“檔案大數據”在電力生產企業管理中應用分析

鄭 明 慧

(四川圣達水電開發有限公司，四川 樂山 614900)

0 前 言

隨著信息技術的飛速發展和“互聯網+”的無限延伸，數字化、網絡化、信息化技術已深刻影響著人們工作和生活的各個方面，刺激著各行各業相關技術的不斷進步和發展。“智慧型”“科技型”“創新型”企業建設已逐漸成為企業發展的主題，相應的管理模式推陳出新[1]。其中的各級檔案管理工作也應勢而動，借助科技手段進行數字化檔案管理建設，這其中就包含許多電力生產企業借助數字檔案室的建立，各種管理和技術資料數量和類別不斷完善，龐大的資料數據庫構成“檔案大數據”，成為電力生產企業智能化、科學化發展強有力的數據支撐。

1 電力生產企業“檔案大數據”的構成

一般電力企業管理系統包含辦公自動化管理系統、電力生產管理系統、大壩安全管理系統、科技管理系統、會計核算系統等業務管理系統。其中辦公自動化管理系統主要形成企業在經營管理過程的管理類材料，包括黨群、行政、經營、生產技術等管理性文件。電力生產管理系統會形成電站運營期間的水庫運行、電力運行、設備運行等記錄文件，主要包括：生產計劃、總結、實施等管理文件，檢修、技改、維護等技術文件，發電量、水情、設備操作、缺陷記錄等臺賬。大壩安全管理系統會產生水工建筑物巡檢記錄、大壩安全監測月報、大壩安全監測年報等材料[2]。這些由各類業務管理系統產生的信息和數據，經過收集和整理，最后都集合到檔案管理系統進行統一分類管理，并根據歸檔和使用要求制定了不同的歸檔份數和保存期限。不同的資料除了紙質文件形式外，還要將庫藏的實體檔案通過數字化技術轉為檔案數據，進行掃描刻盤，照片保存等。各個管理系統提供的檔案資料細分為各個板塊、各個階段、各個部位等，彼此相互區別，又互相關聯，龐大的資料量和邏輯關系就構成了電力生產企業檔案“大數據”。

先進的企業檔案管理系統，就是要使這些日常生產和管理過程中產生的資料不但按管理者使用習慣進行科學分類管理，減少日常人為工作強度，減少耗材，還要方便對各種歷史數據和信息的查找，借以分析和指導下一步的工作，更好地對電力生產設備設施運行情況進行監管，優化運行工況，科學地進行電力營銷。

2 電力生產管理運用“檔案大數據”

2.1 運用“大數據”簡化紙質檔案的存儲量

為保證檔案保管和利用需求，傳統檔案部門對檔案的歸檔要求是滿足紙質原件，并復制多套進行備份保管。隨著時代的進步和信息化發展，現普遍要求紙質檔案和電子檔案同時歸檔的“雙軌制”管理，所以檔案人員會從辦公系統、生產管理系統等各業務系統的大量數據中打印出一套紙質版，再手工完成分類、組卷、排列、編號、編目、裝訂、裝盒、上架等工序，大大增加檔案人員工作量。經過企業的發展和時間的積累，直接導致庫存壓力越來越大，庫房管理工作量也日益增加。

以一個大中型電站為例，每天會形成大量的水庫運行和電力運行的各式報表和數據，一臺機組一年就會產生幾十、上百卷案卷。以檔案雙軌制保管要求，每年遞增的整編數量和存放空間都不容小覷。目前開發的各類管理系統都能夠實現文件的在線形成、傳閱和處理。在各部門、各專業進行日常工作時，盡量采用管理系統進行無紙化辦公，并對產生的實體文件資料及時進行掃描、整理。在完成最后的審批后，根據事前設定的歸檔質量和時間要求，通過安全管理途徑將電子文件匯入到檔案管理系統中，并按內置規則自動分類，實現文件組卷、編目、歸檔業務流程的自動化。存儲相應的電子文件及其組件，并保持電子文件內在的邏輯關系，建立電子文件與元數據之間的關聯關系[3]。根據權限的設定，不同管理系統對檔案管理系統只能提供必須的歸檔資料，并設置提醒功能，確保其歸檔時間符合要求。檔案資源在線利用時，對存取和訪問電子檔案過程要從數據轉移、備份恢復、病毒防范、身份鑒定、訪問控制等幾個方面加強權限管理[4]，對已收集、積累的電子文件的所有操作進行跟蹤、審計，確保資源不被濫用。同時制定應急預案，完善災難恢復機制，提高應急處理能力，管理者在檔案系統管理過程中，能保證檔案管理的安全性。對于外來實體資料，在采用原有“雙軌制”檔案管理的基礎上，充分利用檔案系統管理技術手段，通過審核、審批等必要的審簽程序和轉換為通用格式后，就可以減少正副本歸檔份數，實現以數字檔案歸檔為主的管理模式。

2.2 利用“大數據”協助電力企業開展設施、設備維護檢修管理

檔案利用，是檔案利用者通過檔案利用工作系統查找、利用檔案信息，滿足其利用需求的行為過程，是檔案信息資源潛在的利用價值得以實現的過程[5]。水電工程生產運行后的檔案主要由電力生產管理類文件、科研項目類文件、基本建設類文件及設備儀器類文件材料形成，檔案服務利用主要體現在為工程驗收、設備檢修、投資評估、評優評先等方面提供利用，為企業創造社會效益和經濟效益。這個過程是滿足企業利用需求的行為過程，也是檔案信息資源潛在的利用價值得以實現的過程。

電力企業在進行日常生產過程中，對設備設施的維護管理必然要用到對設計資料和歷史數據的查詢。隨著數字檔案館網絡平臺的搭建，各業務管理系統都能達成相互間的資源共享和信息無縫交流，實現了系統間的高效協同與集成。檔案部門在推行網上服務、遠程服務及自助服務后，檔案管理系統能準確記錄利用者的利用行為數據，如人員構成、利用原由、利用內容、載體類型、利用效果、服務時間等各方面的信息。這些數據的積累不僅全面反映檔案的服務利用情況，為創建更佳檔案服務模式提供參考，又可以延伸反推出相關信息用于協助各專項工作。例如，在電力生產管理系統和檔案管理系統之間，電力生產部門可以結合相關檔案利用數據和運行管理數據開展電站運維檢修項目的專題分析。檔案管理人員將用于電力設備資產管理、設備技術管理、技改大修管理等方面的利用數據定期推送給相關電力生產技術人員，電力生產技術人員通過相關文件的利用部位、利用頻次、利用效果，結合日常電力設備維護、檢修情況，對設備、設施易出現的問題進行綜合判斷，然后有針對性地制定整改方案，加強相關備品備件的定額管理，提前預防，及時消缺，大大提高工作效率。項目整改后，運行技術人員及時形成匯編材料，詳細記錄整改依據、整改內容和整改效果，定期歸檔，作為今后生產運行管理的重要參考依據，提升電力企業對設備、設施的管理手段和管理水平。

2.3 利用“大數據”對合同單位進行評價管理

一個電站從項目設計到建設運營過程中，會因工作需要與相關市場主體達成各類協議，包括勘察設計合同、征地移民合同、工程承包合同、施工安裝合同、設備物資采購合同、監理服務合同、檢測合同、維護保養合同等。電力企業在運行過程中，每年都會實施設備設施技改、維護、檢修和備品備件采購等項目，會涉及到不同的施工單位、廠家、專業服務機構的招標和合同簽訂程序。

如何選擇優良的合作資源，維護企業利益，防范合同風險，這就需要管理人員進行必要的數據咨詢和分析。在這過程中，合同管理部門會事先對合同方提供的資信證明材料進行審查，對以往的信譽情況進行調查核實和評價。項目實施部門負責在實施過程中對合同方履約能力進行監督和評價，對設備廠商提供的設備適用和質量情況作出評判。檔案管理部門對合同方提供的各項材料歸檔情況進行審查和評價。各部門的密切合作，形成了對項目履約質量的綜合評定，并在項目實施進行驗收階段通過《合同項目質量(安全)驗收單》和《項目檔案移交清單》等文件反映。《合同項目質量(安全)驗收單》主要反映業務部門及安全監督部門對合同方完工后質量驗收、服務工作評價意見和安全驗收結論。《項目檔案移交清單》主要體現承包方提交的歸檔文件是否已收集整理，文件的形成、來源是否符合實際，其內容是否真實、完整、準確、系統，是否符合國家有關技術規范、標準和規程，其份數是否滿足歸檔要求，案卷質量是否符合歸檔要求，項目歸檔文件材料是否有遺留問題等。兩個表單作為項目完工結算依據。結合兩個表單的評價效果，合同管理部門牽頭，在各項目結算資料提交時，建立各類合同意向單位評價數據庫，根據項目履約情況將其劃分為“優良”“良好”和“不合格”單位，作為今后類似項目邀請、評標的依據，優勝劣汰，杜絕不合格的承包單位和設備廠家參與到電站運行管理過程中。

3 結 語

信息化時代強大的推動力使傳統企業管理理念、對象、主體、平臺、方式等都在發生著改變。作為身處信息化時代的檔案人，在充分利用現代科技手段，做好檔案管理工作的同時，應該結合自身經營管理項目內容和實際情況，靈活運用檔案數據信息，迎合“檔案大數據”時代的到來，探索性地思考如何更好地、創造性地開展工作，通過對自身專業管理水平的提高，促進企業管理效率的進步，為企業創造更多的經濟效益。