探討如何做好現(xiàn)代企業(yè)會議管理工作

俞辰

江蘇省電力設(shè)計院 江蘇南京 211102

1 會議管理的重要性

（1）聯(lián)系企業(yè)內(nèi)外部，使得各部門得到溝通。企業(yè)內(nèi)部需要加強與企業(yè)外部的聯(lián)系，企業(yè)內(nèi)部各部門之間的信息也需要及時溝通，信息能夠公開化共享。這樣管理的人才能綜合各部分信息做出最正確的判斷。提高效率，促進企業(yè)的穩(wěn)步運行。（2）規(guī)范企業(yè)，規(guī)劃進度，統(tǒng)籌全局。當(dāng)問題出現(xiàn)時，要解決這個問題就需要集眾人之所長，這就需要會議去綜合各個方面，得到最有效的方法。一個企業(yè)正常的運行需要各個部門有條不紊地進行工作，不能耽誤工作的進度，會議管理工作很好地解決了這個問題，將保證工作合理得到安排。

2 會議應(yīng)該堅持的原則

2.1 明確目標并突出重點

會議的內(nèi)容如果過于空洞、無物，離主題又遠，特別容易引起參與會議人的反感。因此會議需要堅持目標明確、直入主題的重點，才能讓參與會議人員更注意，有效解決問題。

2.2 時間長度合理

人的注意力沒有辦法長時間集中，因此會議需要在人的注意集中時間階段盡快將問題突出。如果時間太長，參會人員就會將注意力分解并產(chǎn)生倦怠感，容易造成反感并且決策效率低，如果會議太長還會耽誤正常工作的進行，讓員工對會議產(chǎn)生抗拒心理，并且對之后的會議安排不方便。

2.3 良好的秩序

良好秩序的會議能提升效率。一個在會上相互否認、不認可的會議是無效率的。而清晰、條理清楚的可有效幫助和會人員冷靜頭腦，理順思路并將思維打開，優(yōu)化會議決策的質(zhì)量。

3 做好企業(yè)會議管理工作的方法

3.1 提高整體會議的質(zhì)量和品質(zhì)

企業(yè)之所以存在會議這項工作，就是希望通過會議來提升整個企業(yè)的進步，那么，現(xiàn)在的企業(yè)想要制作出更加有價值的會議，就需要從會議整體的質(zhì)量和品質(zhì)進行改善。除了要在前期不斷的完善和充足會議的準備工作外，還需要配備相關(guān)的會議記錄人員，因為如果單純只依靠會議內(nèi)容的文件是無法將所有因素都涵蓋進去的[1]。在整個會議中，經(jīng)常會有領(lǐng)導(dǎo)或者員工提出建設(shè)性的建議，那么這個時候，就需要記錄人員將這些都記錄整理出來。參會的人員無法及時的將整個會議的內(nèi)容都記錄在案，因此，每個企業(yè)都需要安排專門記錄的人員來完整這項工作。會議的過程非常重要，但是會議的后期工作也是很重要的，企業(yè)可以在會議結(jié)束之后，針對會議過程中的討論內(nèi)容，再制作出一份詳細的會議內(nèi)容，分發(fā)給每個參加會議的人，讓員工們進行消化和鞏固。另外，在每次會議結(jié)束之后，相關(guān)的管理人員應(yīng)該給每個參會人員發(fā)一份調(diào)查表，讓參會人員在調(diào)查表上寫出參會的感受，以及會議中的不足和問題，以及希望下次會議可以做到哪些改進。這樣一來，會議的質(zhì)量和品質(zhì)就可以保證一次比一次進步，一次比一次有效果。

3.2 加強會議過程的交流和溝通

每個企業(yè)中都有專門用來溝通工作的社交軟件，有些是QQ。有些是微信，但是因為人們長期習(xí)慣這種線上溝通，使得大家的線下溝通能力開始日益下降。最為明顯的表現(xiàn)，就是一些企業(yè)在開會的過程中，已經(jīng)很少有人會發(fā)表意見和建議了。整個會議下來，只有領(lǐng)導(dǎo)在滔滔不絕的說，但是卻沒有做到領(lǐng)導(dǎo)和員工，以及員工和員工之間的溝通[2]。因此，在這樣的情況下，就需要存在這方面問題的企業(yè)，通過加強會議過程的交流和溝通來提高會議的管理工作，企業(yè)中的會議分很多種，參會人數(shù)不同加上參會人員不同，就會使得溝通和交流的信息不同。而對于企業(yè)來講，會議應(yīng)該是大家暢所欲言相互交流相互學(xué)習(xí)的過程中，因為，企業(yè)在將來進行會議管理的時候，需要多多鼓勵員工在會議過程中發(fā)言，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該起到帶頭作用，在整個會議中活躍氣氛，將員工的積極性和主動性都調(diào)動起來。通過這樣的方式，將整個會議營造出一種向上的感覺。另外，還可以借助現(xiàn)在的多媒體工具，向員工們展示和企業(yè)相關(guān)的先進的內(nèi)容，讓員工們在學(xué)習(xí)的過程中，不斷的學(xué)習(xí)和交流。不斷的提升自身的想法和能力。

3.3 加強行政人員素質(zhì)培養(yǎng)，提升行政人員辦會技能

一是行政人員要從思想上重視會議管理工作。會議管理工作是一項被動型較強的工作，從會議議題的選擇、參會人員范圍的確定、會議時間的安排等等，行政人員都必須按照領(lǐng)導(dǎo)的指示開展工作。行政人員如果不真正從思想上重視會議管理工作，認為凡事聽從領(lǐng)導(dǎo)安排即可，必將無法做好會議的管理。只有真正從思想上認識到會議管理工作的重要性，認識到行政人員在會議管理工作中能發(fā)揮的巨大能動性，才能進一步在行動中提升技能。二是行政人員要加強對會議管理相關(guān)知識和最新政治要求的學(xué)習(xí)。會議管理工作是一項綜合性的工作，要想做好它，行政人員必須具備良好的溝通協(xié)調(diào)能力、團隊合作能力、隨機應(yīng)變能力、公文寫作能力，因此，加強相關(guān)知識的學(xué)習(xí)尤為重要。另外，新形勢下，中央對會議工作提出了很多新的政治要求，行政人員必須及時學(xué)習(xí)并掌握，在會議管理過程中嚴守規(guī)矩，避免在會議管理工作中“踩紅線”。三是行政人員要重視積累辦會經(jīng)驗。“紙上學(xué)來終覺淺，要知此事需躬行”。在辦會過程中，行政人員要做“有心人”，既要注意提煉對提高會議質(zhì)量行之有效的方法，固化經(jīng)驗；又要總結(jié)不足和可以改進的地方，避免同類錯誤的再次發(fā)生。另外，行政人員也應(yīng)多向上級領(lǐng)導(dǎo)和經(jīng)驗豐富的同行加強交流，用他人的經(jīng)驗和教訓(xùn)來指導(dǎo)自身工作。

4 結(jié)語

新形勢下企業(yè)的不斷發(fā)展對企業(yè)的會議管理不斷提出新的要求，復(fù)雜多元的企業(yè)結(jié)構(gòu)也要求企業(yè)的會議管理工作科學(xué)高效合理。因此，企業(yè)的行政部門必須切實做好會議管理工作，為企業(yè)的發(fā)展助力。