匯文文獻信息服務系統編目子系統應用分析

林麗娟

(武夷學院，福建 武夷山 354300)

匯文文獻信息服務系統采用C/S方式，后臺數據庫是采用Oracle數據庫，是一種運用中間件技術創建的開放的基于圖書館文獻資源共享和文獻服務共享的分布式應用軟件系統，它可支持多種操作系統平臺，特別是開發者能提供強有力的用戶服務與技術支持，實時進行業務咨詢服務、網上業務指導及用戶服務器的遠程維護，因此深得全國許多圖書館的肯定和推崇，至今匯文文獻信息服務系統已擁有1 200多家的用戶。匯文文獻信息服務系統包括采訪、編目、典藏、流通、期刊、系統管理、統計等7個模塊的子系統，現已升級至Libsys V5.6版本，在實踐過程中，與其他文獻管理系統相比，匯文文獻信息服務系統編目子系統(下文簡稱“匯文編目系統”)有不少優勢，應用匯文編目系統大大提高了編目效率，但仍存在一些需改進和完善的不足之處。

1 匯文編目系統的優勢

1.1 在匯文編目系統里可實現不同編目數據的儲存、檢索

在匯文編目系統里，編目者可根據機讀目錄、中西文文獻著錄等相關國際或國家標準以及館藏的要求，定義MARC字段規則，設定中西文圖書、中西文期刊等不同的編目模板，然后根據自己的需要選擇模板進行編輯、保存各種編目數據，必要時在模板上通過窗體按鈕修改MARC基本信息，進行不同MARC格式的互換。在匯文編目系統里可真正實現不同MARC格式記錄的一體化儲存、一體化檢索、一體化顯示。這與不同的編目數據須在不同的子系統里進行的其他文獻管理系統(如：妙思文獻管理集成系統CNMARC和USMARC分別要在中文獻編目子系統和西文文獻編目子系統進行)相比，更為靈活便捷。

1.2 獲取MARC數據的途徑多樣，方式快捷

在匯文編目系統里除了通過手工編輯MARC數據進行原始編目外，還可多途徑地套錄、下載外來數據。

1.2.1 套用套錄數據庫的數據成為本地MARC。可將書商的MARC數據批量轉入匯文編目系統里的套錄數據庫里，在編目時可按書目的其中一個條件在套錄庫中檢索到所需的MARC數據，通過復制、粘貼形成本地MARC或通過修改直接保存成本地MACR。

1.2.2 通過Z39.50下載所需的MARC數據。在匯文編目系統內嵌的Z39.50中可訪問到Internet上的包括CALIS中心在內的許多站點，在站點上檢索到所需的MARC，同樣也可通過復制、粘貼形成本地MARC或通過修改直接保存成本地MACR。

1.2.3 運用IE瀏覽器訪問下載MARC數據。在匯文編目系統里內置的IE瀏覽器里可訪問到一系列包括國家圖書館的OPAC，通過檢索其他圖書館的MARC數據，點擊匯文粘貼、log按鈕，粘貼到本地修改成適合自身館藏的本地MARC。

在匯文系統的編目系統中獲取MARC數據十分方便快捷，無論是套用套錄庫的數據還是通過Z39.50或IE瀏覽器來下載MARC數據，只要分別點擊復制、粘貼按鈕或只點粘貼按鈕即可獲取。

1.3 便利的窗體按鈕，提高了編目速度

窗體按鈕是匯文系統編目系統中編輯MARC數據的主要功能鍵，包括瀏覽狀態的若干個按鈕、編輯狀態的若干按鈕、新建復制MARC按鈕、復制粘貼字段按鈕、撤銷按鈕、打印卡片、書標及工作單按鈕、新建復制MARC按鈕、查重MARC按鈕、固定文件瀏覽按鈕等等，這些按鈕操作方便，大多只要按要求點擊即可。

1.4 強大的快捷鍵，提升了編輯效率

匯文編目系統里設置了F1—F12共12個快捷鍵，如F1為MARC幫助提示快捷鍵，在編輯MARC時，將光標選中某個字段時，點擊F1就會出現各子字段的編目提示框，又如F3為生成相應字段快捷鍵，把光標分別停在200f、200g、010a等字段，只要點擊F3，就會自動生成701a、702a、210a、201c等相應字段。除此之外，F2自動生成拼音、F4選中并復制字段、F5添加選中的財產到打印序，F12分類號主題詞相互生成等快捷鍵都是編目中常用的功能鍵，這些快捷鍵的設置大大提升了編目者的編輯效率。

1.5 獨特的合并功能,減少了系統里重復的MARC記錄

匯文系統里規定正常驗收的書目數據是無法直接刪除的，這種情況下，合并功能成為解決一書多記錄問題的快捷方式。

操作時,先打開兩個MARC記錄,置于瀏覽狀態,在視圖中選擇橫向平鋪,點住右鍵將其中一個MARC記錄工具欄條拖到另一個有用的編目級別較高的MARC記錄的相應位置,并刪除呈灰色無用的MARC記錄，此時財產號也下掛到這條高級別的MARC上，無須重新添加。

1.6 復本的拖拽功能，提高了糾正MARC數據下驗收錯誤的財產號的便捷性

當編目員進行復本驗收時，不小心把財產號驗收到不對應的MARC上，其他的文獻管理系統編目子系統只能先刪除錯誤MARC上的財產號，再把這財產號添加到相對應的MARC上，過程相對繁瑣。而匯文編目系統中，只要用上復本拖拽的功能就可糾正，即在需要拖拽復本的MARC下，選中需要拖拽的復本(該條背景將變成黑色)，將鼠標右鍵按住不放，此時鼠標將會變成手拿紙張樣式，將鼠標移動到需要拖放到的MARC的復本窗口下，這就簡化了其糾正過程。

2 匯文編目系統中的不足及改進建議

2.1 簡化刪除的繁瑣過程，優化刪除功能

匯文編目系統里不能輕易刪除數據，正常驗收的財產號不能刪除，流通過的書目數據是無法刪除的，只有回溯編目的財產號和MARC數據可刪，其中MARC刪除過程比較繁瑣，必須先刪除其索書號及財產號才能被刪除，這些固然顯示了系統設計的嚴密性，但也造成編目數據的管理困難。

建議在編目系統里對刪除MARC鍵和刪除復本鍵提供刪除方式的設置，允許有無條件的一鍵刪除方式，并給刪除記錄提供一個存儲地方,即類似于Windows系統里的回收站,以備在對數據誤刪除后隨時恢復,進行補救[1]。

2.2 擴大撤銷的操作范圍，增強撤銷功能

匯文編目系統里的撤銷鍵只是針對字段粘貼和字段刪除這兩個窗體按鈕而設置的，即僅對字段粘貼、刪除的前一步誤操作進行撤銷，而對其他的改動都無法撤銷，如手動添加、刪除、復制粘貼以及MARC合并等操作都無法撤銷。

建議增強撤銷功能，實現對編目中的任何改動、操作都能撤銷，并在未存盤的前提下能撤銷之前的若干次操作，并設置相對應的恢復鍵，隨時可恢復誤撤銷的內容。

2.3 完善MARC檢索結果列表的項目，增強統計功能

高校各專業評估中，圖書館須提供各專業相應圖書的書名、種數、冊數等評估支撐材料，在匯文編目系統里文獻資源入藏明細中雖可以統計出具體圖書的種數和冊數，但關于圖書內容檢索條件只能從類號這一項來限制檢索，而類號僅指圖書的分類號和索書號，按此條件檢索統計無法確切體現高校各學科專業的圖書(特別是一些邊緣學科的圖書)，MARC檢索的條件比較齊全，編目員可通過題名、主題詞等選擇自己所需要的一個或多個條件進行模糊或精確進行檢索統計出各專業的圖書，但是檢索出的列表中卻沒有體現種數、冊數和館藏地等內容。因此，建議MARC檢索結果列表中增加圖書種數、冊數、館藏地等項目，以增強編目系統的統計功能。

2.4 提高MARC審校存盤的靈活性，增加批量普通保存功能

編目員發現通過批量自動驗收送編的MARC數據中，有的圖書因是單本或沒有附件而MARC中的館藏字段中的卷期、附件等子字段是空的，匯文編目系統將其視為不符合MARC字段規則的數據而不能被審校存盤,更無法進行MARC批量審校存盤，而系統沒有設置MARC批量普通存盤功能，只能一條條地進行普通保存，或將每條MARC進行修改,即刪除空子字段，再進行一一審校存盤，這就大大增加了編目員的工作量。

建議匯文編目系統能提高MARC審校存盤的靈活性，如在審校存盤設有“是否允許不必備的字段或子字段為空”等條件，讓編目員根據需要進行勾選，或增加MARC批量普通保存功能，讓編目員能視情況而定。

2.5 明確錯誤操作提示的具體內容，完善報錯功能

編目系統錯誤信息提示不明確、詳細，凡是只是普通存盤而未經審校存盤的編目數據送典藏時只出現“該交接批次尚未完全編目完成，是否確定送典藏”的字樣，不夠明確，建議應提示為“該交接批次有數據未經審校存盤，是否確定送典藏”后，并連接到未經審校存盤的書目數據，讓編目員自行選擇是否進行審校存盤。

當要刪除無財產號的MARC數據時，常會出“該MARC已被相關記錄引用”的提示，未具體指出哪個相關記錄，編目員無法知道出錯原因；因步操作錯誤導致無法保存數據，只會出現“內部錯誤”等字樣，沒在界面上明確提示具體錯誤，有的錯誤即使在錯誤日志中也沒具體說明。

建議完善報錯功能，使系統錯誤信息提示明確、詳細，便于編目員快速糾正錯誤，進入編目的下一步。

2.6 允許不同MARC數據使用同一索書號，加大索書號分配的靈活性

匯文系統絕對不允許不同的MARC數據使用同一索書號，這樣就會出現同書名同作者但不同版本或不同開本的圖書(無法做在同一條MARC上的)會有不同的索書號，如，本館外文書庫里美國作者Danielle Steel所著的小說很多，索書號已排到I712.45/S814:57，她的不同版本的同名小說也有不少，所著的《WINGS》有兩種版本，因此就有兩種索書號，分別為I7122.45/S814:6和I712.45/S814:18，這些繁多的索書號造成排架和檢索的困難。

建議匯文系統加大索書號分配的靈活性，可以允許應用者根據自己本館的需要在不同的MARC里使用同一索書號。

2.7 新增韓語字符，便于對韓文圖書的編目

匯文編目系統中的編輯片語中有日文平假名和片假名的特殊符號，快捷鍵中的F8是西歐字符，系統中沒有嵌入韓語字母，建議在快捷鍵中或在編輯片語中增加韓語字母表，便于韓文圖書MARC的編輯。

3 結束語

經過不斷升級的匯文文獻信息服務系統，編目子系統已逐漸走向成熟，和其他文獻服務系統比較，有很多優勢，大大提高了編目效率，但編目系統中仍存在著許多不足，匯文系統的開發者應采納各用戶的意見和建議，及時改進，使其各功能更加完善。