行政單位公務車耗油四種管理及核算方式的比較思考

劉仁貴

（中華人民共和國江門海事局，廣東 江門 529000）

引言

公務車運維費是歷次內外部審計、巡察、巡視、財務檢查等關注的重點，而公務車油耗在公務車運維費占比最大，因此，對公務車油耗的關注成為審計、巡察、巡視及財務檢查的重中之重。實際工作中，行政單位公務車耗油通常從“直接加油并開具發票、使用油卡充值并直接列支出、使用油卡充值并通過存貨類科目處理充值余額、使用油卡充值并通過往來科目處理充值余額”等四種管理及核算方式中選擇。本文結合行政單位實際，分析比較了行政單位公務車耗油四種管理及核算方式的優缺點，為行政單位強化公務車耗油管理、規范公務車耗油核算提供最佳選擇方式。

方式一：直接加油并開具發票。

（一）操作流程：司機將車開至加油公司→加油公司工作人員根據司機提出的加油種類和數量給車加油→司機付款并索取發票→司機回單位后憑發票辦理報銷手續→財務部門將款項劃給司機。

（二）賬務處理（行政單位不涉及增值稅賬務處理；以授權支付方式為例。下同。）：

加油并收到發票后（假設此次加油金額為500元）：

預算會計：

（三）該方式的優點：一是操作簡便；二是賬務處理符合收付實現制和權責發生制原則。

（四）該方式的缺點：一是各單位通常對司機采取勞務購買方式，司機不能辦理公務卡，故小金額加油款不能采用公務卡結算；二是對司機加油過程缺乏有效監督。此外，在單位公務車輛較多且油耗較大時，采用該方式加油后，后續報銷業務辦理及核算工作量都較大。

方式二：使用油卡充值并直接列支出。

（一）操作流程：車輛管理部門辦理預付款手續→財務部門劃撥預付款給加油公司并進行賬務處理→加油公司收款后開具油料充值發票并將金額劃轉至單位油卡→車輛管理部門憑發票辦理沖銷預付款手續→財務部門將油料充值款列支出。

（二）賬務處理：

預付款時（假設此次充值金額為20000元）：

預算會計：

收到油料充值發票后：

預算會計：

（三）該方式的優點：賬務處理簡單，減輕了報銷辦理及核算工作量。

（四）該方式的缺點：單位在加油卡充值并收到發票后實行一次性列支方式，賬務處理上沒有體現加油卡使用時的任何痕跡和余額，不符合權責發生制原則；還有的單位未通過《公務用車派車單》和《公務加油卡使用登記表》建立車輛調度和公務加油卡使用登記臺賬，從而導致油卡使用不規范，給私車公養及非公務出行用車提供機會，造成國有資產流失和滋生“車輪上”的腐敗行為。

方式三：使用油卡充值，通過“存貨”科目處理充值余額。

（一）操作流程：車輛管理部門辦理預付款手續→財務部門劃撥預付款給加油公司并進行賬務處理→加油公司收款后開具油料充值發票并將金額劃轉至單位油卡→車輛管理部門憑發票辦理沖銷預付款手續→財務部門將油料充值款列入存貨科目→車輛加油時確認費用。

（二）賬務處理：

預付款時（舉例：6月1日，某行政單位通過國庫授權支付至××加油公司賬戶油卡充值款8000元）：

預算會計：

收到油料充值發票后：

預算會計：

借： 行政支出—財政撥款支出—基本支出

加油后的賬務處理（舉例：6月7日，該單位工作人員持油卡至××加油站加油500元，財務部門憑工作人員提供的該次《公務加油卡使用登記表》復印件和加油小票進行賬務處理）：

（三）該方式的優點：該方式對公務車油料使用的每一環節都進行了會計核算監督，加油卡使用規范透明，有效降低了國有資產流失和滋生腐敗行為的風險。

（四）該方式的缺點：該方式的缺點主要是使用“存貨”類科目對預付款進行核算令人費解。根據《政府會計制度》對存貨的定義，存貨是指單位在開展業務活動及其他活動中為耗用或出售而儲存的資產，如材料、產品、包裝物和低值易耗品等。單位在為公務車加油卡充值后，油料還存儲在加油公司的倉庫里，油料的占有權益未轉移，滅失風險也相應由加油公司承擔。因此，將預付款放在“在途物品—燃料”科目核算與現行的政府會計制度、政府會計準則的有關規定不符。

此外，因采用存貨類科目對預付款進行核算，增大了日常核算工作量及年終填報《本年盈余與預算結余差異調整表》的工作量。

方式四：使用油卡充值，通過往來科目處理充值余額。

（一）操作流程：車輛管理部門辦理預付款手續→財務部門劃撥預付款給加油公司并進行賬務處理→加油公司收款后開具油料充值發票并將金額劃轉至單位油卡→車輛管理部門憑發票辦理沖銷預付款手續（財務部門在該環節將油料充值款列入單車往來科目）→車輛加油時確認費用并相應沖減單車往來科目金額。

（二）賬務處理：

預付款時（舉例：6月1日，某行政單位通過國庫授權支付至××加油公司賬戶油卡充值款8000元）：

預算會計：

收到油料充值發票并對充值款進行分配后（假設該單位共有甲、乙兩臺車，與加油公司協議一車一卡，每張卡各充值4000元）：

預算會計：

加油后的賬務處理（舉例：6月7日，該單位工作人員持油卡至××加油公司為甲車加油500元，財務部門憑工作人員提供的該次《公務加油卡使用登記表》復印件和加油小票進行賬務處理）：

（三）該方式的優點：一是該方式通過往來科目處理加油卡余額符合現行的政府會計制度、政府會計準則的有關規定；二是該方式對公務車油料使用的每一環節都進行了會計核算監督，內部控制流程嚴謹規范，有效降低了國有資產流失和滋生腐敗行為的風險。此外，單位應盡量合理預估油卡充值金額，年初及年中多充一點，在年底時做到卡上清零，可以減少填報《本年盈余與預算結余差異調整表》的工作量。

（四）該方式的缺點： 在單位公務車輛較多且油耗較大時，采用該方式加油后，后續辦理報銷及核算工作量較大。

結論

綜上，在公務車輛較少且內部控制制度實施較好的行政單位，可考慮采用“方式一”對公務車耗油實行管理和核算；在公務車輛較多的行政單位，采用“方式四”能有效降低國有資產流失和滋生腐敗行為的風險，且符合政府會計制度、政府會計準則的有關核算規定，符合現行對公務車耗油實行嚴格監督管理的政策要求。因“方式二” “方式三”在理論和實踐方面均存在缺陷，故筆者不建議在實際工作中采用。