大數(shù)據(jù)時(shí)代人事檔案信息化建設(shè)的思考

羅輝瑩

（陜西省寶雞峽引渭灌溉中心,陜西 咸陽(yáng) 712000）

伴隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái),社會(huì)各界對(duì)技術(shù)和信息的需求與日劇增。現(xiàn)代企業(yè)在人事檔案管理方面,只有與時(shí)俱進(jìn),跟上時(shí)代發(fā)展腳步,將信息化趨勢(shì)有效融入其中,充分利用科技、信息技術(shù),不斷改革和創(chuàng)新人事檔案管理模式,才能更好地適應(yīng)中國(guó)乃至世界的發(fā)展。

1 大數(shù)據(jù)在人事檔案信息化建設(shè)中重要作用

1.1 建立較為完整的人事檔案信息庫(kù)

人事檔案管理是人事工作中不可或缺的重要組成部分,作為人事信息的主要載體,必須在大數(shù)據(jù)技術(shù)基礎(chǔ)上,建設(shè)人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù),為人事檔案了解和挖掘人才提供必要的信息支持,并結(jié)合具體人才實(shí)際情況合理配置工作崗位,實(shí)現(xiàn)人力資源的充分利用。在此背景下,人事檔案信息化建設(shè)速度不斷加快,因此只有始終堅(jiān)持以人為本的理念,才能有效提高人力資源開發(fā)水平,從而實(shí)現(xiàn)人事檔案價(jià)值的最大化。現(xiàn)階段,在人才使用上,我們對(duì)大數(shù)據(jù)的應(yīng)用進(jìn)行了嘗試,采取了以傳統(tǒng)檔案為主、大數(shù)據(jù)為輔的手段來(lái)為人才進(jìn)行一個(gè)客觀的評(píng)價(jià)。例如,通過(guò)大數(shù)據(jù),了解其曾經(jīng)供職的情況、個(gè)人征信等,來(lái)綜合考察一個(gè)人的德能勤績(jī)表現(xiàn)。

1.2 有效提升人事檔案管理工作效率

在大數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上,各單位建立了人事檔案管理系統(tǒng),有效分類存儲(chǔ)檔案,并詳細(xì)分析了檔案信息相關(guān)性,并進(jìn)一步區(qū)分?jǐn)?shù)據(jù)之間的關(guān)系,為人力資源管理提供優(yōu)質(zhì)的人事檔案信息,進(jìn)而準(zhǔn)確預(yù)測(cè)人力資源發(fā)展情況。同時(shí),基于大數(shù)據(jù)技術(shù),順利推進(jìn)人事檔案管理工作,不僅利于人事檔案管理工作效率的提升,還可以有效保證人力資源管理工作質(zhì)量。

1.3 科學(xué)管理人事檔案

傳統(tǒng)人事檔案管理往往更加注重工作經(jīng)驗(yàn)。在大數(shù)據(jù)技術(shù)持續(xù)進(jìn)步的形勢(shì)下,檔案管理工作人員應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)變觀念,更加重視人事檔案管理信息精準(zhǔn)性,并從海量人事檔案信息中挖掘出有價(jià)值的檔案信息資源,進(jìn)而為后續(xù)工作順利開展提供重要的信息支持。傳統(tǒng)檔案具有原始、直觀的特點(diǎn),但也存在著明顯的弊端,主要體現(xiàn)在,當(dāng)今人員流動(dòng)性大大增加,而傳統(tǒng)檔案在數(shù)據(jù)更新、傳遞和利用上的緩慢低效難以適應(yīng)形勢(shì)需要。在人事檔案工作中引入大數(shù)據(jù)技術(shù)后,可以做到檔案數(shù)據(jù)的即時(shí)傳遞,同時(shí)檔案信息的更新速度也將得到極大的提升。我們?cè)谌耸聶n案管理中做了一些嘗試,以傳統(tǒng)檔案為主,以大數(shù)據(jù)技術(shù)為輔,對(duì)檔案信息進(jìn)行補(bǔ)充,以完善人個(gè)檔案信息。對(duì)人才做出客觀評(píng)價(jià)。現(xiàn)階段由于大數(shù)據(jù)信息的來(lái)源尚存在一些缺陷,只能把大數(shù)據(jù)技術(shù)作為人事檔案管理的一種輔助手段,相信隨著社會(huì)的發(fā)展,技術(shù)的進(jìn)步,大數(shù)據(jù)與人事檔案管理將會(huì)融合地更加緊密。

2 基于大數(shù)據(jù)的事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)策略

2.1 樹立先進(jìn)的人事檔案信息建設(shè)理念,合理分配高素質(zhì)人才

構(gòu)建人事檔案信息化的先進(jìn)概念,不僅是人事檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)保障,而且還是人事檔案信息化建設(shè)的先決條件,同時(shí)還是重要工作開展的指南。落后的思想只會(huì)帶來(lái)消極的工作方法和思維,缺少工作的主動(dòng)性和創(chuàng)造性。在前沿信息化建設(shè)理念指導(dǎo)下,如何有效地提升人事檔案信息化建設(shè)人才的素質(zhì)是人才合理化配置的關(guān)鍵。為了有效提高信息化建設(shè)質(zhì)量,應(yīng)配備具有相應(yīng)綜合能力的檔案管理人員,其中包含了研究技術(shù)水平高、檔案專業(yè)知識(shí)全面和組織能力強(qiáng)的工作人員；熟悉相關(guān)專業(yè)知識(shí)的專業(yè)技術(shù)人員,能夠?yàn)榧堎|(zhì)文件數(shù)字化的各個(gè)方面提供必要的技術(shù)支持,具有一定的數(shù)字基礎(chǔ)知識(shí)和熟悉相關(guān)操作的人員等。目前,我單位已引進(jìn)了一名檔案管理專業(yè)技術(shù)人員,并對(duì)現(xiàn)有的管理人員進(jìn)行了計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)培訓(xùn),制定了人事檔案信息化方案并完成了基礎(chǔ)工作,檔案管理工作的效率有了很大提升。

2.2 不斷優(yōu)化完善人事檔案管理信息化管理機(jī)制

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下,有效加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè),不僅有利于提高人事檔案管理的整體水平,而且還能最大程度發(fā)揮人事檔案價(jià)值,為事業(yè)單位長(zhǎng)足發(fā)展貢獻(xiàn)力量。在實(shí)踐中,為保證事業(yè)單位人事檔案信息管理活動(dòng)有序開展,有必要根據(jù)具體情況制定相對(duì)完善的管理機(jī)制。從人事檔案的收集、分類、整理到歸檔、查詢、利用,制定非常詳細(xì)的操作規(guī)程,實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理。特別是在文件查詢、使用、下載等眾多環(huán)節(jié),需要為不同的用戶設(shè)置不同的權(quán)限。同時(shí),人事檔案數(shù)據(jù)來(lái)源相對(duì)寬泛,格式多種多樣。為了方便跨系統(tǒng)操作,還需要進(jìn)一步明確人事檔案的格式標(biāo)準(zhǔn),便于使用和管理。

2.3 不斷補(bǔ)充完善人事檔案信息管理系統(tǒng)

在多媒體技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展的基礎(chǔ)上,人事檔案信息的建設(shè)必須緊跟時(shí)代發(fā)展步伐,及時(shí)更新原有檔案管理軟件和數(shù)據(jù)庫(kù),從而有效提高人事檔案管理水平。實(shí)踐中,相關(guān)工作人員要積極構(gòu)建科學(xué)化、便捷化的人事檔案管理系統(tǒng),進(jìn)而實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的統(tǒng)一管理。使用大數(shù)據(jù)技術(shù)構(gòu)建人事檔案信息管理平臺(tái)時(shí),既可以統(tǒng)一存儲(chǔ)人事檔案信息,又可以實(shí)時(shí)存儲(chǔ)和查閱相關(guān)人事檔案信息。只有這樣,才能有效提升人事檔案管理工作效率,同時(shí)提高檔案資源利用效率,推動(dòng)人事檔案管理向著網(wǎng)絡(luò)化、信息化發(fā)展,同時(shí),發(fā)揮人事檔案管理工作的最大價(jià)值。

2.4 加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度

為了合理分配軟硬件設(shè)施,人事檔案信息化建設(shè)需要不斷完善基礎(chǔ)設(shè)施,認(rèn)真落實(shí)物質(zhì)基礎(chǔ)保障工作,及時(shí)補(bǔ)充基礎(chǔ)架構(gòu),結(jié)合自身實(shí)際情況,選擇適合的人事檔案管理軟件。同時(shí),制定完善的檔案管理系統(tǒng),統(tǒng)一數(shù)字檔案格式,為以后的人員檔案信息收集和資源共享提供必要的支持。另外,要對(duì)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)進(jìn)行合理規(guī)范,并將網(wǎng)絡(luò)連接、設(shè)備配置以及相應(yīng)安全工作落實(shí)到實(shí)處,確保人員檔案信息的安全性。

2.5 確立健全的數(shù)據(jù)庫(kù)

當(dāng)前,大數(shù)據(jù)技術(shù)被廣泛運(yùn)用到各行各業(yè)中,工作人員借助大數(shù)據(jù)技術(shù)建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù),從而為后續(xù)人事檔案管理工作順利開展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。在人事檔案信息化建設(shè)期間,原始數(shù)據(jù)在其中占據(jù)著非常重要的位置,必須引起重視。因此,身為人事檔案管理員,首先要樹立良好的責(zé)任心,及時(shí)歸納整理相關(guān)檔案信息,重點(diǎn)審核原始資料信息,確保原始檔案信息的可靠性和真實(shí)性,從而為人事檔案管理提供重要參考,為信息建設(shè)順利發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。檔案信息審核工作完成后,有必要進(jìn)一步建立人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)框架,建立統(tǒng)一的檔案信息分類標(biāo)準(zhǔn),進(jìn)一步保證檔案信息錄入的真實(shí)性和可靠性。當(dāng)數(shù)據(jù)庫(kù)建成之后,工作人員還應(yīng)在固定時(shí)間檢查和維護(hù)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng),確保其安全性,一旦發(fā)現(xiàn)漏洞,必須第一時(shí)間進(jìn)行修復(fù),這樣,才能更好地保障人事檔案信息的安全,防止檔案信息發(fā)生泄漏。

2.6 整體提高檔案管理人員專業(yè)能力

在事業(yè)單位人員檔案管理中,管理人員的綜合素質(zhì)對(duì)檔案管理效果影響較大。此外,大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)管理人員的綜合素質(zhì)要求日益提高。因此,具體實(shí)踐過(guò)程中,高校也需要重點(diǎn)關(guān)注檔案管理人員的培訓(xùn)和再教育。一方面要提升其人事檔案管理專業(yè)知識(shí)；另一方面還要不斷提高其信息化水平,確保人事檔案管理人員能夠靈活運(yùn)用計(jì)算機(jī)輸入、組織和存儲(chǔ)檔案信息。此外,單位有必要積極引導(dǎo)人事檔案管理人員掌握更多檔案學(xué)科知識(shí),如信息科學(xué)知識(shí)和圖書館學(xué)知識(shí),為更好地開發(fā)和利用人事檔案打下基礎(chǔ)。

3 結(jié)語(yǔ)

伴隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)數(shù)字化在現(xiàn)代企業(yè)中的不斷發(fā)展和普及,傳統(tǒng)落后的人事檔案管理模式得到很大改善,并在不斷升級(jí)更新中。在現(xiàn)代企業(yè)管理中,人事檔案的信息化建設(shè)有利于數(shù)據(jù)的分析和利用,不僅大大解放了勞動(dòng)力,而且還節(jié)約了大量人力、物力,為企業(yè)用工和考核提供必要保障,促進(jìn)了工作效率的提升。不斷健全人事檔案管理的信息化建設(shè),是每一個(gè)檔案管理者的重要職責(zé)。只有這樣,企業(yè)和員工才能相互促進(jìn),充分利用內(nèi)部所有可用資源,實(shí)現(xiàn)效益最大化。