財務共享服務模式下企業費用管控信息化系統研究

肖潔

天翼電信終端有限公司 北京 100073

為滿足企業發展戰略的要求，財務會計管理的重點也從傳統的會計核算和報表編制更多地轉向財務分析和風險控制方面。企業也不再一味地追求高收入的利潤增長，而是更多地進行有效的成本費用控制，做到“開源節流”可持續發展。財務共享服務模式將總賬管理、銷售與應收管理、采購與應付管理等子系統有效結合，推進業財深度融合，特別是從應付管理中衍生出的費用報銷也是近年來財務共享服務的熱點。智能化的費用管理信息化系統能夠最大程度發揮共享模式的潛力，優化財務流程、整合企業資源、增強企業內控，促進企業健康成長[1]。

一、財務共享服務模式下費用管控的必要性

企業費用報銷由于其具有業務量大、業務標準化程度高等特點，適合采用財務共享服務模式實現高效處理，進行嚴格的費用管理控制，有利于合理規避財務風險，推動財務共享信息化建設。

(一)業財稅一體化的必然要求

早期的企業集團管理按業務模塊進行劃分，各部門在各自職責范圍內單獨運行，財務管理工作脫離具體業務，僅限于簡單的記賬核算。這種財務與業務相分離的分散化管理模式，使財務部門不能及時準確地獲得全面可靠的財務信息，影響財務分析決策的準確有效性，甚至影響企業的整體運行。

隨著社會經濟環境的變化以及科技信息化的發展，越來越多的企業意識到只有真正的業財融合才能為企業發展提供良性循環，提升企業的核心競爭力，促進企業實現戰略發展目標和企業資源的最優化管理[2]。構建財務共享費控管理平臺，將業務流程與財務流程有機融合，實現費用的事前審批、事中控制和事后分析管理，有助于提升企業整體管理質量和專業化水平，真正實現管業務、管財務、管稅務的一體化管理。

(二)實現全面預算管理的重要環節

全面預算管理作為企業內部控制的一種重要方法，已經成為現代化企業不可或缺的重要管理模式。全面預算管理通過業財全覆蓋的預算體系對企業的經營活動和財務結果進行全面預測和籌劃，科學合理地配置資源，并對執行過程和結果進行有效的監督、反饋和評價，最終推動企業戰略目標的實現。

費用管理控制體系作為全面預算管理中的重要一環，通過預算控制標準、差旅報銷標準等，強化業務和財務管理層對于業務活動事項的審批控制，同時嚴格監控費用預算執行情況，確定合理有效的費用支出控制策略。在費用管控過程中充分發揮預算的考核、控制、管理和評價職能，進一步推動企業全面預算管理的實現。

(三)財務管理信息化的必然趨勢

隨著“大智移云”技術的迅猛發展，現代企業對財務信息數字化、智能化的需求日益提升，財務共享中心已經成為眾多企業在財務管理改革與發展中的重要突破口[3]，企業積極利用各種先進的信息化技術和工具，促使財務處理不斷向自動化、智能化、無紙化方向發展。

標準化、流程化的財務共享服務需要依靠強大的信息系統支撐，才能實現會計信息從采集、核算、支付到歸檔的全流程處理。費控系統正是依靠財務共享信息系統下的線上報銷子系統等平臺模式，實現企業費用的智能化管理。費控系統的有效應用不僅有利于提高企業費用管控的效率和質量，更為全面實現財務管理信息化提供了有力支撐。

二、財務共享服務模式下費用管控的難點及風險

在企業財務管理中，成本費用控制是企業優化資源配置提升市場競爭力的重要手段。在財務共享模式下的費用處理具有數量龐大、重復率高、金額小、單據格式不一致等特點，增加了管理難度和風險。

(一)費用預算執行難度大

在費用預算管控過程中，首先，很多費用缺乏事前額度計劃和審批，導致相關預算編制缺乏合理的依據和基礎，影響了預算控制的準確性和可行性；其次，預算執行隨意性較大，預算變更現象過于頻繁，大部分資金沒有按照相關規定運行使用[4]，加之缺乏嚴格的費用預算執行授權審批機制，費用超標情況常有發生。而業務部門費用居高不下的同時并沒有帶來增量的客戶，沒有實現預期的收入，造成企業費用支出產生不必要的浪費；最后，費用歸集統計滯后，導致預算執行情況不能及時反饋和溝通，預算差異得不到及時分析，預算評價難以發揮作用。

(二)費用報銷審核效率低

在財務共享模式下，財務人員需要集中處理整個企業集團的費用報銷單據，單據數量龐大且填寫不規范等問題都加大了財務審核的難度和風險。從業務人員層面，經常出現報銷單據填寫不規范、發票不合規或丟失，報銷金額超標準等問題，導致單據被駁回，延長了費用審批報銷的周期；從財務人員層面，費用發生的真實合理性難以把握，各類原始單據的合法合規性審核以及發票的驗證查重工作量大，各項費用制度標準的審核控制難度大，財務溝通成本高、核算記賬時間長，大大降低了費用報銷審核的效率。長此以往，就會導致企業內部管理工作無法按照流程和制度嚴格地執行，影響了企業工作開展的效果，也會導致企業的發展遇到重重的阻礙[5]。

(三)費用統計分析難度大

隨著企業日益多元化的發展，產品線、銷售人員和業務運營地域不斷增強，業務復雜性不斷上升，各專項費用開支需求日益增長，費用報表也日益增加。大量的費用數據不能實現電子化、系統化的集成，加之費用支出透明度低，業財數據相割裂等問題，使費用統計和分析都相對滯后，無法做到實時的數據反饋。企業管理層不能及時掌握成本費用的整體運行情況，不利于企業改善經營管理提高盈利能力，很可能使企業面臨財務、市場及運營等方面的風險，最終影響整個企業發展戰略的實現。

三、財務共享服務模式下智能費控系統的主要子系統

依托于財務共享服務理念的智能費用管理信息化系統，需要一整套信息子系統支撐來實現費用的全流程管理，這些子系統各具特點，以一定的方式相互連接，發揮自己的功能和價值見下圖。

(一)商旅訂購系統

商旅預訂和規劃是差旅費用發生的起點，是提升員工工作效率的一個重要方面。商旅平臺與出差申請單打通，實現審批后方可進行預訂，強化費用事項的事前審批控制。

智能費控系統能夠對接多個商旅訂購平臺，商旅平臺覆蓋交通、住宿、餐飲等多方面需求。員工可以通過商旅訂購進行統一預訂，企業協議酒店也可直接掛靠商旅平臺，實現統一的月結和開票。另外企業可限制不同層級員工可訂票的折扣價格，以及低價票提醒，并將相關差旅標準預置到系統中，在預訂前就可以對員工能否預訂進行管理，實現費用的事前管控。消費結束后，商旅平臺的訂購數據可實現自動回傳和匹配，進一步提升費用報銷效率。

(二)預算控制系統

智能費控系統可滿足企業個性化預算管理方案，實現預算事前、事中和事后的全流程管控。事前支持滾動預算和非周期預算等多種預算的導入功能，將費用管控前置，融入業務計劃之中，便于企業進行目標成本的整體規劃；在費用審核過程中，可根據企業的業務需求支持多種自定義維度的預算剛性或柔性控制，及時進行預算風險提示，既保障企業總體費用不會超支，又能夠以較優的資源配置開展業務活動；費用報銷事項完成后，系統預算報表可以對預算執行情況進行實時統計、匯總和展現，企業管理層可隨時查看預算使用結果和分析報表，為企業的經營決策提供可靠的參考。預算控制系統對預算預占、實占和確認執行進度的一體化管控，在促進企業實現全面預算管理的同時，也進一步幫助企業降低成本、提升利潤。

(三)發票管理系統

票據是費用報銷的重要依據，發票管理系統通過自動化、規范化的發票入賬管理，為費用管理的合規性、有效性提供了有利支撐，是智能費控系統不可或缺的組成部分。

智能費控發票管理系統支持OCR智能拍票、微信卡包導入、PDF導入、掃描二維碼等多種方式錄入發票，系統可通過OCR識別，將非結構化數據抓取為結構化數據，與稅務系統直聯，進行發票的驗偽查重[6]，防止假票、篡改發票和作廢發票入賬，規避重復報銷風險。發票導入后可自動提取發票信息一鍵生成費用明細，并實現價稅自動分離，節省員工80%的費用報銷填寫時間，提高財務入賬的準確性，綜合降低財務90%的發票審核工作，能夠極大地提升財務工作效率，防范稅務風險。

(四)網上報賬系統

網上報賬系統是財務共享服務模式下智能費控系統的核心子系統，是財務共享服務會計流程再造的關鍵所在。通過網上報賬系統，可以實現費控系統各個業務模塊和財務系統的集成，是業務和財務的交互平臺[7]。

網上報賬系統主要由業務申請審批管理、報賬申請管理、財務審核管理和查詢分析管理幾個部分組成。費用事項的事前申請和審批管理是企業內部風險控制和管理的基礎，智能費控系統支持差旅、合同、采購和項目等多種申請場景，可以提前計劃費用，安排預算占用，流程審批節點隨時可見，確保費用發生的合規合理性。企業員工根據實際業務發生進行交易事項的登記，實現移動報銷，消費明細智能錄入，縮短提單時間。財務人員審核單據信息和電子影像信息一致后，系統會自動生成會計憑證并發送資金結算信息，確保資金安全。

(五)會計核算系統

會計核算系統是智能費控系統會計核算板塊的核心部分，其前端連接網上報賬系統進行數據抽取，生成會計核算數據并與資金管理系統相連接，實現結算資金信息的傳遞。

智能費控系統支持與SAP、用友、金蝶等多種財務軟件系統的集成，實現費用單據信息的交互，打通前端業務與后端財務通道，實現業財一體。會計核算系統可以根據業財規范化需求及企業自身管理制度，通過系統配置好的會計科目映射關系，在會計審核時自動生成費用預制憑證，并實現價稅分離，提升財務記賬的效率和準確性。會計核算系統還支持多種費用分攤的場景，可按照承擔人、部門、項目等設置分攤規則，實現費用自動分攤入賬。當單據出現預算標準、費用標準、借款超期等情況時，系統可實現自動判斷并進行預警提示，規避財務風險。

(六)電子檔案系統

隨著電子發票的廣泛應用和普及，會計檔案管理迅速向電子化、信息化邁進。電子檔案系統是實施費用管理的有效輔助工具，在提升票據管理水平的同時也降低了費用管理成本。

智能費控系統的電子檔案管理系統可以實現會計憑證、會計報表、報賬單等內部會計資料和電子發票、行程單、銀行回單等外部會計資料的統一管理，并可以根據單據類型、編碼、關鍵字等維度自動進行報銷單、會計憑證和票據的匹配，通過資料信息確定關聯關系，確保檔案資料的準確性、完整性。檔案數據同步業務系統，自動歸集，省時省力省成本。各系統間電子檔案數據共享，便于調閱，通過分級授權設置進行檔案借閱管理，無地域限制，提高檔案利用效率，真正實現檔案采集、整理、歸檔、查詢全信息化管理。

結語

隨著信息化、智能化、大數據、云計算等技術的迅猛發展，財務費用管理模式也迎來了巨大的轉變，過時的費用管理系統會進一步降低企業的運營效率，并降低對其整體業務支出情況的可見性。財務共享服務中心作為一種全新的財務組織模式，它以財務的業務為線條，對各分子公司的財務工作進行集中處理[8]，可以更好地輔助企業費用管理一體化及其總體發展戰略的實施。以財務共享中心模式為基礎的智能費用管理信息化系統，為企業提供移動報銷、預算管理、商旅管理、發票管理、記賬管理、資金管理和報表分析等一站式費用管理方案，把預定、審批、消費、報銷等流程結合在一起，實現費用的全流程管理，同時還能讓整個流程更加簡化透明。企業合理應用智能費控系統，有助于企業降低成本，提升費用管理效率和水平，在激烈的市場競爭中實現更科學的運營與發展。