編輯流程優化視角下對初審環節的強化

宋先紅

（肇慶學院 學報編輯部，廣東 肇慶 526061）

一、引言

在學術期刊編輯工作中，基于對時效性、準確性和公正性的考慮，形成了一系列的編輯流程。這些流程有一定的次序、安排、標準和要求，包括審、改、校、印等環節，在行業內被人稱作“編輯六藝”，具體指選題、組稿、審稿、編輯、加工、校對等編輯出版工作。這些流程是在長期的出版編輯工作中形成的，相對穩定且必不可少。但是，在宏觀層面上由于科技進步引起科技傳播方式、投稿和組稿途徑的不同，同時科技期刊評價造成的期刊的加速分層和分化，上述流程中工作方式、工作媒介和工作內容都在發生著歷時和共時的變化；在微觀層面上，由于刊物特點特色、主編的辦刊意識、責編的執行能力的不同，上述流程中各環節的著力點和具體處理方式也存在著很大的差異。但是，無論從哪方面講，為了辦刊效率、質量的提升以及辦刊方向的調整，隨著時代的變化，編輯流程的再造或優化對每個刊物、每個編輯工作人員都應該永遠在路上。

提高辦刊效率和辦刊質量一直是學術期刊編輯流程優化和再造的動力，而科技進步也永遠是實現優化和再造的基本條件。比如尹松林，張望新，董艷東就在信息化條件下提出了對學術期刊編輯工作流程進行優化的意義和方法[1]；張寧則在《大數據時代科技期刊編輯流程的優化及編輯素養芻議——以《中華創傷骨科雜志》為例》一文中“探索大數據對科技期刊編輯出版的影響勢在必行，將大數據結合應用于科技期刊的編輯出版流程，打破傳統科技期刊的編輯流程局限，實現科技期刊的完美轉型。”[2]劉玉清認為“媒介融合使編輯流程發生了許多變化，對編輯人員的業務能力提出了更高的要求”，“分析融合媒介中編輯流程3個階段9個步驟的變化，提出隨著編輯流程的變化對媒介編輯人員的報道策劃能力、素材控制能力和一專多能方面的要求”[3]。

提高學報影響力也是學術期刊進行編輯流程優化和再造的另一個動力。只不過，為這種動力所驅的流程優化和再造主要將側重點放在了組稿和傳播這兩個環節。例如，花大力氣邀請名家學者做欄目主持人并為刊物組稿[4]，利用學術會議或者邀請大家做編委組稿[5]；又如，利用地域或學科優勢打造特色欄目；抓住社會熱點，聯合專家一起打造熱點欄目[6]。而增強出版、優先出版、創辦微信公眾號等方式則是學術期刊在發行、傳播環節充分利用新媒體的優勢，來提升單篇論文和期刊知名度和影響力的有效方式。

上述學術期刊編輯流程優化和再造最終指向的都是期刊編輯成品——可以刊發的論文，而不是期刊論文的制造者——作者。其實，從稿源和編輯工作基本職責的角度講，作者和他們投來的稿件才是我們在編輯過程中更應該關注的。對于以“為學校教師服務”“以反映本校科研和教學成果為主”的地方高校學報在編輯流程中更應該強化與作者互動的環節——審稿環節。而從編輯實踐的角度出發，我覺得更應該強化三審中的初審環節。下面是從必要性、編輯實踐和效果三方面來進行討論。

二、地方高校學報編輯流程中強化初審環節的必要性

（一）詳盡告知的必要

初審是編輯收到來稿后第一件要做的事，即對稿件的政治問題、學術水平、稿件內容、創新性、規范性以及重合率等問題進行審閱。一般來說，初審有兩個結果：直接退稿和初審通過并送專家審稿。現在，大部分編輯部都使用系統投稿，退稿信和初審通過通知都是系統設置好的。以知網投稿系統為例，退稿信和初審通過通知分別如下：“您好！您的文章《********》（稿號：*******）沒有通過我刊評審，建議另投他刊。感謝您對我刊的關注和支持！希望您繼續支持本刊，將您研究最新成果的論文投寄本刊。”“您好！您的稿件《*********》（稿號：********）已通過我刊初步審核，請您時常登陸我刊在線辦公平臺查看稿件審理情況！”從系統設置的角度講，這兩封信具備了社交的基本禮儀和基本的初審信息，是一個符合所有情況的標準答復，沒有問題。但是，如果從以人為本、互相尊重、把作者當朋友的角度講，這兩封信都是不完整的，忽略了作者對詳盡信息了解的心理。退稿信缺乏令人信服退稿的理由，因而顯得冰冷無情；初審通知信缺乏專家審稿結果通知的大致日期，因而顯得突兀和缺乏熱情。因此對于初審編輯來說，我們要加強初審流程，認真對待每一份稿件和每封退稿信。

（二）培養作者的必要

近二十年多年來，隨著中國高等教育的快速發展，中國培養出大量的碩士、博士，并將之充實到教學科研一線，但同時隨著中外科技交流的日益加深和中國躋身世界科研一線步伐的加快，科研方法、科研范式和科研要求都發生了極大的變化。如果一個科研工作者在過去的二十多年中不是亦步亦趨地緊跟科研環境變化的步伐，他/她的科研敏感、技術和方法都有待重塑。這種情況對于一流的高校或者前沿的科研工作者來說可能并不是問題，但是對于地方高校來說，在年齡較大的教師群中，這種情況卻實實在在地存在。而在1980之后的年輕教師群體中，科研狀況呈現出明顯的學科差異。在學校強勢學科中，年輕教師普遍學歷高，科研經歷豐富，接受了正規的科研訓練，因此他們的論文寫作能力強，論文質量高。但因為眾所周知的原因，他們并不是地方高校學報作者的主力軍。地方高校學報的主力軍主要來自學校弱勢學科或者像音體美這些以術科為主的學院。這部分老師普遍學歷為碩士，所受的科研訓練少，科研經歷也不豐富，因此他們的論文從格式、規范到結構內容都存在著很多問題。因此，對于不熟悉新的科研范式的年齡大的教師和科研訓練不足的年輕教師以及投稿的在校碩博士生，學報編輯就肩負著培養作者的重任。

為什么要培養作者呢？一是這些群體是地方高校學報投稿的主力軍，從學報作者群可持續發展的角度講，有培養的必要。二是這些作者雖然接受的科研訓練少，但并不意味著他們沒有科研創新能力，所以對那些有科研敏感性、又愿意學習的作者來說，有培養的價值所在。三是地方高校學報作為學校的教輔部門，有服務作者、培養作者的義務。這就是王穎所說的“一個優秀的編輯要有能力從他們的投稿中發現優秀稿件，并善于與他們溝通，甚至抱著培養的心態去關注他們的學術動態，只有這樣的標準和獨特性的付出，才有可能會為自己的學報招攏人才、建立穩定和長遠稿源”[7]。

（三）提高復審通過率的必要

對于地方高校學報而言，存在著稿件量不均、優質稿件少的情況，一般是人文社科稿件多，理工科稿件少，很少有從形式到內容都符合要求的原稿。所以，編輯遇到內容上稍有創新，但論述過程有缺陷或者論文結構需要改善或者格式不規范的稿件，就需要在初審環節、送外審專家審稿前寫出修改意見并發回作者修改。不然，將原稿送專家審閱，不通過的可能性就很大。對來稿量多的學科，我們當然可以擇優送審，但是對來稿量少的學科，如果對所有的來稿都不加處理地直接送審，這既不是一個負責任的編輯的工作態度，也很可能會面臨著無稿可用的地步。

三、強化初審環節的實踐

從上文可以知道強化初審環節對期刊能夠擁有一批穩定的作者群和保證有充足的稿源非常重要，也充分體現了編輯為作者服務、以人為本的職業風范。而真正體現編輯的執行力和編輯素養的要落實在初審編輯的實踐環節。

（一）直接退稿的回復

每一篇稿件，不管質量高低，都凝聚著作者的心血和勞動，值得我們去尊重。我們編輯自己曾經對論文的寫作和規范也是一知半解，我們都經歷過而且肯定以后還會遭遇被退稿的經歷。如果我們就直接以“您的文章沒有通過我刊評審，建議另投他刊”這樣貌似客氣實則冰冷的話語回復作者，不難想象作者肯定會有那種“被拒得不明不白”的沮喪和憤懣，恐怕以后再也不會對學報有第二次投稿了。因此我們有義務為作者提供一個較為詳盡的退稿原因：是重合率過高？還是與學報的辦刊特色不符？還是論文的創新不足、論證不充分、結構有問題？等等。這樣做不僅可以顯示我們的專業素養而讓作者對退稿處理心悅誠服，也會讓作者從退稿信中有所收獲，還可以感受到被人認真對待的溫暖。我自己就非常感激多年前的一次被退稿的經歷，有理有據的回信讓我認識到自己論述上的缺陷，也從此引發了我對論文結構的關注和學習。人同此心，心同此理，我想所有有志于學的作者應該都是這樣的。

（二）退修送審的回復

對于一些材料充分、在觀點或方法上有一定的創新的稿件，如果在結構上、表述上或者規范上存在可以修補的缺陷，比如有的論述邏輯前后順序顛倒，有的缺少對前人研究的描述和討論，有的摘要和參考文獻很不規范，這些問題很有可能導致專家審稿不通過。對于此類稿件，我們一般會認真通讀原稿，并在稿件上做出詳細的標注，然后發給作者修改。當然我會很明確地告訴作者這是送審前的修改。如果作者能夠認真對待這些修改并在規定的期限內將提升后的稿件發回，我們就馬上安排送審。如果作者不能認真對待此次修改或者沒有能力按要求修改，那我們就再做退稿。

為了提高編輯效率，我們把初審退修標注分成兩類。一類是通用的規范類標注，像篇名、作者、單位的正確信息提供、摘要的規范寫法、關鍵詞的提取、英文翻譯的修改說明、參考文獻文內文后的規范著錄等。此類標注對所有的文章都適用，我們就按要求作出帶有詳盡示例的電子版本，在原稿中標出，便于作者按例修改，這對作者來說也是規范的普及和學習。第二類是個案類標注。不同的稿件會出現不同的問題，那我們就在通讀的基礎上針對不同的問題寫出不同的修改意見供作者參考。這包括：1. 要素類問題的修改標注，如是否有前言、研究綜述或結論部分的欠缺；2. 邏輯類問題的修改標注，如描述部分和討論部分是否有照應、前后關聯或者觀點和材料次序是否正確；3. 圖表類錯誤的標注。哪里錯了，應該如何修改；4. 表述不當或不準確的標注。

（三）直接送審的修改備案

當然我們也會收到從結構到形式都基本合乎要求的稿件，這類稿件基本上可以直接送到對口專家那里進行專業性審閱。那我們是不是可以就完全不管了呢？絕對不是。我們在初審的時候需要做兩件事：一件事是對稿件的基本情況要完全了解，這樣才能在專家審回后判斷專家的審稿意見是否專業和客觀，這樣就不會出現因為專家意見太主觀或有偏頗而錯失好稿。另一件事就是把我們在送審前發現的稿件問題做一個備案。專家意見返回后，沒有通過的，我們要把專家意見和我們初審時發現的問題綜合起來一起發給作者。可以采用的，我們不必急著編輯或者直接把專家修改意見返給作者。而是要把初審編輯意見和專家意見匯集起來，再通讀全文，然后按照上文的第二種方法把修改意見進行整合歸類，盡可能詳細具體、全面地把問題標注出來，供作者修改。

四、效果和意義

初審作為“三審三校”中的第一道流程，也是一個同時連接出版五要素——作者、稿件、編輯、審閱專家、讀者中前四個要素的環節，也是使后續環節得以開展的門檻環節，更是具有打通編輯部內外的開放特點，其重要性不言而喻。初審環節一旦得到強化，功課做穩、做扎實，其效果必然很好，對作者和編輯工作意義非凡。

（一）培養了作者，擴大了作者群

無論是直接退稿信還是退修信，我們編輯都給出了具體、詳盡的意見，對于規范類的錯誤我們還給了修改示例和修改說明。因此，無論是稿件被退的作者還是稿件可以錄用的作者，一方面可以感受到我們真誠的態度和專業的付出，另一方面在論文規范和論文寫作方面也能夠有所收獲。經過郵件的往來和電話的溝通，很多作者和我們都成為了朋友。而且這樣的做法還有口碑效應，這點在外稿量的增多上可以看得出來。有時候我們處理了一個作者的稿件，接下來我們還會接到他的同事、同學和朋友的稿件。這對我們的工作來說就是一個令人欣慰的正向回饋。

（二）減少作者修改次數，提高了編輯工作效率

上述強化初審環節中的第三種措施，其實是傳統“三審三校”中初審和編輯加工環節的一種交叉和結合。很多人在初審時只是用整體掃描的讀法對待稿件，得其觀點、方法和結構之大要，不做任何標注和批點，把審閱的任務完全交給審稿專家，然后再把審稿專家的意見直接轉給作者。等到作者修回稿件進入編輯階段的時候，編輯又會發現除了專家意見之外還存在很多需要作者修改的地方，于是又不得不發給作者再次修改，如是者三，搞得作者不勝其煩。一來二去，也浪費了編輯自己的時間和精力，拖長了稿件處理的時間。真是兩頭不討好。支持和踐行集初審和編輯交叉做法的同行應該不少，張紅梅等也在文章中指出，這樣“可以在正式編輯文章之前，讓作者把錯誤的、需要刪減或補充的，格式不規范的盡量在編輯前進行修改，一方面可以減少作者的修改次數，另一方面也可以提高編輯效率，免得編輯后才發現文章需要大改”[8]。

五、結語

學術期刊編輯出版流程不是僵化的、固定的，而應該是科學的、人性化的、為學術的、為作者的，也應該與時俱進的。一方面是編輯出版技術的進步使得學術期刊編輯出版流程需要優化和再造，同時學術期刊出版傳播方式的變革也促使編輯出版流程的優化和再造；另一方面，無論編輯還是作者，都是具有獨特個性和習慣的個人，其工作方式和風格都應該被關注和尊重。在地方高校學報工作實踐中，強化初審環節不只是對編輯工作流程的優化和再造，而是責任編輯認清自己的刊物和作者群的實際特點對工作所做的一次調整。我們面對的不只是一篇靜態的文字稿件，而是一個個積極努力的科研人，值得我們真誠對待。我們在初審階段只需多加入一點耐心和用心，就可以獲得作者、編輯和學報三贏的局面。畢竟，“作為一名學術期刊編輯，精心打造論文內容是我們的工作職責，熱忱為作者服務是我們的職業態度，認真鉆研編輯業務和進行學術研究是我們的職業追求，對新信息、新技術一直孜孜以求、與時俱進是我們的職業動力。在這個崗位上，我們既要能靜下來，又要能動起來，既要有學術追求，又不失人文關懷，這既是職業的要求，也應是人生的境界。”[9]