淺談工程竣工檔案資料管理

迪科慶

（中國水利水電第五工程局有限公司，四川 成都 610000）

隨著工程規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化的管理，工程竣工檔案要求越來越高，施工單位竣工資料在工程施工管理過程中越來越顯得尤為重要，并起著舉足輕重的作用。施工單位應(yīng)充分認(rèn)識到竣工資料在工程中的重要性，并建立健全工程竣工檔案資料管理體系和組織管理機(jī)構(gòu)，完善管理制度，加強(qiáng)對監(jiān)理、設(shè)計、業(yè)主的對外溝通協(xié)調(diào)，明確檔案收集、整理與歸檔的具體要求，做到工程竣工檔案資料與工程建設(shè)“三同步”原則（即：與工程施工同步開始、同步進(jìn)行、同步驗收），才能真正意義上的做好這項工作，滿足顧客需求，順利實現(xiàn)工程的竣工移交。

1 工程竣工檔案資料管理存在的實質(zhì)問題

1.1 項目重視程度不夠

在工程施工過程中，強(qiáng)調(diào)以抓工程建設(shè)實體形象進(jìn)度和質(zhì)量，往往忽視資料整編工作。工程實體形象進(jìn)度的快慢和質(zhì)量的好壞不僅是參建各方一致努力和關(guān)心首要問題，同時也備受社會各界的關(guān)注，而工程竣工檔案資料只作為工程的一個“軟實體”，往往不備受關(guān)注，容易忽視，難以達(dá)到檔案整理歸檔要求，耗時耗力。由此可見，由于先天的缺陷，靠后天彌補最終難以達(dá)到滿意的效果，因此項目重視程度，關(guān)乎工程竣工檔案工作能否順利開展進(jìn)行及完成，實現(xiàn)工程竣工檔案資料與工程建設(shè)“三同步”的原則。

1.2 檔案工作沒有納入質(zhì)量管理體系，沒有建立健全組織管理機(jī)構(gòu)

在工程建設(shè)中，建設(shè)開始之初，檔案工作就沒納入質(zhì)量管理體系，沒有建立健全的組織機(jī)構(gòu)，投入相應(yīng)的人力、物力、財力，只限于滿足日常施工管理的工作需要，忽視了工程竣工檔案資料管理工作的重要性和專業(yè)性。造成了沒有一個實質(zhì)性的組織機(jī)構(gòu)和一套完善的管理體系進(jìn)行有效的運行和管理，做到與工程建設(shè)同步開始和進(jìn)行，形成了一個不良慣性。因此，建立健全工程竣工檔案資料管理組織管理機(jī)構(gòu)，納入質(zhì)量管理體系，是保證檔案工作順利開展的前提。

1.3 工程竣工檔案資料管理制度不規(guī)范、不健全，管理辦法不完善

在工程建設(shè)中，項目工程竣工檔案資料管理制度不規(guī)范、不健全，管理辦法不完善，可能是一種常態(tài)，無可厚非的事。項目從開始就沒嚴(yán)格的管理制度和管理辦法，造成檔案工作思路不清和流程不明，工作任務(wù)進(jìn)度計劃安排無法實施，組織任務(wù)分工與協(xié)作不明確，落實不到崗，責(zé)任不明確，無考核和獎懲機(jī)制，檔案工作實施困難，最終形成一盤散沙，難成泥的現(xiàn)象。而項目很多時候并未針對這一薄弱環(huán)節(jié)對癥下藥，藥到病除。俗話說：“無規(guī)矩，不成方圓”，由此可見，完善的管理制度和辦法是切實落實檔案工作的保證。

1.4 檔案收集、整理、歸檔無明確統(tǒng)一的要求

在工程施工過程中，工程竣工檔案資料的收集、整理、歸檔無明確統(tǒng)一的要求，日常的資料管理工作都以粗獷式的管理方式進(jìn)行管理，把更多的精力放在工程實體建設(shè)中，并未把檔案工作與工程建設(shè)有機(jī)結(jié)合起來，造成了在資料收集過程中存在資料簽字不全，資料缺失、遺漏、保存不當(dāng)、表達(dá)不準(zhǔn)確、無效，工序驗收檢查項目資料表格不全、資料不閉環(huán)，資料的書寫、表格制作、復(fù)印不符合要求等問題。在整理過程中，未進(jìn)行自查糾錯對未完善缺失、不符合要求的資料實施整改。無原始資料電子臺賬記錄或者雖有電子臺賬記錄但未將資料全部信息錄入臺賬、后續(xù)又未及時補充錄入完善，在原始資料遺失情況下，無從查實彌補；電子臺賬統(tǒng)計不明細(xì)、籠統(tǒng)、混雜，缺失資料后，查尋臺賬時存在含糊不清、難以確認(rèn)的情況。資料收集完成后，沒分標(biāo)段、分類別、分部位進(jìn)行整理。歸檔時未裝盒存放、標(biāo)識不清、做好電子臺賬，借閱、借出無登記記錄。最終導(dǎo)致資料反復(fù)重做或?qū)懟貞涗洠踔翞楹笃诘纳虅?wù)索賠帶來很大的困難。因此，要想使檔案工作順利進(jìn)行，檔案收集、整理、歸檔必需要有明確統(tǒng)一的要求。

1.5 人員檔案意識較薄弱，檔案宣傳培訓(xùn)不到位

在工程竣工檔案資料管理過程中，往往人們都把目光的焦點聚焦在了實體施工上，很少人真正地了解檔案知識，認(rèn)清檔案在工程建設(shè)中所起的作用，加之沒有專業(yè)工程竣工檔案資料管理人員進(jìn)行宣傳和培訓(xùn)或雖有宣傳和培訓(xùn)但力度不夠、不全面，造成了人員檔案意識還處于懵懂狀態(tài)，檔案知識還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。讓大多數(shù)人誤認(rèn)為檔案并不那么重要，工程竣工檔案資料整理歸檔就是個別人的事，資料有問題與自己無關(guān)，最終有人來補的態(tài)度；甚至還有人把檔案整理歸檔理解成了補資料，給竣工資料歸檔及移交帶來很大困難，費時費力。

2 工程竣工檔案資料管理應(yīng)采取的措施

2.1 重視檔案工作，建立健全組織管理機(jī)構(gòu)，將檔案工作納入質(zhì)量管理體系

首先，工程項目建設(shè)之初，在進(jìn)行項目整體規(guī)劃或策劃時，應(yīng)將竣工工程竣工檔案資料管理納入其中，作為一個版塊著重落實實施；其次，建立相應(yīng)的組織管理機(jī)構(gòu)，成立以項目領(lǐng)導(dǎo)為首的竣工領(lǐng)導(dǎo)小組，并下設(shè)竣工辦，指派專人進(jìn)行統(tǒng)一協(xié)調(diào)、管理，將檔案工作納入項目的整個質(zhì)量管理體系中，并有效地運行和管理及時修訂。在歸檔過程中，要做好資料的收集、整理、審核工作，嚴(yán)格按照項目建設(shè)文件歸檔的要求，認(rèn)真收集資料，確保歸檔文件完整、分類準(zhǔn)確。審計工作應(yīng)由單位領(lǐng)導(dǎo)、項目經(jīng)理和項目主管負(fù)責(zé)。審查人員應(yīng)當(dāng)逐項審查收集到的信息，認(rèn)真核實其真實性和完整性。審核材料時，審核員應(yīng)與現(xiàn)場小組確認(rèn)，確保現(xiàn)場數(shù)據(jù)與檔案數(shù)據(jù)一致。嚴(yán)格審查工程竣工文件和資料的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，防止錯誤、遺漏和缺項。按照合同要求和文件內(nèi)容，對工程建設(shè)項目各階段形成的文件、資料進(jìn)行評審，確保形成的文件、資料與合同一致。

2.2 建立完善的工程竣工檔案資料管理制度和管理辦法

（1）施工單位作為參建一方是工程竣工檔案資料的直接經(jīng)手人、實施者，檔案工作的順利開展要有完善的管理制度和管理辦法，在工程竣工檔案資料管理制度和管理辦法的框架下，由竣工辦統(tǒng)一組織和協(xié)調(diào)工程竣工檔案資料管理工作，明確檔案工作的工作思路和工作流程以及各部門的工程竣工檔案資料管理職責(zé)；根據(jù)工程項目的特點和要求完成檔案工作任務(wù)進(jìn)度計劃安排，并按計劃安排進(jìn)行有效的實施和落實，并對實施結(jié)果進(jìn)行檢查和考核，對日常的檔案工作進(jìn)行巡查，并對存在的問題進(jìn)行逐一整改；明確組織內(nèi)任務(wù)分工與協(xié)作，要求所涉及的相關(guān)部門對自己的工作進(jìn)行定期的梳理、檢查和完成，及時整改自身問題；對所涉及部門以部門領(lǐng)導(dǎo)為牽頭人把檔案工作落實到崗，責(zé)任明確；通過建立檔案考核機(jī)制和獎懲機(jī)制對所涉及檔案工作的相關(guān)部門進(jìn)行考評和獎懲，把部門績效納入其中。在實施過程中，及時地修改和完善工程竣工檔案資料管理制度和管理辦法。

（2）強(qiáng)化日常的管理，部門設(shè)置一個工程竣工檔案資料管理人員進(jìn)行部門資料的統(tǒng)一整理、匯編，在檔案收集過程中，應(yīng)緊密和工程實際施工實體相結(jié)合，并與之相符，加強(qiáng)對內(nèi)（部門間）和對外（業(yè)主、監(jiān)理、設(shè)計）溝通與協(xié)調(diào)。

2.3 明確統(tǒng)一收集、整理、歸檔的具體要求

按照國家和行業(yè)主管部門的有關(guān)規(guī)定、辦法、標(biāo)準(zhǔn)等結(jié)合業(yè)主所需要求，嚴(yán)格按照規(guī)定和要求進(jìn)行整理歸檔。需要具體明確統(tǒng)一的內(nèi)容如下：

施工單位竣工資料歸檔范圍：（包括土建和機(jī)電部分歸檔的范圍）；工程文件收集的要求，工程文件的質(zhì)量要求；工程檔案的整理組卷要求：（包括工程文件分類，確定組卷方案；案卷排序和卷內(nèi)文件排序；頁碼、頁號的編寫；卷內(nèi)目錄、備考表、案卷封面、案卷脊背、竣工圖編制、聲像資料、案卷目錄、檔案盒、核對原件，制作副本和案卷印制、封裝、出版）；工程檔案保存、保管；借閱、借出等內(nèi)容。

2.4 做好檔案宣傳和培訓(xùn)，提高人員檔案意識，培養(yǎng)工程竣工檔案資料管理人才

在項目乃至整個公司范圍內(nèi)通過影像、實物圖片展、檔案實地參觀學(xué)習(xí)以及檔案教育培訓(xùn)學(xué)習(xí)等方式進(jìn)行檔案知識的大力宣傳，通過宣傳讓人員了解檔案、認(rèn)知檔案，知道檔案在工程建設(shè)中的重要作用，提高人員檔案意識，熟知工程檔案的具體整理歸檔要求。并通過不斷的培養(yǎng)新人，為工程竣工檔案資料管理工作提供充足的后備人才，使得工程竣工檔案資料管理工作得到良好的延續(xù)發(fā)展。

2.5 保持檔案人員穩(wěn)定性，減小人員大幅度變動

施工企業(yè)人員調(diào)動流動力性大，往往不能自始至終完成一項工程的建設(shè)。人員的經(jīng)常變動給工程竣工檔案資料管理帶來了較大的影響，管理機(jī)制得不到良好的運行，出現(xiàn)病態(tài)管理，容易造成資料丟失和遺漏，使得資料的準(zhǔn)確性、完整性得不到保證。因此，施工企業(yè)在檔案的整理歸檔工作中，應(yīng)盡量力保人員組成穩(wěn)定。若有特殊原因作出調(diào)動或離職，應(yīng)對所負(fù)責(zé)的全部資料按規(guī)定要求移交，并對接手人交代清楚。

2.6 積極引入新技術(shù),創(chuàng)新管理

全面提高工程竣工檔案資料管理水平，必須積極利用計算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)等技術(shù)的優(yōu)勢，構(gòu)建信息化、數(shù)字化的工程竣工檔案資料管理模式。在實際實踐中，工程竣工檔案資料管理人員只有樹立正確的信息管理理念，掌握信息管理方法，才能逐步建立相應(yīng)的管理模式。依托網(wǎng)絡(luò)和計算機(jī)，建立和完善工程電子文獻(xiàn)資料，逐步實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和信息化。分析工程檔案形成的整個過程，不難發(fā)現(xiàn)，從立項到竣工驗收，所涉及的檔案數(shù)據(jù)和內(nèi)容都是由不同單位產(chǎn)生的。因此，為保證各單位、各部門、各人員之間的良好溝通，工程竣工檔案資料管理部門應(yīng)有計劃地搭建數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)平臺，為各方提供網(wǎng)絡(luò)共享空間。這種管理模式不僅可以提高管理效率，還可以降低勞動力成本，實現(xiàn)連續(xù)產(chǎn)出。工程竣工檔案資料管理人員可以利用信息平臺發(fā)揮工程竣工檔案資料管理信息系統(tǒng)的作用，高效利用檔案資源管理數(shù)據(jù)庫，對工程檔案進(jìn)行動態(tài)管理，從而保證工程竣工檔案資料信息服務(wù)的效率。

2.7 加強(qiáng)檔案分類管理

為解決工程竣工檔案資料管理中檔案分類不規(guī)范的問題,可以采取以下對策,重點是完善檔案分類制度:首先，建立科學(xué)合理的檔案分類制度是關(guān)鍵。檔案管理人員可以借鑒相關(guān)的國家和行業(yè)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合建設(shè)項目的特點，制定適合本項目的檔案分類體系。分類體系應(yīng)涵蓋工程項目的各個階段、不同性質(zhì)的材料和相關(guān)部門，確保工程竣工檔案資料按照明確的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)則進(jìn)行分類。其次，建立明確的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)和命名規(guī)則。在檔案分類體系的基礎(chǔ)上，有必要制定具體的分類標(biāo)準(zhǔn)和命名規(guī)則，使每份檔案數(shù)據(jù)都能清晰地歸入相應(yīng)的類別，并以簡潔、規(guī)范的方式命名。這有助于提高檔案管理的效率，便于后續(xù)的查找和利用。同時，加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)，提高他們的專業(yè)知識。檔案管理人員應(yīng)接受相關(guān)培訓(xùn)，了解檔案分類的原則和方法，熟悉工程竣工檔案資料的特點和內(nèi)容。他們需要具備一定的專業(yè)知識水平，才能根據(jù)項目的特點對工作進(jìn)行合理的分類和組織。最后，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理。數(shù)字化檔案管理可以給檔案分類帶來更大的方便性和靈活性。通過建立電子文獻(xiàn)庫和數(shù)據(jù)庫，可以更方便地進(jìn)行分類和檢索。同時，數(shù)字化管理還可以提高工程竣工檔案資料的保存和安全性。

3 結(jié)語

由此可見，隨著工程建設(shè)的發(fā)展、社會的進(jìn)步，工程竣工檔案資料要求越來越高，并更加的全面和完善，在工程中起著舉足輕重的作用。要想做好這項工作，達(dá)到高水平的檔案標(biāo)準(zhǔn)，還需完善項目自身的管理制度和管理辦法，建立健全管理機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)人員檔案意識，培養(yǎng)工程竣工檔案資料管理人才，認(rèn)知、熟知檔案要求，總結(jié)經(jīng)驗，不斷學(xué)習(xí)進(jìn)步和提高。