關(guān)于做好房地產(chǎn)管理所檔案管理工作的思考

文／李安強(qiáng) 泰安市泰山區(qū)房產(chǎn)管理服務(wù)中心 山東泰安 271000

引言：

房地產(chǎn)管理所檔案是指所轄區(qū)內(nèi)直管公房、私房的產(chǎn)權(quán)、產(chǎn)籍管理，直管公房的租賃、維修養(yǎng)護(hù)和危房的改建等過程中形成的具有保存價值的文書、圖表、照片、錄音、影像等原始記錄。隨著時間的推移和經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展，因為房屋產(chǎn)權(quán)繼承、轉(zhuǎn)讓及房屋的維修等原因，來房地產(chǎn)管理所查閱利用檔案的頻率越來越高，使房地產(chǎn)管理所檔案中存在的檔案資料不齊全、整理不規(guī)范、保管不安全等問題日益凸顯，需要房地產(chǎn)管理所的檔案管理部門加以重視，并積極研究解決對策。

1、房地產(chǎn)管理所檔案管理的重要性

1.1 對歷史情況進(jìn)行有效記錄

檔案是當(dāng)下社會實踐活動中形成的文字記錄，能夠直觀地記錄當(dāng)時發(fā)生的情況，為今后的決策提供第一手的參考資料。不僅如此，通過檔案管理能夠?qū)芾硭旧淼陌l(fā)展進(jìn)行有效記錄，是管理所信息最基礎(chǔ)、最集中的記錄方式，能夠有效促進(jìn)管理所的發(fā)展，為后續(xù)的決策提供依據(jù)。

1.2 對管理所的管理水平進(jìn)行評價

檔案能夠有效記錄管理所發(fā)展過程中的每一個階段，通過對每一個階段的業(yè)務(wù)發(fā)展情況和資金運(yùn)轉(zhuǎn)情況的有效記錄，幫助管理所了解各個階段管理所的發(fā)展結(jié)果，而管理所領(lǐng)導(dǎo)也可以根據(jù)這些檔案資料，對過去的工作進(jìn)總結(jié)，并結(jié)合以往的經(jīng)驗對今后的發(fā)展態(tài)勢做出準(zhǔn)確的預(yù)判，通過對檔案資料進(jìn)行科學(xué)合理地分析，制定出符合管理所發(fā)展現(xiàn)狀的有效決策，促進(jìn)管理所的穩(wěn)定發(fā)展。

1.3 為管理所各部門提供查詢服務(wù)

近年來，隨著管理所體制的不斷改革，對管理所內(nèi)部的各項管理活動也提出了新的要求，很多服務(wù)內(nèi)容都需要參考管理所的檔案資料來完成，這就需要檔案管理部門為各個部門提供有效的查詢服務(wù)，通過協(xié)助各個部門完成資料內(nèi)容的查詢，從而促進(jìn)管理所內(nèi)部各項工作的開展。但由于管理所的檔案資料是極為重要的文件，在進(jìn)行資料查詢的過程中，應(yīng)當(dāng)符合各項法律規(guī)定，按照嚴(yán)格的法律程序，從而確保管理所的合法權(quán)益得到有效地保護(hù)。

2、房地產(chǎn)管理所檔案管理工作中存在的問題

2.1 對檔案管理的重要性缺乏足夠認(rèn)知

對管理所而言，檔案是一筆重要的無形財富，是對管理所日常生產(chǎn)活動和發(fā)展歷程的記錄，它以技術(shù)檔案、文書檔案等各種形式記錄了管理所管理以及人力資源管理等方面的大量內(nèi)容，對單位的發(fā)展起著重要作用，但是目前不少單位沒有對檔案管理的重要性形成正確清晰的認(rèn)識，依舊是以自身的經(jīng)濟(jì)效益為中心，缺乏對檔案管理價值的認(rèn)知，認(rèn)為檔案管理在單位發(fā)展過程中的地位不重要。在管理檔案的過程中也僅僅只是對其進(jìn)行簡單地整理和存放，因此存在著突擊整理檔案的情況，這與檔案管理的長期性和連續(xù)性相違背，變成了應(yīng)付檢查的臨時性工作，這就容易造成檔案管理的混亂和遺失，對單位的發(fā)展造成損失。

2.2 檔案信息化管理制度不完善

為了提升房地產(chǎn)檔案信息化管理水平，需要建立專門的檔案管理制度，但是很多檔案部門現(xiàn)有的制度未能嚴(yán)格執(zhí)行。特別是在檔案的收集、整理、數(shù)字化轉(zhuǎn)化和信息化管理方面，缺乏完善的管理制度，導(dǎo)致檔案管理制度流于形式，不能達(dá)到保障檔案工作的目的。如此一來，在檔案信息化管理中經(jīng)常出現(xiàn)資料混亂、丟失等問題，無法保證檔案工作的規(guī)范化與制度化，也給后續(xù)檔案利用帶來了麻煩。

2.3 缺少專業(yè)檔案管理人才

在房地產(chǎn)檔案管理過程中，很多檔案管理人員知識老化，且技能更新速度很慢，對現(xiàn)代信息技術(shù)掌握不多，不利于檔案信息化管理工作的高效開展。同時，互聯(lián)網(wǎng)時代對檔案管理人員能力與技術(shù)等方面有了更高的要求，既要求具備一定的邏輯思維，也要求能熟練運(yùn)用計算機(jī)等技能。但是檔案部門忽視了對專業(yè)人才的引進(jìn)，培養(yǎng)工作也未及時跟進(jìn)，從而影響了房地產(chǎn)工程管理工作成效。

3、做好房地產(chǎn)管理所檔案管理工作相關(guān)建議

3.1 增加投入，打造檔案信息化管理平臺

在房地產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)建設(shè)過程中，必須引入先進(jìn)技術(shù)與設(shè)備，保證各項硬件設(shè)施配置齊全。檔案部門要增加資金投入，保證硬件產(chǎn)品采購順利進(jìn)行，確保所有設(shè)備必須質(zhì)量合格、型號統(tǒng)一，確保為后續(xù)維護(hù)管理提供便利。檔案部門在配置硬件設(shè)施后，也要引入所需的軟件系統(tǒng)，結(jié)合房地產(chǎn)檔案管理工作要求，與廠商就軟件功能開發(fā)加強(qiáng)溝通，保證系統(tǒng)運(yùn)行路徑、模塊設(shè)置等獲得優(yōu)化。這樣軟件系統(tǒng)才能更好適應(yīng)房地產(chǎn)檔案管理，實現(xiàn)兩者的有效結(jié)合。檔案部門要在技術(shù)上提供安全保障，在內(nèi)外網(wǎng)之間加強(qiáng)安全隔離，訪問內(nèi)網(wǎng)時必須獲得相應(yīng)權(quán)限，讓系統(tǒng)運(yùn)行更加安全與可靠。同時，還要安裝殺毒軟件、防火墻等，為檔案管理信息系統(tǒng)提供保護(hù)，避免房地產(chǎn)檔案被非法竊取與出現(xiàn)泄密等問題。

3.2 提升檔案管理人員綜合素質(zhì)

為了更好地促進(jìn)管理所檔案管理工作的有效開展，應(yīng)當(dāng)提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，通過增強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)能力，為檔案管理工作的有效開展打下堅實基礎(chǔ)。首先，應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)。結(jié)合檔案管理工作涉及的相關(guān)內(nèi)容如檔案管理理論、檔案管理技巧、檔案修復(fù)技巧、檔案管理制度等，幫助檔案管理人員充分了解檔案管理工作所需的相關(guān)內(nèi)容，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，使檔案管理人員從理論知識到操作能力都能夠得到提高。其次，加強(qiáng)對檔案管理人員的管理。應(yīng)對檔案管理人員負(fù)責(zé)的內(nèi)容進(jìn)行明確分工，使檔案管理人員能夠有序地開展各項工作。不僅如此，還應(yīng)對檔案管理人員的薪資福利進(jìn)行有效提升，為檔案管理人員提供良好的晉升渠道和發(fā)展空間，充分調(diào)動其工作熱情，對即將離職的人員應(yīng)提前報備，做好離職人員工作的交接，避免由于人員流失而造成了工作混亂。最后，強(qiáng)化檔案管理人員的服務(wù)意識和敬業(yè)精神。通過加強(qiáng)檔案管理人員的基礎(chǔ)專業(yè)技能和相關(guān)知識的學(xué)習(xí)，從根本上提高管理人員的業(yè)務(wù)水平。通過定期開展專業(yè)培訓(xùn)，不斷學(xué)習(xí)新技術(shù)、新方法、新技巧，從而使管理所的檔案管理工作能夠更加科學(xué)、完善。

3.3 加強(qiáng)檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)

之前，管理所在實施人力資源管理時一般都根據(jù)人力資源的特點對其進(jìn)行主觀管理，但這種管理模式不夠正確。而且隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，也為科學(xué)、客觀的管理提供了極大的可能性。人力資源管理是管理所在進(jìn)行人力資源管理時，需要將各要素信息化，使之具有可比性，將人力管理與數(shù)據(jù)信息緊密結(jié)合，充分發(fā)揮其價值。首先，合理整合管理所檔案信息資源，在管理系統(tǒng)中對原數(shù)據(jù)的管理、歸檔編號、流程定制、分類、統(tǒng)計、檢索與利用、模板設(shè)定及應(yīng)用等功能模塊進(jìn)行設(shè)置。對于沒有機(jī)密性的管理所檔案信息，按照檔案管理的規(guī)定，在信息化管理所平臺上進(jìn)行公開管理，但應(yīng)加強(qiáng)對各功能模塊的權(quán)限控制，防止因權(quán)限管理不當(dāng)而泄露信息，有效保障了文件所有者的個人信息安全。其次，加大開發(fā)和設(shè)計管理所現(xiàn)有數(shù)據(jù)庫的功能。例如，為使有關(guān)人員能夠快速地查詢、統(tǒng)計數(shù)據(jù)信息，管理所需要積極構(gòu)建基于數(shù)字管理所平臺的通用人員信息數(shù)據(jù)庫及檔案目錄數(shù)據(jù)庫，并完善包括身份管理、檢索、聯(lián)機(jī)瀏覽、打印等多種功能。最后，受管理所管理體制改革的影響，檔案信息要及時更新。因此，需要積極構(gòu)建檔案信息更新功能，以確保在人員有變動時，檔案管理人員能及時更新管理所檔案數(shù)據(jù)信息庫，實現(xiàn)信息管理的動態(tài)。

3.4 加強(qiáng)檔案保護(hù)，提升信息安全

房地產(chǎn)檔案管理工作者在數(shù)字化建設(shè)中不僅要重視加工、存放，還要重視安全保護(hù)，增強(qiáng)保護(hù)意識，在檔案管理全過程貫穿保護(hù)工作，在保護(hù)房地產(chǎn)檔案原件的同時滿足利用需求。第一，加強(qiáng)源頭控制，在紙質(zhì)檔案接收中做好前端把關(guān)工作。即在接收紙質(zhì)房地產(chǎn)檔案時嚴(yán)格查驗檔案紙張、字跡材料等符合耐久性要求與否，面向房地產(chǎn)檔案形成方做好宣傳指導(dǎo)工作，改善檔案存儲條件。第二，基于調(diào)查和研究進(jìn)行房地產(chǎn)檔案的搶救性修復(fù)。針對已經(jīng)受損的紙質(zhì)房地產(chǎn)檔案要根據(jù)稀缺性、重要性和利用頻率的原則，根據(jù)保存條件、破損等級做好劃分工作，分批、分期進(jìn)行數(shù)字化處理和搶救性保護(hù)。在這之中，數(shù)字化掃描非常關(guān)鍵，要注意做好修復(fù)后的房地產(chǎn)檔案的數(shù)字化掃描工作，例如增加修復(fù)檔案數(shù)字化生產(chǎn)線，通過數(shù)字化掃描提供數(shù)字化影像利用方式，保護(hù)原件安全。房地產(chǎn)檔案的安全性通常涉及到信息安全、載體安全兩個方面，那么在房地產(chǎn)檔案的檢查接收環(huán)節(jié)應(yīng)建議遞交以光盤為載體的電子檔案，檢查所用計算機(jī)要和互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行物理隔離，保證檔案數(shù)據(jù)信息不被網(wǎng)絡(luò)病毒感染、黑客攻擊。到了入庫管理環(huán)節(jié)，應(yīng)在避光、恒濕、恒溫的環(huán)境里妥善保管光盤，定期進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)信息資源的本地與異地備份、遷移，提升房地產(chǎn)檔案信息的安全性。

3.5 拓展檔案功能，優(yōu)化利用服務(wù)

管理檔案主要是為了利用。隨著全國各地推進(jìn)數(shù)字城市建設(shè)，房地產(chǎn)檔案數(shù)字化建設(shè)必須把服務(wù)作為重要任務(wù)，構(gòu)建和數(shù)字城市建設(shè)相適應(yīng)的檔案服務(wù)機(jī)制，以拓展房地產(chǎn)檔案的功能，優(yōu)化檔案信息利用服務(wù)。房地產(chǎn)檔案管理和國家秘密、民眾利益有關(guān)，不能隨意公開，即便公開也要保證不被隨意傳閱、篡改、銷毀。為此，要積極開放房地產(chǎn)檔案線上管理職能、全面開放檔案目錄，保障大眾的知情權(quán)；利用線上身份認(rèn)證、用戶權(quán)限管理以及完備的數(shù)據(jù)加密技術(shù)手段，有限開放檔案文件內(nèi)容；利用BIM技術(shù)、全息影像技術(shù)等實現(xiàn)房地產(chǎn)檔案的數(shù)字化借閱，優(yōu)化檔案信息服務(wù)體驗。另外，“互聯(lián)網(wǎng)+”為房地產(chǎn)檔案管理方和利用方構(gòu)建暢通無阻的交流平臺，并且依托人工智能技術(shù)實現(xiàn)全天候響應(yīng)，房地產(chǎn)檔案管理工作者要基于技術(shù)發(fā)展建立全天候響應(yīng)機(jī)制，設(shè)置好人工智能響應(yīng)程序，通過全息影像、語音識別、人工智能等提供房地產(chǎn)檔案服務(wù)的動態(tài)互動體驗。例如拓展房地產(chǎn)檔案的知識服務(wù)功能，因為房地產(chǎn)檔案中囊括大量信息，數(shù)字化建設(shè)是信息捕獲更便捷，而且用戶在數(shù)字信息化時代不僅是房地產(chǎn)檔案信息的利用者還是加載者，可以通過統(tǒng)計利用獲得城市規(guī)劃建設(shè)熱點問題，據(jù)此監(jiān)測社情民意，體現(xiàn)檔案價值。

3.6 對現(xiàn)代化信息技術(shù)予以充分運(yùn)用

首先，加強(qiáng)傳統(tǒng)檔案室中紙質(zhì)資料的防光防火工作，同時需要對消防設(shè)備、開關(guān)、照明線路等設(shè)備進(jìn)行定期檢測，把威脅檔案安全的因素扼殺在萌芽狀態(tài)之中。其次，建議使用電動密集檔案架并配備電子標(biāo)簽系統(tǒng)，便于在查閱檔案時通過電腦系統(tǒng)快速鎖定檔案所在位置。再次，檔案室需要配備恒溫恒濕以及消毒殺菌等相關(guān)設(shè)備，確保檔案室長期的環(huán)境穩(wěn)定，這有助于延長電子設(shè)備及紙質(zhì)檔案的壽命。配備攝像頭、傳感器隨時監(jiān)控檔案室內(nèi)的各種情況，有助于意外發(fā)生時的及時解決。最后。需做好檔案室的防盜工作，賦予檔案管理人員相應(yīng)的權(quán)限，無權(quán)限者一概不得入內(nèi)，通過攝像頭做好人員的出入記錄，以此對人員進(jìn)出實時情況進(jìn)行監(jiān)控。

3.7 提升對檔案管理工作的重視程度

管理所的檔案管理工作要想有序、高效的發(fā)展，就要構(gòu)建完善的檔案管理制度。但結(jié)合管理所檔案管理工作開展的現(xiàn)狀來看，由于部分管理人員對檔案管理工作的不夠重視，致使檔案管理工作的質(zhì)量不高，而為了使檔案管理工作能夠有效開展，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對檔案管理工作的重視，將檔案管理工作納入領(lǐng)導(dǎo)日程和管理所的發(fā)展規(guī)劃當(dāng)中，從而引起每一位工作人員的重視。通過在工作中明確單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的責(zé)任和要求，促使檔案管理工作能夠有效開展。此外，對檔案管理工作中存在的問題也應(yīng)當(dāng)及時處理，避免這些問題不斷擴(kuò)大影響管理所的發(fā)展。與單位相關(guān)部門建立綜合檔案資料管理機(jī)構(gòu)，從而對管理所內(nèi)部的各項管理工作進(jìn)行有效規(guī)劃，各個部門充分發(fā)揮自身的工作才能，從而使檔案管理工作形成檔案管理網(wǎng)絡(luò)。對檔案中所涉及的材料應(yīng)當(dāng)進(jìn)行及時整理和歸檔。通過建立有效的檔案管理秩序，切實促進(jìn)管理所內(nèi)部的檔案管理工作的有效開展。

3.8 完善房地產(chǎn)檔案信息化制度

房地產(chǎn)檔案管理是一項極為復(fù)雜的工作，涉及事項與流程眾多，應(yīng)盡快建立與之相應(yīng)的管理制度，保證所有工程資料準(zhǔn)確齊全和真實規(guī)范，提升檔案信息化管理水平。對此檔案部門要結(jié)合《中華人民共和國檔案法》相關(guān)規(guī)定，充分考慮到房地產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)要求，在檔案形成、收集、數(shù)字化轉(zhuǎn)化、計算機(jī)存儲和開發(fā)利用等環(huán)節(jié)都要有專門的規(guī)章制度。這樣才能督促檔案管理人員提高責(zé)任心，明確檔案信息化管理工作要求，在制度的約束下減少操作上的失誤。同時要在檔案信息化制度實施過程中進(jìn)行調(diào)整與完善，確保與檔案部門工作情況相符，讓工程資料收集與整理可以有序開展。

結(jié)語：

總之，信息化技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用為房地產(chǎn)檔案管理帶來了巨大的考驗。這就要求檔案部門增加資金投入，重視檔案信息化建設(shè)，通過配置齊全的基礎(chǔ)設(shè)施，建立完善的信息化管理制度，引進(jìn)更多的專業(yè)高素質(zhì)人才，為房地產(chǎn)檔案信息化管理工作的開展創(chuàng)造條件。以確保房地產(chǎn)檔案管理更加高效，保證各項檔案信息資源的高效利用與及時共享，為后續(xù)工程建設(shè)提供可靠依據(jù)。