大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)療文書檔案“雙軌制”管理的優(yōu)化

文/山東省衛(wèi)生健康委員會醫(yī)療管理服務中心（山東省衛(wèi)生國際交流服務中心） 劉海旭

在計算機技術的快速發(fā)展下，醫(yī)院文書檔案管理發(fā)生了很大變化，不僅有傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，電子檔案也開始發(fā)揮重要作用。但在電子檔案與紙質(zhì)檔案的管理過程中，依然存在諸多問題，如何做好“雙軌制”文書檔案管理成為當下醫(yī)院檔案管理工作的難點所在。但隨著現(xiàn)代信息技術的快速發(fā)展，以及檔案管理工作的實際需求，電子檔案的發(fā)展成為主流，因此醫(yī)院必須重視“雙軌制”文書檔案管理，并利用大數(shù)據(jù)技術優(yōu)化管理工作，提升醫(yī)院文書檔案管理的整體質(zhì)量與效率。

一、大數(shù)據(jù)在醫(yī)療文書檔案中的作用

（一）提升工作效率。醫(yī)院文書檔案管理內(nèi)容龐雜，工作量巨大，傳統(tǒng)工作方法效率低下，不利于文書檔案管理效率的提升。在大數(shù)據(jù)應用過程中，能將紙質(zhì)檔案轉化為電子檔案，利用大數(shù)據(jù)能減輕工作人員負擔，提升工作效率。

（二）提升文書檔案資源利用率。醫(yī)院每年都會有大量文書檔案形成，這些文書檔案堆積在一起，查詢與利用比較麻煩，需要資料時一頁頁查找，不僅工作量巨大，而且很多人害怕麻煩，不愿意查找文書檔案。但在大數(shù)據(jù)技術的應用下，這種情況發(fā)生很大改變，人們可以利用計算機查找電子檔案，在提升查找效率的同時，能提升對文書檔案的利用率。

（三）加強資源共享。在大數(shù)據(jù)背景下，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉化為電子檔案，大量電子檔案存儲在計算機上，人們通過信息平臺，能隨時共享文書檔案信息，為醫(yī)院的相關研究與管理工作提供支持。文書檔案在大數(shù)據(jù)背景下實現(xiàn)共享，能讓文書檔案信息資料得到廣泛應用，充分發(fā)揮文書檔案的價值。

二、文書檔案“雙軌制”管理存在的問題

（一）內(nèi)容不完整。醫(yī)院文書檔案“雙軌制”管理工作開展過程中，由于電子文書檔案往往使用現(xiàn)成的模板，這樣會促使工作更加高效與便捷，但一部分醫(yī)務人員為節(jié)省時間，在沒有仔細了解疾病特點與反饋的情況下，就簡單復制粘貼，檔案內(nèi)容一模一樣，從而降低了檔案資料的科研價值，無法為臨床教學提供依據(jù)。同時，紙質(zhì)檔案在書寫過程中，醫(yī)務人員會出現(xiàn)遺漏簽名或者簽名不及時的情況，出現(xiàn)問題后難以及時找到負責人，不利于醫(yī)療工作的順利開展。

（二）資源浪費。醫(yī)院文書檔案的制作、傳輸?shù)热^程都會消耗大量時間與精力，每個環(huán)節(jié)都不能出現(xiàn)差錯，才能確保文書檔案的完整性。電子檔案在書寫完成后當天就要打印出來，當發(fā)現(xiàn)檔案資料有錯誤時，需對錯誤進行修改然后重新打印，這樣會造成紙張的浪費。同時，隨著就醫(yī)人數(shù)的不斷增加，醫(yī)院每天都會產(chǎn)生大量文書檔案，在大量文書檔案的增加過程中，紙質(zhì)檔案不斷增加，對檔案庫房存儲造成壓力。

（三）人員素養(yǎng)有待提升。醫(yī)院文書檔案管理是一項專業(yè)性較強的工作，對檔案管理人員的綜合素養(yǎng)要求較高，尤其是在“雙軌制”文書檔案管理背景下，工作內(nèi)容與方式發(fā)生一些轉變，對檔案管理人員的要求更高。在大數(shù)據(jù)等先進技術的快速發(fā)展下，要求文書檔案管理人員掌握計算機信息技術，提升對文書檔案的管理與利用效率。同時，要求文書檔案管理人員具有責任心，如果管理人員職業(yè)素養(yǎng)較低，也會影響文書檔案工作的開展。

（四）信息化建設水平較低。在現(xiàn)代信息技術的快速發(fā)展過程中，醫(yī)院開始加強信息化建設，但由于文書檔案管理并未得到領導的重視，信息化建設水平相對較低，無法為文書檔案管理資源的利用、管理質(zhì)量與效率的提升提供支持。因此，信息化建設將成為未來醫(yī)院文書檔案管理工作必須重視的要點，要采取大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等先進技術，強化文書檔案的信息化建設。

三、醫(yī)療文書檔案“雙軌制”管理優(yōu)化策略

（一）加強云技術的應用。在大數(shù)據(jù)背景下，云計算技術與大數(shù)據(jù)技術之間聯(lián)系緊密，醫(yī)院文書檔案管理過程中，要求能利用好云計算技術，深度挖掘檔案數(shù)據(jù)信息，為文書檔案管理效率的提升提供支持。醫(yī)院要統(tǒng)一建設標準，在文書檔案的數(shù)字化過程中，要圍繞共享服務的內(nèi)容、方式等，對云技術的標準與協(xié)議進行研究，并按照相關制度與規(guī)范要求，統(tǒng)籌考慮相關標準與管理體系，對數(shù)字化檔案信息資源共享標準進行完善。比如，可以對云存儲與服務等相關標準進行明確與完善，確保數(shù)字化檔案信息實現(xiàn)云共享，提升數(shù)字檔案資料的利用率。文書檔案信息化后，存儲于云端，但對于云技術的應用而言，必須做好信息安全防范工作，要設置使用權限，建立區(qū)域性數(shù)字檔案私有云，實現(xiàn)信息從采集到訪問全過程的信息保密工作。

（二）轉變管理理念。醫(yī)院文書檔案“雙軌制”管理紙質(zhì)檔案與數(shù)字化檔案并存，不僅增加了管理難度，更要求管理人員轉變傳統(tǒng)思維方式，積極向電子化檔案過渡。醫(yī)院文書檔案的數(shù)字化建設，是推動檔案管理轉型與創(chuàng)新的重要手段。首先，要求檔案管理人員重視文書檔案管理工作，認識到此項工作對醫(yī)院的重要性，并能確保醫(yī)院全體職工能重視檔案管理，積極配合檔案管理人員的各項工作；其次，要實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案向數(shù)字化檔案管理的過渡，加強信息化建設，由當下的紙質(zhì)檔案與電子檔案并存局面向數(shù)字化檔案過渡，強化文書檔案的數(shù)字化建設；最后，文書檔案管理工作的開展，要服務好醫(yī)護人員與患者，滿足他們的個性化需求，實現(xiàn)文書檔案的轉型升級，減輕醫(yī)護人員的工作負擔。

（三）提高軟硬件設施的投入。首先，針對電子檔案的管理。為提升電子檔案管理質(zhì)量與效率，要提升軟硬件設施的投入。醫(yī)院文書檔案管理要建立起一整套計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)和靈活的結構化布線系統(tǒng)，為數(shù)字化建設留下發(fā)展空間。硬件設施建設主要包括打印設備、掃描設備等，確保電子檔案管理的便捷性與可靠性。采用防火墻、防病毒軟件，確保電子檔案的安全性，避免發(fā)生信息泄露等各種問題。完善系統(tǒng)功能，實現(xiàn)對文書檔案的統(tǒng)一管理，確保系統(tǒng)具備登記、修改、查詢等各項功能，并能自動統(tǒng)計文書檔案的借閱情況。數(shù)字化系統(tǒng)建設過程中，在滿足功能性的同時，還要便于維護，通過數(shù)據(jù)維護子系統(tǒng)的建立，能便于系統(tǒng)維護，確保系統(tǒng)的安全、穩(wěn)定運行。其次，針對紙質(zhì)檔案的管理。紙質(zhì)檔案的存儲是重點所在，要求保證存儲環(huán)境的適宜性，通過智能化感應器的設置，及時了解檔案存儲環(huán)境的濕度與溫度，確保檔案存儲環(huán)境的濕度與溫度符合要求。要做好防蛀工作，避免損壞紙質(zhì)檔案。在紙質(zhì)檔案管理過程中要按照時間、類型等進行劃分，編輯好封面，按照順序擺放在存儲架上，便于對紙質(zhì)文書檔案進行查找與利用。同時，在對紙質(zhì)檔案管理過程中，要求做好借閱記錄，在歸還后要對文書檔案進行檢查，確保檔案的完整性，并將文書檔案歸還到原來的位置。

（四）明確崗位職責。醫(yī)院要對檔案管理工作崗位進行細分，明確各個崗位的職責。按照文書檔案管理工作崗位對工作內(nèi)容進行細分，對崗位職責進行明確與規(guī)范，確保工作人員嚴格按照相關規(guī)定展開工作。第一，檔案編碼工作。對出院病案首頁的疾病診斷和手術操作進行編碼，確保編碼工作的準確性，并在發(fā)現(xiàn)問題之后與醫(yī)生及時溝通。第二，借閱工作。主要負責檔案的借閱與規(guī)劃，負責涉及糾紛的檔案與檔案封存工作，對借閱出去的檔案要及時催促，保證檔案能及時歸還，避免檔案出現(xiàn)遺失等問題。第三，窗口復印工作。該工作主要是為患者提供各類服務，比如打印和復印病歷等，要求能將病例檔案及時查找出來，并及時打印出來提供給患者，同時也要與相關部門展開合作，為相關部門提供支持，比如社會保障、司法等部門。第四，檔案回收管理。此項工作主要是對醫(yī)院住院檔案進行回收與編碼等工作，整理好檔案后要裝訂上架。第五，裝訂管理。住院病歷在回收后要做好整理裝訂工作。第六，綜合管理。這個崗位的工作具有較強的綜合性，負責管理病案室的綜合性工作，并能對各類問題進行處理。

（五）培養(yǎng)專業(yè)化人才。大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)療文書檔案“雙軌制”管理，對管理人員提出更高要求，傳統(tǒng)管理理念與方法已經(jīng)無法滿足實際需求，所以醫(yī)院必須培養(yǎng)專業(yè)人才，適應大數(shù)據(jù)的實際需求，以及“雙軌制”的要求。首先，提升管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。檔案管理工作人員必須具備豐富的理論知識，能了解檔案管理工作的各項知識，能更好地應對檔案管理過程中發(fā)生的問題。其次，要提升管理人員的信息化素養(yǎng)。在對管理人員進行培養(yǎng)的過程中，要讓管理人員順應時代發(fā)展潮流，加強計算機網(wǎng)絡技術的培養(yǎng)，不斷提升管理人員的信息化素養(yǎng)，能滿足大數(shù)據(jù)背景下文書檔案管理工作的實際需求。最后，加強對檔案管理人員醫(yī)學知識的培養(yǎng)，要求管理人員具備一定醫(yī)學知識，在管理過程中發(fā)現(xiàn)問題能及時處理，同時也能與醫(yī)護人員、患者進行有效溝通，確保檔案管理的有效性。

（六）提高醫(yī)務人員文書檔案書寫質(zhì)量。醫(yī)院醫(yī)務人員在文書書寫過程中形成了個人習慣，每個人的書寫都存在較大差異，紙質(zhì)版文書檔案書寫過程中存在字跡不清的問題，不僅給文書檔案歸檔工作帶來極大影響，還在文書檔案利用過程中產(chǎn)生諸多阻礙。所以“雙軌制”文書檔案管理實施后，可以對文書檔案字跡不清的問題予以解決。在標準化的文書檔案模板下，醫(yī)務人員只需按照模板格式，在規(guī)范化的字體、格式下書寫，確保文書檔案的標準化與規(guī)范化，不僅能實現(xiàn)文書檔案的存儲與共享，還能方便文書檔案的打印。提高醫(yī)務人員文書檔案書寫質(zhì)量，對于在大數(shù)據(jù)背景下“雙軌制”文書檔案管理工作的高質(zhì)量開展具有重要意義。

四、其他管理要點

（一）完善管理制度。大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院文書檔案管理工作的優(yōu)化，對促進文書檔案的現(xiàn)代化管理，提升檔案管理質(zhì)量與效率具有重要意義，所以要建立信息化檔案管理制度，為文書檔案管理工作的優(yōu)化與創(chuàng)新提供支持。大數(shù)據(jù)背景下，文書檔案管理是一項專業(yè)性與技術性較強的工作，會涉及多個環(huán)節(jié)，比如病案等級、掃描、存儲等，都要求按照一定的流程與標準進行操作。如果文書檔案管理過程中缺少完善的管理制度，很有可能造成文書檔案遺漏，利用率不高，或者文書檔案出現(xiàn)混亂等問題。醫(yī)院結合自身實際情況，完善管理制度，為“雙軌制”文書檔案管理工作的順利開展提供支持。

（二）實現(xiàn)信息資源共享。對整個醫(yī)院的發(fā)展而言，患者的治愈效果是發(fā)展的要點所在，通過文書檔案信息共享，能對患者的就診信息進行全面分析，并作為參考，避免給患者治療過程中出現(xiàn)不良反應或者其他問題。文書檔案信息資源在醫(yī)院內(nèi)部系統(tǒng)共享，能為醫(yī)生的治療提供參照。同時，要及時上傳患者的查床結果，及時更新患者病情，便于醫(yī)生對患者的具體信息進行了解，更好地保證患者的生命安全。在文書檔案共享過程中，一定要遵循相關法律法規(guī)，避免發(fā)生患者信息泄露問題。

（三）優(yōu)化文書檔案雙軌制管理流程。“雙軌制”文書檔案管理工作過程中，雖然制訂出管理流程，但依然不夠精細與高效，難以為實際管理工作的開展提供支持，所以必須對文書檔案“雙軌制”管理流程進行優(yōu)化，滿足文書檔案的管理需求。電子文書檔案管理流程相對比較簡單，可以在短時間內(nèi)完成各項操作。但由于文書檔案十分重要，一旦遺漏將會造成不可挽回的損失。所以必須要對電子文書檔案定期備份，確保在大數(shù)據(jù)背景下電子文書檔案的安全性。紙質(zhì)文書檔案管理會涉及諸多流程，要求各環(huán)節(jié)的工作必須保持合理，能為紙質(zhì)文書檔案管理工作的高效開展提供支持。

五、結語

醫(yī)療文書檔案“雙軌制”管理是醫(yī)院在信息化背景下呈現(xiàn)出的新特征，在紙質(zhì)文書檔案與電子文書檔案共同存在的前提下，醫(yī)院要利用好大數(shù)據(jù)技術，為醫(yī)療文書檔案“雙軌制”管理工作的優(yōu)化提供支持。大數(shù)據(jù)背景下，醫(yī)療文書檔案“雙軌制”管理工作的優(yōu)化，要從人、事、物三個角度出發(fā)，全面提升醫(yī)療文書檔案“雙軌制”管理質(zhì)量，確保文書檔案的安全，為醫(yī)院的健康發(fā)展提供保障。