基于信息化背景的財務檔案管理新思路

李 恩

（鄄城縣人力資源和社會保障局）

檔案管理工作在企業當中是一種政策性、系統性的工作，尤其是財務檔案在一個企業當中的重要性更高。但是在實踐當中，企業對于財務檔案管理方面還有許多的不足，在各方面給予的支持還不夠，因此為了解決現有的問題，需要對財務檔案管理相關內容進行研究和討論。

一、企業財務檔案管理必要性

一個企業當中，各方面的檔案都有著十分重要的作用，這些檔案不僅對于企業整個生產經營項目還有工作有所記錄，而且相應地保存了許多很重要的資源內容。其中財務檔案在企業檔案之中也有著重要的位置，一個企業各項生產發展都離不開金錢的使用，那么也就是說，財務工作涉及到方方面面，因此進行企業財務檔案管理是十分重要的。

許多時候，企業在遇到相應的財務問題時，可能并非一次的工作失誤造成，而是在過去的大量財務流動以及工作往來之間就已經產生了問題的漏洞。那么要尋找到相應的漏洞存在點，僅憑員工回憶是遠遠不夠的，這個時候財務檔案的重要性就浮現于水面。通過對于可能存在問題的所有保留的財務檔案進行調取然后進行篩查，就能夠更好更明顯發現其中存在的問題，也能更好發現問題的源頭。由此可見，檔案的存在是工作能夠更為有效、有序開展的依靠，其會為工作提供相應的參考，從而達到指引作用。而且財務檔案本身還有著原始且真實的特性，其中所有的內容和成果都是真實可信的，因此為了后續的生產發展也能起到承上啟下的作用[1]。

隨著社會經濟的發展，各個企業之間的競爭也越來越激烈，想要使企業能在時代的洪流當中站穩腳跟，并占據一席之地，就需要更加積極地開展企業的創新與改革工作。而且在現實生活當中，科技發展使傳統的檔案管理模式已經逐漸地不符合發展的需求，通過檔案要獲取的信息量也越來越多。沒有信息化技術的支撐，獲取信息的效率也不會有所提升，最終對企業發展造成了影響，為了能夠更好地發揮財務檔案管理的作用，企業應該盡快采取手段對其加以創新管理。

二、信息化背景下企業財務檔案管理存在的問題

經過調查，企業當中目前還存在著對于財務檔案管理不夠重視的問題，這種問題不僅涉及到企業層面，還滲透到企業當中的全體工作人員。在這種問題之下，時常會出現對于相關檔案管理技術不加以更新的情況，也就是較少采用信息管理模式，依然沿用純人力的管理模式。雖然因為信息技術的發展，各個企業也都相應地建設了企業的檔案信息管理平臺，但是存在著使用情況不佳的情況，實際的操作起來隨意性也很大。在全人力式的檔案保存當中，最容易發生的就是任意地把檔案材料堆放，然后等過一段時間想起來整理的時候已經不能很好地記憶其管理內容，最后造成檔案丟失或者難以找到的情況[2]。而且人力找尋檔案材料速度是相對較慢的，僅憑管理員的記憶也很難保證第一時間就能找到相應的檔案。因為不夠重視，也不會更加多地對各種設備進行引入，比如一般的電子檔案掃描儀。這都是由于對檔案管理內容不夠重視所引發的結果。

第二個問題是在信息化背景之下的財務檔案信息化程度比較低，上文說到了因為企業對于檔案管理的不重視，從而引起依然大量使用人力的情況。而現代信息化檔案管理當中有著許多的好處，比如面對著大量的檔案文件，這使企業的檔案管理部門承受著巨大的管理壓力，從而工作當中越發會出現問題，導致管理混亂，也會造成檔案存放導致的企業空間擠壓以及因此造成過多的成本負擔，但是應用了信息化手段就會很好地解決這種局面，其通過紙質轉化為電子版的方式，一方面將所占用的空間大大降低了，又能夠令后續的工作人員檔案查找工作變得簡單了許多。明明現在的企業當中各個崗位的信息化系統技術都已經有所進步和發展，也相應地投入了使用，但是對此卻依然不加以相關應用，管理和信息內容不能同步最終影響了企業事務的開展和經濟效益的提高。

第三個問題就在于企業財務檔案管理人員的專業素質水平依舊有所缺乏。經過調查發現，目前企業中的在職檔案管理人員的工作情況和工作態度并不符合企業的實際需要。實際上，一個企業對于檔案管理人員的要求應該是很高的，而且隨著工作年限的增長，還有工作經驗的積累，其工作水平應該是達到與日俱增，越來越高的情況。但是現實當中卻與之相反，一些企業中的管理人員雖然有著很多年的工作經驗，但是工作水平卻難以隨著時代的發展而有所提升。就以信息化為例，因為在過去的長期實踐當中，其一直采取的是人力管理的工作手段，對于信息化不但更加難以接受，而且上手速度也十分緩慢，最終使信息化管理變為空談[3]。

三、信息化背景下優化財務檔案管理的對策

（一）提高財務檔案管理重要性的認識

根據上文對于目前企業當中財務檔案管理存在的問題的討論，發現了企業因為不夠重視相關工作而對其不加以投入的情況。因此為了使財務管理能夠第一步進行優化，就需要先將企業對于財務檔案管理的理念加以轉變。

首先，要轉變理念，就需要理解財務檔案管理的優勢還有在企業當中的重要性。實際上要想讓企業轉變認識，主要轉變的就是企業管理者的認識。這就需要企業當中的相關管理人員對此方面加強學習。但是在一般情況下，要讓其主動轉變理念是很難的。因此就需要上級部門以及社會層面的協助。比如在大學相關企業管理課程當中，需要著重對于企業檔案管理相關內容進行教學，從而使后續的所有企業管理人員能夠認識到相關檔案管理的重要性。這種方法主要面對人群是企業管理預備人員。針對現有的企業管理人員，就需要企業的上級管理部門采取手段，比如黨務部門可以積極開展檔案管理的任務布置，開展相關的講座或者邀請管理人員去檔案管理工作做得比較優秀的企業進行參觀，從而告訴管理人員檔案管理的重要性。最終使其能夠轉變現有的理念。

其次，就是企業財務人員也可以通過自身的專業素養，積極地與企業管理者溝通，將檔案管理的重要性加以告知。有些時候通過員工之口傳達給管理者的信息可能不能很好地被接受，要想能夠讓企業管理者認識到檔案管理的重要性，最好的方式就是為其在這個方面創造出相應的利益，但是在沒有企業支持的情況下也很少有員工能夠主動做到這一點，因此可以以相關優秀管理案例的舉例在企業大會或者其他場合下展示給企業的管理者，員工需要做好充足的準備，從而才能夠更好地使管理人員接受這一點。準備的時候，最重要需要展示的方面就在于做好相關工作能夠為企業帶來的利益方面，然后爭取相應的資金撥款，最終對目前的財務檔案管理工作進行相應的信息化更新和優化。

最后，隨著企業管理人員的管理認識轉變，要帶動企業所有員工相關檔案意識的轉變。檔案管理工作不僅僅是檔案管理人員一個人的工作，其還要涉及到整個公司的全運營流程當中所有崗位的工作人員。要使所有人都能支持檔案管理工作，并能相互協助，需要管理人員組織開展相關內容的學習，以及相關制度的制定。在開展學習方面，可以采取統一培訓的方式，講師就由檔案管理人員擔任，在課中，內容也需要包括具體檔案管理工作內容以及相應的能夠與其他各個部門相關聯的工作內容部分。最終使所有員工都能相應地對如何做好檔案保存還有相交叉的部分的基本工作內容。在制定檔案管理制度的時候，需要明確管理人員所需進行的各個工作的內容，并相應地規定好流程。在開始制定相關制度時，先要保證其合法合規，制定人員需要相關法律法規，避免造成后續工作有不合法現象。所規定的工作內容和流程也需要明確細致有章法，最終實現工作人員能夠依據規定的指導實現更好的管理效果。

（二）加大對企業技術檔案管理工作投入

信息化時代背景下，許多新型設備也都有所產生和發展，由此對于工作人員能夠掌握的內容也有所增加。因此要加大投入不僅需要在設備，還有技術方面加大投入，還需要在人員方面增加一定的投入[4]。

設備方面，因為目前信息化檔案管理平臺已經有了一定的發展，企業當中也對于相應的信息化平臺有所建立和建設，因此針對此只需要對相關設備的增加做好相關工作即可。在規劃設備投入之前，相關人員需要與檔案管理人員進行溝通，或者直接由檔案管理人員直接對設備進行采購。結合該企業目前的設備情況，對一些缺少的設備進行清單的羅列，還有對于一些比較老舊的設備，時間比較長經常出現故障的或者是功能已經不能滿足現代化需求的設備也需要進行更換。在采購之后憑借收據等由企業財政部門做好報銷工作。

對于人力投入方面，因為現有的一些員工并不能很好的對信息技術加以操作，也不能很好地上手。因此需要再進行雇傭一到兩名有相關技術操作經驗的工作人員。或者開展培訓活動，提升目前工作人員的工作水平還有技術。所有的資金撥付都要應用在實際當中，而且資金使用一定要有效，這才能更好地為財政檔案管理工作的開展產生積極的作用。

（三）做好財務信息收集工作

要保證檔案信息的全面性還有真實性。需要檔案管理人員與其他崗位的工作人員進行協同工作。只有收集的全面、完整、沒有缺漏，才會使檔案本身發揮自己的作用。在一些企業當中，對于檔案內容的收集已經做的比較全面，但是在有些企業當中，相關收集工作還存在著一些漏洞。經過研究發現，造成這種問題的原因在于部分負責歸檔的其他崗位的工作人員沒有足夠的責任心，從而使工作并沒有做到位。還有一種原因是檔案管理方面沒有對歸檔等內容進行好相應的指導，從而使其他崗位人員不能很好地完成工作。因此財務檔案管理人員，需要對相關內容進行指導教學，并參與到各個崗位的工作當中，一邊指導一邊監督。因為是財務工作檔案，主要需要聯系的部門就是財務部門，對于每一次的資金流水還有項目資金流動都要加以相應的核對和檢查，從而實現信息的真實不缺漏。

但是因為每個企業的檔案管理人員有限，不可能在同時開展多個項目的時候對每一個項目的信息收集進行相應的管理和監督。這時相關信息技術平臺就能夠派上用場。財務檔案管理人員可以通過要求崗位上的實際工作人員在獲取到一定量信息的時候就立刻進行掃描和上傳，務必保證在項目進行到一定階段關鍵點的時候能夠進行相應的上傳工作。管理人員也要根據每個項目開展之前的工作計劃和工作流程去計算應該進行相關信息收集數據上傳的時間，并在相應的時間對項目財務工作人員提出上傳數據的要求[5]。在平臺當中應該有專門的窗口，主要負責相應的財務管理分批次信息上傳。這樣不僅降低了工作難度，還能夠相應地提高信息的時效性，也會更好地梳理時間脈絡。對未來檔案搜尋還有信息查找都有許多好處。

（四）加快檔案數字化進程

在這種需要加快檔案數字化進程的背景下，檔案內容處理主要集中于生產經營當中已經產生的極大數量的紙質檔案。需要做的就是盡快將已有的紙質版檔案掃描為電子版并錄入的工作。在許多的企業中都會認為不需要對過去已有的紙質檔案進行處理，只要使其依然保持著原有的狀態即可。但是實際上因為在現在的工作進程當中，往往需要對過去檔案中的內容進行查詢，人力尋找就會付出很多的人力和物力，而且因為過去工作的不嚴謹，導致很多檔案內容有所缺失，長時間的存放還會造成一些信息的損壞，也會對于公司的實際工作占地面積有所影響，成本也隨之提高了。為了解決這種問題，企業可以通過在業務淡季分配大量的工作人員進行紙質檔案的信息網絡錄入工作，按照時間順序將紙質檔案進行掃描，并相應地上傳到各個年份的信息文件夾當中，最后由檔案管理工作人員進行檢查和上傳到檔案信息管理平臺的工作。如果企業全年沒有工作量較少的時間段，就可以采用外聘數字化管理人員的方式，進行一個臨時的檔案文件處理，從而在不占用工作人員時間的情況下完成過去內容的數字化。

（五）開發財務檔案價值

檔案如果一直放置在檔案庫中或者一直在信息網絡平臺當中不被使用就會失去儲存它的意義。為了能夠不使耗費了大量資源的檔案成為一堆廢紙，就需要對財務檔案的價值進行深度的開發。

往往在使用相關檔案的時候，檔案管理人員都會采取一種被動工作的模式。只有在其他部門對于檔案有所需要的時候，其才會進行相應信息的檢索和查看。但是要使檔案價值更好地發揮出來，最好能夠化被動為主動，通過主動將檔案送到相關部門或者開啟預約查檔等方式，將利用檔案的功能加以創新，使工作人員不再抵觸查檔，不再怕查檔麻煩。在進行改造過程中，要思考其他各部門使用檔案的目的，還有其中到底能夠包含什么重點內容，可以由檔案人員先行將檔案內容加以總結和重點的摘出，并在歸檔的時候將內容重點總結大綱或者概要表現在信息平臺當中，這一工作也可以要求歸檔人員在歸檔之前做好，從而能夠在使用的時候以最快的方式解決燃眉之急。

（六）保證財務檔案網絡安全

只要是網絡信息平臺，就可能會面臨著一些網絡安全風險，比如黑客攻擊導致的信息泄露，病毒造成的檔案丟失等等。檔案的丟失會對企業造成很嚴重的影響，不僅是財務檔案內容，還有企業可能的專利檔案或者項目安排等一旦泄露，都會對企業產生無法估量的損失，因此為了能夠更好地避免這些情況的發生，需要對于企業檔案信息平臺的安全性加以鞏固和保障。企業可以通過聘請專業的信息技術工程師對整個企業當中的所有工作系統進行安全防范，比如建立起相應的防火墻。還有針對可能會出現的檔案丟失情況，需要建立起相應的云備份。由于一個企業當中的檔案數量十分龐大，因此需要外部云端備份系統進行協助，技術人員需要對于備份平臺加以選擇，并做好云端保存時限的安排，實現整個檔案管理信息平臺中的內容能夠在上傳好數據的同時完成云端備份，并不會在有效時間范圍內滅失，最終達到數據保護的效果。

四、結論

總而言之，基于信息化背景，企業進行財務檔案管理還存在著許多的問題，為了能夠解決這些問題，更好地實現檔案管理，為企業經濟效益的發展出一份力，就需要企業更加關注對此的改善，采取多種手段，力求達到效果，使管理質量還有水平都能得到提高。