大型工程物資管理體系的建立與使用探究

景志

（中鐵建設集團有限公司，北京 100040）

1 引言

大型工程項目的影響因素較多，所需物資數(shù)目與種類也普遍較多，整體的物資管理難度較大。建立完善的物資管理體系利于簡化管理流程，提升監(jiān)管效果，降低物資因素對工程項目施工進程、施工質量及其他方面的影響。

2 物資管理概述

物資管理主要是指對各類生產(chǎn)資料的購銷、儲運、使用等所進行的計劃、組織和控制工作[1]。其管理目的主要在于通過物資管理降低企業(yè)生產(chǎn)成本，提升企業(yè)盈利及市場競爭力；良好的物資管理對提升企業(yè)管理水平有重要作用，利于促進企業(yè)的可持續(xù)性發(fā)展[2,3]。就我國當前各企業(yè)主要的物資管理工作而言，物資管理主要是以物資進庫、出庫的管理為主，但在實際管理工作中，物資的進庫、出庫與找貨源、訂貨、采購、運輸調度、驗收、保管、維護、發(fā)放及賬務處理等環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣，因此，在實際的物資管理工作中，會涉及物資計劃、采購、使用、儲備等多個重要環(huán)節(jié)的管理，以保障企業(yè)正常運作、項目有效落實過程中的所需物資。做好物資管理監(jiān)管工作，以避免公款私用、挪用公物等問題的發(fā)生，保障企業(yè)的基本利益，進一步降低企業(yè)生產(chǎn)成本，促進企業(yè)盈利。

3 大型工程物資管理體系的建立與使用

大型工程物資管理涉及的物資數(shù)目、種類較多，工程實施過程中，每天進出庫的物資數(shù)目巨大，若未對大型工程所需物資進行有效管理，會對工程施工進程及工程項目質量造成巨大影響。所以，在大型工程施工過程中，需及時建立物資管理體系，并有效維持管理體系的正常運作，以保障工程施工所需材料的有效供應，降低施工企業(yè)生產(chǎn)成本，加速資金周轉，確保工程項目的有效落實。

3.1 物資管理體系構建

3.1.1 建立完善的物資管理體制

建立完善的物資管理體制，結合工程項目的實際情況，適當調整、改善相關管理方案，制定明確的規(guī)章制度，如物資入庫時，需明確登記生產(chǎn)商、生產(chǎn)日期、采購日期、入庫日期、入庫數(shù)目、存放位置等，嚴格按照相關規(guī)定與條例落實各項管理措施。制定組織機構關系圖，包括物資管理部門在明確貨源、訂貨、采買等環(huán)節(jié)建立同采購部、財務部間的合作交流關系，進一步明確各部門、各崗位的權責，以便于責任制度和各項管理工作的有效落實。在制定相關規(guī)章制度時，還需定員定崗，明確各崗位的職能、責任與所需人員數(shù)目。在上崗前，對其進行相關職位的專業(yè)培訓，確保物資管理部門工作人員掌握相關崗位技能，高效完成各崗位任務工作。在物資管理體制建立、健全前，工程項目禁止開工，以避免管理混亂，以及無謂的人力、物力耗損，進一步降低施工企業(yè)生產(chǎn)成本，提升企業(yè)經(jīng)濟效益。

3.1.2 引進先進的物資管理理念與管理模式

在大型工程物資管理體制構建過程中，還需引進先進的物資管理理念和管理模式。定期對工程項目的工作人員開展思想工作，為其講解工程項目實施過程中的物資管理方法與流程，提升各部門員工的物資管理意識，有效推進物資管理模式的創(chuàng)新。在管理過程中，管理人員需不斷強調管理制度的重要性，叮囑各崗位嚴格按照制度、條例完成職能任務，以管理制度優(yōu)先，進一步強調人的執(zhí)行能力。

持續(xù)深化集約化管理和精細化管理，定期組織物資管理部門工作人員進行相關管理理念與管理技能的培訓，以“集中、統(tǒng)一、高效、精益”為管理目標，集中、統(tǒng)一進行物資采購，以避免重復采買、漏采及其他問題的發(fā)生，保障物資供應。定期進行物資審核，及時發(fā)現(xiàn)、記錄存在質量問題或庫存數(shù)目不足的物資種類，以便于羅列物資采購清單，保障工程項目實施過程中所需物資的基本質量與有效供應。通過精細化管理，進一步細化物資出入庫時的信息登記名錄，明確各物資入庫后具體的檢查、維修時間，明確庫內(nèi)物資檢查過程中的檢查指標，包括數(shù)目、是否存在損壞、損壞類型、損壞原因調查與分析等。進一步細化物資管理工作與管理指標，有效提升整體管理水平，同時有效落實集約化管理理念與管理模式，確保在大型工程項目中，對物資進行集中、統(tǒng)一地配置管理，降低工程施工過程中的物資浪費率，便于物資財務信息的集中核算、支付與監(jiān)督，確保物資、財務信息一體化，優(yōu)化企業(yè)資源配置，提升管理效率，降低生產(chǎn)成本，維持企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展狀態(tài)，保障大型工程項目施工進程。

3.1.3 優(yōu)化ABC 管理方法

ABC 管理方法全稱為ABC 分類庫存控制法，也可稱為重點管理法，是一種根據(jù)事物在技術或經(jīng)濟方面的特征進行統(tǒng)計、排列，分清重點與一般，有區(qū)別地實施管理的科學管理方法。將ABC 管理方法應用到大型工程物資管理工作中，可按物資與崗位職能的不同進行不同的管理。其中，物資方面按物資用量、采買資金、采購難易度等分為A、B、C 三類，A 類用量少，但所需采買資金多，采購難度大；B 類用量中等，所需采買資金相對較少，采購難度不大；C 類用量多，但所需采買資金少，采購難度較易。針對ABC 類物資采用不同管理方式：（1）A 類物資需嚴格控制其庫存數(shù)目，按工程項目施工進程定期分析、預測A 類物資的使用情況，在需使用A 類物資的施工階段，定期入庫進行物資數(shù)目、質量方面的清點、檢查，若庫存數(shù)目較少且后期所需量較大，需及時訂貨、進貨，嚴格按照項目計劃表預計數(shù)目進行采購，避免物資囤積。（2）C 類物資用量大，需適當縮短庫內(nèi)物資清點檢查時間，按工程項目進程，可同供貨方適當簽訂定期訂貨、送貨協(xié)議，以保障庫內(nèi)物資充足，確保施工進程。（3）B 類物資管控力度在A 類、C 類物資的管控力度間，合理控制庫內(nèi)物資數(shù)目，在保障工程實施所需物資的同時，降低成本，避免物資的非必要囤積，減少物資浪費，促進企業(yè)的資金周轉。管理職能方面，可按管理工作任務對物資管理的影響程度分為A、B、C 三類。需定期對各崗位員工工作內(nèi)容進行急需（A 類）、重要（B 類）、一般（C 類）這3方面的劃分。如在工程實施初期，此時羅列物資清單、物資入庫的工作為A 類急需工作計劃；入庫后的物資清點與檢查、監(jiān)督管理的工作為B 類重要工作計劃；物資入庫后的定期檢查、維修的工作為C 類一般工作計劃。隨工程進程的發(fā)展，適當調整ABC 類工作計劃，有效明確各崗位、各階段的重點工作內(nèi)容，明確相關工作的主次、輕重緩急關系，進一步提升物資管理部門工作人員的工作效率，避免重復工作，或未在預期時間內(nèi)完成主要物資管理工作及其他問題的發(fā)生，從而有效提升大型工程項目實施過程中的物資管理水平。

3.1.4 完善信息管理系統(tǒng)

在現(xiàn)代化信息技術支持下，將信息管理系統(tǒng)有效融入大型工程物資管理工作中，對提升管理人員的工作效率、管理水平均有積極影響。建立并完善專門的物資信息管理系統(tǒng)，搭建綜合管理平臺，可以有效銜接物資管理部門、采購部門、財務部門等多部門間的信息交流體系，以便于采購部門及時掌握當前的物資存儲狀態(tài)，便于財務部門預測、核算物資采購資金，進一步提升企業(yè)的資源分配。同時隨著綜合化信息管理系統(tǒng)的搭建與完善，利于優(yōu)化大型工程的監(jiān)控體系。財務部門通過定期調取各類物資采購、存儲與使用情況，可有效掌控物資消耗所需成本，進一步提升財務部門對成本的控制，避免物資的非必要采購與囤積。且隨著信息管理系統(tǒng)的完成，進一步促進物資管理的精細化、電子化，利用EXCEL 等電子表格形式，統(tǒng)計、記錄各物資具體的出入庫信息，包括入庫時的數(shù)目、廠商、時間、存放位置、負責人等，入庫后，若在存儲過程中有損壞物資，也需及時進行補充記錄，出庫時詳細記錄出庫數(shù)目、用途、時間、負責人等?；谛畔⒐芾硐到y(tǒng)，將各類物資信息公開化、透明化，大型工程實施過程中的各部門員工均可通過信息管理系統(tǒng)對物資采購、存儲、使用情況等進行有效調查、監(jiān)督，進一步避免公款私用、私自挪用公物及其他問題的發(fā)生。除此之外，信息管理系統(tǒng)的建設與完善也能幫助管理人員對物資進行更高效的審核與清點工作，幫助管理人員動態(tài)掌握任意時間段的物資數(shù)目及存儲情況，保障物資管理數(shù)目的精準度，對降低生產(chǎn)成本、提升管理效率均有重要意義。

3.2 物資管理體系實施

大型工程一般是指規(guī)模龐大、涉及因素眾多、后果影響重大且深遠的工程項目，如高速公路建設、油氣田開發(fā)，此類大型工程多是當?shù)鼗驀业闹攸c工程項目，對當?shù)亟?jīng)濟、相關行業(yè)領域發(fā)展等均有諸多影響。將上述物資管理體系落實到大型工程項目工作中，在工程項目開工前，要先建立完善的物資管理體制，明確物資管理流程與相關規(guī)章制度，以及各崗位職能與人員數(shù)目，并在各崗位工作人員上崗前，對其進行專業(yè)培訓，確保物資管理部門各崗位員工能有效完成自身崗位的工作任務，確保大型工程項目施工后，各物資管理措施能有效落實，保障工程實施過程中的物資供應。引進先進的物資管理理念與管理模式，持續(xù)深化集約化、精細化管理理念與管理模式，提升工程項目內(nèi)員工的物資管理意識，確保各部門員工能有效配合物資管理部門做好各類物資管理工作，提升工作執(zhí)行的準確性，制定明確的物資需求表，嚴格按照規(guī)章制度進行物資出入庫信息登記，嚴格按照物資定期檢查計劃表對物資進行清點、檢查，詳細記錄各階段的物資數(shù)目、質量檢查結果、損壞數(shù)目及因素等，進一步提升大型工程項目施工過程中的物資規(guī)范化與精細化管理。優(yōu)化ABC 管理方法、完善信息管理系統(tǒng)，以降低庫存量，實現(xiàn)物資自動化管理，進一步降低成本，提升企業(yè)資金合理分配度，提升監(jiān)督管理質量，確保工程項目能按預期計劃有效落實。

4 結語

綜上所述，物資管理是一項重要的管理工作，尤其是在大型工程實施過程中，物資有效供應對維持工程的施工進程有重要意義。將物資管理體系有效應用到大型工程項目中，嚴格按照規(guī)章制度落實各項管理工作，化繁為簡，明確職能、權責，避免重復工作，避免重復采購、漏采物資及其他問題的發(fā)生，保障物資管理質量，減少無用功，降低物資囤積，減少生產(chǎn)成本，進一步提升企業(yè)利益，促進工程項目的按時完工。