企業行政工作中秘書的輔助決策職能探究

顧周東 沈曉力

（1.鄭州航空工業管理學院，鄭州 450046；2.鄭州工程技術學院，鄭州 450044）

隨著社會發展和企業體制的建立和完善，管理者的職能特點發生了較大轉變，在執行決策時遵循科學化、民主化已成為決策共識。作為輔助管理者工作的秘書，為管理者決策提供重要幫助以確保決策的正確性，是秘書工作面臨的新挑戰。本文圍繞秘書在企業行政工作中輔助決策時面臨的挑戰和提升輔助決策實效的路徑展開研究。

一、秘書相關概念

（一）秘書的概念和工作內容

秘書主要是輔助管理者進行綜合性公務服務工作的工作人員。他們以綜合協調，溝通信息，辦文、辦會、辦事和輔助決策等為主要職能，是企業管理者的參謀和助手。輔助性是秘書的根本屬性，服務于企業管理者是根本對象。

秘書的工作職責是在工作中必須完成的具體工作內容，具有具體性與多樣性特征，需解決的問題是秘書應當做的問題。職能是秘書在職責范圍內的整體功能，具有宏觀性和概括性特征，不僅解決秘書工作做什么的問題，還要解決秘書工作為什么做和應當怎樣做的問題。

秘書的工作由事務性和政務性兩個方面組成，具體內容如下。

1.輔助決策

秘書在決策過程中，在知識、能力、經驗和精力等方面給予決策主體補償，以提高決策的科學性和時效性。

2.協調關系

秘書在自己的職權范圍內，自覺地調整各類組織、各項工作、各個人員之間的關系，促進各項活動趨向同步化和和諧化，以實現組織目標的行為過程。在協調過程中秘書需要按照先厘清事情情況、找出“癥結”、恰當協調、督促落實、檢查反饋等一系列流程來進行協調。

3.處理信息

處理信息是秘書工作中比較重要的一項，每天需要面對、接收與處理不同的信息。在處理信息的過程中，秘書需要遵循信息的及時性、保真性、適用性、預測性等原則。根據接收信息的不同時間、不同級別、不同內容對信息進行加工、傳遞、反饋、儲存來決定如何更加合理地處理信息。

4.辦理事物

一般秘書辦理的事物都有以下特征：綜合性、服務性、煩瑣性、突擊性。要根據辦理事物的原則與辦事程序來一一解決。

（二）秘書在企業行政工作中輔助決策職能的具體表現

秘書輔助決策并不是丟掉秘書的本職工作，更不是越位替代管理者做決策，而是充分發揮秘書部門的職能，從高層次上去服務、改革、建設和發展，從根本上把握方向。輔助決策是現代秘書的重要素質，輔助決策型秘書必將成為秘書隊伍中的主體。決策既包括決策的制定，又包括決策的實施。在現代管理中，決策是領導機關和管理者的基本職能和權力，也就是說管理者是決策的主體。領導過程說到底，就是一個不斷制定并實施決策的過程。現代管理中的決策一刻也離不開輔助力量的支持，一旦失去這種支持就會可能導致管理系統的信息失靈、決策失誤、目標失控。

秘書部門作為多功能的綜合辦事機構，在其職業活動過程中，必然發揮輔助決策的職能。現代秘書系統輔助決策活動的經常性、綜合性及全過程性是極其重要的，因此秘書應具備輔助決策的意識，提高輔助決策的能力，做綜合輔助領導的參謀和助手。但輔助決策不能等同于參與決策，不能主觀地夸大輔助決策的職能范圍。事實上，輔助決策或者說參謀作用，與參與決策是不能等同起來的。

二、秘書在企業行政工作中輔助決策職能的現狀分析

從目前企業行政工作中秘書的工作情況來看，辦公室秘書的綜合培訓與崗位要求不符。隨著經濟社會的發展和公司的成長，公司承擔著越來越多的責任，秘書的工作標準越來越高，秘書工作水平與工作質量和實際業務發展需求之間存在巨大差距。與此同時，公司在招聘中對其職業水平并沒有太多的高要求，并且招聘的一些秘書在行使職能之前沒有經過正規系統的培訓，也很少在招聘后接受過職業培訓和專業技能的培訓，自身的經驗通常是基于過去的經驗或團隊合作的積累，這樣一來通常很難完成領導要求的工作內容。這使企業辦公室秘書處于被動位置，企業辦公室秘書的工作既龐大又復雜，在許多領域都需要各種要素，并且很難對具體工作中發生的所有事情進行概述，這意味著他們在工作場所通常是被動的。

作為秘書，既要輔助領導進行決策的有益補充，從而完善領導決策中可能出現的漏洞，借助秘書的優勢及輔助決策去完善不足，使公司能有一個更完美的戰略目標；又要根據企業的需求成為領導決策的有力助手，從偏重于辦文、辦事轉變為不僅辦文、辦事也要出謀劃策。因此，秘書在做好行政工作的基礎上，要主動與領導層溝通，做好決策前、中、后期的各項準備、控制和善后工作，成為領導決策的有力助手。

三、秘書在企業行政工作中輔助決策工作面臨的挑戰

（一）領導不重視秘書參與決策

由于觀念陳舊加上秘書職能轉變不及時，領導在做決策時對秘書的意見也只是象征性地去詢問，并不能影響最終結果，從而導致輔助決策失去了作用，無法規避那些已經預想到的可能出現的風險。秘書需要做的是需要讓管理者對自己有一定的信任基礎，有一個良好的參謀環境。輔助決策既包括輔助者能力的大小，也包括輔助對象影響力的大小，這都由秘書的智能素質、思維方式、知識水平、專業能力、工作態度及個人品質決定。輔助決策作用的發揮也與參謀環境有直接關系。在輔助決策中，最好的狀態是管理者與秘書能夠保持一種互動的關系，但是一般情況下，都是由管理者先向秘書發出需要輔助決策的信息，再由秘書向管理者提出方案建議。

（二）秘書工作不夠專業化

秘書工作還存在專業化不強、單一的問題。在我國高校中，秘書專業并不是一個熱門專業，導致企業吸收新鮮血液供不應求，目前在崗秘書絕大多數根本沒有經過嚴格的、系統性的培養和培訓，沒有完整的工作體系概念，導致大部分秘書都需要消耗大量的人力、物力去手把手培養，在工作中摸著石頭過河，存在經驗主義現象。這樣對秘書個人而言固然也有好處，但是對于一個企業來說，卻要走很多彎路，領導決策在經過這一過程時也容易出現紕漏。

（三）輔助決策的崗位職責缺失

企業中的大部分秘書在工作中崗位職責不清晰，導致秘書無法產生較大的價值。秘書對于自身的崗位職責認識仍停留在端茶送水和接待等雜務工作中，根本意識不到秘書工作的關鍵性和整體意義。崗位職責認識不清晰導致秘書在工作中根本沒有起到輔助決策的作用，無法將自己的價值最大化實現。除此之外，不少企業管理者也無法全面地認識到秘書的崗位職責，在工作當中為秘書分配了許多本不應該是秘書做的任務，導致秘書的日常工作雜亂無章、效率不高，造成了秘書崗位職責混亂的現象。秘書輔助決策的崗位職責缺失也導致秘書無法在領導決策中進行參與和輔助，在向其他工作者傳達決策時，無法表述出決策的根本意義和理念，沒能夠建立起管理者與執行者之間的一個良好的溝通橋梁，使企業整體走向出現偏差。

（四）秘書缺少輔助決策的綜合能力

企業秘書的綜合能力還不夠。秘書由于工作涉及企業眾多事務，工作尤為繁重和駁雜，完成管理者的決策、監督和反饋對一個秘書的綜合能力要求較高。一個秘書能做好輔助決策的綜合能力包括很多方面，如業務能力、個人能力、個人品質，以及對工作、企業的熱情，都是決定秘書輔助決策能力的因素。在工作中，許多秘書存在對領導決策不明確、任務分配不合理及執行不到位的情況，甚至有些秘書在工作中存在應付差事、借口拖延的不良現象，嚴重影響企業經營管理的發展，更遑論進行輔助決策了。在進行決策或者下達某些命令時，由于級別差異，管理者無法了解每個人的特性，導致被管理者個人價值無法得到最大限度的發揮，這就需要秘書進行輔助決策，根據被管理者的個人優勢提出建議，使領導決策更加合理化。

四、秘書在企業行政工作中有效實施輔助決策的路徑

（一）管理層要革新對秘書輔助決策職能的認知

管理層應隨時代潮流，提高秘書在工作決策中的地位，善于發掘秘書的優勢和長處，使之成為領導與員工之間的一個溝通的橋梁。大部分秘書都是為管理者服務的，而管理者又疲于各種瑣事，難免會出現一些紕漏，此時就更需要一個優秀的秘書去輔助決策，甚至領導給秘書分權。真正優秀的管理者是學會知人善用，所以企業應從上到下全面培養秘書的輔助決策職能，緊跟時代潮流，否則必將被時代淘汰。

（二）搭建秘書輔助決策的支撐平臺

支撐平臺包括信息平臺和虛擬平臺，秘書在進行輔助決策的工作中必須得到管理者的支持與肯定，管理者應不遺余力地開放支撐平臺給秘書，包括搭建數據庫、信息平臺，以大數據和理論知識體系去支撐秘書的輔助決策，秘書可以通過大量的數據和理論知識去分析策略、評估風險程度，確保決策的正確性。在進行輔助決策時，如果是未知項目，靠的就是管理者與秘書的行業經驗、直覺和長遠的眼光；而如果是成熟項目，需要的就是已經積累的數據和業務報告，依靠信息平臺中的波動數據了解情況，分析出管理層所做決策的漏洞，及時彌補。

（三）把握方向，找準自己的定位

輔助決策服務的對象是領導，輔助的是領導決策，所以應當一切從領導決策出發，緊緊圍繞領導決策的需要，這是輔助決策的本質屬性。

首先要明確領導決策的根本目的，確定決策方向，涉及企業的總體走向的問題、影響全局的問題、前進方向的起點性問題、瓶頸性問題等都是企業領導所關心的。秘書在進行輔助決策時要根據領導所關心的一系列問題進行研究，或是根據領導決策已經給出的目的在過程上進行改動和建議，這樣比較容易取得不謀而合的效果，可以讓領導決策受到啟發。

要在被動中尋求主動。企業行政工作中，領導起主導作用，秘書輔助決策則處于被動地位。但作為一個出色的秘書，在輔助決策時應積極主動，變被動服務為主動服務，眼光和思路在與管理者同步的基礎上，更應超前，想領導之所想，急領導之所急，把領導未考慮的細節提前做好部署，不能等因奉此，將一切危機扼殺在搖籃中。要站在管理者的角度思考問題，如在提出、思考、研究問題時，必須同領導在一個角度和高度上，胸懷企業和全局利益，研究出的問題、出的主意、提的建議及做出的輔助決策才能適領導。因此，秘書在進行輔助決策時必須有“我就是領導”的意識，為領導服務就要把自己放在領導的高度，這也是一個秘書在履行輔助決策職能時的要求。

（四）增強秘書輔助決策的能力素質

企業的逐步向前，對秘書的綜合能力素質要求越來越多，加強和提高秘書的綜合能力是一個企業必須完善的工作。在新時代的企業競爭中，一個能做好輔助決策的復合型秘書人才顯得尤為重要，應具備以下四種能力。

1.大局觀

作為企業的行政秘書，最重要的就是具有大局觀。因為秘書需要輔助的決策是一個企業的走向，決定一個企業的命運，優秀的秘書所做的輔助決策能讓企業飛得更高、走得更遠，反之則會消耗企業的生命力。所以，秘書在進行輔助決策時首先需要的就是擁有良好的大局觀，不能為一己私利、蠅頭小利左右自己的判斷，應努力培養大局意識。

2.專業能力

作為企業的行政秘書，其次重要的就是專業能力。秘書的專業能力也近乎各項全能，包括協調、分配、指揮、接待等，但是如果連最基本的這些都做不好，何談輔助決策，秘書的輔助決策是在一切行政工作都游刃有余的基礎上，發揮自己的聰明才智，根據自己在各項日常行政工作中的經驗去出謀劃策，所以專業能力是基本。

3.協調能力，對各個成員的了解

作為管理者，不可能做到對每個員工的優點和缺點都了如指掌，在分配任務時也不可能面面俱到，這時就需要秘書進行輔助決策，秘書需要在輔助決策時根據每個員工優缺點合理分配任務，提出自己的觀點，并在完成決策時進行協調和監督。這要求秘書必須具備相應的協調能力，以及對員工有所了解。

4.創新能力，積極探索

優秀的秘書也需要有一定的創新能力，在當代競爭壓力如此之大的市場經濟下，擁有創新能力往往能得到出其不意的效果。秘書在做好自己本職工作的情況下，更應積極探索新事物，具備創新能力，推陳出新，完善管理者領導決策，多進諫言。