiàn)高效率的信息化檔案系統(tǒng)代替效率低下的人工檔案管理，以提升檔案管理工作的整體水平；二是通過檔案信息化管理可以實現(xiàn)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換、即時共享功能，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)采集、整理、查閱、傳輸?shù)囊惑w化操作；三是積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，將現(xiàn)代信息技術(shù)全面應(yīng)用到檔案工作中，能更大程度地滿足利用者需求，提升檔案工作效率和質(zhì)量，從而推動檔案事業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型。

圖1 檔案信息化建設(shè)路徑圖

二、檔案信息化面臨的主要問題

（一）現(xiàn)有管理制度與檔案信息化建設(shè)不配套

檔案管理制度過于陳舊、僵化，未能及時隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的更新進(jìn)行更新管理，缺乏技術(shù)應(yīng)用相關(guān)內(nèi)容，指導(dǎo)性不強(qiáng)。同時缺少完整妥善的檔案管理機(jī)制方案，且在檔案管理制度的擬定方面存在隨意性與隨機(jī)性，另外，制度體系未納入各部門緊密配合職責(zé)，由此導(dǎo)致管理檔案的人員機(jī)械式管理，業(yè)務(wù)部門檔案管理完全依靠檔案管理人員，最終導(dǎo)致信息化檔案管理成為機(jī)械式管理，且內(nèi)部約束性弱，管理規(guī)則可左可右，不利于檔案信息化建設(shè)。

（二）專業(yè)檔案管理人才缺乏

目前檔案管理人員非專業(yè)管理人員占比偏高，缺少必要專業(yè)知識和定期業(yè)務(wù)培訓(xùn)，而檔案信息化管理需要計算機(jī)和檔案管理同時具備的跨界人才，是專業(yè)性強(qiáng)、技術(shù)要求高、涉及范圍廣的人才。當(dāng)前，檔案管理工作仍處信息化轉(zhuǎn)型的初級階段，檔案管理的主力軍仍是傳統(tǒng)理念的工作人員，而信息化更側(cè)重于對檔案信息的分析研判和挖掘使用，檔案管理工作人員除需要具備檔案管理基礎(chǔ)知識以外，還需熟練掌握和應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)信息處理能力。

（三）檔案信息化建設(shè)的重要性認(rèn)識不足

目前，主要責(zé)任人缺乏對當(dāng)下互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境的認(rèn)識，不具備互聯(lián)網(wǎng)思維，對檔案管理停留在早期階段，忽視了檔案信息化管理對發(fā)展的重要作用，由此導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)工作停滯。

（四）安全性難以保障

一是檔案包含大量機(jī)密及隱私信息，檔案信息化建設(shè)若難以配套安全管理措施，則易導(dǎo)致檔案泄密的風(fēng)險。二是檔案管理人員流動性較大，檔案管理交接過程中可能導(dǎo)致檔案信息外泄和交接不到位等情況，甚至出現(xiàn)檔案在交接過程中遺失、遺漏。三是檔案數(shù)字化過程中的信息準(zhǔn)確性、清晰度等十分關(guān)鍵，但易受到人為因素或者技術(shù)轉(zhuǎn)化水平的影響。

三、實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的路徑

本文模擬圖書館檢索功能，參照京東自建物流自動化查詢模式，構(gòu)建檔案管理“一張網(wǎng)”，具體管理路徑如下圖。

（一）集合環(huán)節(jié)

搭建流程管控系統(tǒng)，建立統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，對不同類別檔案進(jìn)行分類歸檔，分為工程項目檔案、會計檔案、文書檔案、人事檔案、干部檔案、合同檔案、政府文件等類別，所有檔案的形成均通過流程管控系統(tǒng)，系統(tǒng)按照單位類別自動將形成的檔案按上述類別進(jìn)行歸類。另針對紙質(zhì)檔案，由業(yè)務(wù)單位直接交接檔案管理單位。

（二）數(shù)字化環(huán)節(jié)

一是檔案管理單位對自動歸入的電子檔案目錄轉(zhuǎn)各業(yè)務(wù)單位核實完整性、準(zhǔn)確性；二是將全部檔案錄入數(shù)字化系統(tǒng)，系統(tǒng)識別全部檔案內(nèi)容文字，以單個文字存入系統(tǒng)，文字關(guān)聯(lián)檔案文件，系統(tǒng)同時可以詞組、詞句進(jìn)行管理、搜索；三是整合電子檔案和紙質(zhì)檔案，進(jìn)行統(tǒng)一分類編碼、分類，通過掃描、整理形成整套檔案。

（三）開發(fā)管理

一是提取文件標(biāo)題和關(guān)鍵字作為文件名，為后期一次檢索提供參考；二是單個文字、詞組、語句關(guān)聯(lián)電子檔案，為二次文字、詞組、語句檢索提供參考；三是將聲像檔案、視頻檔案等轉(zhuǎn)化為可供計算機(jī)、用戶使用、處理和分析的文本，并加強(qiáng)文本與聲像、視頻資料的比對和分類；四是所有檢索關(guān)聯(lián)實體檔案存放具體位置。

（四）檔案檢索

檔案查詢可全部檔案信息化庫實現(xiàn)，進(jìn)行無人管理，自主操作機(jī)器處理。檔案查詢需求產(chǎn)生，查詢單位完成內(nèi)部審批形成檔案查詢二維碼，查詢二維碼啟動檔案查詢機(jī)器系統(tǒng)，系統(tǒng)關(guān)鍵字搜索，可一次搜索成功找到文件；單詞、詞組二次搜索，通過二次搜索成功找到文件；文件直接打印并到傳輸帶蓋專用章，傳送至外部使用人員。

四、結(jié)論及政策啟示

本文模擬圖書館檢索功能，參照京東自建物流自動化查詢模式，研究了檔案信息化建設(shè)具體路徑，通過檔案信息化建設(shè)，形成對檔案收集、整理、歸檔、查檔、傳輸?shù)娜湕l控制，提升了整個管理的自動化程度，提高了檔案管理效率，同時實現(xiàn)了檔案信息與檔案管理的信息關(guān)聯(lián)，實現(xiàn)了信息共享，有效減少對實體檔案的查閱，有利于檔案原件的保存的同時滿足了檔案查詢需求[10]。但是信息化建設(shè)對檔案信息化保密性、系統(tǒng)安全性提出了更高要求，后期還需進(jìn)一步研究在檔案信息化建設(shè)過程中對信息安全體系建設(shè)、管理人員素質(zhì)培訓(xùn)、管理制度制定等綜合管理體系的約束。