信息時代本科院校電子教學檔案管理問題研究

文/湖南農業大學檔案館 周楊慧

本科院校是集人才培養、科學研究、服務社會于一體的教育機構，其中人才培養是本科院校的核心功能；科學研究是本科院校的重要功能，也是人才培養的重要途徑；服務社會是人才培養與科學研究功能的延伸。教學是人才培養的重要方式，教學檔案電子化管理是適應時代要求的必然趨勢，更好地服務于本科院校三大功能的實現，發揮本科院校文化傳承的作用。

一、明確幾個概念

（一）教學檔案。高等學校教學檔案是高等學校檔案的一個重要組成部分，是指在從事教學管理、教學實踐和教學研究活動中直接形成的，具有一定保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式與載體，具有歷史聯系的文件體系。教學檔案記錄著學生從入學到畢業全過程中形成的有價值的材料，涉及的主體眾多，包括學生、教師、管理人員、管理機制、教學環境、教學方法、教學設備等眾多因素共同參與的復雜、系統活動，產生的材料涉及多部門，包括上級行政部門的審批、通知材料、校內的各部門管理材料、其他社會部門的參與材料等；教學學制管理使教學檔案具有明顯的周期性；本科院校教學層次和教學類型多，因此，本科院校的教學檔案又具有相對的復雜性，如一般本科院校都有全日制專科、本科、研究生、博士，還有繼續教育，包括函授專科、本科，自考專科、本科，電大專科、本科等，各個類型有不同的教學管理機制和要求，形成的教學材料自然復雜、多樣。本科院校的教學檔案主要包括：上級教育主管機關下達的指令性與指導性文件、綜合性教學文件材料、課堂教學材料、教學實習與生產實習材料、學籍管理材料、教學計劃與方案、師資培訓和教學總結等17類材料。其中利用率最高的是學生學籍管理材料，如錄取名冊、成績、學位名冊、畢業名冊、答辯評閱意見書等。

（二）電子檔案。指具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的電子文件，由內容、結構和背景組成。新《檔案法》第三十七條明確，電子檔案應當來源可靠、程序規范、要素合規。電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力，可以電子形式作為憑證使用。雖然電子檔案管理辦法還沒有出臺，但相關的電子檔案管理制度陸續出臺，如《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》《電子文件歸檔光盤技術要求和應用規范》《電子檔案管理系統基本功能規定》《電子檔案管理基本術語》《版式電子文件長期保存格式需求》等等，為高校電子檔案歸檔和管理提供了大量的參考依據。

（三）電子教學檔案。電子教學檔案是相對于紙質教學檔案來說的，特指以電子的形式保存并利用的教學檔案。從來源看，有三種類別的電子教學檔案：由原來的紙質檔案數字化之后的電子教學檔案、直接著錄生成的電子教學檔案和從別的業務系統直接導入并立卷歸檔的電子教學檔案等；按格式分類，包括：電子表格、電子文檔、音頻、視頻、電子圖片等；按質量分類，包括：有完整內容、結構和背景的電子教學檔案和不完整的電子教學檔案。

二、本科院校教學檔案的價值

本科院校教學檔案具有教育系統教學檔案的共性，與初等、中等以及職業技術教育學校相比，又有自身的特色。如科研與教學相結合、科研與服務社會相結合。不同本科院校的教學檔案反映各自的辦學歷史、辦學理念、辦學特色和辦學成果。

教學檔案是本科院校檔案的一種，卻是利用率最高的一類檔案，廣泛用于教學、科研、文化交流、學籍查詢與認證等方面。主要有以下幾方面：1.學籍證明。高校檔案機構是學校出具檔案證明的唯一機構。高校畢業生考研、留學、就業需要提供大學期間的學習形式、學習成績、畢業和學位信息等；補辦畢業證和學位證、核查以前未注冊上網的學歷學位信息或學歷學位信息勘誤等需查閱學生的畢業和學位名冊；人事檔案清查中需核查或補充學籍信息，核查錄取性質需查閱錄取名冊、核查師生獲獎榮譽信息等。2.資政參政。教學檔案記錄著本科院校的辦學歷史、特色學科和專業的辦學歷史及辦學成果、教學管理制度變革，查考利用這部分檔案材料，便于快速熟悉學校相關工作、提高事務處理效率。3.教學研究。教學實踐、精品課、課程建設、優秀教案等反映教學組織實施的全過程，值得新任教師參考、借鑒、反思，不斷提高自身的教學水平。4.科普宣傳。本科院校中優秀的專業課程視頻共享到某些服務平臺，作為科普宣傳，充分發揮大講壇的作用，不僅是對學校的一種宣傳，也發揮著檔案的社會價值。

高校教學檔案是高校辦學的真實記錄，也是社會教育發展的一個縮影。隨著信息化技術的發展和人們物質文化、精神需求的提高，高校教學檔案的潛在社會價值、文化價值甚至經濟價值，也將進一步被挖掘。

三、電子時代對教學檔案提出的新要求

（一）檔案利用方式電子化，辦理業務線上化。教學檔案很大程度上是為畢業的校友提供成績、學籍證明等需求，為了一份成績，浪費兩天的時間請假飛奔母校來打印，不僅浪費了時間和金錢，對于疫情期間，更是一種不安全的出行，因此線上辦理檔案業務成為廣大校友的呼聲和需求。線上購物、線上簽合約、線上換證、線上繳費、線上學習……檔案業務是不是也可以線上辦理呢？

（二）檔案檢索精確定位。本科院校辦學一般都有幾十年甚至上百年的歷史，每年不同層次的畢業生有數萬人，總體上教學檔案體量特別大，單靠紙質查閱或不精確的目錄檢索，調閱一份檔案可能需要十來分鐘或更久。電子時代，海量數據必須借助計算機先進技術，將教學檔案按照檔案管理的標準和要求，采取電子錄入、關鍵詞著錄和圖像識別等，實現電子文件的全文高效檢索，為相關部門一鍵式查詢精準定位。

（三）檔案查詢全面徹底。查檔案在大部分人印象中，就是搭臺去翻閱那些無人問津的案卷，翻來覆去，有可能一無所獲，埋怨沒有存檔。有些并不是沒有記錄，而是查不到或查錯了。如教學檔案學生同名同姓的人很多，不認真比對內容，查詢不全面，有可能出現查到同名同姓的其他人檔案的失誤。檔案的最終價值就是利用，不能利用的檔案就是一堆廢紙。電子信息時代要借助全文檢索、智能檢索的強大技術優勢，實現全庫檢索，查無例外。

（四）拓寬檔案統計與編研。統計和編研實質上是對檔案信息的一種提煉和加工，電子化的檔案更方便、更快速地查找、統計所需的檔案信息。高校教學檔案是高校檔案的主體，任何文件與報告都與教學檔案息息相關，如領導在校友會上做報告時，需要知道學校到目前為止培養了多少本科畢業生、多少研究生、多少博士生，在申報某一專業碩士點時，要查閱這一專業的本科辦學歷史和辦學成果，教學制度變更時要查閱之前歷次版本的制度詳情等等。

四、電子教學檔案管理和利用存在的問題

（一）電子教學檔案收集不全。教學檔案歸檔中重視結論性名冊類檔案的收集與整理，過程性檔案材料收集不全。教學檔案中涉及教學活動重要環節的部分，是教學檔案的精華所在，最具有利用價值，這部分檔案更詳盡、全面地記錄了教學活動重要環節的實際情況，真實反映了學校的教學質量和管理水平，真實案例更具有科研和參考價值。

（二）電子教學檔案歸檔質量不高，不能利用。單獨上傳或掃描的電子教學檔案數據，由于歸檔不認真、審核不嚴，存在很多質量問題，如：電子檔案歸檔不全，有正文沒附件、沒有電子簽章、所歸文檔不是最終版本、格式和內容不符要求、文件損壞打不開等。另外，業務系統數據不規范、不完整，造成電子接口導入數據不規范、不完整。

（三）查閱費時或檢索不到。有以下幾方面的原因：1.沒有建立索引或安裝全文檢索功能；2.檔案題名、關鍵詞等著錄不明確或不統一，如表示2022年錄取名冊，有“2022年新生錄取名冊”“二〇二二年錄取新生名冊”“2022級錄取新生花名冊”等等，應統一一種表述格式和方法，如“年度+單位名稱+層次+主題”；3.姓名、文件名等關鍵詞檢索時輸入錯誤或著錄時輸入錯誤等；4.著錄太過粗放，沒有做到細化到人名、文件名，只有案卷目錄，沒有卷內目錄；5.原文沒有做文字識別處理，或識別率過低，或是不可識別的手寫體，或是原文模糊遮擋等造成檢索不到或只能檢索部分文字；6.電子檔案格式不兼容，不可檢索等。

（四）涉及個人隱私的電子教學檔案不可直接利用。教學檔案中匯總性的名冊比較多，如新生錄取名冊、畢業名冊、學位名冊，一個頁面上涉及多人的身份證號碼、家庭住址、個人電話等個人隱私，直接原文蓋章利用就會造成泄漏他人隱私的嚴重問題，考慮到檔案的原始性，不能隨意剪切，這需要教學檔案管理者在提供利用時采取一些技術措施遮蓋部分涉及隱私的檔案信息。

（五）雙套制管理模式下，電子教學檔案與紙質教學檔案不一致。為了保險起見，目前國內大部分高校教學檔案管理實行紙質檔案和電子檔案同步歸檔的雙套制管理模式。教學檔案涉及多部門、多種類，檔案部門需要時間整合各部門的信息，且電子檔案管理技術不成熟。因此，在這期間會實行保管紙質檔案作為求證、電子檔案作為利用的雙套制管理模式。這會造成兩個版本某些數據的偏差，如歸檔時間、排版或是因工作失誤造成個別數據內容的增減。

（六）電子教學檔案利用存在諸多安全隱患和缺乏必備的真偽鑒別技術。教學檔案是查閱量最多的檔案之一，且主要針對畢業的校友。很多本科院校檔案管理系統與檔案利用系統合一，檔案利用對大眾開放的話，如果沒有強大的安全防護措施，防止被攻擊、被病毒侵害、被惡意篡改，后果不堪設想，因此，有必要將檔案管理系統與檔案利用系統分開。另外，檔案利用系統在身份認證、查閱瀏覽權限、文檔加密保護等方面缺乏必要措施，造成隨意打印、惡意篡改、檔案信息失真、非法傳播，無法識別檔案的真實性，侵害他人的權益等行為。

五、規范電子教學檔案管理的建議

目前大多數本科院校實行紙質教學檔案和電子教學檔案雙套制管理模式，這是由紙質檔案管理走向電子檔案管理的過渡階段。隨著信息化進程的推動，電子教學檔案的優勢越來越突出，利用高效便捷、節能環保，內容、結構、背景信息完整，特別是電子檔案可以隨意放大縮小、更清晰，是未來發展的必然趨勢，為此，要在制度、技術等方面采取必要的措施推動電子教學檔案管理發展。

（一）制訂適合本院校的電子教學檔案管理規章制度和辦法。明確歸檔主體、責任和具體要求。檔案館領導和技術管理人員應與教學其他部門如學院、教務處、研究生院等其他部門領導和技術管理人員協調溝通，參照紙質檔案管理辦法，共同制訂電子教學檔案管理辦法，明確網上歸檔流程和要求，統一格式，做到來源可靠，程序規范，要素合規。

（二）做好檔案利用安全保障措施。首先，檔案利用系統在登錄訪問、利用申請和審批、查詢瀏覽各環節融入身份認證、審計跟蹤、文件保護和數字水印技術，對電子檔案的在線閱覽、離線下載和打印輸出進行安全控制，規避超越權限的檔案查看，防止非法傳播，以及事后的跟蹤、分析和追溯。其次，借鑒區塊鏈技術，在電子檔案信任和認證方面，區塊鏈技術具明顯優勢，系統自動運行的基礎上實現了電子檔案管理的去中心化與相關信息的不可否認證明，使得對電子檔案的所有操作有據可查，在區塊鏈認證主體共同監管下徹底扼制對電子檔案的惡意操作。

（三）做好備份管理工作。教學檔案電子數據雖然來源于多部門，且別的部門也有系統保存，按照歸檔要求，未歸檔之前，數據的真實性由業務部門負責，歸檔之后數據的真實性由檔案館負責。因此，檔案館有責任和義務保證電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性。這需要定期做好完整的備份，包括數據庫備份、系統備份、原文備份和操作系統備份等。

隨著信息化水平的不斷提高，教學檔案的需求也會增多，作為高校教學檔案管理者，要變被動服務為主動開發，秉持“讓數據多跑路，讓用戶少跑路”的理念，不斷引用檔案新信息技術，充分挖掘教學檔案特色資源的文化價值、社會價值，發揮憑證、記憶功能，為用戶提供滿意的檔案利用服務。