新時期醫院人事檔案信息化管理的創新策略

葉曉靜

（海南醫學院第二附屬醫院）

醫院人事檔案功能是對人進行多角度的、全面的、歷史性地考察資料匯總，是對重要事件、資料的保護和記錄，是人們生活、工作中非常重要的憑證，能夠為醫院人才培養、績效工資改革以及工作調整進行提供依據。隨著醫療衛生體制改革的進行，我國醫院無論是數量還是規模都有了明顯的變化，這也導致醫院開展人事管理工作難度比較大。醫院人事檔案管理中運用信息化技術，能夠減少人力資源的消耗，降低工作難度，切實提高工作效率。

一、新形勢下醫院做好人事檔案管理信息化建設的意義

（一）能夠幫助醫院工作人員提高工作效率

以往醫院進行人事檔案管理工作時，往往選擇人工手動保存的方式，這也導致醫院人事檔案管理中，資料接收、資料整理以及資料的存放需要耗費非常大的人力、物力，并且在保存的時候受到的不確定因素影響也比較多，給員工工作積極性和工作效率的提高造成極大的影響。以往進行人事檔案管理的時候，往往選擇實體管理的方法，容易消耗非常多的人力資源和物力資源，工作進程往往比較緩慢。將信息技術手段運用進來，能夠讓人事檔案管理進行得更加快速和順利，工作效果也會有明顯的提高。比如，以往若是想要進行某份人事檔案資料的查找，工作人員必須先知道檔案的保存編號，從資料柜中查找，耗費的時間較長，準確性也沒有保證。而將信息技術和人事檔案管理信息化建設相結合，能夠讓資料收納更加規范和高效，僅僅需要將信息輸入，便可以找到相關的材料，信息保存在電腦里也能夠節約大量的人力資源和材料資源，提高資源利用效率。

（二）能夠將團體發展較為直觀地展示出來

通過分析檔案管理經驗可以發現，信息和數據是檔案管理的重要核心，因為檔案本身的數量比較多，層次界限不夠明顯，客觀說明了檔案建立和檔案管理的重要性[1]。對于醫院工作者而言，日程安排、團隊運作情況、問題策略方案制定、目標制定、標準的修改和更新等都需要記錄下來，檔案的存在能夠很好地解決信息冗沉的問題，檔案管理也能夠做好信息種類的劃分，切實降低工作開展的難度和復雜性，工作效率會有明顯的提高。檔案管理能夠較為直觀地了解團隊發展和運作的實際情況，檔案的存在也能夠為工作的開展提供便利，在完成工作的同時提高的質量。檔案管理本身便是一個整理大數據體系的過程，能夠讓數據信息更加系統、有條理，人們能夠較為直觀地了解自己需要的信息，任何團隊建設都需要做好人事檔案管理，其能夠較為清晰地將團隊運作以及經營情況展現出來，更加直觀地將團體的發展情況展示出來。

（三）能夠為人們解決問題提供便利

醫院進行人事檔案管理的目的是為了更好地解決問題，合理地利用其中存在的有效信息，這樣也能夠幫助團體更好地應對可能出現的變化，并針對當前情況和問題進行解決方案的制定，及時進行方案的調整，利用檔案信息能夠較為準確地進行局勢的判斷，并進行方案計劃的制定。這便要求醫院領導認識到人事檔案信息的重要性，并做好利用和分析工作，科學地對存在的問題進行分析，根據實際情況來進行方案的制定。醫院人事檔案管理創新也能夠給工作人員開展工作提供便利，幫助人們更好地解決問題，切實提高工作質量，推動醫院更好地發展。

（四）能夠提高管理人員的綜合素質

人事檔案管理是一個比較特殊的工作崗位，首先要求管理人員本身的思想素質比較高，責任感比較強，此外，優秀的管理人員還必須具有出色的創新能力和業務素質，管理人員必須重視新技術的學習，緊跟時代的發展，將先進的技術和方法運用進來，做好人事檔案的管理工作，避免出現人事檔案查找、使用困難的情況，真正發揮檔案所具備的社會價值。此外，檔案管理人才隊伍存在嚴重的不穩定性，流動比較頻繁，變化較大，這也會給管理工作造成極大的阻力。這些流動性較強的人員往往身兼數職，在人事檔案管理方面不具備較為系統和嚴謹的知識，甚至可能是其他部門臨時派遣的。還有些人事檔案管理人員借助自身的條件，努力獲得更好的發展，這種情況下，人事檔案管理人員很難集中精力在本職工作上，也沒有積極主動地參與到培訓中，自身業務素質很難真正提高。醫院人事檔案管理信息化建設能夠在一定程度上提高對管理人員的要求，幫助醫院檔案管理人員切實提高其綜合素質。

二、醫院人事檔案信息化管理現狀研究

隨著社會經濟的發展，醫院人事檔案管理中信息技術應用愈加廣泛，人事檔案管理的作用也愈加重要。通過分析醫院人事檔案信息化管理現狀可以發現，醫院人事檔案信息化管理還存在以下幾個問題:

（一）人事檔案信息化管理意識比較薄弱

醫院進行檔案管理的過程中，人事檔案信息化建設是非常重要的環節，隨著現代信息技術的運用，醫院在病歷檔案管理上已經逐步實現了信息化，特別是醫院的繳費、掛號、查詢等信息化水平已經比較高了。電子化也成為了醫院病歷檔案管理的重要要求，這也推動了醫院業務更好地開展，為醫院和患者節約了大量的時間成本。但是和業務部門相比，醫院人事管理信息化手段還沒有能夠得到很好的落實，信息化水平還需要進一步提高。醫院部分領導以及人事檔案管理人員沒有對信息化管理的重要性有一個較為全面的認知，這也導致醫院人事檔案管理信息化建設水平比較落后。上述問題的存在和醫院人事檔案管理體制有著直接的關系[2]。因為醫院本身是公共衛生事業單位，這也導致了其性質往往是公益性，醫院比較重視醫院科室的發展，在進行資源配置的時候將絕大多數的資源投入到了醫療服務科室中，不夠重視人事檔案信息化建設，在這一方面投入的資金比較少，這也直接導致醫院對人事檔案信息化管理不夠重視，給醫院人事檔案信息化建設更好地開展造成了極大的阻礙。

（二）人事檔案信息化建設投入比較少

醫院進行檔案信息化管理的時候，人事檔案信息化是非常重要的內容，醫院人事檔案信息化建設需要人力、物力以及財力方面的支持。企業想要做好人事檔案信息化建設，必須投入足夠的資金進行檔案智能庫房硬件以及相關軟件設施的建設，并且醫院人事檔案信息化管理系統軟件還需要有良好的后續更新服務，必須做好數據庫的維護，這些都需要有足夠的資金投入[3]。通過分析醫院人事檔案信息化建設的過程可以發現，在醫院信息化建設中，需要有專業的檔案信息化管理人員，只有這樣才能夠確保工作推進的合理性。但是通過分析醫院專業檔案信息化管理人才配置情況可以發現，人才配備嚴重不足，這也給醫院人事檔案信息化建設更好地進行造成了極大的阻礙。

（三）人事檔案信息資源利用受到一定的影響

因為醫院人事檔案管理中涉及的個人隱私比較多，管理的保密性要求也比較高，特別是對于那些非共享的內容，更是要求進行封閉式管理，這也會給醫院人事檔案信息化工作更好地開展造成比較大的影響。因此，需要重視醫院員工人事檔案信息的深度挖掘，才能夠更好地了解醫院人員的信息以及其工作情況，但是醫院人事檔案核心信息缺失較為嚴重，導致醫院人事檔案信息化建設難度比較大。總之，醫院人事檔案信息化管理雖然能夠給檔案利用人員提供較為有效的檔案服務，也能夠切實提高醫院人事檔案管理工作效率，但是人事檔案本身的安全性和保密性要求較高，這也要求醫院進行人事檔案信息化建設的時候，必須做好二者關系的協調，深入進行相關的探討。

（四）醫院人事檔案信息化建設規劃存在的問題和不足

雖然現在有些醫院已經進行了人事檔案信息化建設工作，但是因為標準較為欠缺，在系統設計的時候基本上都運用了檔案管理基本模塊，沒有認真地分析醫院人事檔案管理的實際需要，這也導致醫院人事檔案管理模塊和實際情況不相符，對其作用的發揮造成了極大的影響[4]。醫院人事檔案信息系統規劃較為欠缺，這也會導致系統框架結構不夠合理，很難將醫院人事檔案管理的相關情況展示出來,這也給醫院人事檔案信息化建設造成了極大的負面影響。

三、醫院人事檔案信息化建設的策略分析

（一）必須認識到醫院人事檔案信息化管理的重要性

想要做好醫院人事檔案信息化建設，相關領導和員工必須認識到醫院人事檔案信息化管理的重要性，對醫院人事檔案信息化建設提供人力和物力支持。首先，醫院需要從內部組織相關員工參與到人事檔案信息化管理培訓中，或者組織醫院的員工、領導以及檔案管理人員參與到外部的學習和考察中，通過各種活動加強醫院領導對于人事檔案信息管理的重視。其次，醫院進行人事檔案信息化管理的過程中，需要對醫院人事檔案管理人員進行引導，引導其參與進來[5]。醫院進行人事檔案信息化建設的目的是為了完善更新醫院人事檔案的動態，確保更新的及時性，將其作用真正發揮出來。為了提高醫院人事檔案信息化資源的效益，必須確保醫院人事檔案信息數據更新及時，將醫院人事檔案的作用發揮出來。為了將醫院人事檔案信息化資源效益發揮出來，必須確保醫院人事檔案信息數據更新及時，必須把醫院人事檔案管理人員的工作積極性調動出來，主動進行醫院人事檔案信息的更新和完善。

（二）重視醫院人事檔案信息化建設資源配置的優化

醫院想要做好人事檔案信息化建設的資源配置，必須保證資金、人才以及軟硬件設置到位[6]。首先，在醫院年度經費預算中，需要將人事檔案信息化建設資金納入其中，將醫院人事檔案信息化工作添加到醫院年度工作重點中去，給其配備專項資金，給人事檔案信息化工作的開展提供資金方面的支撐。其次，需要增加軟硬件設施的投入，根據檔案信息建設的相關要求，為人事檔案工作配置專用的軟硬件設施，比如智能庫房管理設備、除塵設備、濕度溫度智能控制系統等，還必須配備軟件設備，比如人事檔案管理軟件、圖像處理軟件以及數據庫存儲設備等。最后，必須做好醫院人事檔案信息化專業人才隊伍的建設，使其真正地認識到醫院人事檔案信息化建設的重要性，重視專業檔案信息化管理人才的引進及培養，建設人才評價體系及人才激勵制度，從而將醫院檔案管理人員的工作積極性激發出來。并且，還必須重視醫院人事檔案管理人員業務能力和政治能力的提高，增強工作人員檔案信息保密意識，引導相關工作人員自主進行人事檔案管理知識的學習，特別是提高其人事檔案管理信息技術水平。

（三）做好醫院人事檔案信息動態管理工作

隨著社會科技的發展，網絡已經成為了人們獲取信息的重要渠道，也成為了人們工作、生活、學習必不可少的工具，并且隨著現代網絡技術的發展和應用，人們能夠隨時隨地通過網絡進行信息的獲取[7]。這便要求醫院必須跟上信息化發展的趨勢，將信息化手段運用到醫院人事檔案管理中，從而推動各項工作更好地發展。想要做好醫院人事檔案信息動態管理，必須從實際出發做好管理工作。首先，醫院必須做好人事檔案信息平臺的動態建設和管理，特別是平臺功能的完善，根據醫院人事檔案管理的實際需要，動態地進行人事檔案管理系統的開發和運用，并且還需要重視人事檔案管理系統的分類、統計、分析、檢索以及編目功能的開發，確保其和醫院人事檔案智慧化管理目標相匹配，切實提高醫院人事檔案信息化管理的實際水準。其次，需要重視醫院人事檔案信息化平臺中的信息更新，因為醫院人事檔案信息更新速度比較快，特別是人員調整、職稱評定、工資調整以及獎懲信息都可能隨時發生變化，必須及時補充醫院人事檔案相關信息，確保入庫人事檔案信息真正完整和真實。最后，需要根據醫院人員變動的實際情況，及時進行檔案資料的更新，特別是要及時根據人員的流動情況來進行檔案信息的調整，從而確保醫院人事檔案能夠為醫院業務的開展提供更好的服務[8]。

（四）及時進行信息管理設施的完善

醫院進行人事檔案信息化管理能夠切實提高醫院現代化、信息化水平，需要將強大的硬件設備合理運用進來，為管理工作更好地進行奠定基礎。所以，醫院必須重視軟硬件系統的管理和完善，每周做好系統設備的運行檢查工作，并不斷進行優化和調整，若設備出現故障，必須及時進行更換和維修。對于管理軟件系統而言，也必須及時進行更新，這樣才能夠提高信息管理工作的質量和效率。此外，醫院也應安排人事檔案管理人員參與到培訓中，學習先進的信息管理方式和手段，切實提高人事檔案信息管理水平。

四、結語

隨著社會經濟的發展以及互聯網技術的發展，為了跟上時代的需要，我們必須及時優化和完善人事檔案信息管理工作，根據醫院人事檔案信息管理特點以及醫院的實際需要做好數據庫的建設和完善，從而切實提高醫院人事檔案管理的信息化水平，將人事檔案管理的作用真正發揮出來。