EPC總承包模式中項目采購合同管理研究

王大鵬

礦冶科技集團有限公司 北京 100160

引言

EPC總承包項目的采購工作包含較多的環節，在采買環節中，需要注意物資的成本、質量和供應商的資質、技術水平；在檢驗環節中，對設備的性能和材料的質量進行檢測；在交貨環節中，需要按照時間的規定進行催交；在保管環節中，注意設備的養護和材料存儲的要求，做好數量和型號方面的管理；在運輸環節中，注意運輸方式和運輸路線，掌握物資的運輸情況，特別要注意重要的物資。

1 項目采購合同管理現狀

一方面，工程項目存在采購合同進度滯后的問題。當設計單位沒有按規定時間提交資料時，采購人員不了解設備參數和材料型號，無法進行選貨和訂貨。還有一部分供應商會因為自身的原因推遲交貨的時間，影響項目的開展和推進。另一方面，工程項目經常會遇到采購合同變更的情況，合同是在項目開始之前編制的，有很多無法預料的事情，在項目實施期間，有可能會臨時出現各種問題和突發狀況，使項目的材料、技術和成本發生較大的變化，采購合同管理人員需要收集相關的資料，還要對補簽的合同內容進行管理，這些事情都會對后期采購合同管理工作產生影響。

2 EPC總承包模式中項目采購合同管理的對策

2.1 采購進度管理

根據項目采購合同的規定，制定詳細的進度計劃，按照進度計劃進行管理，控制好交貨時間，避免逾期交貨產生額外的成本。如果沒有按時交貨，將會對整個項目的進度產生影響，合理安排采購時間，能夠增加自身的競爭能力，滿足合同進度的要求。采購組應當安排專門的人員，由該人員管理設備和材料，和供應商進行溝通，確定設備材料的驗收時間，掌握具體的發貨時間，每周都要將設備材料的具體情況總結成報告，上交給采購經理，綜合考慮物資情況和現場情況，根據現場對設備材料的需求，確定其他材料的發貨時間和運輸方式，避免中途停工。采購合同管理最重要的就是采購進度，采購人員要仔細檢查供貨匹配文件，掌握項目的工期，以此來確定采購進度，制定好進度計劃后，要按照計劃進行管理和控制。在采購合同管理中，應建立完善的采購進度匯報機制，落實采購進度管理制度，讓采購的各個環節順利銜接，明確各崗位人員的職責，在采購進度匯報機制的基礎上建立周報機制和月報機制。

首先，對采購的預期目標進行管理。按照周報和月報的要求進行檢查和匯報，及時發現各個采購環節的問題，制定有效的解決方案，以免延誤工期和增加成本，確保預期目標能夠按時完成。其次，加強設計單位和供應商的溝通與協調。EPC總承包項目的設計階段涉及較多的內容，設計單位需要定期將當前的設計資料提交給承包商，承包商要加強審核與管理，做好協調工作，供應商需要根據設計資料安排供貨的進度，只有兩者及時掌握對方的工作進展，掌握具體的資料和信息，才能更合理地安排接下來的工作。最后，建立匯報機制。供應商需要在每月的固定時間匯報物資的準備情況，為了更及時和全面地掌握物資采購情況，承包商需要每周、每月和每個季度進行開會討論，各部門匯報當前的工作進展，如果個別部門遇到了問題，需要在會議中提出相關問題，在討論的過程中解決各部門的問題，如果日常工作中突然出現了非常嚴重的問題，要第一時間進行上報，確定解決方案后，安排專門的人員追蹤后續進展，確保問題能夠被有效解決[1]。

2.2 全員參與采購合同管理

全員參與管理的方式能夠充分滿足EPC總承包項目采購合同管理的新要求，要想對材料和設備采購工作的各個環節進行精細化管理，需要得到各方人員的支持，根據項目采購合同的規定詳細劃分各方人員的職責，參建單位和相關部門應重視采購合同，積極配合采購合同管理工作，保證采購管理的效果。EPC總承包項目采購管理工作包含較多的工作內容、較高的工作要求和較大的工作量，僅僅依靠單獨一個部門，是無法對采購工作進行全面管理和有效管理的，必須要聯合各方人員，采用全員參與管理的方法，發揮全員參與的作用。簽訂采購合同時，要有各個參建單位的支持，在采購合同中明確規定各個單位在采購管理工作中的職責，簽訂之前需要進行討論，各參建單位可以在會議中提出與自身權責和風險利益相關的問題，進一步完善采購合同的內容，避免后期發生就糾紛問題。每一個參建單位都要在合同管理小組中安排自己的人員，管理隊伍中各個單位的人員起到了溝通與協調的作用，如果其他單位在工作中出現了某些問題，可以由委派的人員進行溝通，合同管理小組共同探討問題的解決方法，采用內部處理的方式，避免出現信息滯后的情況，保證采購合同管理的效果[2]。

2.3 采購合同的全過程管理

EPC總承包項目存在較多的環節，需要較長的建設時間，采購合同管理的時間周期也相對較長，為了從整體上進行管理，提高采購合同管理的質量，可以采用全過程管理的方式，對不同的環節進行管理，確保各項工作有效銜接。首先，在勘查和設計的環節，要收集和保管好各項工作的數據、圖紙、資料文件，當后續工作遇到問題時，可以及時查找到前期對應的資料。其次，加強采購合同的策劃。策劃過程中，注意總承包項目采購合同的規定，全面分析合同中的條款和要求，根據采購合同制定采購方案。再次，對物資供應商進行管理。在選擇供應商的環節中，做好資質審核和綜合評估工作，與供應商合作的過程中，有可能會遇到臨時變更的情況，可以在這個時候觀察供應商的應變反應能力。最后，在履行合同的過程中，按照合同的規定進行監管，確保采購工作與設計工作相互銜接，滿足采購進度、采購成本和采購質量的要求。

2.4 采購合同的常見問題和管理要點

EPC總承包模式與常規的工程建設有很大的區別，EPC總承包工程更加復雜，各項工作的控制和管理具有較高的難度，采購合同和采購工作也經常出現各種各樣的問題。以設備的采購和管理為例，工程中設備的采購工作和檢查管理工作非常重要，如果采購合同中沒有明確說明設備的質量要求，在采購管理中沒有注意設備的質量性能，將劣質的設備進入到施工現場，將會對工程建設的質量帶來較大影響，一旦因為設備的原因出現問題，而且采購合同中沒有詳細說明此類問題，相關單位往往會相互推卸責任，影響后續的施工，增加建設的成本。采購合同應詳細規定設備采購和管理的要求，必須要有質量證明文件，還要對采購的設備進行質量檢測，在實際的設備采購和管理中，通常會先接收設備，后期才得到質量證明文件，為了杜絕此類問題，需要做到規范采購和規范管理，嚴格按照采購合同和采購管理要求展開工作。

要想讓采購合同管理更加有效，需要對采購的各個環節進行管理，尤其要重視采購初期的管理和控制。對材料設備的供應商進行調查和選擇時，要考慮各個供應商的實力，根據市場占有率進行比較和分析，將市場占有率當成重要的評價標準，盡量挑選排名靠前的供應商。技術評審是采購的重要環節，必須要進行全方位的評價和審查，根據工程建設的標準進行采購和評審，為材料設備的質量和工程建設的質量提供保障。供應商在生產的過程中，要安排專門的人員進行監管，監管人員應具有較高的技術水平，監管人員還要有豐富的經驗，及時發現生產中的問題，嚴格把控材料設備的質量，在驗收的時候也要安排專門的人員檢測質量，對規格型號和數量進行記錄，通過檢測且核對無誤后，就可以統一對材料設備進行運輸和管理。采購合同存在著合同附件，采購合同附件的內容非常詳細，要對采購合同和附件的內容進行詳細分析。采購合同管理工作還要對第三方資信進行審核，對全部的供應商展開審查，將不達標的供應商剔除出去，根據質量評價結果分析供應商的資質和材料設備的質量，引入資信審核制度，由專門的人員進行審核。

2.5 加強信息溝通

EPC總承包項目的采購工作涉及不同的參與方，如果項目臨時出現變更情況，需要改變原本的采購計劃，采購合同也要做相應的調整，根據變更的內容重新制定采購計劃，重新采買，及時催交，做好質量檢測工作和物資運輸工作。信息溝通主要體現在以下幾個方面：第一，采購方和供應商之間的溝通，采購方要確定供應商的名單和聯系方式，針對前期的招投標與合同簽訂等情況進行溝通，在簽訂合同之后，采購方還要進行監造和催交，這些工作都需要良好的交流和溝通。第二，采購部門要及時和設計單位進行溝通，采購工作要以設計的內容為基礎，設計單位要確定采購清單，將其交給采購人員，為了保證設計和施工快速銜接，采購工作要貫穿到整個建設過程中，要想不耽誤施工工作，就要在設計環節加強溝通，及時獲得采購清單，供應商的選擇、材料設備的生產、質量檢測和運輸都需要一定的時間，只有良好的溝通才能保證各項工作有序完成。第三，采購部門要及時和施工單位進行溝通，材料和設備是施工的基礎，只有確定好物資進場的時間，才能確定開始施工的時間，無論是對施工進度進行安排，還是對采購進度進行安排，都要考慮對方的時間節點，尤其要注重采購的時間節點，采購人員要和供應商進行聯系，確定材料設備的交付時間，并將信息告知施工單位。

2.6 嚴格控制采購成本

采購成本是采購合同管理的要點，在采購成本管理工作中，要嚴格按照合同規定的數額進行管理。采購部門應建立規范的采購制度，確定采購的流程和采購的要求，在招投標環節秉持公平和透明的原則，對各個供應商提供的價格進行評價，關注市場中材料設備的變化情況，做好統籌安排，尋找更多的貨源，從質量、價格、資質等角度進行評價，在保證質量的基礎上盡可能降低采購成本，使最終的采購成本低于合同規定的數額。設計環節是成本控制的最佳時期，設計的內容決定了材料設備的數量和成本，必須要對設計進行追蹤和管理，加強采購成本的管理與記錄，采購部門應當充分認識成本管理的重要性，不斷完善采購管理制度，對采購合同的成本和后續支出進行合理安排，避免出現重復采購的問題，在材料設備的使用中加強管理，減少浪費的情況。編制采購合同和確定采購成本時，應參考業主的意見，不同的業主會提出不同的要求，有的業主更注重經濟性，想要以較低的成本獲得物資，有的業主更注重品質和整體的效果，采購人員可以挑選一些經濟和美觀的材料，由業主來確定使用哪種材料，根據業主的需求制定采購合同。采購部門應整合供應商的資料，建立供應商數據庫，根據供應商的信息進行挑選，對各個供應商進行評價，將挑選出來的供應商記錄到數據庫中，及時更新各個供應商的價格。在實際的采購中，盡量采用集中采購的方法，較大的采購量能夠獲得更多的折扣，降低整體的采購成本，滿足采購合同對成本的要求。采購人員還要對價格進行分析，判斷價格是否合理，以正當的方式進行洽談，盡量降低采購成本[3]。

3 結束語

EPC總承包模式中的項目往往會花費較多的資金、耗費較多的資金，需要較多的材料和設備，項目采購合同的管理工作關系到整個項目的成本和效益，材料和設備的質量還會影響整個項目的質量，交貨的時間會對項目的進度產生影響，必須要重視采購合同的管理，采用全員管理和全過程管理的方法，全方位掌控采購的質量。