檔案管理及利用之我見

唐山市房地產交易中心 柴軍榮

一、檔案管理

（一）檔案管理的重要意義

檔案作為記錄人與自然發展歷史的原始憑證，全面記錄著人類與自然界的融合發展與變遷，我們的日常生產生活中，檔案在無時無刻地產生，也在無時無刻地為我們服務著。我們每一個人和團體組織，都是檔案的制造者、收集者、整理者和保存利用者。經驗的總結，規律的認識，歷史的延續，各行各業的發展，都離不開檔案的支撐。檔案管理和利用工作是保護歷史本真、推進人類更快更好科學發展的重要工作，因此，做好檔案管理和利用工作意義非常重大，需要全社會共同參與。

（二）檔案管理的范圍

通常我們所說的檔案，是指國家機關、武裝力量、組織團體、企事業單位在日常工作中形成的文件、業務資料、影像、聲音、實物等材料。本文認為，除上述檔案管理范圍之外，人們日常生活中形成的個人歷史資料也可以被列為廣義的檔案管理范疇，比如家庭中各種證件、紀念品、衣服鞋帽等各種財物，都可以稱之為家庭檔案，其保存管理都可以引入檔案管理的理念和方法。

（三）檔案管理的方法和程序

一般檔案管理都沿用以下方法和程序。

1.檔案的收集

檔案的收集是檔案管理的最初始階段的工作，需要各部門將有保存和查詢利用價值的資料進行歸集，并移交檔案管理人員或檔案管理部門進行存檔備查。這個階段的工作決定著未來檔案資料的保存價值，需要歸集人員高度重視，對保存資料進行嚴格鑒別、甄選、確認，確保歸集資料的準確、完整。

2.檔案的分類

檔案收集完成后，要對收集材料進行詳細存檔分類，以便存儲、查找。分類人員要做到仔細認真，要確保分類的準確，以備將來查找的方便、快捷。

3.檔案的整理

檔案的整理是檔案管理工作中最重要、繁雜、細致的工作，需要工作人員將破損材料進行修復、粘貼，將尺寸不一致材料進行剪裁、裱糊，并按保存要求及順序進行裝訂，裝飾等，以確保存檔的統一、規范、整齊。

4.檔案的立卷歸檔

檔案整理完成后，要進行立卷，對檔案進行標注，賦予唯一編碼，以備查找利用方便準確，立卷的檔案要進行歸檔，按分類歸入檔案柜進行永久、長期或短期保存。

5.檔案的索引編目

檔案要進行索引編目，將所有檔案分成大類，再分別分成小類，檔案保存要按分類索引進行有規律存放，并在存儲柜上做好索引標記，同時按索引進行登記，建立查詢目錄，以備查找方便、快捷。

6.檔案的查詢利用

檔案的保存價值就在于查詢利用價值，檔案查詢利用要有嚴格的制度進行制約，以確保檔案不被損壞、涂改、銷毀，始終保持原有價值。

7.檔案的檢查

檔案管理要進行日常檢查、年檢等，定期檢查檔案室溫度、濕度、霉變、蟲蛀、清潔、防火、防盜等情況，以確保檔案永久保存的安全性、可靠性。

8.檔案的銷毀

檔案要依據保存價值進行保存年限的限定，確定永久、長期、短期保存年限，并依據檔案銷毀制度，對不同保管期限的檔案進行集中銷毀，以節省人力、物力、空間等。

二、檔案的利用

人類社會的發展就在于不斷研究自然、順應自然、改造自然。而這一過程，就是要不斷地把自然界的規律、改造自然的經驗進行認真總結、歸納，并科學地運用這些規律和經驗，讓歷史順利延續，更好地向前推進、發展。研究自然總結規律和經驗的過程中，要以大量檔案史料為依據，檔案的主要利用價值就在于此。

（一）生產生活依據

人類研究自然，就要把發展歷史進行認真研究、剖析，從中發現共性，總結出經驗和規律，才能制定改進方法和措施，去順應自然、利用自然、改造自然，讓人類免受和減少自然帶來的災害，讓自然為人類所利用。比如人類通過研究自然，發現了力學、光學、電磁學等物理學理論，發現了酸、堿、鹽等化學變化，發現了生產力、生產關系等哲學理論等，所有這些自然規律的發現，都為人類利用自然、改造自然奠定了堅實基礎。人類利用這些規律發明了適合在水、陸、空中運行的交通工具，推進了人類行進速度，節省了時間，提高了生活質量；利用這些規律發明了生產生活的各種器具、食品、藥品，讓人類生產生活更加快捷、便利，身體更加康健、壽命得以延長；利用這些規律不斷更新思維理念，使人類思維更加明晰、透徹、開闊。正因為有了這些規律和經驗的合理運用和發展，社會才得以從原始社會的鉆木取火、食不果腹經過不斷變遷，發展到現在人類過上科技發達、安居樂業的生活。

日常生產中，小到工作日志、數據記錄，大到圖紙、文件、業務辦理形成的材料等，無一不需要存檔保存，而這些檔案有些會對未來的工作起到借鑒、指導作用，有些則可為本部門或相關部門提供參考或依據，有些還可為法律提供證據。

生活中，身份證、戶口簿、房產證、學歷學位證書、職稱證書、獎勵證書等證件都是家庭檔案，需要謹慎保管、隨時備查備用，為出行、辦理業務、應聘工作等活動提供依據；而物品、衣服等也可算作另一類檔案，需要按類、按季節、按固定存放位置收藏、隨時利用，以作為生活有序進行的保證。

（二）展覽宣傳

博物館、展覽館、紀念館、圖書館等場館，是收藏保存人類與自然界歷史實物記錄憑證的場所，人類通過展覽物品去了解歷史、研究歷史、宣傳歷史、延續歷史、發展歷史，這些場館也會匯總制作出展覽宣傳圖片、視頻、音頻、仿真模擬等，去講解、宣傳歷史，讓更多的人學習、了解，對人們起到警示、教育、引導、幫助等作用。

（三）大事記、志的編寫

檔案場館一般會將檔案資料進行歸類匯總，編寫出某類事件的大事記，以方便人們研究此類事件相關工作，或給政府、部門做出決策提供依據。地方志一般每20年編寫一次，編寫中需要查閱大量檔案史料。

三、檔案管理和利用的發展

隨著人類社會和科技的不斷進步，各行各業都有了突飛猛進的發展，檔案管理和利用工作也發生了巨大變化，以信息化為核心的檔案管理現代化正在不斷向前推進。

（一）檔案的數字化管理

近年來，檔案的記錄形式和管理利用模式不斷改進，檔案管理和利用工作也逐步從以前以紙質為主的傳統載體管理向以數字為主的現代載體管理轉化。

檔案的數字化管理，即將原來紙質檔案轉化成數字檔案進行保存，而這個工作是相當艱巨和繁雜的。一是要從上至下高度重視，提高認識站位，研究制定數字化檔案合法依據、紙質檔案轉化成數字檔案的詳細規劃和實施方案、督導推進措施等；二是要從財政上給予大力支持，配備必要的軟硬件，研究編制必要的數字檔案轉化系統；三是要組織工作人員培訓，使工作人員熟練掌握和運用轉化技術；四是要監督相關管理部門和單位嚴格推進實施計劃，并做好定期督導檢查，以確保各項計劃措施逐一落到實處；五是要建立安全防護制度和措施，并嚴格執行，以確保數字檔案管理的安全性、可靠性。

（二）檔案的數字化利用

檔案保存及管理的目的是為了利用更加便捷，為此，要逐步實現檔案的數字化利用，這就需要建立電子查詢系統。一是開發建立完善的檔案利用電子信息系統；二是錄入數據，將原有紙質檔案轉化成數字檔案錄入系統，將后續檔案以數字化形式進行保存，建立起全面、完善的數據庫，并做好備份；三是制定出面向社會提供查詢利用的制度和工作流程并嚴格執行；四是建立起完善的查詢利用體系，并逐步推向網絡查詢利用、各相關部門和單位之間的互聯互通、實時共享，以實現社會利用值的最大化。

（三）未來檔案管理和利用工作發展保障

1.樹立檔案管理和利用工作科學發展的新理念

檔案管理和利用工作要想科學發展，首先就要從轉變思想理念入手，要打破以前固有的老舊觀念，樹立起順應新時代檔案工作科學發展的理念，筑牢思想基礎，以發展的眼光和思維模式謀發展、促發展。一是樹立從大局出發謀服務觀念。檔案保存的重要意義在于利用其價值為人類提供服務，而要發揮好其服務保障作用，就必須從決策到執行層面的層層重視，制定本行業、本部門和單位長遠發展規劃和年度工作計劃時，要將檔案管理和利用工作同時納入，并圍繞要服務的主干開展工作，以確保檔案工作與主干業務同步建設、同步發展。二是從效益出發謀發展觀念。檔案服務保障在社會政治、經濟、文化建設中均發揮著重要作用，為此，就要深度挖掘檔案信息資源，使之服務利用價值達到效益最大化。實現社會利用率更強、范圍更廣、便利度更大、滿意度更高；經濟投入更少，產生的效益更大；文化傳承和影響更深、更遠。三是從開放出發謀協作觀念。檔案管理和利用工作的一個長遠發展目標就是開放利用，為此，就要打破原有的僅服務于本部門和單位閉塞單一的模式，打破行業和部門之間的界限，建立起上下聯動、平行協作機制，營造一個互聯互通、信息共享的開放環境。

2.摸索檔案管理和利用工作科學發展的新方法

檔案管理和利用工作要想科學發展，就要先擺脫原有慣性思維和管理模式的束縛，用辯證的思維去重新審視和思考，逐步摸索建立一套科學發展的新方法來指導各項工作，以增強檔案管理和利用工作的時代性和實效性。一是吃透精神、創新落實。認真學習和掌握國家、省、市相關法律法規和各項指示要求，理論聯系實際，開拓創新，用發展和創新的理念貫徹落實到位；從本級抓起，調查研究，科學精準落實政策要求的同時，以更高的熱情、更積極的工作作風、更切合實際的手段去開創性地開展工作，為檔案工作開通綠色發展通道。二是以點帶面、全面推進。要抓住不利于檔案管理和利用工作發展的主要問題和問題的主要方面，研究制定突破方法，并統籌推進、整體激活；要先抓重點工作落實，再帶動一般工作全面推進，綱舉目張、以點帶面，促進各項工作科學持續發展。三是創新引領、發展并舉。各項工作得以發展，必須以創新為重要抓手和動力保障，新時期新形勢下，必須按照黨和國家的新要求，對原有的管理和利用方法進行審視，認真學習并熟練掌握檔案管理和利用的新技術、新手段，廣泛借鑒業內創新發展新舉措，不斷開拓創新、總結歸納，探索適合自身管理的新方法。

3.破解檔案管理和利用工作科學發展的重難點

檔案管理和利用工作要想科學發展，必須先破解制約和影響科學發展的重點、難點問題。一是破解檔案開放工作滯后問題。當前，有些部門和單位仍然沒有按規定開放檔案，嚴重影響和限制了檔案信息資源的社會及部門間共享利用，為此，要進一步制定嚴格的防護措施，采取必要的現代化軟硬件安全防護手段，確保開放工作有序推進。二是破解軍隊和地方檔案管理和利用工作融合發展問題。軍隊和地方檔案管理和利用工作都有各自的優勢和特色，應該打破局限性，研究制定共享機制、開發共享平臺，實現優勢互補、高效實時共享，促進軍地共同發展；要加強人才管理和技術交流，轉變思維、相互借鑒、取長補短，實現檔案人才管理和技術手段的共同進步。三是破解電子檔案與電子辦公一體化推進問題。隨著電子信息技術的快速發展，各部門和單位也在逐步推行實現電子政務、電子辦公，而電子文件和資料也即成了電子政務與電子辦公的產物，要將電子文件和資料歸檔納入辦公自動化系統之中，確保實時推送、實時歸檔；要制定并依據統一的管理辦法和技術規范，加強電子文件和資料的管理和利用工作，為推進電子辦公快速發展提供可靠的依據和保障。

4.建立健全檔案管理和利用的制度體系

《檔案法》的修訂為檔案管理和利用工作提供了可靠依據和保障，但各地各部門相應的檔案管理辦法及實施細則大多尚不完善，需要自上而下研究建立完善的制度體系，制定更加細化、更具操作性的實施細則，設置規范的管理機構組織，確保管理利用工作的流程規范、有序、暢通。

5.強化檔案人才隊伍建設

檔案管理者是檔案管理的主體，決定著檔案管理利用的質量和效率，這就需要強化檔案人才隊伍建設。一是加大檔案管理專業人才培訓力度。切實貫徹落實檔案管理專業人才繼續教育制度，幫助各級各部門和單位檔案管理人員強化檔案管理意識、保密意識、安全意識，使之不斷學習和掌握新理論、新知識，通曉檔案專業相關法律法規及業務理論，掌握各項管理的新技術新手段，不斷提高綜合素質和能力，履職盡責、甘于奉獻，積極推進檔案工作更快更好科學發展。二是大力推進檔案專業職稱評聘工作，培養更多更高級檔案管理專業人才，充實檔案管理工作人才隊伍，使這項工作更專業，管理更規范。三是制定完善的檔案管理獎勵激勵機制，加大檔案管理工作宣傳力度，提高社會認知度，讓更多的人主動獻計獻策，自覺參與或配合做好社會檔案管理和利用工作，以不斷提高我國檔案管理和利用工作水平。

四、檔案管理利用方法的發展和延伸

檔案管理利用的方法具有條理性、規范性、標準性的特點，隨著社會的發展和進步，又增加了快捷性和便利性等特點，這種管理利用方法可以延伸到工作生活的各個領域各個方面。工作中，人們可以利用這種管理利用方法，制定出規范的工作流程、管理流程等，并進行合理的工作分工，使各項工作完成起來更加有序、高效。生活中，人們可以利用這種管理利用方法，去整理家庭用品，使其保持整潔、完好，并保存在固定位置，以節省大量生活成本、時間和空間，使家庭保持整潔、有序的生活，騰出更多閑暇時間去享受生活。在這方面，日本人的做法非常值得借鑒和學習，比如他們對家庭物品都進行分類保存，并進行標記，甚至還在家里安裝攝像頭、建立家庭物品電子化管理，甚至將生活管理細化到對各類數據線的保存都做出詳細標注，這使得查找相當方便，節省了大量平時整理和查找物品的時間，使煩瑣的生活變得更加簡潔、便利。

五、總結

檔案管理和利用的方法是經過歷史檢驗流傳下來的最規范、最科學的管理方法，這種管理方法應該被廣泛的運用于生產生活，以為人類提高生活質量和管理水平服務。為此，人們應該深入總結檔案管理和利用的方法，使之形成規范可借鑒的管理利用模型，讓人們更容易學習理解、更容易發展利用，讓未來人們的生活變得更簡潔，更方便、更輕松。