水電站項目檔案管理規范化的關注與思考

周 萌，李光輝，任 威

（山東沂蒙抽水蓄能有限公司，山東 臨沂 273400）

當今世界，電能源對經濟與社會發展的火車頭作用越來越凸顯。我國水資源相對充沛，建設與發展水電站，開發與轉化水資源為水電能源的科技能力越來越雄厚、實力越來越突出，老水電站在穩定安全運營的基礎上擴建增容，新水電站屢見不鮮的投入建設和使用，水電行業的發展與水電能源的產出與供給已經躋身世界先進行列。

我國水電業創優提效的大力發展，依賴水電企業大干快上的柱石與基礎作用，水電企業自身發展的能量與質量源于企業加強經營管理的內驅動力。水電企業加強經營管理內驅動力中，檔案管理標準化發揮著“以檔資企”的重要作用。檔案是企業經營管理活動與生存發展最為直接、最為具體、最為現實、最為本真的原始記錄與原始憑證，因其所具有的這種特殊屬性而尤顯珍貴。

企業檔案管理規范化是加強檔案管理的永恒命題，又與企業發展水平與時代發展水平與時俱進，在所擁有的核心內涵相對穩定的狀態下，呈現出現在時與未來時的突出特點。充分認識目前企業檔案管理規范化特點，是采取針對性措施、實現并創新檔案規范化管理的前提條件，唯有其針對性愈發契合其內在要求、問題癥結所在，愈能采取相適應的創優提效對策，由不足以規范化管理的現狀向規范化管理的目標求索和推進，迸發和涌流規范化管理效益。因此，進行水電站項目檔案管理規范化突出特點與主要措施的分析探討是一個很有價值的關注點。

1 水電站項目檔案管理規范化的基本內涵、突出特點、凸顯問題

1.1 水電站項目檔案管理規范化的基本內涵

任何管理活動都需要遵循一定的管理規范進行，正所謂沒有規矩就不能成方圓，沒有規范何談規范化管理，實施規范化管理才能達成標準化科學化管理。水電站項目檔案管理是企業檔案管理乃至企業管理的有機組成部分，是國家檔案事業的微觀組成部分，是指在立項、招投標、勘測、批復、設計、施工、監理及竣工驗收全過程形成的具有長期性乃至永久性的資料信息，具有管理性、經濟性、服務性、政治性、文化性、歷史性等多方面的性質，但尤以為水電企業項目建設提供歷史的真實記錄，是開展工程建設、管理、運行、維護的窗口展示與重要依據。

進行水電站項目檔案管理要遵循國家規范和標準，在符合我國《檔案法》、符合相關國家行業的地方企業的相關規章制度進行，確保檔案實體的完整與安全，便于檔案的提取與利用。因此，水電站項目檔案管理規范化的基本內涵體現在歸檔范圍與質量要求上，體現在檔案收集、整理、立卷、移交、保管、調用、統計等細節方面，體現在監管要求、驗收要求的規范化和標準化方面，而體現在監管要求、驗收要求方面，又可以視之為對細節管理和安全質量管理的統領和保障，需要管理主體、監管主體的高度重視，緊密聯系和協同運作，需要組織體系和運行機制的有效保障。

1.2 水電站項目檔案管理規范化的突出特點

任何事物的突出特點即其主要特征，或稱之為本質屬性，最能代表該事物的“質量”。水電站項目檔案規范化管理的突出特點以其所具有的重要性和使用價值而鮮明。從其所具有的重要性來看，普遍性的廣泛性即檔案管理對于企業管理的重要性，專指性的特殊性即水電站項目檔案管理規范化的突出特點。

水電站項目建設有著多種多類，可從水電站集中水頭方式的不同、廠房布置形式的不同而有區別，可由水電站的擴建、維修項目不同乃至工程量的不同而有所區別，亦可因項目建設與施工方的不同而有所區別，譬如抽水蓄能電站工程項目投資大、周期長、內外協作關系復雜、隱蔽工程多。但所有的區別都掩蓋不了項目建設過程中將會產生大量的檔案資料的事實，其中有文件、圖紙、照片、報表、工藝和器材、生產技術裝備、財務乃至方方面面林林總總的實據，反映出水電站具體建設項目的原始憑證和真實記錄，必須完整準確的收錄入檔，哪一部分的細小缺失和損壞都會影響對項目建設全貌的了解掌握與后續的調用備查。可以說，水電站項目檔案管理是一個系統龐大的工程，某一項水電站建設施工項目的檔案專卷，就是這一項水電站建設施工項目的“臉譜”和“畫像”，某一項水電站建設施工項目的檔案專卷的完整安全，就是這一項水電站建設施工項目的“臉譜”和“畫像”的真實面目，決定這一項水電站建設施工項目能否通過竣工驗收，在水電站全部經營管理活動中，必須高度重視和積極加強建設項目檔案的規范化管理。

1.3 水電站項目檔案管理規范化的凸顯問題

其一主體認識程度不足。這方面的不足是影響水電站項目檔案管理規范化的首要問題，也是目前水電站企業檔案管理普遍反映出的問題。其主要表現是：主管領導、主管部門、主管人員規范化管理意識欠缺，在某種程度上輕視項目檔案管理工作，將項目檔案管理視為“自動化流水線”，習慣于尋常規、走老路、按慣式完成工作任務；甚至存有錯誤的認識，認為項目檔案管理是項目建設中的“軟任務”和“衍生物”，有怎樣的項目建設水平，自然會有怎樣項目檔案信息進入檔案管理流程，缺乏項目檔案管理標準化以人為本的正確認識。

其二制度機制約束力不足。規范化管理必須依賴制度建立的完善與制度執行的嚴謹，扎緊制度的籠子，才能將管理活動與管理效率規范在制度框架中，發揮出制度的剛性規范力。水電站項目工程檔案管理工作內容紛繁，專業技術性很強，涉及到的事項復雜，施工單位多主體且施工人員呈流動性，投入使用的經費、技術、設備、材料數量多，恰恰因為制度約束力不足，造成了施工單位、建設單位、監理單位及設計單位之間，在收集檔案、整理檔案、上報檔案、監管檔案方面不能相互溝通、密切合作，出現某些疏漏環節與應收資料遺失的情況，甚至出現某些細節問題和某些事項無人擔責，影響竣工驗收正常進行。

其三第一手資料源頭關把握不足。檔案是真實記錄與真實憑證的屬性決定其“第一手資料”的本質，這“第一手資料”從哪里來？其源頭是從產生檔案信息資料的所有事項和環節中來。因此，在檔案界有“人人檔案”之說，也就是說檔案信息來自于檔案應收盡存內容的每一個人、每一個工作節點、每一個產出單位都有關系，但出現這方面問題的表現卻是，某些參建單位、某些人員只重視工程建設，不承擔檔案資料收集、整理、完善、安全的責任，在他們手中形成的檔案資料質量不足。檔案第一手資料源頭關把握不足導致檔案管理規范化先天不足，其先天不足注定會增加水電站項目檔案管理規范化的難度，造成這方面人力、物力、時效的浪費。

2 水電站項目檔案管理規范化的端正認識、優化對策、大數據手段

2.1 水電站項目檔案管理規范化的端正認識

現代企業管理積極提倡和追求規范化的實現，對于水電企業說來，管理規范化既是針對整個企業來說的，也是針對企業管理的各個組成部分來說的，水電站檔案管理處于企業管理的大系統中，項目檔案管理處于檔案管理的子系統中，盡管以形式邏輯的種屬觀念做區分，項目檔案管理只不過是企業規范化管理中的“螺絲釘”，但“螺絲釘”的作用卻是確保這個企業規范化管理系統中不可缺失的組成部分，唯有從企業規范化管理系統中的某一子系統、乃至子子系統扎實規范化管理的具體工作任務，才能確保企業規范化管理這個母系統的規范化管理。現代企業管理規范化是基于組織管理、制度管理、流程管理規范化進行的，水電站項目檔案管理規范化的端正認識，既應從這項工作對水電站建設發展的意義和作用上端正認識，亦應從組織管理、制度管理、流程管理規范化實現的層面端正認識，這樣兩個層面相組合才能形成水電站項目檔案管理規范化較為完整的端正認識。

2.2 水電站項目檔案管理規范化的優化對策

其一以人為本。很贊成有研究者所提出的企業管理需要“三大關鍵支柱”有力支撐的觀點，“三大關鍵支柱”即：人員、技術、制度，而且將人員的支柱作用排在首位。確實，任何管理活動的實施、任何管理工作的進行、任何管理成效的取得，都是由人員來進行的，人員的作用是起支配作用和能動作用的管理要素，其他方面的作用，也即包含在技術與制度之中的作用，相對于人員的作用來說都屬于工具性能的作用，都必定受人員作用的支配，只不過其工具性能是否更能適合利用其工具性能達成工作目標的效率和質量會有優劣比較而已。那么，水電站項目檔案管理規范化的以人為本包括哪些人員呢？當有普遍的涵蓋與專指的涵蓋。廣義的涵蓋是與水電站項目建設的所有人員有關，人人既是工程項目的建設者，也是檔案信息的產出者，人人都應具備對檔案規范化管理重要性必要性的認識，人人都應立足崗位為檔案規范化管理負責、做貢獻。專指的涵蓋是所有富有檔案管理責任的領導人員與專兼職檔案管理人員，職責本分所在，必須具備履職盡責的足夠認識，認真做好項目檔案規范化管理的安排部署與組織落實，將項目檔案規范化管理的具體責任與自身工作水平緊密掛起鉤來，應該負起組織領導責任的不能輕視和弱化這方面的責任，應該負起具體責任的要積極加強業務學習，也要積極向先進典型學習，不斷提高業務能力和業務水平。更精辟地說，以人為本的契合對策，所要強調的是管理者的因素，既要堅持以人為本，又要在堅持以人為本的基礎上，向著以人為本的責任心、能力水平、管理質量為本的標桿拔高。

其二以制度成規范。實現水電站項目檔案規范化必須以嚴格的制度約束為保障，以制度打出檔案規范化管理的具體設計和具體要求，形成縱向到底、橫向到邊、管有抓手、督有戒尺的規范，落實到制度執行層面的真知曉、真落實、真督查、真規制、真整改，堅決改變檔案管理制度不嚴密、檔案管理制度流于書面形式、檔案管理制度在執行過程中走樣等種種問題的出現。更為具體地說，就是要形成一套完整的從文件資料的形成、日常管理、收集整編、移交保管等相應的管理制度，嚴格貫徹執行，按高標準做好基礎資料，嚴格考核，避免發生材料不規范、文件遺失等問題，既能夠將項目建設檔案管理的源頭抓實，對項目檔案管理的各個環節形成事前的標準約定，又能將苗頭問題控制在最小，對已經發生的問題進行規章制度下的嚴格治理，始終保持制度建設的完善、周延、實際、實用。

2.3 水電站項目檔案管理規范化的大數據手段

當今世界已經進入信息化網絡化的大數據時代，網絡技術、通信技術、移動設備技術的高度發達及其與人的高度融合，產生了爆炸式增長和高度復雜化的數據集合，大數據正在成為國家和政府層面的發展戰略。大數據不僅是一種海量的數據狀態及其相應的數據處理技術，更是一種思維方式，一項重要的基礎設施。在社會政治創新實踐領域，大數據的全數據分析功能正在為政治創新、政策創新、實踐創新提供更為充分的技術支撐。網絡社會的大數據化對社會治理創新提出了更高的要求，并在科學化、程序化、專業化、系統化等方面提供了更具技術性的支持。將大數據環境特點與大數據社會治理創新與水電站項目檔案管理相聯系，基于大數據提高檔案管理能效，是全部檔案管理活動的客觀要求，也是具體某一方面檔案管理實務的客觀要求。盡管檔案管理數據化已經成為客觀現實，在工作實踐中多有運用，但對水電站項目檔案管理提供了新方式新挑戰，充分認識大數據環境下檔案管理的鮮明變化與突出特點，提高大數據環境下項目檔案管理的適應能力與應用水平，都是水電站項目檔案管理規范化如何利用好大數據手段所必須面對和解決的問題，在這方面，水電站檔案管理部門和檔案管理人員都必須做出積極的努力。