淺談如何做好合并醫院檔案管理工作

陳貴仁 李雪梅 田從芬

（十堰市西苑醫院）

近年來，隨著國家衛生健康管理體制改革的持續深入推進，醫療衛生機構合并、重組、移交等機構變動情況越來越普遍，單位的變動帶來了檔案管理工作的變化，從而對單位變動后檔案管理工作提出了新的要求和挑戰。2020年4月，根據十堰市委專題會議精神，筆者所在的十堰市西苑醫院整體并入十堰市太和醫院，兩家醫院相對獨立，但十堰市太和醫院法人代表同時擔任十堰市西苑醫院法人代表，加掛十堰市太和醫院西苑院區、十堰市公共衛生應急救治中心兩塊牌子，提升十堰市公共衛生應急救治能力。在此之前，十堰市西苑醫院已經先后經歷過兩次合并，分別是1970年醫院前身湖北省總工會東湖工人療養院整體遷入十堰市，并最終改名為東風汽車公司黃龍療養院；2004年10月，根據東風汽車公司剝離輔助單位壯大主業需要，將東風汽車公司黃龍療養院整體移交給十堰市政府，與原十堰市黃龍醫院合并組建為十堰市西苑醫院。本次與國家三級甲等十堰市太和醫院合并是第三次。作為醫院檔案管理部門，我們針對醫院合并后的實際情況，按照上級黨委政府要求，積極做好合并后的檔案管理工作，確保合并后醫院及職工個人檔案齊全、完整、安全，為今后檔案管理打下了堅實的基礎。

一、合并醫院檔案管理工作中存在的問題

（1）檔案管理意識淡薄。檔案資料作為記錄一個單位發展、改革、變動過程中真實情況的基本反映，具有非常特殊、重要的意義。但很多合并單位的部分領導談起檔案工作時強調檔案很重要，一旦需要投入人力物力財力時就把檔案工作作為次重點工作，往后放一放，待今后有精力了再來考慮。因此，檔案工作特別是合并單位的檔案管理做得好與壞，與該單位檔案人員尤其是領導干部檔案管理意識密不可分。有的領導認為，檔案工作就是把各種文件、資料收集起來、專人保管，放入檔案室進行整理、上架就可以了，只要做到不丟失、不損壞就行了。因此有的單位在安排檔案管理人員時，要么把臨近退休無事可干人員，要么把新參加工作沒有合適崗位尚不熟悉檔案業務的人員，甚至把其他科室不愿意要的人員，安排在檔案管理工作崗位。這些想法和做法，實質是認為檔案工作不重要、檔案意識淡薄的表現，也是對檔案和檔案管理重要性認識不到位、重視不夠的表現。這種思想的存在，對合并醫院檔案的管理會帶來非常不利的影響，不僅對檔案資料的保管、利用造成消極的影響，也對檔案管理工作者的積極性形成打擊，成為檔案管理工作者必須面對的問題。

（2）檔案資料存在失散、丟失或損壞風險。在實際工作中，如在醫院合并期間，醫院領導精力更多的著眼于機構、人員、設備設施的重組、合并、調整，優化配置人、財、物等資源，而對承載著一個單位最基本情況反映的檔案資料的特殊性、檔案管理部門的重要性認識不足，在資源配置上未予足夠重視，給檔案管理部門收集和整理檔案資料帶來消極影響。同時，在一些部門調整、遷移的過程中，部分科室特別是一些重要部門負責人重視程度不夠，將原本非常重要、珍貴的文件、資料，無心或有意地作為普通材料處理，該移交檔案室的不辦理移交，甚至亂扔亂放，導致丟失、損壞，都會對檔案資料的收集、整理和后續的有效利用產生消極影響。

（3）檔案管理體制機制不健全。由于受客觀因素影響，我院原有檔案管理人員更換比較頻繁，人員不固定，導致檔案人員工作積極性不足，專業性不強，檔案管理不夠規范。如沒有規范的檔案管理制度，有些管理制度雖然制訂了，但也只是寫在紙上、掛在墻上，執行流于形式，規范無從談起。在實際檔案管理工作中，受檔案管理人員知識限制、自身素質差異、工作責任心強弱等情況的影響，還會出現檔案編號、案卷標題不規范、案卷內容不足、缺少卷內目錄、組卷混亂等問題，加之考核機制不健全、不嚴格，都對檔案的真實性、規范性和利用價值造成損害，這些體制機制不健全問題都對合并醫院檔案管理工作造成了一定困擾。

（4）檔案管理人員業務素質良莠不齊。檔案管理工作是一項專業性、技能型工作，要求檔案管理工作人員熟悉檔案業務知識，懂得文件、會議記錄、紀要、重大事件等檔案資料的收集原則、歸檔標準、管理要求，還要熟練使用檔案管理軟件、電子文檔、電子表格，才能在檔案處置工作中做到及時、準確，游刃有余。而在實際工作中，一些合并后的新單位，由于檔案人員配置、業務熟練程度等原因，加之合并過程中同時需要處理醫療設備設施配備、科室功能調整、新業務新技術開展等重點工作，醫院工作重心不能集中在檔案工作中，這些都或多或少影響合并后檔案收集、整理等處置進度。

二、多措并舉提升檔案管理水平

（1）強化責任意識，爭取領導重視和支持。筆者在實際工作中，為做好兩院合并后檔案資料的有效管理和合理利用，醫院黨政綜合辦作為檔案管理具體責任科室，堅持做到在機構改革中，檔案管理工作不缺位、不越位，要求檔案管理人員加強自身學習，增強業務素質，以對衛生健康事業負責、對醫院發展歷史負責的責任感和使命感，強化責任擔當，練就過硬技能，采取各種措施，保障醫院合并后的檔案資料得到妥善、安全處置，不留隱患。同時，利用匯報工作的時機，向主要領導報告近年來醫院檔案管理工作中取得的成績，闡明檔案管理特別是合并醫院檔案管理工作的重要性，以取得主要領導對檔案管理工作的重視，并在檔案管理人員配備、資金、設備設施等方面予以支持，為綜合檔案室配齊了檔案密集架、空調、掃描儀、除濕機、溫濕度儀等設施設備，升級了檔案管理軟件，落實了檔案人員相關待遇，為檔案管理制度化、規范化、法治化打下了堅實基礎，對推進檔案管理工作產生了極大的促進作用。

（2）加強制度建設，依法依規管理檔案。在實際工作中，我們借醫院合并、各項工作規范管理的有利時機，要求檔案管理人員強化依法依規管理檔案意識，堅持用制度保障檔案工作，用制度去規范檔案工作。為此，我們首先組織專、兼職檔案員認真學習新《檔案法》，提高檔案管理法制意識。其次，我們加強檔案法律法規的學習與宣傳，在醫院電子屏上播放檔案法規內容，在醫院網站學習園地上傳新《檔案法》全文，增強全員檔案法律意識，使員工充分認識到檔案是不可再生和替代的資源，是醫院的寶貴精神財富，是醫院事業健康發展的重要基礎，從而引導全體干部職工，自覺維護檔案的完整與安全，積極支持醫院檔案部門的工作。同時，重新制訂檔案管理制度，如檔案收集、整理、借閱、復印、保管等制度，并在實際工作中嚴格執行，使合并后的檔案管理工作快速走向程序化、規范化、科學化。

（3）明確歸檔原則，維護檔案齊全完整。作為合并醫療單位，為了強化檔案管理，在合并之初，醫院檔案管理科室就根據檔案管理要求，下發專門通知，明確檔案歸檔基本原則，列出需要歸檔的資料類型、移交方式、時限等內容，及時對合并前散落在各科室或員工個人手中有重要收藏、保管價值的文件、電子資料、實物、圖片、影像資料等進行收集、歸檔，有效避免檔案丟失、遺漏，并在此過程中，完善交存手續。為此，我們一方面加強自身收集檔案資料的力度，要求文件制發、接收的核心職能科室，嚴格按照合并后醫院確定的歸檔范圍，加強檔案資料的收集，做好交接登記，特別是對于專業檔案，按照“誰形成，誰整理”的原則，首先由形成科室進行分類、整理，整理驗收合格后，移交黨政綜合辦檔案室入存，列明入交檔案資料明細，雙方簽字認可。另一方面，根據《機關檔案工作條例》規定，鑒于兩院合并后，醫院作為相對獨立的法人單位，只是增加了一層領導關系，因此，我們對醫院日常工作中形成的全部檔案仍按照原來的全宗，實行集中統一管理，重點做好醫院合并、部分工作職能調整后相關檔案證據資料的管理工作，維護了檔案管理工作完整和有效延續。

（4）合理配備人員，加強檔案隊伍建設。做好合并后醫院檔案管理工作的重要前提，要求有一支忠誠醫院事業、年齡結構合理、檔案業務精良的檔案工作隊伍。為此，兩院合并后，我們加強檔案管理組織架構建設，明確黨政綜合辦主任為檔案管理主要負責人；專門配備一名從事多年檔案管理工作、參加過市檔案局專題培訓、在市內兩家“三甲”醫院檔案室進修學習的人員，具體負責檔案日常管理工作；明確黨政綜合辦文印員、各職能科室主要負責人為兼職檔案員，負責職責范圍內的檔案資料收集、整理、移交工作，從而建立了一支專業結構、年齡結構、業務水平等各方面比較合理，便于發揮整體效應的檔案管理隊伍。同時，加強檔案管理工作網絡化建設，明確各專、兼職檔案人員工作職責，充分發揮和調動各科室兼職檔案員作用，通過業務培訓和激勵機制，提高醫院檔案管理整體水平。

（5）加強綜合培訓，提高檔案業務水平。檔案管理水平的高低，人是起決定作用的因素。為此，檔案管理隊伍組建之后，為了提高檔案管理水平，醫院從實際出發，由黨政綜合辦牽頭，對檔案專、兼職人員，按照現工作崗位、承擔檔案工作職責的不同，采取不同形式、不同層次的檔案業務培訓，重在有利于開展檔案工作。為此，我們按照“按需施教，學以致用，重在實效”原則，一方面讓檔案專業人員到十堰市檔案館、上級醫院檔案室現場學習，結合醫院檔案工作中遇到的實際情況現場請教，以全面、系統學習檔案專業知識，同時接觸、學習、補充檔案專業新理論、新方法、新觀念，盡快提高檔案專業水平；另一方面，鑒于檔案工作不僅包含了檔案管理知識，還融匯了許多相關學科如經濟學、歷史學、社會學等專業知識，我們在進行專業培訓時，注重強化專職檔案人員對計算機、專業檔案管理軟件等現代科技實用知識的學習，并要求靈活運用到實際工作之中。對于檔案兼職人員，我們主要通過采取集中培訓的方式，進行常規檔案文書收集、整理等專題培訓，如檔案分類標準、檔案處置工作要求等內容，注重提高日常實用技術，提升培訓效果。同時，我們建立檔案管理人員微信指導群，對個性問題在群里進行專題培訓、指導，在線解答專兼職人員在實際工作中遇到的問題，提升了檔案知識的普及面。

（6）明確工作目標，加強檔案日常管理。兩院合并之后，醫院檔案室即明確檔案管理目標，就是創建省特級檔案室，加強檔案日常管理和有效利用。為此，我們首先爭取醫院領導對檔案管理工作的重視和支持，主要領導在全院行政工作會上對檔案管理工作提出明確要求，督導各職能科室強化責任擔當，積極配合黨政綜合辦做好檔案管理工作。在醫院黨政主要領導和分管領導支持下，黨政綜合辦建立健全了檔案管理工作領導機制，明確每年檔案工作目標。檔案室結合醫院實際，建立健全檔案管理工作制度，落實檔案人員和檔案安全保管措施，確保兩院合并過程中檔案管理工作不斷、不亂，促進了檔案管理規范化、制度化建設。在日常檔案管理工作中，我們根據確定的工作目標，不斷強化檔案收集、整理、利用等日常管理措施，優化工作流程，簡化工作程序，取消影響檔案專兼職人員積極性的繁瑣手續，注重提高實際工作效率，使日常檔案管理有利于促進總體工作目標的實現。在此基礎上，我們還在提高服務、加強檔案利用上做好工作，及時為需要借閱、辦理各種證件等實際需要的科室、員工提供檔案利用服務，獲得全院職工的好評，也增強了我們做好檔案管理工作的信心。

三、加強指導建立健全檔案服務體制機制

（1）檔案管理部門要主動作為。要做好合并醫院檔案管理工作，作為檔案管理部門，必須摒棄坐、等、要思想，要主動作為。醫院檔案管理一般作為黨政綜合辦下屬科室，對醫院機構改革、合并等動向情況相對其他部門知道的更早，了解的更多，所以要積極主動，及時掌握內部機構改革信息，對不再保留或重新組建部門的情況，以及確定將保留的部門、優化職能的部門，或者部分職能職責發生變化的情況都要有所掌握，提前做好檔案接收、處置等溝通、協調工作，為后續指導相關部門或科室檔案管理工作做好準備。

（2）檔案管理部門要作好工作指導。在日常檔案管理工作中，總會有部分科室及其負責人，對檔案工作存在不全面，甚至錯誤認知，總認為檔案工作就是辦公室一個部門的工作，跟自己沒有關系，對自己應該承擔的職責梳理不清，對自己應該做哪些工作搞不清，致使部分單位主管領導和職能科室檔案工作履職不到位。因此，作為合并醫院檔案主管部門，我們提前明確各科室、兼職檔案員職責，做好檔案管理業務培訓，指導相關科室做好檔案收集、整理、歸檔工作，避免因對檔案資料收集重點不清楚、工作流程和內容不熟悉而影響后期檔案管理工作。

（3）向上級檔案主管部門請教，尋求業務指導。我們認為，作為上級檔案主管部門，對于重大機構改革，要提前介入，及時掌握改革動態，為下一步做好檔案業務指導打下基礎，體現檔案主管部門價值。為此，兩院合并后，我們及時向上級檔案主管部門報告醫院合并情況，主動請求加強對我院合并后檔案管理工作的指導，提前做好檔案管理處置預案，避免合并之初檔案管理工作不規范對后續工作造成不良影響。在上級主管部門市檔案館的指導下，兩院合并后的檔案管理工作在多次檔案檢查中成績合格，檔案管理任務得以及時貫徹落實。

（4）建立獎懲機制，細化考核管理。檔案管理工作的好壞，既是一個單位管理水平的體現，也影響檔案利用、服務工作效率。為此，必須在對檔案進行日常管理的同時，建立檔案管理獎懲機制，加強對檔案專兼職人員履行職責能力的考核。為此，我們建立了檔案管理組織領導體系，成立由分管領導任組長，黨政綜合辦、人事科主要負責人任副組長，相關職能科室負責人任成員的檔案管理工作領導小組，以加強對檔案工作的領導、檢查和考核。我們提高檔案專兼職人員對檔案管理工作的認識。通過進行《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》和其他檔案法律法規的宣傳教育，使檔案管理人員充分認識到，做好檔案管理工作是自己應盡的責任和義務，從而增強了做好檔案工作的自覺性，為提高全院檔案管理效率創造條件。我們制訂檔案管理內部考核辦法。通過把檔案日常工作納入責任清單，定期對檔案管理人員進行檢查考核，年終對表現優異專兼職檔案員進行適當物質和精神獎勵，對不盡心盡責的及時進行提醒，督促其提高思想認識，力爭在今后工作中按要求做好。通過獎懲機制的建立和有效實施，強化了檔案管理員的責任意識，有力地促進了全院檔案管理水平的提高。