新時代事業單位檔案管理的思考

姚 瀾

（上石洞鄉人民政府）

在傳統的管理模式下，通常以紙質檔案為主，利用人工方式開展相應的技術存儲工作，整體工作效率低下，稍有不慎會出現一系列的失誤。與此同時，對檔案的使用也需經過復雜的程序，要手工翻閱檔案，查詢到該檔案位于哪一檔案室、哪一排、哪一列，程序過于繁瑣，導致檔案管理無法充分發揮自身的服務作用及價值。在這樣的背景下，必須對事業單位的檔案管理工作進行科學合理地梳理規范，精簡流程，強化檔案工作人員的管理理念、管理認知，使其具備扎實的理論基礎，為檔案使用者提供多元化的信息服務。值得注意的是，整個過程應當借助現代化的、先進的技術手段及設備設施，切實提高整體工作效率及工作質量，以此從真正意義上實現事業單位檔案管理的現代化、信息化發展。

一、事業單位檔案管理工作的相關概述

檔案的管理質量、管理水平直接影響著事業單位能否對有一定價值作用的信息數據進行科學合理的儲存，確保資料的連貫性、完整性、合理性，有針對性地開展檔案管理工作能夠確保事業單位的穩健發展，也是其開展多元化工作，實現工作目標的重要基礎和前提。現階段，事業檔案管理工作的主要內容是多元化的。具體而言，第一，檔案管理涵蓋了事業單位各個部門之間融會貫通的信息數據；第二，在工作任務的執行過程中所產生的一系列信息數據，要以檔案的形式進行保存，合理規范文件內容，優化文件體系；第三，檔案管理涵蓋了教育、科研、醫療等多方面的信息數據；第四，事業單位的檔案包括了內部工作人員的相關基礎信息資料及其內部的人事變動情況。通過這樣的方式，為合理開展人力資源工作奠定良好的基礎；第五，部分事業單位還要肩負起自身的歷史使命，自覺主動傳承并弘揚我國優秀民族傳統文化。

二、檔案管理信息化建設的優勢特征

（一）存儲穩定

在過去的很長一段時間內，事業單位的檔案管理都是以紙質文件的資料進行分類存儲，但紙質文件對環境有著極高的要求。例如，檔案儲存室的溫度、濕度、防火、防盜、防蟲咬等措施必須到位，稍有不慎就會對紙質文件造成損壞。例如，如果檔案儲存室的濕度過高會導致文件受潮，造成字跡模糊，失去參考價值。在這樣的背景下，如果有針對性地引入電子檔案管理能夠有效解決這樣的問題，提高存儲的質量及效果。

（二）共享信息

事業單位要與時俱進，逐步實現檔案的信息化管理。為了有效實現信息共享，可以對每個科室、特定的人員賦予檔案借閱的權限，使其根據自身的工作需要隨時隨地在電子檔案庫中搜集查詢相關的數據信息。與此同時，在條件允許的情況下，要對某一地區范圍內所有的事業單位檔案進行綜合化的聯網管理，實現資源共享，有合法權限的職能部門如有需要可直接在網絡上查詢檔案資源，指定相應的證明材料，快速獲取信息、提高工作效率。

三、新時代事業單位檔案管理面臨的主要問題

（一）缺乏靈活合理的檔案管理制度

檔案管理的相關規章制度通常是根據國家法律法規的實踐要求所決定的。針對事業單位來講，其應當充分立足于自身發展的實際現狀，結合檔案管理工作的相關要求，進一步明確管理制度、管理條款。但根據相關的實踐調查研究我們可以看出，大多數事業單位的檔案管理模式過于單一，忽略了單位發展的根本性質，甚至縣級事業單位、市級事業單位、省級事業單位采用的檔案管理標準是統一的，這在一定程度上表明，大多數單位根本沒有結合自身的實際情況，也沒有意識到自身的發展特征，檔案建設缺乏靈活性、科學性、合理性，過于枯燥死板。

（二）缺乏先進的檔案管理設備設施

隨著現代科學技術的飛速發展，越來越多的行業領域應用了大數據技術、網絡技術，檔案管理工作亦是如此。目前，大多數事業單位已經意識到現代化設備設施對于檔案管理水平提升起到的重要現實意義，也積極引入了相應的先進設備，但一些部門卻沒有意識到技術手段的有效滲透，缺乏相應的配套設備設施，仍然更多地依靠人工操作，也沒有根據自身發展的現實需求將檔案裝訂成冊，導致檔案的查找和使用缺乏科學性。對于相關有價值意義的信息數據隨意存儲，久而久之，造成了大量的管理問題，甚至阻礙了事業單位工作的有序開展。

（三）檔案工作人員整體水平參差不齊

目前，部分事業單位并沒有將工作重點放在檔案管理工作上，也沒有積極引入優秀的檔案管理專業人才，個別事業單位將退休的工作人員返聘為檔案管理人員，還有的事業單位雖然對外招聘了專業人才，但對其設定的薪資水平、福利待遇遠遠低于其他工作人員。與此同時，也沒有定期組織開展切實可行的、系統化的檔案管理培訓指導工作，導致檔案管理工作人員的整體水平參差不齊。國家對檔案管理工作并沒有制定統一的標準和要求，不同的事業單位對檔案的分類管理持有不同的意見，管理方式多種多樣，對檔案的查閱也要耗費大量的時間和精力，導致整體工作水平無法有效提高。另外，事業單位的檔案管理工作人員并不穩定，人才流動性較大，很多人員入職之后甚至沒有全部掌握相關檔案工作就選擇離職，久而久之，檔案交接工作存在諸多的漏洞，甚至經過2-3人的流動后造成了大量檔案信息的丟失。值得注意的是，部分事業單位為了留住自身所需的綜合型、復合型優秀人才會解決其家屬工作問題，將其安置在檔案管理崗位上，沒有專業水平，也沒有經過系統化培訓，缺乏積極正確的工作態度，導致整體工作效率偏低。

（四）缺乏科學的檔案服務理念

據調查顯示，檔案管理部門在日常工作中并不會與其他部門高效地互動交流，因此缺乏一定的協調能力，很容易出現信息孤島的現象。與此同時，部分檔案管理工作人員受傳統模式的影響，缺乏良好的服務意識和服務理念，久而久之與社會發展脫節，也無法滿足單位內部的管理需要，加之管理人員缺乏相應的應變能力，也就不能推動檔案管理工作的可持續發展。

四、新時代提高事業單位檔案管理水平的主要策略措施

現代信息技術已經逐漸滲透融入到社會各個行業、各個領域的發展過程中，檔案管理工作也迫切尋求著改革與創新。對于事業單位來講，必須與時俱進，有針對性地滲透融入信息技術手段，全面開展檔案管理信息化建設，以此滿足新時代檔案管理工作發展的實際需要。

（一）建立健全完善的檔案管理制度

一方面，事業單位的管理人員應當正確看待檔案信息化建設對自身管理工作起到的重要作用及積極意義，重視檔案信息的科學合理、真實完善，在選擇檔案管理工作室時，要盡可能選擇安全系數高、質量達標的地方，并做好防火、防盜、防潮、防蟲等一系列防治管理工作。在具體的檔案管理過程中，事業單位應當派遣專人負責檔案管理工作，科學合理地設置單位內部人員的監管權限，同時也要對借閱人員做好登記工作；另一方面，建立健全完善的檔案管理制度，為信息化建設發展夯實基礎。值得注意的是，管理制度的制定應當體現出極強的靈活性、科學性，充分立足于事業單位發展的實際需求，以此作為檔案管理工作有序開展的重要前提和基礎。

（二）切實提高檔案工作人員的專業能力及綜合素質

優秀的檔案管理人員不僅僅要具備相應的專業能力、良好的責任意識、先進的工作理念，還應當在必要時對檔案管理平臺進行科學合理的維護。根據事業單位建設發展的實際需要，加強檔案收集、整合、歸納，與此同時，工作人員要與時俱進，積極學習當前社會中先進的、多元化的檔案管理知識技能，樹立終身學習的理念和意識，以此構建起健全完善、豐富高效的知識框架和知識體系，積極進取，堅定不移地提高自身綜合素質。值得注意的是，事業單位也應當定期組織開展相應的檔案管理培訓工作，并對工作人員進行考核，以此激發其主動性、積極性，實現綜合能力的有效提升。

（三）積極引入電子政務，提高事業單位的業務能力

檔案管理系統在近年來受到了大眾的廣泛關注和認可，幾乎所有的事業單位都引入了該系統，并靈活實現了內部檔案信息數據的登記、整合、分類、歸檔，這在一定程度上與事業單位的工作節奏相匹配，也為工作任務的有效開展奠定了良好的基礎，提供了可靠的保障。從一定程度上來講，紙質檔案并不會就此消失，在未來，很大程度上會實現紙質檔案與電子檔案的雙軌制發展，一套完整的紙質檔案也必須有與之相匹配的電子檔案，通過這樣的方式有效實現對信息數據的網絡化管理。眾所周知，電子檔案的優勢價值是十分突出的，例如，使用便捷、查詢高效、穩定存儲等等，也因此受到了大眾的喜愛。大多數事業單位的檔案管理系統通常為大數據、云計算兩種主要模式，提高了整體檔案管理的質量水平，同時凸顯出安全性、可靠性。值得注意的是，相關管理人員應當及時對系統進行升級維護，面對系統漏洞第一時間進行修補，并啟動應急預案，以此從真正意義上滿足檔案管理創新發展的實際需求。

（四）全面開展檔案管理的個性化服務工作

不同地區的事業單位在發展模式、發展理念上均存在一定的差異，因此要充分立足于現實情況對建設過程中的個性服務引起足夠的重視。具體而言，首先，平臺建設的個性化。從一定意義上來講，檔案管理工作人員必須深入分析單位內部所有員工對檔案信息數據的實際要求，全面客觀地看待工作內容，只有做好基層調研才能科學合理地選擇檔案管理系統平臺；其次，信息運用的個性化。不同的檔案使用人員、工作人員的發展需求大不相同，為了從多個方面、多個角度滿足其需要，在對檔案信息進行展示的過程中，尤其是對于一些常見的數據信息、核心重要的信息必須及時明確；最后，分類管理的個性化。事業單位也有著不同的行政性質，因此在檔案管理的分類上有著差異化的標準，基于此，工作人員要充分立足于自身發展的具體情況，分析單位性質，制訂切實可行的管理方案。

（五）構建高效的數字化檔案管理平臺

在過去，事業單位的檔案管理工作首先要對內部往來的相關內容信息以及外部接受到的數據信息及時進行備案處理，再整理為紙質材料，根據其類別劃分做好分類管理工作。但這樣的紙質檔案會隨著時間的推移出現一定的破損，出現瑕疵。在這樣的背景下，靈活運用現代信息技術不僅僅能夠精簡工作流程，同時也能夠確保檔案的安全性、完整性。具體而言，在實際工作過程中，利用信息化工具及檔案管理系統，對檔案建設過程中出現的問題及時妥善處理，強化管理基礎，尤其是針對一些機密性的、需要永久存儲的檔案，要采用特殊歸納、儲存方式，之后再開展數字化建設，為后期管理工作的有效開展夯實基礎。

（六）革新優化檔案收集及借閱方式

一方面，革新優化檔案收集的方式方法。調查顯示，過去的檔案管理模式要求管理部門嚴格按照內部相關規定，在特定的時間內向檔案管理部門提交相關的信息資料，其后檔案管理部門又根據內部要求嚴格進行檔案的接收登記，做好相應的整理歸納工作，最后完成資料的存檔。整個過程需要耗費大量的時間和精力，也需要人工長時間進行整理、收集、歸納、總結，稍有不慎會出現信息遺漏、信息斷流等不良情況。在新時代發展的背景下，利用電子檔案能夠對傳統的信息收集方式進行高效革新優化，緩解人工壓力，通過對該項技術的實踐調查研究我們可以看出，電子檔案的自動收集本質上是相關工作人員利用計算機、互聯網等相關的設備技術手段，對需要存檔的數據信息按照相關的要求及時傳遞至特定的位置，并根據實際要求快速做好存檔工作，通過這樣的方式確保整個過程不會出現任何信息遺漏的情況；另一方面，不斷優化創新事業單位檔案的借閱模式，這應當是高效完成事業單位工作任務的關鍵所在，也是檔案管理工作極其重要的組成部分。

從檔案借閱層面上來講，如果能夠實現高效率、高水平，就能達到節約成本的效果。目前，大數據技術、云計算技術在事業單位檔案管理工作中的靈活運用，可以基于現實需求搭建起符合單位內部要求的局域網，并在條件允許的情況下制作出相應的APP，針對檔案的涉密等級、對不同的人員設置差異化的借閱權限，以此提高整體工作效率及工作水平。不管是對哪種檔案都能夠反復高效的利用，這也在一定程度上實現了檔案利用效率最大化。

五、事業單位檔案管理工作的前景展望

一方面，利用檔案信息化管理能夠為社會大眾提供高質量的服務。現階段，大多數事業單位均與時俱進，革新優化了傳統的管理模式和管理理念，利用現代信息技術、電子信息手段，構建相應的檔案管理體系，為社會群眾提供最新的信息資訊。雖然我國目前的網絡檔案服務仍處于初步發展階段，但隨著科學技術的創新，其仍然有著廣闊的發展空間。在這樣的背景下，事業單位的檔案管理工作人員必須樹立終身學習的意識和理念，不斷學習、積極進取，利用多元化的知識豐富自身知識框架，并且投入更多的時間精力，研發現代化的檔案管理系統、管理技術，切實提高群眾滿意度。另一方面，相較于過去，事業單位的檔案形式已經發生了巨大的變化。在過去以紙質檔案管理為主，但現階段檔案可以是紙質，也可以是音頻、視頻，是電子文檔。對于過去存在的紙質檔案來講，為了提高保存的質量，可以利用拍照的方式對其進行記錄并傳遞至相應的地方可靠存儲；而對于秘密文件或使用價值較高的檔案來講，要利用掃描技術將其全面準確地復制下來，這樣才能夠實現反復利用。眾所周知，事業單位的檔案管理會經過制作、使用、存儲、永久性存儲四個階段，不管是哪一個環節都過于混亂，如果能夠采用切實可行的方式手段將其融為一體，就能夠有效節省時間成本。

六、結束語

綜上所述，事業單位應當建立健全完善的檔案管理制度，切實提高檔案工作人員的專業能力及綜合素質，積極引入電子政務，提高事業單位的業務能力，全面開展檔案管理的個性化服務工作，構建高效的數字化檔案管理平臺，革新優化檔案收集及借閱方式。