信息化背景下檔案可視化管理與標準化建設探究

楊燕芬

（漳州高新技術產業開發區廉政文化教育中心，福建 漳州 363000）

檔信息化技術的飛速發展為檔案管理創造了更廣闊的空間。《“十四五”全國檔案事業發展規劃》明確指出，新一代信息技術廣泛應用，檔案工作環境、對象、內容發生巨大變化。隨著大數據、云計算、人工智能等技術的逐步成熟，檔案管理領域出現了許多新的技術手段，如智能檢索、自動分類等，這些技術對檔案可視化管理和標準化建設具有革命性的影響。

1 信息化背景下檔案可視化與標準化管理現狀

在信息化的浪潮下，檔案可視化管理成為檔案工作的一項重要發展方向。首先，可視化管理使得檔案的呈現更加直觀、形象，有助于用戶更容易理解和利用檔案信息。其次，隨著數字技術的發展，檔案的數字化處理和在線共享日益成為可能，檔案可視化通過呈現豐富多樣的圖形、表格等形式，提升了用戶獲取信息的效率和體驗。從宏觀層面看：信息化背景下，檔案工作標準主要體現在規范整個檔案管理過程，包括數字化收集、存儲、檢索和分享。《電子檔案管理系統通用功能要求》（GB/T 39784-2021）明確指出，當前要建立電子檔案進行接收，管理、保存和利用的計算機管理信息系統。檔案工作標準作為一種規范化的管理手段，能夠在整個檔案管理系統中發揮提升工作效率、減少錯誤和保證信息安全性等作用。檔案管理標準不僅僅是一種行業規范，更是推動整個檔案工作向著更為規范、高效、便捷的方向發展的有力工具。從微觀層面看，檔案工作標準體現為具體的檔案條目、元數據和文件格式等規定。這些規定對于檔案的數字化、可視化處理提供了具體的指導。

以建設項目檔案標準為例，信息化時代背景下，建設項目檔案標準化體系建設深受數字信息技術影響。從標準的制定到發布、實施、修訂都融入了數字信息技術元素，同時也生成了大量的與建設項目檔案息息相關的電子文件，這些電子文件是檔案管理的核心任務。在檔案可視化與標準化管理過程中需要以電子文件檔案作為前置條件。針對電子檔案管理主要出臺了《電子檔案管理系統通用功能要求》《建設電子檔案元數據標準》《建設電子文件與電子檔案管理規范》《建設電子文件與電子檔案數據保全技術標準》等標準文件，但這些標準文件并不能全面地涵蓋檔案可視化與標準化管理的全流程。因此，急需要國家從宏觀層面圍繞電子檔案管理實際，針對可視化領域形成相應的制度標準，更好地滿足電子檔案高質量管理的現實訴求。

檔案數字化需要與之相匹配的制度標準對其進行規范。《“十四五”全國檔案事業發展規劃》明確指出，要提升檔案管理數字化、智能化水平。但目前在建設項目檔案信息化建設過程中標準體系建設還相對滯后，難以滿足建設項目檔案的技術更新需要，標準部分內容與當前建設項目檔案實際管理出現了不適配問題，難以滿足新時期建設項目檔案高質量發展的現實訴求。加之，當前我國在電子檔案管理標準仍然處于起步探索階段，容易出現元數據規范、電子檔案與標準的行業矛盾沖突或“各自為政”現象。因此，新時期在建設項目檔案標準體系過程中，既要對接國際標準，吸收和借鑒國際標準的有益部分，結合當前我國建設項目電子檔案管理實際，對電子檔案標準內容進行優化和完善，并從建設項目電子文件生命周期角度出發，積極搭建建設項目電子檔案管理系統。同時要采用當前最先進的技術手段融入標準設計之中，形成具有中國特色、又兼具先進技術特征的建設項目檔案管理標準體系，為我國檔案可視化管理和標準化建設提供扎實的制度依據。

信息化時代背景下，檔案可視化管理需要海量的檔案數據作為支撐。但目前在檔案管理過程中非標準化的檔案數據仍然存在，這對檔案可視化管理造成了影響。在檔案標準化建設過程中，不同行業、不同地區在數據庫標準設計上還是存在著“各自為政”問題，導致重要的檔案信息無法在行業間、區域間實現共享，也就無法建立龐大的數據庫來適應檔案可視化管理的具體要求。當前在檔案可視化管理過程中形成檔案可視化管理系統并不難，難的是如何將海量的數據進行整合。因此在檔案可視化管理過程中，標準化建設就尤為重要，唯有通過標準化建設才能夠實現數據的高效共享和系統整合，形成的數據庫，才能夠為檔案可視化管理提供扎實的信息依據。

2 信息化背景下檔案可視化管理與標準化建設的要求

信息化背景下，檔案可視化管理與標準化建設是一項動態的系統工程，需要在標準化建設過程中堅持動態原則，在具體實施過程中應由檔案管理部門和標準化部門共同牽頭，在原有的技術標準上不斷地進行完善和優化，結合檔案管理實際需要搭建檔案綜合管理系統基本框架，完善檔案標準系統，提升檔案管理質量。

第一，搭建檔案綜合管理系統的基本架構。《檔案信息化標準體系建設指南》明確指出，構建由資源層、服務層、保障層和應用層組成的檔案信息化參考架構。在信息化背景下，檔案可視化管理與標準化建設要求從系統層到數據層、平臺應用層再到軟件應用層、最后到數據接入層形成一個有機整體。這種整體性的架構設計有助于提高檔案管理的智能化水平，使得檔案工作更具可操作性和適應性。第一層系統層：搭建檔案綜合管理系統首先需構建堅實的系統層，包括：網絡平臺、硬件平臺、系統軟件平臺。網絡平臺的穩定性、硬件平臺的高效性、系統軟件平臺的兼容性直接影響檔案管理系統的整體運行。第二層數據層：在數字檔案建設中，數據庫是關鍵的數據管理工具。使用高效的數據庫，如ORACLE 和SQL 數據庫，是確保數據安全、快速檢索的重要保障。第三層平臺應用層：這一層應實現數據接口、文件檢測、全文檢索、打印報表等基礎性功能。強調平臺應用層的高度可定制性，以滿足不同檔案管理需求。第四層軟件應用層：實現綜合管理、信息發布、電子文件歸檔等功能性操作。軟件應用層需要具備靈活性，以適應不同類型檔案的管理要求，從而提高工作效率。第五層數據接入層：此層應確保數據的高效接入，使得各類檔案信息能夠流暢、快速地進入管理系統。關注數據接入層的安全性和有效性，以保障信息流的暢通。

第二，完善檔案標準體系。隨著信息技術的飛速發展，檔案管理正經歷著深刻的變革。數字化轉型背景下，電子檔案的大量產生使得管理任務更為復雜，因此，建設檔案標準體系的建設變得尤為迫切。檔案標準體系是整個標準體系的基石。《電子檔案管理系統基本功能規定》（GB/T 39784-2021）指出，各類檔案部門應重視開發和應用電子檔案管理系統的規范化建設。標準體系的形成旨在規范和統一建設項目檔案管理中的各項標準，確保整體管理達到一定的標準化水平。標準體系要求具備完整性和成套性，完整性意味著標準體系應包括各方面、各層次的標準，覆蓋建設項目檔案管理的方方面面。成套性則要求各個標準相互關聯，形成一個相互補充的完整體系。標準體系的要素包括標準對象、標準要素和標準結構。標準對象是標準所針對的具體事物，標準要素是構成標準的基本元素，標準結構是標準要素的有機組合。這三者的協同作用構成了標準體系的基本骨架。通過不斷優化標準體系，推動信息化背景下檔案可視化管理與標準化建設，這不僅有助于規范建設項目檔案管理行為，提高管理效率，同時也為建設項目檔案的長期保存、利用和價值挖掘奠定堅實基礎。

第三，提高檔案管理質量。《電子檔案管理系統基本功能規定》（GB/T 39784-2021）指出，要確保電子檔案真實、完整、可用與安全。隨著數字化技術的快速發展，檔案的可視化管理使得信息檢索更為迅捷，實現了對檔案信息的全方位監控。通過建立標準的可視化界面，操作人員能夠更加直觀地了解檔案的存儲情況、檢索歷史以及更新狀態，有助于及時調整管理策略，確保檔案的完整性和可用性。通過制定統一的標準，確保檔案管理的一致性和規范性，有助于降低信息化檔案管理的復雜性。標準化建設包括但不限于檔案分類、命名規范、數字化存儲格式等方面，通過統一規范，不僅提高了檔案管理的效率，也降低了操作人員的學習成本。標準化建設還能夠為檔案管理提供技術支持，使得檔案數據在信息化背景下更好地遷移、共享和交流。通過建立完善的權限控制機制，確保檔案的訪問僅限于授權人員。《檔案行業網絡與信息安全信息通報工作規范》明確指出，要重視檔案信息安全。完善數據加密、備份與恢復機制，是提高檔案安全性的重要步驟。標準化建設需要兼顧大數據時代的特點，確保檔案標準的可擴展性和適應性，以適應信息量巨大、多樣化的管理需求。

3 信息化背景下檔案可視化管理與標準化建設的保障措施

信息化時代背景下，檔案可視化管理與標準化建設要形成完善的保障措施。要從檔案管理實際出發，加強檔案管理人員隊伍建設，強化檔案管理人員保障。《檔案信息化標準體系建設指南》明確指出，標準化是檔案信息化建設的重要基礎。因此，要完善檔案信息化標準體系，為相關工作開展提供依據。

3.1 強化檔案管理人員保障

《檔案專業人員繼續教育規定》明確指出，不斷提高檔案專業人員素質。在信息化背景下，強化檔案管理人員的保障不僅僅是提高檔案管理水平的需要，更是保障信息安全、推動數字化檔案工作的關鍵。通過系統培訓，使檔案管理人員具備綜合素養，為檔案可視化管理與標準化建設提供有力支持。首先，從專業培訓的角度來看，確保檔案管理人員具備信息化時代所需的專業知識和技能是至關重要的。信息技術的不斷發展，要求檔案管理人員具備對新技術的敏感性和適應性。因此，建立定期的培訓機制，使檔案管理人員能夠及時了解最新的信息技術發展，學習相關知識，提高其信息化檔案管理的水平，保證管理人員在實際工作中能夠熟練操作和有效利用信息化工具，提高整體檔案管理水平。其次，從安全意識的角度考慮，檔案管理人員在信息化環境下需要具備高度的安全意識。建立健全的安全培訓體系，使檔案管理人員時刻保持對潛在風險的警覺性，從而更好地履行檔案保護的職責。再次，從團隊協作的角度來看，建設高效的檔案管理團隊也是信息化背景下的重要措施。最后，從法律法規遵從的角度來看，檔案管理人員需要深入理解和遵守相關的法律法規，保證檔案管理的合規性。檔案管理涉及的法規體系日益復雜，要求管理人員不僅具備專業知識，還要具備法律意識和法規遵從能力。通過開展法律法規培訓，使檔案管理人員了解相關政策，確保檔案的管理在法律框架內進行，防范潛在法律風險。

3.2 完善檔案管理制度保障

信息化背景下檔案可視化管理與標準化建設的保障措施需要從法律法規、技術標準、人才培養、監督評估等多個層面進行綜合考慮。《建設項目檔案管理規范》（DAT28—2018）明確指出，要不斷完善建設項目檔案管理規范，制定和完善相關制度機制。只有建立完善的檔案管理制度，才能更好地推動信息化檔案管理的發展，提高檔案管理的效率和水平。首先，建立完善的檔案管理法規體系。要深入研究國內外相關法規，包括檔案法、信息安全法等，通過定期修訂和更新，使其與信息化發展相適應。同時，建議在法規中明確信息化檔案管理的標準和規范，以確保檔案的合規性和安全性。其次，建立信息化檔案管理的技術標準。在信息化背景下，新興技術如人工智能、大數據等的應用日益廣泛，為檔案管理提供了更多可能性。因此，制定技術標準，規范信息化檔案管理的技術流程和數據格式，有助于提高檔案管理的效率和準確性。再次，健全檔案管理人才培養制度。培養具備信息技術和檔案管理雙重背景的專業人才，提高其信息化時代的綜合素養，是推動檔案管理與標準化建設的基礎。可以通過設立相關專業課程、舉辦研討會等形式，促使相關人員了解最新的檔案管理理念和技術手段。最后，建立完善的監督評估機制。通過設立獨立的第三方機構或建立內部審計團隊，對檔案管理制度的執行情況進行定期審查和評估，以發現問題、改進機制，確保檔案管理制度不斷優化和完善。

總之，為系統推進檔案可視化管理與標準化建設，在具體實施過程中要堅持整體性、協調性、目標性原則。既要充分認識到當前檔案可視化管理與標準化建設的緊迫性，也要對接國際標準，吸納國際檔案管理標準體系建設的諸多優點，緊跟國際標準發展動態，堅持問題導向，通過標準管理體制改革，實現管理標準與技術標準有效銜接，形成以技術標準為核心，以可視化管理為載體，以工作標準為基礎，以管理標準為依據的建設項目檔案管理標準體系。