大型綜合地圖集項目的全生命周期管理研究

汪敏

(上海市測繪院，上海 200063)

1 引 言

大型綜合地圖集(以下簡稱“圖集”)的編纂工作是一項龐大的系統工程，涉及總體設計、資料收集、分析處理、設計表達、審核協調、編制出版等環節，周期較長，人員組織、數據架構、知識體系均廣而復雜。行業領域針對圖集的研究更側重于技術方面，對于這類大型項目的組織管理方面有所不足[1，2]。因此，筆者結合上海市地圖集的編纂實踐，探索適用于圖集特點的生命周期管理模式和措施方法，以保障圖集這類項目各個環節的工作順利推進和有效實施。

2 全生命周期模型

從項目管理學角度，項目生命周期大體都有五個部分：啟動、計劃、實施、控制、收尾[3]。通過梳理上海市地圖集的編制歷程，縱觀一本圖集從立項啟動到出版發行的整個生命周期，大體按照如下的五個階段來發展，如圖1所示：

圖1 圖集項目全生命周期模型

啟動階段主要是提出項目意向，決定相關工作是否啟動和繼續推進。包括：圖集選題、行業調研與可行性分析、確定總體初步方案、提交立項申請書、項目經費申請、申請成立編委會、項目組人員的配置，擬定初步計劃等。

計劃階段需要制定完成項目所要進行的必需步驟，以及擬定出完備的方案。總體設計包括：產品體系設計、內容架構設計、風格基調設計、色彩體系設計、內頁版式設計、字體符號圖表設計、裝幀設計、技術路線以及編制圖幅樣稿。在組織實施層面，也需要制定詳細的方案。編寫項目設計書，并組織總體方案評審。

實施階段是具體執行的過程，即整合所有的資源，按照既定的方案進行工作。包括：編委會正式成立、資料收集與分析、數據編輯處理和入庫、圖組圖幅專業設計、地理底圖編制、專題地圖編制、普通地圖編制、圖文編排、圖幅統稿、樣書制作、線上版的制作發布等。

質量檢查階段是根據一定的質量標準，監測項目的實際實施情況，注意出現的差錯，進行糾正處理。包括：過程檢查、最終檢查、驗收檢驗、專題內容審查、地圖審圖、出版審查、印前檢查等。

收尾及出版發行階段是完善和接收項目成果的過程，并且做好項目完成的后續工作。包括：專家評審、匯報領導確認、圖集印刷、定價與出版發行、宣傳計劃、項目總結、材料移交歸檔、項目成果報獎、出版發行后的分析、用戶反饋與再版準備等。

在圖集編纂工作開展的過程中，為了清楚地描繪出各階段工作任務輸入輸出的關系，采用魚骨圖的方式將所有過程重點工作項及需要產生的成果進行邏輯性梳理[4]。如圖2所示，魚骨圖中軸線表示項目的五大階段，每根魚骨上的工作是成對應關系的兩個工作項組成，左側的工作項是右側的輸入條件，右側是左側工作項的輸出結果。該圖在過程文件管理和流程過程控制中起到了良好的作用，讓所有成員可以明確了個人工作內容和輸入輸出關系，便于各階段工作中查漏補缺，及時將工作進行落實。

圖2 工作任務魚骨圖

3 管理組織架構

3.1 管理層面

為保障圖集編纂工作的順利實施，依據行業內圖集編制的成功經驗，一般會成立由地方政府領導、參編單位組成的圖集編纂委員會的領導組織架構，如圖3所示。編纂委員會為圖集的編制提供了各單位主管領域的權威信息，并對圖集相關專業領域內容進行全面把控，在圖集的編纂工作中發揮著關鍵作用，確保圖集能夠更加準確、全面、科學地反映地區經濟社會各領域的發展。

圖3 管理架構

編纂委員會一般下設編纂委員會辦公室，一般設立在各地的規劃和自然資源局，是圖集編纂的主要責任部門，管理圖集編纂的日常工作。編纂委員會辦公室負責統籌、調協和組織推進工作，建立與各參編單位聯絡溝通機制，各參編單位明確專門人員對接各節點工作。項目進行期間，編纂委員會辦公室多次組織召開項目啟動、資料收集、內容審核等相關重要工作會議，確保圖集的編制符合科學性、知識性、實用性、時代性的要求。

圖集學術指導委員會由行業知名學者、專家組成，主要負責對圖集編制方向、技術應用的指導、圖集評審評價等工作，從專業層面為圖集把關，為圖集編制過程中的重大方向性問題提供決策支持。

編纂委員會辦公室下設編輯部，是圖集編纂的主要執行部門，主要負責圖集的具體編纂和溝通落實等具體工作，包括圖集的方案設計、地理數據準備、圖集編制、圖文排版、地圖審校等。編輯部定期將階段性進展向編委會辦公室匯報。圖集編制完成后，由編制單位報出版方進行審查，審查通過后，編纂委員會組織驗收。驗收通過后，由編制單位送相應測繪行政主管部門進行地圖審核。審核通過后，進入出版程序。

3.2 組織層面

測繪部門的組織模式通常是職能化、部門化的管理，員工聽從上級管理者的指令執行工作，如圖4所示。對于圖集編纂這類大型的、周期長、技術復雜、要求利用多個職能部門資源的復雜型項目，行政組織結構模式的缺陷是部門與部門之間的聯系不夠緊密，信息的傳達和決策效率較慢[5]。

為確保圖集項目的順利進行，應最大限度地發揮好項目團隊的作用，根據工作實踐，圖集項目理想的組織模式，是將垂直的金字塔式組織結構轉變為矩陣式組織結構，強化以目標為導向的項目化的組織管理，項目實施的責任人、實施主體、協調主體明確，管理層級少，且同時遵循保持行政層級關系，管理效率可以得到提高。結合圖集項目的具體要求，項目實施的負責人建立和組織項目核心團隊，吸納綜合能力較強的工作人員作為固定的編輯，負責該地圖專題資料內容選擇、圖幅設計與編制，以及與參編單位的溝通。其他成員，如數據處理人員、制圖作業人員、審校人員等，都可以根據實際工作需要從職能部門抽調。工作的結合采用過程集成模式，任務的實施建立在主體人員之間的高度互動上，通過工作過程的緊密結合消除工作之間的分歧，確保項目的整體運作。

4 項目實施與過程控制

4.1 人員職責分配

項目團隊組建完成后，為更好地進行任務分工，消除工作之間的分歧，提高實施效率與質量，團隊成員應各司其職，通過制作出責任分配矩陣圖，用WBS(工作分解結構)的方式把具體工作分解落實到每個人，以此明確其各自在組織工作中的任務和職責。

4.2 進度控制

(1)進度計劃

進度計劃是進度控制的依據，應根據項目的環節及工期要求，編制好項目實施進度計劃。圖集項目全生命周期分為五個階段，每個階段任務之間都有一定的銜接關系。根據項目的任務流程，按照計劃編制甘特圖，進一步推進工作有序開展。計劃時注意預留時間應對不可控的因素，提前設想意外突發情況，尤其是涉及外部協作的相關流程環節。

圖5 責任分配矩陣圖

(2)進度跟進

項目實施過程中，認真做好各階段的進度控制工作，保證各項工作的進度符合進度計劃的要求。實際工作情況一般很難與進度計劃嚴格保持一致，因此，在項目實施開展過程中應讓團隊成員參與跟蹤、觀察、溝通等環節，建立良好的互動。同時由于管理的多層次性，項目負責人需及時跟進，在實施過程中不定時檢驗，對項目實施進程和工作計劃進行比較，在實際工作進度大大落后計劃進度時采取相關的必要措施。

(3)改進措施

當發現進度明顯滯后，項目負責人應組織相關人員分析原因，如果存在的偏差可能會對未來的工作產生負面影響，需要通過及時的意見反饋和計劃修正，通過會議討論對意見進行歸納，根據具體情況對相關人員和工作內容提出具體的方法指導，或者調整分配具體的工作安排和人員調度，使新的進度計劃能盡量滿足要求，做好各方協調管理工作。

4.3 質量控制

質量控制貫穿于圖集制作的全過程[6]，包括資料來源質量控制、生產過程質量控制、專題內容審查、圖集出版審查、地圖審圖、印前檢查等。

(1)資料來源質量控制

確保使用各級政府部門發布的統計數據以及各行業權威專業部門提供的現勢性較好、規范程度較高、科學準確的專題資料，作為地圖專題的基本資料[7]。

(2)生產過程質量控制

過程質量控制應根據圖集項目成果的特點和生產計劃安排，劃分好過程質量控制的關鍵結點，制定好各工序質量控制的內容、方法和要求，并在檢查實施過程中留下相關記錄。

對于圖集這類大型項目，質量檢查在于前期的設計試生產環節就應提前介入，對各個流程階段出現問題進行分析和把關，這樣不僅能起到一定的技術指導作用，同時也能盡早發現設計質量方面的缺陷，及時彌補。

嚴格執行“兩級檢查，一級驗收”制度。圖集圖幅體量較大，為保障給檢查預留足夠的時間，可制定計劃分批提交檢查。應按照原始資料詳查，不可按照中間處理過程數據檢查。涉及調整過內容的圖幅，調整部分需重新按照最新資料詳查。

(3)專題內容審查

由各參編單位主管部門負責專題內容的保密審查，保證其正確性與可公開性。

(4)圖集出版審查

由出版社進行圖集的出版審查，確保圖集能夠滿足和符合公開出版的要求。

(5)地圖審圖

地圖圖件應提交地圖管理部門進行地圖審圖，涉及外省市的地圖，需要送國家自然資源部審核。

(6)印前檢查

對圖集的印刷生產流程進行監控，確保數字文件能夠正確地轉換為圖文輸出[8]。印刷前應預先進行圖集打樣，確認無誤再交付。

4.4 創新激勵與評價

圖集的編纂具有時代性，要求有一定的創新設計[9]。應通過建立有效的創新激勵機制，充分激發人員的創新發展能力，促進圖集產品實現質的突破，例如：創造創新激勵環境、薪酬激勵、成就發展激勵、尊重和榮譽等多種方式。

圖集編纂屬于探索性創新性工作，應適時組織專家咨詢幫助工作，對階段性的工作進行評價，拓展思路，統一思想，明確工作方向。一方面建議邀請地圖學界專家，為前沿性制圖技術手段與地圖設計表達提供建設性意見，一方面建議邀請委辦局等相關參編單位的專家進行指導，為框架內容的選擇出謀劃策。另外，可以適時征詢非專業人士意見，了解一般讀者的看法和訴求。根據政府、學界、公眾等多圈層用戶的差異化評價，切實提升圖集的數據解讀和知識發現能級，有效把控“資料性”“研究性”“專業性”與“科普性”“宣傳性”“服務性”的復合定位問題。

5 結 語

地圖集之于城市，猶如年輪之于樹木，記錄著城市發展的印記，可為政府部門提供翔實的決策依據，同時它的編纂也是一項復雜的系統性工程[10]。本文從實際應用出發，基于圖集項目特點和要求，分析一本大型綜合地圖集從項目啟動到最終完成的全生命周期過程，構建工作管理組織架構模式，提出有效管理手段，應對實施階段各項問題的發現與解決，是對圖集項目管理的有益探索，確保理想階段計劃能夠有效落實到位，促進圖集成果的落地，對項目實施的降本增效具有指導性意義。