信息化背景下醫(yī)院人事檔案管理改革及策略

孫海濤

臨清市人民醫(yī)院 山東 臨清 252600

引言

在醫(yī)院的整體工作過程中，人事檔案管理工作往往是醫(yī)院的基礎(chǔ)化工作之一，可以對醫(yī)院的醫(yī)療人員、護士等內(nèi)部人員進行評定、考核、選拔等工作，是這些重要工作的必要基礎(chǔ)。在醫(yī)院的人事檔案管理過程中，往往因為醫(yī)院具有醫(yī)、教、研等綜合化的性質(zhì)特征，與此同時人員的流量較大，人員的種類更是較為復(fù)雜的，針對這些特點而言相比于其他的單位、企業(yè)而言，醫(yī)院的人事檔案管理工作是較有難度的。在現(xiàn)階段信息化發(fā)展的時期，醫(yī)院中的信息往往是呈指數(shù)增長，這也使得醫(yī)院中的人事檔案管理工作面對的既是挑戰(zhàn)，也是機遇。所以，醫(yī)院應(yīng)重視信息化背景下的醫(yī)院人事檔案管理工作改革，利用信息化技術(shù)促進自身人事檔案管理工作的效率化發(fā)展，為質(zhì)量提升奠定良好的基礎(chǔ)。

1 信息化背景下對于醫(yī)院認識檔案管理工作提出的要求與優(yōu)勢

1.1 醫(yī)院人事檔案的內(nèi)在含義

在醫(yī)院認識檔案管理過程中，主要的工作內(nèi)容便是對醫(yī)療人員、護士人員以及醫(yī)院的其他工作人員進行職業(yè)素養(yǎng)、道德、能力等方面的綜合判定，并充分結(jié)合檔案管理工作中的規(guī)范條例要求優(yōu)化且完善的醫(yī)院人員的詳細化個人檔案。與此同時，醫(yī)院中的檔案管理內(nèi)容不僅包括員工的個人詳細資料、基礎(chǔ)信息，往往還對人員的檔案、學術(shù)研究、社會價值等多方面的資料管理，很大一部分都是一些圖片復(fù)印的資料。

1.2 信息化大背景下對于醫(yī)院檔案管理工作提出的新要求

第一，在醫(yī)院人事檔案信息不斷增加的過程中能夠，人事檔案信息的種類也在逐漸變多，這也是當前信息化背景下的主要特點。通常在醫(yī)院中的人事檔案資料中，包含著很多的圖像、圖片等資料，尤其是這些員工的相關(guān)資格證書復(fù)印件、學術(shù)成果、獲取過的榮譽等資料，在這些資料的整理過程中往往需要進行大量紙張復(fù)印件的儲存，在此之后再進行裝訂成冊，這一過程導(dǎo)致大量的空間被占用，運輸或搬運很是不方便，在此時便需要利用信息化技術(shù)進行高效率化的資料整理。第二，在醫(yī)院的檔案管理工作中，往往存在著儲存時間長、詳細內(nèi)容更新快以及資料的不斷在增多，在傳統(tǒng)人事檔案資料管理過程中，通常需要人工打字或復(fù)印的方式進行資料信息的錄入，這種傳統(tǒng)化的檔案管理方式不僅要進行紙張的搬運、拆封、分類等煩瑣的工作，通常在記錄與管理的過程中由于人為的疏忽或問題出現(xiàn)錯誤，且紙質(zhì)版的人事資料不利于保存，易被損壞，大大降低了醫(yī)院人事檔案管理的工作效率與工作質(zhì)量[1]。第三，在醫(yī)院單位中往往所涉及的人事檔案信息量是繁多龐大的，與此同時還存在著科研部門、人力資源部門、醫(yī)務(wù)科等科室的資料，這些科室和部門之間的關(guān)系更是緊密復(fù)雜，人事檔案管理人員當進行資料檔案的查找時通常需要走過很多個部門去一一核對。在此情況下往往流程較為復(fù)雜煩瑣，所消耗的時間和精力是大量的，在很大程度上影響著整個醫(yī)院行政工作的運行，嚴重的情況下往往會耽誤醫(yī)療治療工作的開展。所以，在信息化時代下，結(jié)合信息化進行人事檔案的管理工作，是提升檔案管理工作對的重要途徑，不僅對其中的工作環(huán)節(jié)進行了優(yōu)化和化簡，并且還能夠保證人事檔案能夠在信息化便捷的優(yōu)勢中有據(jù)可查，確保人事檔案管理人員能夠更快、更及時地查找到自身想要獲取的檔案資料。

1.3 信息化時代下醫(yī)院人事檔案管理工作的優(yōu)勢所在

在我國當前的醫(yī)院單位中，對于人事檔案信息化的建設(shè)使得檔案管理工作內(nèi)容變得更加豐富快捷，在提高檔案資料安全性的同時，充分利用信息化的高效率與便捷促進檔案資料管理的完整性，確保了人事檔案的及時性[2]。此外，信息化對的投入和建設(shè)加快了認識檔案的查找速度和效率，整合了綜合性的多樣資料，為醫(yī)院單位節(jié)省了一定的人力與物力，在節(jié)省時間的同時，為工作人員的查找與修改工作提供了大大的便利，進而提升了醫(yī)院人事檔案管理工作的整體工作效能。

2 信息化背景下醫(yī)院人事檔案管理工作中存在的問題

就現(xiàn)階段的實際情況來看，我國大部分醫(yī)院中的人事檔案資料管理工作中雖已經(jīng)進入了信息化管理模式中，但是在過程中依然存在了較為不足之處。由于每個醫(yī)院的情況、技術(shù)等因素的不同，往往各個醫(yī)院單位中所實行的信息化程度也是不同的，然而這些問題的存在都影響著醫(yī)院人事檔案資料管理的效率性和便捷性，影響著醫(yī)院人事檔案管理工作的整體水平。

2.1 信息化意識欠缺，醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施不足

在各個醫(yī)院對的人事檔案管理工作中，大部分管理人員對于信息化管理的意識并不充分，往往存在著一些欠缺和不足。在很多檔案管理人事眼中認為僅僅是把人事檔案管理工作當成一般情況進行處理和記錄，忽視了此工作的重要性和價值所在。在每個醫(yī)院單位之前，自身的信息化管理水平存在著一定的距離，甚至部分單位還會出現(xiàn)制度漏洞、制度建設(shè)不合理等問題[3]。與此同時，每個醫(yī)院單位中對于信息化管理每年所投入的資金明顯不足，資金的短缺造成了很多醫(yī)院中信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施不足、硬件設(shè)施不足等情況時有發(fā)生。這些問題的產(chǎn)生大大限制了當前醫(yī)院人事檔案管理工作信息化建設(shè)的進程發(fā)展，無法為后續(xù)信息化建設(shè)提供良好的技術(shù)保障。

2.2 信息化建設(shè)水平亟待提升，管理方式單一

在當前，我國現(xiàn)階段的醫(yī)療管理系統(tǒng)往往存在著一定的問題，人事檔案管理制度的建設(shè)亟待完善。在此過程中，信息化工作管理建設(shè)的水平偏低，大部分的醫(yī)院單位還只是停留在初步表面階段，并沒有進行深入。對于人事檔案資料的管理工作或多或少會依賴于傳統(tǒng)化的紙質(zhì)檔案資料，人事檔案的信息化管理也是通過人工的形式進行收集、整理的，這樣的管理方式不僅會影響這個工作的管理效果，而且還會在很大程度上降低醫(yī)院人事檔案資料的完整性，為后續(xù)的工作開展造成不可避免的麻煩[4]。檔案管理工作通常會涉及醫(yī)院中的很多個科室和部門，員工的個人信息、學術(shù)報告、榮譽等信息分別由人力資源部門、教研部以及醫(yī)務(wù)科進行保存管理，在實際操作過程中通常無法避免因為人為的因素出現(xiàn)問題，甚至還會在進行傳閱、查找時出現(xiàn)損壞的情況。

2.3 醫(yī)院人事檔案信息化管理數(shù)字化的問題

人事檔案信息化管理的建設(shè)首先便需要大量的數(shù)字化電子檔案，雖然數(shù)字化的電子檔案能夠進行信息資料的復(fù)制和備份，十分方便。但是在此過程中往往并不能夠利用辨別字跡的方式判斷真假，并且電子檔案中是沒有印章和手動簽名的，這便會造成檔案真?zhèn)涡缘臒o法驗證。在當前信息化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展背景下，網(wǎng)絡(luò)和電子檔案對的安全性是較為嚴峻和緊張的，電子資料的丟失、信息泄露等事故時有發(fā)生[5]。這些問題的出現(xiàn)在很大程度上威脅著電子資料的管理安全，由于各個醫(yī)院中的信息化軟件的不同，電子設(shè)備的操作系統(tǒng)的不一致，在成電子文檔不兼容的情況更是越發(fā)嚴重，這些問題更是當前人事檔案信息化建設(shè)過程中的主要影響因素。

2.4 檔案管理系統(tǒng)中人員結(jié)構(gòu)不合理

在信息化發(fā)展的背景下，為保證醫(yī)院檔案管理工作的更好開展，往往需要更高素質(zhì)的檔案管理人員。這些管理人員不僅要具備豐富的專業(yè)化知識，并且還有具備夯實的管理經(jīng)驗與計算機水平，在細心和責任心兼?zhèn)涞耐瑫r，保證醫(yī)院檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)信息化改變。然而，在當前我國大部分的醫(yī)院中，人事檔案管理人員的結(jié)構(gòu)并不合理，整體情況更加偏向計算機水平低、老齡化較為嚴重等，這些問題的出現(xiàn)導(dǎo)致很多醫(yī)院檔案管理人員難以接受信息化新思維，嚴重阻礙了信息化發(fā)展的進程。另外，有一部分醫(yī)院會選擇將此崗位的人員進行兼職設(shè)定或外聘，這種行為很容易便會造成人員工作責任心的不充足、不夠細心，最終導(dǎo)致人事檔案管理工作無法被勝任。

3 信息化發(fā)展背景下人事檔案管理工作的創(chuàng)新措施

3.1 加強信息化管理意識，重視基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入

信息化的到來說明信息化建設(shè)是當前發(fā)展的重中之重，醫(yī)院單位治愈與時俱進，對自身管理模式進行信息化的更新，才能夠保證自身人事檔案管理工作的質(zhì)量提升。所以，針對這一情況來看醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)、負責人必須要及時轉(zhuǎn)變自身的管理意識，將信息化檔案管理理念運用到當前的醫(yī)院人事檔案管理工作中。在此基礎(chǔ)上，領(lǐng)導(dǎo)層更要明確檔案人員的主要責任和管理內(nèi)容，優(yōu)化當前使用的人事檔案制度，保證醫(yī)院內(nèi)部人事檔案管理制度能夠適應(yīng)當前的信息化建設(shè)的大環(huán)境。另外，醫(yī)院要重視基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)與投入，除了管理過程中所使用的計算機、打印機等基礎(chǔ)設(shè)備，還要注重硬件設(shè)施的日常維護與保養(yǎng)，實時跟進這些基礎(chǔ)設(shè)施對的情況，避免因設(shè)施問題導(dǎo)致人事檔案資料管理工作出現(xiàn)問題并造成損失。

3.2 創(chuàng)建完善化的檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，完善人員結(jié)構(gòu)

醫(yī)院在信息化管理建設(shè)過程中，應(yīng)保證自身人事檔案信息資源數(shù)據(jù)庫的完善，能夠保證及時且全面化的實現(xiàn)數(shù)字化管理。相關(guān)部門在此過程中要注重全方位、信息化數(shù)據(jù)庫儲存信息管理模式的創(chuàng)建，由人事檔案管理人員進行統(tǒng)一的調(diào)配和管理，實時更新以及錄入的醫(yī)院人員的信息、榮譽、科研成果等內(nèi)容，在不斷提升自身管理質(zhì)量的同時，最大程度的減少信息采集與查閱移動中的發(fā)生的問題。

除此之外，醫(yī)院還要加強檔案管理系統(tǒng)中人員結(jié)構(gòu)的完善，通過培訓(xùn)、教育等方式加強人員專業(yè)水平與知識的豐富，幫助檔案管理人員在掌握計算機能力對的同時，加強人員的責任意識，為后續(xù)檔案管理工作的開展奠定良好的基礎(chǔ)。

3.3 人事檔案資源信息化的真實性與安全性

為了能夠讓醫(yī)院人事檔案信息化體系模式發(fā)揮出自身最大的效用，促進自身檔案資源的真實性與安全性，往往需要對人事檔案管理人員的相關(guān)綜合素質(zhì)以及信息化背景下的數(shù)據(jù)意識，利用人事檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)對人事檔案資料進行實時的更新、管理與維護，保證此時的數(shù)據(jù)庫能夠處于信息最新的狀態(tài)。除此之外，還用明確檔案管理工作中的具體紀律性內(nèi)容，結(jié)合專門的人員進行完整且正確的信息錄入，及時做好數(shù)據(jù)信息的核對工作[6]。另外，要對數(shù)據(jù)庫中的信息進行即時的監(jiān)控和檢查，做好數(shù)據(jù)庫中信息安全的保護工作，對于不同職責的人員則要給予不同的權(quán)限，確保在內(nèi)外網(wǎng)隔離的情況下，嚴禁外接設(shè)備鏈接數(shù)據(jù)庫的主機，避免病毒等惡意軟件的出現(xiàn)。

4 結(jié)束語

總而言之，在我國當前的醫(yī)院人事檔案資源管理工作中，其中存在的問題依然明顯。如信息化程度不足、基礎(chǔ)設(shè)施投入局限、信息化意識的缺失等等，針對這些問題相關(guān)負責人應(yīng)對其重視起來，并在保證自身信息化意識提升的同時，結(jié)合數(shù)據(jù)庫的安全化管理實現(xiàn)人事檔案資源的真實性，確保醫(yī)院信息化管理過程中基礎(chǔ)設(shè)施能夠及時投入，為后續(xù)醫(yī)院人事檔案資源管理工作的順利發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。除此之外，我國的醫(yī)院還要充分利用信息化的便捷、高效等優(yōu)勢所在，在提高人事檔案管理工作效率的基礎(chǔ)上，利用合理科學的方式提升相關(guān)人員的綜合素質(zhì)，進一步促進此工作的安全與質(zhì)量提升。