提高農機檔案管理水平策略探討

劉慶強

（吉林省通榆縣農業機械化管理總站，吉林 白城 137200）

由于傳統農機檔案管理形式注重檔案的收集、整理和保存，易忽視檔案的開發與利用，且檔案管理需要投入大量的人力成本，僅依靠人力管理會造成管理水平和管理效率偏低的情況，還容易在人工操作下出現錯誤和遺失的情況，因此，提高農機檔案管理水平十分必要。

1 農機檔案管理的原因

一是經濟發展與科技進步為我國農業機械技術發展奠定了基礎。而農業機械技術的發展離不開對農機檔案的管理，通過對數據進行收集和整合，制定農業解析檔案，對現有農機、使用農機、農機檔案數量、農機站建設情況等進行登記管理，通過信息技術為各類數據建立完善的農機數據庫，實現批量數據的電子化管理，以此直觀地了解該地區的農機使用情況和擁有數量，在很大程度上提高了工作效率。

二是加強農機檔案管理，可以詳細記錄工作中存在的違法違規情況，方便針對相應問題進行依法行政，確保農業生產的安全與質量[1]。同時，若想通過農機檔案管理推動農業機械技術貫穿農業生產全過程，需要調動廣大人民群眾的積極性，這也影響著農民群眾自身的利益和生活品質。當農民開始擁有機械化生產勞動的意識，利用農機工具從事農業活動時，才能將理論技術轉化為生產力。但從實際情況來看，效果并不理想，原因在于多數農民的文化知識和科學素養有限，對農業機械技術缺乏深入了解，阻礙了農業機械技術的推行，也讓農機檔案管理工作面臨難題。

2 農機檔案管理中存在的弊端

2.1 對農機檔案管理不夠重視

雖然國家檔案局對農機檔案管理工作提出了一系列準則，要求農機站及相關部門工作人員履行好自身職責，加強農機檔案管理和農業安全生產監理工作。但從實際情況來看，農機檔案管理工作并未依據檔案局提出的準則和相關制度要求進行操作，也未開展檔案資料檢索工作，導致農機檔案資料不完整[2]。

2.2 缺少專業的檔案管理人才

想要提高農機檔案管理水平，人才是關鍵。然而，目前農機檔案管理工作缺少專業的管理人才，且現有的農機檔案管理人員的專業能力、職業素養良莠不齊，甚至部分工作人員未能建立檔案管理意識，管理水平不高，檔案信息化采集、整理、歸類等思想有待提高。由于管理意識未及時建立，導致當前檔案管理混亂，檔案管理要求松散，制約了檔案管理水平的提高。

2.3 基礎設施建設不完善

目前，部分農村地區基礎設施建設不完善，計算機配置不高，也沒有聯網，很難進行檔案文件資料的快速傳送，導致農機信息數據無法及時共享與交換。同時，部分農村地區未建立專門的檔案管理室，即使一些地區建立了檔案室，但檔案室建設標準與檔案局準則和要求不符，檔案環境、儲存條件、管理方式等都有待提高。甚至一些地區的農機存放地狹小，無法存放大量的農機，存放不了的農機只能暫時停放在其他區域，而檔案管理未能結合農機具體情況進行更新和記錄，導致檔案數據資料不全，管理失效。這些影響檔案管理水平提高的根本原因主要在于檔案管理單位的經費投入力度不夠，由于經費欠缺，難以支持農機工程建設，也難以完善基礎設施，從而導致檔案管理也難以貫穿農機發展全程，出現部分農機數據缺失的情況[3]。

2.4 檔案管理方式落后

雖然人工管理仍是檔案管理工作中最主要的手段，但在21世紀的信息時代，最顯著的特征是計算機技術和互聯網技術的快速發展，滲透千家萬戶，遍及各個行業的管理工作中。然而，當前部分農機站網絡基礎設施建設不完善，信息化檔案管理參差不齊，一些地區在收割機、拖拉機、使用人員的基本信息和事故報告中運用了互聯網技術，而在事故處理結果、行政處罰、行政監察和安全生產管理等工作中很少利用互聯網或計算機技術進行管理，仍然采用人工管理方式，導致機手們若想要查閱相關信息資料，只能到農機監理站進行查詢，而無法通過互聯網、計算機快速獲取信息，使農機監理檔案管理水平難以提高。

3 提高農機檔案管理水平的措施

3.1 規范管理

以通榆縣農業機械化管理總站為例，該站主要負責全縣農機安全生產、組織實施農機惠農項目。下設縣農機監理站、縣農機推廣站、16個鄉鎮農機站，職工共210人。農業機械化管理總站檔案主要包括：拖拉機檔案52 308本、農機惠農項目檔案56冊、農機建筑工程檔案63套，還有人事檔案、會議記錄等。面對龐雜、大量的檔案資料，如何真實、完整、高效、合理、科學地管理并利用各類檔案資料，是當前檔案管理工作人員需要解決的重點，而首先就需要解決部分地區工作人員對檔案管理工作重視度不高的問題。這就需要建立完善、責任分明的管理制度，依靠制度化管理，做到歸檔有記錄、借出有手續、查詢有登記、使用有憑據，確保檔案管理規范化。

3.1.1 健全農機檔案管理制度

首先，根據檔案管理相關法律法規和規定，建立健全“檔案工作人員職責”“檔案查閱制度”“檔案保管制度”等各項制度，并建立檔案歸檔記錄簿、檔案借閱記錄簿、檔案借出記錄簿，做到各種檔案資料“來有影、去有蹤”，形成完善有序的檔案管理體系，有效防止因檔案資料較多、歸類意識欠缺而造成的檔案遺失、資料損毀等問題[4]。其次，做好農機檔案的收集與整理工作，因為農機檔案的收集整理工作，是檔案管理工作的基礎，所以工作人員要認真做好檔案收集與歸檔工作，可以通過建立檔案收集歸檔制度，由各鄉鎮農機站負責每月定期報送檔案資料并進行鑒別歸檔，將有價值的散件及時歸檔，避免遺漏，在制度化管理模式下讓檔案管理有章可循。最后，堅持實事求是、求真務實的工作原則，將檔案管理貫穿日常工作中，根據檔案范圍進行收集與整理。

3.1.2 建立責任追究機制

提高管理人員對農機檔案管理工作的重視程度，思想認識提高后才能切實做好農業安全生產與防范工作。為此，建議各農機總站黨委成立應急領導小組，由分管領導擔任組長，明確安全責任人，并建立相應的責任追究機制。同時對于檔案室環境進行定期清掃，對計算機及涉密設備派遣專人進行管理，計算機要定期殺毒，網絡基礎設施要及時排查隱患，全方位保障檔案資料的安全[5]。此外，建立24 h值班、輪休制度，尤其是在假期、休息日、特定節日等，通過嚴格分明的責任制度和值班制度，規范值班人員的行為，做好安全防范，一旦出現問題則可按照規章制度追溯主體責任。

3.2 加強相關知識技能培訓

3.2.1 提高管理人員的專業能力

農機管理部門應采用多樣化形式，加強對農機檔案管理人員的檔案管理知識及相關業務知識的教育培訓，提高農機檔案管理人員的專業工作能力和文化知識水平，從而讓農機檔案管理工作向著科學化方向發展。比如，利用現代信息技術，由農機管理中心負責人主持，加強人員的培訓，組織相關工作人員進行安全演練活動，還可以開展以農機檔案科學管理為主題的演講活動，由市農業農村黨組成員及相關負責人到場進行指導和評價，了解當前農機檔案管理工作的進展及工作成果，以此為契機，全面貫徹落實國家檔案局提出的農機檔案管理工作準則，做好農業安全生產、檔案規范管理的工作部署[6]。

3.2.2 加大農機檔案管理宣傳力度

農機檔案管理工作需要加大宣傳力度，積極推廣農業機械化技術。農機檔案管理人員自身要具備一定的宣傳工作能力，在向上級領導宣傳和匯報檔案管理工作近況時，可以通過自身的宣傳能力獲得相關部門的支持和認可，便于及時解決農機檔案管理工作中的難題，提高工作實效[7]。此外，各市、區、縣農機總站還可成立專項管理小組，加強對現有檔案及散件資料的價值挖掘、管理與利用，定期做好農業機械化技術與農業安全生產質量監督、驗收與考評工作，發揮專項小組的指導作用，保質保量地切實做好各項工作。在加強農機檔案宣傳基礎上，利用信息化發展理念，進行農業機械化技術推廣。通過組織開展智能農業機械化技術演示活動，提高農業機械化作業水平，從而發揮檔案管理工作對提高農業機械化水平的指導作用。

3.3 加強農機檔案管理的基礎設施建設

3.3.1 改善農機檔案管理環境

檔案管理部門工作人員需要注重改善農機檔案的管理環境和保存條件。農機檔案資料管理需要具備完善的基礎設施及相應的配套措施。比如，需要建立檔案室并配備檔案柜、檔案盒及計算機等基礎設施，定期做好清潔；還要進行聯網，完善軟件系統；定期對系統進行殺毒，改善農機檔案管理環境，以免出現檔案室布滿灰塵、存在蛀蟲、發潮等現象，提高農機檔案的管理水平[8]。

3.3.2 加強農機檔案管理信息化建設

信息化時代的到來，促使在農機檔案管理工作中逐步依靠計算機網絡開展檔案信息的數字化檢索、著錄、編研和統計工作，可以降低人力成本的投入，減少重復操作、手工翻閱，提高工作效率。因此，需要進一步完善計算機農機檔案管理系統，及時更新軟件技術參數，并在日常管理工作中重視系統軟件的安全性，定期殺毒和更新系統，防止涉密軟件泄露[9]。比如，要盡可能使用全國統一的農機檔案管理軟件及檢索工具；農機檔案管理人員自身也需要具備安全管理意識，熟悉計算機網絡系統，切勿隨意下載來源不明的信息，以防病毒入侵系統，造成檔案資料的外泄和遺失。

3.4 完善農機檔案的日常管理工作

3.4.1 及時進行檔案歸檔

針對來自不同歸屬部門對應歸檔的檔案資料未按時歸檔的，應及時主動上門跟蹤索取，并對于在一定階段內形成的各類文件資料及已經歸檔入庫的文件資料，還需要定期進行階段性文件資料歸檔的清查清欠，以防沒有及時清查導致文件資料遺失。在清查過程中，若發現存在檔案資料未能及時歸檔的情況，應列出檔案資料清單，并形成系統的文件抄送給相關部門進行索取。此外，對于歸檔資料，還應從數量和質量上進行逐一檢查，根據交驗部門分類，進行自檢、整理、充實、完善，并按檔案工作的業務要求，在分類、立卷、編號時對不同階段形成的技術文件資料進行區分[10]。

3.4.2 加大農機檔案保管力度

農機檔案資料具有保密性，需要派遣專人進行管理，確保檔案資料的安全。管理人員需牢記檔案保管要求和各項規章制度，嚴格按照制度和要求處理檔案。在沒有經過檔案保管人員允許的情況下不得外借，且檔案保管人員自身要具有很強的責任意識，不能濫用職權，隨意公布農機檔案內容。同時，相關人員經過檔案保管人員的許可借閱檔案后，需要妥善保管檔案資料，只能進行翻閱，不能擅自涂改、撕毀、破壞資料，更不能在未經允許的情況下復制、打印、謄抄檔案內容，若發生以上情況需要嚴肅追責。

4 結語

綜上所述，雖然目前農業機械化水平逐漸提高，也建立了相對完善的管理體系，但是農機檔案管理工作依然存在不足，需要管理人員在日后工作中進行針對性完善，通過相應制度建設、提高管理人員的能力與素質、完善基礎設施、優化日常管理工作等措施，攻克現階段檔案管理工作中存在的問題，促進農業機械化技術推廣，助推農業農村現代化。