科匯公司信息化的現狀與思考

文/周友忠

2022年因為疫情原因，上海科匯人才服務有限公司（以下簡稱科匯公司）在無人現場值班的前提下，全體員工居家辦公，遠程操作，協同工作，按照既往的時間節點，圓滿完成各項工作任務，實屬不易。從側面檢驗和反映出我們多年來建立信息化平臺的成效，體現出公司管理方面的科學化水平，展示了科匯公司作為一家專業的人力資源公司，能夠在科技人才的使用和管理上提供優質人才人事支撐服務的能力。

隨著信息時代的到來，各行各業的競爭便開始延伸為信息化的較量，人力資源服務行業的企業競爭也不例外。越來越多的人力資源服務企業在信息化建設上投入巨大的人力、物力、財力，分別建設起了各自的人力資源管理一體化軟件系統、人力資源服務APP、公司網站、微信小程序等軟件應用服務，以達成了更快捷、更方便地服務到客戶群體的目標。科匯公司作為一家成立近20年，具有豐富經驗的人力資源行業服務類企業有必要加強自身的信息化建設，才能在殘酷的市場競爭中站穩腳跟，不被市場的洪流所淘汰，只有不斷調整適應市場路線，不斷提升科學化管理水平，才能不斷拓寬公司發展的創新之路。

一、科匯公司信息化的現狀

1.硬件設施配置建設的現狀

科匯公司現有在線服務器4臺，其中2臺為2017年投入使用，2 臺為2020年投入使用，服務器分別架設和運行著科匯公司的2套人力資源管理軟件并存儲著數萬名員工的資料數據。科匯公司現有群暉NAS 文件服務器1 臺，于2018年投入使用，作為群暉文件服務器系統的基礎存放有派遣員工電子材料檔案、報表文檔等業務工作資料、培訓講座等學習資料，由于資料的逐年累積，該文件服務器數據存儲空間接近極限，急需更新擴容（配置說明：合計配置4 塊4T 硬盤，以raid5方式構建磁盤陣列，總容量為10.8T 的文件存儲）。

2.軟件配置設施建設現狀

當前使用主力軟件為“金益康人力資源管理軟件”（ehr4.1，B/S 互聯網端，oracle 數據庫）、“科源匯才智能工資結算軟件”（C/S 客戶端，SQL server 數據庫）、群暉文件服務器系統、向日葵遠程訪問控制軟件和微信公眾號基礎服務。

科匯公司自2003年成立后，前期公司缺乏軟件系統配置規劃，在本人入職后開始規劃建設軟件系統項目，從2006年開始購置使用金益康（jyk-ehr）人力資源管理軟件，當時僅配置了最基礎人力資源信息模塊，滿足一些基本信息的錄入和存儲，未做定制開發模塊。歷年來作為公司核心的人力資源管理軟件存儲公司人才數據。2015年初，本人主導進行了一次數據庫的升級換代，將SQL-server 數據庫升級為oracle 數據庫，大幅度地提高了運算能力。該軟件一直使用至今，存儲著歷史所有派遣員工的基本信息資料，目前由工作人員不斷錄入和維護更新。

科源匯才智能工資結算管理軟件于2021年逐步替代原先的飛創工資管理軟件，飛創工資軟件于2013年購置，其設計思想為賬套模式管理，隨著時間的推移已經無法滿足公司運營的需求。經過市場調研和多方測試，科源智能工資軟件的設計思想符合科匯公司的派遣員工工資結算的理念，有利于大幅提高個稅申報統計和智能工資的結算方式。

通過深入調研和創新思考，建設性地將金益康軟件和科源匯才軟件之間的數據打通，規劃出數據同步改造方案，以保證在金益康軟件內數據可以實時同步至科源匯才工資軟件中，而無需工作人員手動匹配導出和導入操作。目前軟件同步功能已測試上線運行數月，狀態良好，極大地提高了工作效率，完全實現了智能工資結算最初規劃階段的全部功能。為原先使用了10 多年的金益康軟件延續了生命周期，節約了大筆經費開支，煥發了軟件的活力。同時金益康軟件的大量數據也不必遷移，繼續得到使用，用戶操作習慣也可以延續保留。

群暉文件服務器系統依托于2018年購置的群暉918+系列NAS文件服務器。由于科匯公司暫未建立辦公自動化OA 系統，因此本人根據工作需求提出臨時性地使用該群暉文件服務器系統作為日常OA 辦公系統的替代性方案，實現了基本的文件共享、文件傳輸、文件檢索、實時留言、群組討論、工作日志安排等功能。

向日葵遠程控制軟件服務自2021年下旬起購入使用（之前使用公網IP 訪問內網和VPN訪問局域網）。該小型化軟件及配套的開機插座等硬件設備性價比極高，安全有保障，在此次上海因疫情封控的期間起到較大的輔助作用。全體公司員工能夠在疫情期間遠程開關機控制單位電腦，實現居家辦公和日常上班模式無差別化，節省了建設遠程桌面系統的大規模資金投入，保障了所有業務工作的按照既定的時間節點如期完成。軟件使用效率較高，僅僅由于通道數配置較少的情況，導致部分員工需要輪流安排上線時間，需要錯峰排隊使用該軟件，給員工的使用造成一定的限制。下一步，通過適時增加部分通道節點即可解決同時在線用戶數量少這一問題。

科匯公司微信公眾號基礎服務主要由公司員工自行撰寫的各類業務說明及通知公告等內容，尚無外部接入的小程序或網站，暫時無法實現派遣員工交互預約查詢的功能模塊。總之，本人帶領公司全體員工把科匯公司的科技管理工作作為一個整體的、系統性的工程來優化，以各分支系統的建設為基礎，多角度地構建了協同工作的各環節（如下圖1-4所示）。

分別由4 大子系統組成：

1.綜合平臺系統;

2.軟件服務系統;

3.文件存儲系統;

4.遠程控制系統。

二、人力資源管理信息化的概念

人力資源管理信息化指在企業的實際人力資源管理過程中，通過信息一體化、業務流程化、平臺統一化、功能自動化、系統集成化等方式實現人力資源管理的高效運作。通過實現人力資源管理信息化，以幫助企業降低管理成本、提高工作效率、優化員工服務流程。

科匯公司在信息平臺的建設中，著重考慮信息錄入存儲準確，數據加工運行的規范，協同工作機制的建立，遠程聯網模式的應急暢通。通過幾大系統的有機結合，既能做到使用上的便捷性，又注重管理上的安全性，二者兼顧地滿足了協同辦公的需求。

三、科匯公司人力資源管理信息化的必要性和重要性

1.提升管理的工作效率

在科匯公司日常的人力資源管理工作開展過程中，派遣員工的全周期服務需要經過入職錄用、員工社保管理、公積金管理、工資核算發放、檔案管理、綜合業務辦理、離職退工管理等一系列操作。在對于員工一整個用人管理周期的管理中，入職錄用等需要將派遣員工的紙面信息電子化，先由科匯員工手工錄入至金益康系統內，借助金益康系統和科源匯才系統的數據同步功能快速完成員工的個人信息采集與信息的傳遞，確保了后續流程操作的高效開展和順暢對接。

2.降低管理成本

科匯公司人力資源管理信息化建設有效降低的工作成本，主要體現在如下幾個方面。

（1）派遣員工個人信息信息化后加速了派遣員工信息的傳遞效率，節約了大量信息傳遞的時間成本和人力成本。

（2）兩大人力資源管理軟件的應用使得公司員工在管理大量派遣員工時，比如工資費用結算、社保公積金計算等，能夠通過軟件內的管理功能實現多項操作的自動化和快捷化，節約了大量人工核算的時間成本，同時提高了結算的準確度。輕松應對年度結算高達5 億元資金規模的需求，運行保障作用是非常明顯的。

（3）合理運用群暉文件服務器系統的文件傳輸共享、內網互動交流反饋模塊、日程安排模塊等功能，使公司在內部工作上統籌安排、指令下發、信息反饋、文件傳輸中效率得到大幅提升，降低了溝通的時間成本。

四、科匯公司信息化建設過程中存在的問題

科匯公司當前雖然已經在人員基礎信息數字化、數據共享方面有了一定的基礎建設，但依然在信息化功能完善性方面需要加強升級改造步伐和更多前瞻性的布局設計規劃等措施。

1.軟件未能完全實現集成統一

當前科匯公司的人力資源管理信息化平臺功能較為分散，尚無法做到平臺統一化，系統規模小，以實用性為主，短期內可以一定程度上滿足日常辦公應用的需求，在人性化界面上仍缺少必要的開發。公司內部分配工作任務、共享員工信息時需要使用群暉文件服務器系統，基礎人員信息主要存儲于金益康軟件系統。限于人才公司客戶類型多，工資賬套模板較多，工資系統相對較為復雜，工資發放管理時需要切換到科源匯才智能工資結算軟件。數據信息在多套軟件內同步流轉，暫時無法做到在一個平臺系統管理所有信息的功能。

針對以上難題，經過調研，策劃出具有獨特創新思想的方案，經過半年的二次開發和測試運行，目前已經完全實現了2 個不同語言環境和不同數據庫軟件之間的數據同步推送的難題，使得老軟件，繼續發揮了使用價值功能，延長了軟件的生命，同時也是我們積累了多學科知識融合之后的思考方案，對于兄弟企事業在辦公室自動化軟件方面提供了具有參考價值的典范，而不必頻繁重復購置同類型軟件。

2.線上服務功能仍有短板

科匯公司的人力資源管理服務功能完整性仍需加強，比如派遣員工查詢個人信息情況的功能。以上海外服、中智人才等先進的人力資源服務公司為例，上述企業均開發了各自的APP 與微信公眾號，員工可以線上自助查詢服務，能夠足不出戶的使用手機或電腦通過app 或網站登錄個人賬號查詢個人工資、社保、公積金等個人信息。科匯公司在線上服務領域暫時落于其他同行業公司，未能給與員工和客戶單位帶來更多的服務體驗，暫時只能通過電話咨詢和郵件實現，一定程度上增加了工作人員的負荷，派遣員工的體驗感有待提升。

3.信息錄入審核流程有待加強

科匯公司的人力資源管理的原始信息輸入和審核流程有待加強。比如當前所有的員工個人信息均為人工錄入系統內，即便存在審核也可能存在輸錯的情況。雖然出現的概率微乎其微且在后期數據核對及用人單位對接中也能夠發現和糾正，但這也是一個需要優化的問題，目前人員配置較為緊張，暫時還沒法滿足輸入和審核人員的嚴格分工管理。自動化采集輸入模塊有待規劃設計，員工電子信息的掃描存儲環節有待增加經費投入。

五、加強科匯公司信息化建設的措施

1.加強公司軟硬件功能自動化與完整性

增加軟硬件的研發投入，拓寬公司信息化軟硬件設備的功能，例如：員工線上個人信息錄入自動采集、電子合同、線上員工登錄查詢功能等。通過對行業先進企業進行參考學習借鑒，不斷優化加強公司信息化功能水平，保證公司服務水平能夠維持在行業前沿。

2.不斷更新先進的軟硬件基礎設備

為了適應政策法規、數據處理和智能設備的快速發展，公司應基于現實的需要及對未來的規劃不斷地更新迭代軟硬件設備，保證軟硬件設備能夠隨時緊跟時代發展的步伐。也因此需要在軟硬件設備更新的申請審批流程中做適當的優化，保障設備部分計劃外的升級迭代能夠順利進行。

近期，我們完成了數據共享和存儲方面的升級改造項目，能夠實現2 臺群暉系統的雙機熱備份機制，快照備份等。同時，也建立一套更加安全的冷備份系統。在數據容量方面，文件存儲系統已經擴容到3 套獨立的90T級別的存儲空間系統，滿足了企業未來5-10年中長期發展規劃的需求。

3.強化公司員工綜合素質

加強人才建設，可以充分利用信息平臺不定期地對員工開展培訓學習，加強員工對公司信息化的信息技術知識和業務知識儲備，強化員工軟硬件操作水平，不斷適應因軟硬件升級迭代和政策法規變化而造成的操作方法和流程的變化，始終保持團隊是一個學習型團隊。

4.加強對人力資源管理信息化建設的重視

公司應對人力資源管理信息化建設給予更多的重視。當前人力資源服務行業比拼的服務內容已經愈加向信息化、遠程化、軟件化傾斜。作為一家輕資產化的人才服務行業的公司，大部分的人力資源服務企業或將計算機科技、計算機信息科技、電子科技、云平臺服務、云軟件服務、云基礎設施服務、信息處理和存儲支持服務、信息系統集成服務、計算機軟硬件開發等功能納入了自身的經營范圍內，或為開發軟件特別開設子公司分公司，不遺余力地打造屬于自身的軟件系統、網站系統。

雖然科匯公司現在的體量和規模還無法與前文提到的行業龍頭企業相看齊，當前也沒有能力來獨立開發專屬公司的人力資源服務軟件服務，但在軟件開發、網站建設等方面仍應給予更多重視和投入，可以嘗試一些小型化的優化整合和模塊定制開發，并在未來嘗試與第三方軟件公司合作交流共同開發的可能性。只有做到提前規劃，未雨綢繆才能不斷適應現代企業發展的步伐。

六、信息化工作經驗的總結

多年來，公司上下始終把科技管理作為提升公司管理水平的主要手段，把公司信息化建設作為一個長期的、整體的、系統的工程。基于對軟件底層設計的了解透徹，故在軟件升級改造中，提出獨到的創新開發方案，這是很多其他公司無法做到的，科匯公司歷來都是用最少經費取得性價比最高的方案效果。科匯公司用成功的實驗案例證明了這一點，節省了大筆的資金投入，滿足了工作的需求。在公司管理上，科匯公司一直堅持扁平化的組織管理，直線型領導負責制，能夠快速發現和及時有效地解決各類疑難問題。

七、未來展望

信息技術和管理技術不斷發展的大背景下人力資源行業比拼的是各自的服務水平，縱使科匯公司擁有科技系統下屬的人力資源服務企業這一背景優勢，有實戰經驗豐富的員工支撐著公司的運行，但也不應在信息化領域頓足不前，以免逐漸被同行業企業拉開服務差距。

尤其是近幾年的政策不斷變化的背景下，使得部分事業單位也能夠直接企業化用工，同時非在編政策也在醞釀改革中，這變相削弱了部分單位對科匯公司勞務派遣用工的需求指數，使得公司面臨的市場化競爭壓力更大。

科匯公司的信息化建設升級勢在必行，公司需要在董事會的帶領下，用制度化規范公司基礎建設上的科研經費，不斷拓寬公司的服務能級和延伸增值服務內容，才能適應市場化的激烈競爭，才能立于不敗之地，為科技系統企事業單位提供更專業、更優質的人才人事服務，為科創中心的建設做出更多更大的貢獻。