資助檔案管理的規范標準化探究

張海燕

（福建省明溪縣第一中學，福建 明溪 365200）

1 檔案工作標準化管理的重要作用

做好檔案工作的標準化管理，是確保檔案管理現代化的基礎和前提。在國內檔案涵蓋的范圍非常廣泛，在檔案類型中最為常見的當屬個人檔案，所以做好檔案管理對于個人發展也會產生深遠影響。在檔案管理中嚴格遵循相關標準，還能夠減少由于人為因素而對檔案造成的破壞，進而延長檔案資料的使用時間。檔案管理所涉及的工作內容較多，其核心工作為檔案的收集、整理、鑒定與保管，其中任何一個階段出現問題均會對檔案資料的使用價值造成影響，因此，從管理基礎性工作出發，以標準化原則展開檔案管理工作，一方面可以提升檔案管理工作的效率與質量，另一方面還能夠確保檔案與使用人員之間的協調性，以此滿足檔案管理的現代化需求。

2 現階段資助檔案規范標準化管理的現狀與問題

2.1 資助檔案規范標準化管理意識相對較弱

許多單位在推進各項管理工作時，會受到人員數量較少等方面的影響，而在資助工作與資助檔案規范標準化管理上，呈現出關注度相對較低的情況，錯誤地認為資助過程中所涉及到的資助檔案規范標準化管理工作本身屬于副產物，整體管理工作所具備的標準程度與規范化程度無法達到國家所制定的相關標準與要求，沒有發揮檔案管理工作的內在價值。當資助項目結束以后，工作人員沒有認真分析資助檔案，只是簡單得將資助工作所涉及到的各類材料整合到一起，沒有根據檔案規范標準化管理的規格來推進后續工作。因此，后期人才在資助檔案的調取方面遇到較多阻礙，檔案調取流程相對較長。

2.2 資助檔案規范標準化管理相對較弱

多數單位在推進檔案資助方面的工作時，會因自身工作質量與工作效果的綜合影響，而存在有檔案管理規范性相對較弱的問題。且地方政府缺乏針對資助檔案管理的標準性管理條款，使得許多地區的資助檔案管理存在有管理混亂的情況。在已經完成資助檔案管理制度搭建的單位中，也會在檔案管理的制度內容、管理方式以及落實成效上表現出相對較多的問題，其中最具有代表性的有管理職能職責相對模糊、資助檔案規范標準化管理的具體流程以及資助檔案整理方法不一致。

2.3 資助檔案標準化管理人才隊伍建設工作相對薄弱

目前階段所涉及到的資助檔案通常情況下會交由資助方以及檔案管理工作人員共同參與到管理之中，而資助方往往會因不了解檔案管理具體要求的問題而忽視了資助檔案的規范標準化管理工作，負責資助對接的工作人員也多數有著注重資助過程而缺乏檔案規范標準化管理能力與實踐能力的情況；檔案工作人員在具體的工作當中又會出現對資助業務了解程度較低的問題，進而使得資助檔案存在有收集不全面、歸檔鑒定準確率較低、整理工作規范性較差等情況。在另一方面，有關部門在對工作人員展開教育培訓過程中往往會忽視管理標準與管理規范等內容的培訓，資助對接工作人員與檔案管理工作人員的綜合能力以及綜合素養無法全方位適合于現階段單位資助檔案規范標準化管理工作的各項要求。

2.4 標準化功能作用占比相對較低

新時期，各類資助檔案規范標準化管理工作在具體推進當中，工作人員通常會簡單地對資助材料進行分類，而這些資料則難以發揮出內在價值。在削弱資助工作的同時，也不利于人才的成長與發展。目前國內資助檔案的應用率相對較低，資助檔案在多數情況下只會被應用到證明當前受資助的情況以及資助數額核對方面，在后續資助跟進以及資助成效調研上，缺乏對應的管控，導致多數資助工作在進入后期時，失去了實際的應用效果。許多接受資助并且取得優異成績的人才，也沒有被作為勵志典型案例來為后續資助工作提供參考，使得資助工作容易出現各類偏差，削弱了現代化資助工作的實際推進效果。

2.5 單位資助檔案信息化建設標準相對落后

互聯網信息技術的發展，為各類資助工作提供了更加便捷的平臺，豐富資助方式的同時，也為更多人們創造了接受資助的機會，但是這一轉變也為傳統資助信息檔案的科學化管理提出了新的要求。從傳統紙質檔案管理工作所涉及到的各項內容來看，紙質檔案本身會對存儲條件與存儲方式提出相對較多的要求，在內容上更不易出現造假的問題。因此屬于一類無法由電子檔案所替代的檔案類型。但是紙質檔案本身會受到管理難度較大、資源占用量以及調取難度相對較高的特性影響。電子檔案與紙質檔案相比較而言，有著更為豐富的存儲形式，在檔案調取方式上也更為便捷，實現資源量全方位管控的同時，也減少了檔案調取所需要消耗的時間，更適合于當前單位各類信息的動態化管理。

3 提高資助檔案管理規范標準化的具體措施

3.1 建立單位資助檔案標準化管理體系

目前，相關單位出現資金支出量增加的情況，針對于人才的資助工作往往會從入學持續到畢業，由此在這一過程中所產生的各類檔案內容會涉及到相對較多工作部門，從中產生的資助檔案信息量也會存在有數量龐大的特性。在這方面工作當中，檔案管理部門與人才資助管理部門，如果不具備非常標準的管理體系，便會在造成各類問題的同時，降低檔案管理的管控效果，嚴重時還會出現檔案資助內容缺失甚至丟失的情況。而單位階段的資助工作，所產生的各類檔案會呈現出明顯周期性與連續性。如果想要提高資助檔案管理工作的應用，并帶動其向著規范化、標準化的方向發展，則要做到以下幾點：首先，需要政府部門根據區域間的經濟發展，來制定出對應的資助檔案管控標準，在資助檔案內容管理上也會受到國家統一資助檔案管理體系的影響，只有建立起明確的管理組織，創立嚴格考察評價體系，以此來強化單位資助檔案管理成效以及標準化規范化的程度。其次，單位檔案管理人員在各項工作的推進上，應當主動對國家目前所推行的檔案管理政策與資助政策展開學習，依照當前貧困所存在的實際資助需求，來調整資助檔案的管理制度，將資助檔案中所涉及到的各類信息內容全方位整合到一處，為管理工作人員的規范化標準化管理，提供更為優質的參考方案。

3.2 對立卷歸檔的質量以及案卷質量進行提升

通常情況下工作人員需要按照“以我為主”的原則展開檔案立卷歸檔工作，同時在該階段需要做好歸檔入口的控制工作。學校產生的文件通常是立卷歸檔的重點，所以在歸檔過程中需要以本單位所形成的資料為核心，以此規范資助檔案的管理細則。在管理過程中工作人員需要仔細甄別所要歸檔的內容為文件還是資料，若發現歸檔材料存在相似情況時，則需要仔細甄別這些材料，以此避免材料出現重復的情況，這同樣能夠促進檔案管理效率的提升。此外，在立卷歸檔過程中需要確保材料的時效性與秩序性，只有將現行階段的歸檔任務全部完成后才能夠展開其他材料歸檔工作，通過確保資助檔案管理的秩序性同樣能夠起到提升管理質量的效果。在立卷歸檔中工作人員還需要確保資助檔案的完整性，因此可以對檔案展開主要、次要地位的順序劃分，同時控制閑雜資料亂入情況，以此確保資助檔案管理的規范性。此外，在立卷歸檔階段還需要查驗資助檔案是否存在遺漏情況，且當出現遺漏后要立即解決。立卷歸檔的過程較為繁瑣，為確保資助檔案完整性，工作人員需要查找檔案中存在的共性，并通過資助檔案反映問題。總而言之，資助檔案的完整性事關檔案管理質量，同時也是開展標準化資助檔案管理工作的前提和基礎，工作人員需要嚴謹的工作態度、積極的責任意識確保資助檔案的完整性。

3.3 帶動單位資助檔案向著信息化標準化的方向發展

隨著互聯網信息技術的不斷發展，越來越多行業與互聯網相互融合，實現了辦公信息化與管理信息化。這種特性也使得傳統資助檔案管理已經無法有效適應時代發展的需求，單位在資助檔案管理方式應用上，也要緊隨時代發展的角度，將互聯網信息技術融合到其中，為單位資助檔案管理的標準化與規范化進程提供相應助力。而現階段針對單位資助檔案的各項管理工作，已經完成了信息平臺的搭建，因此單位要主動采用各類方案來將數字化技術、信息化技術融合到單位資助檔案管理之中，建立起適合于目前檔案信息化管理要求的檔案管理網絡平臺，提高紙質檔案與電子檔案同步率的同時，優化資助檔案管理的時效性與更新速度。

3.4 定期分析檔案內容，提高資助檔案規范標準化的應用效益

在單位接受資助的整個流程當中，所產生的各類資助檔案會存在有數量較為繁雜的特性，只有定期對資助檔案展開內容上的劃分與整理，才可以在第一時間發現錯誤性問題的同時，提高資助檔案管理本身所具備的標準化與規范化。從接受資助的具體家庭情況、身份信息以及各類受資助材料上，要保證全面覆蓋，規避材料遺漏或者材料缺失的情況出現，并定期對家庭生活展開調研，避免在出現家庭變動以及突發狀況時，無法予以最為有效的協助。檔案本身屬于單位享受國家資助與社會資助的主要參考，其在推進資助檔案管理的各項工作時，第一步要強化檔案管理本身的工作質量與工作效率，第一時間更新資助檔案的變動內容；第二步要站在資助檔案審核真實性的角度上，去強化貧困生證明材料的審核力度，避免出現渾水摸魚以及造假的情況。資助檔案本身所具備的各類應用價值，主要集中在維護合法權益、為學習資源提供保障并維護整體資助流程的公正性。因此，單位的資助管理檔案工作要做到材料全方位搜集、提煉重點以及實時更新，為單位階段的資助檔案創造更為優質的應用條件。

3.5 建立高素質的檔案規范標準化管理隊伍

檔案管理工作人員自身的工作成效，會直接受到資助政策的內容影響。由此，地方政府檔案管理部門與單位要重視起檔案管理工作人員的專業能力培訓工作，完成專業能力全方位培訓的同時，引入新型管理制度，通過擴張檔案管理隊伍的方式來實現資助檔案的高質量管理，讓他們能夠全身心參與到資助檔案管理之中，協助單位資助工作能夠保持在標準化與規范化的狀態之下。

3.6 增強資助民生檔案的宣傳工作，強化資助檔案規范標準化管理意識

這方面工作在具體的推進當中，首先要提高法律法規的宣傳效果，運用各類方式來實現民生檔案宣傳的全方位推進。只有保障社會群眾能夠對各類資助工作具備正確的認知與了解，將資助檔案作為民生檔案的組成部門，以此來發揮出資助檔案本身的應用成效。其次，要帶領檔案管理人員參與到檔案業務的培訓中，避免工作人員出現玩忽職守、不重視資助檔案管理細節的情況出現。這方面工作也能夠帶動檔案工作人員對自身服務能力與服務意識展開調節，將提高資助效果，幫助貧困生解決生活難題等作為工作的出發點以及落腳點，讓家長能夠理解到資助檔案對于人生發展的重要性，實現社會民生檔案意識的有效提升。

3.7 資助檔案的鑒定和銷毀

當資助檔案保管到期后，有關部門需要成立資助檔案臨時鑒定小組，且小組的人員主體應當包括本單位資助管檔案管理人員與綜合檔案管理機構人員，鑒定小組對到期檔案展開鑒定，最后針對該檔案形成鑒定報告以及處理意見。若確定到期資助檔案后期仍然存在應用價值，則需要重新確定檔案保管期限，若到期檔案后期并不具備應用價值，則需要在完成核對等工作且負責單位確認之后對檔案進行銷毀，且需要2人以上展開檔案監督銷毀，并在銷毀前在銷毀清冊中簽名，資助檔案銷毀清冊需要永久保留。

3.8 調整資助檔案的統計與應用方式

地方單位部分要重視起檔案管理的更新同步率，搭建起相應的檔案統計管理制度，避免在檔案交接方面出現遺漏與偏差。完成這方面工作后，各級管理部門也要主動拓展資助檔案資源的收集渠道，調動各方相互配合協作。一方面為受助提供平臺，另一方面也通過勵志案例分享踐行資助育人理念，真正促進全面發展。

3.9 建設數字化檔案管理平臺

數字化檔案管理平臺是實現資助檔案管理規范標準化的重要手段之一。單位應該根據自身需求，建設符合自身特點的數字化檔案管理平臺，實現資助檔案信息的數字化、網絡化和智能化管理。數字化檔案管理平臺應該具備安全可靠的數據存儲、快速檢索、智能分析等功能，提高資助檔案管理的效率和價值。

4 結語

綜上所述，人們需要根據當前實際需求來調整資助檔案的管理制度，將各類信息內容全方位整合到一處，為工作人員的規范化標準化管理，提供更為優質的參考方案。只有這樣，才可以帶動資助檔案管理工作，能夠更加適合時代發展的要求，為人們提供優質環境與條件的同時，全方位發揮出資助檔案在發展層面的作用，使其能夠更好地服務于社會和相關事業的發展，為未來檔案管理工作提供優質助力。