提高慈善組織檔案工作水平

☉ 李 欣

當前，伴隨著慈善事業的蓬勃發展，我國慈善組織的數量越來越多。截至2021年11月底，我國已登記注冊的社會組織90多萬家，認定慈善組織近10000家。如何規范這些慈善組織的檔案工作，充分發揮檔案在慈善事業發展中的支撐性作用，已經成為迫切需要解決的問題。

提高認識，增強做好慈善組織檔案工作的責任感。按照《中華人民共和國慈善法》的規定，慈善組織分為三類：社會團體類、基金會類和社會服務機構類。慈善組織檔案是這三類組織在成立、運營和發展過程中形成的有保存價值的各種文字、圖表、聲像、實物、電子等不同形式和載體的歷史記錄，是慈善組織賴以生存和發展的重要支撐，也是社會檔案資源的重要組成部分。慈善組織檔案歸慈善組織所有，由慈善組織自行管理，受國家法律保護?？茖W合理地管理好這些慈善組織檔案，是加強我國慈善事業發展的需要，是夯實慈善組織公信力的需要。各級各類慈善組織應該高度重視檔案工作，增強做好檔案工作的責任感和使命感。各級民政部門和檔案主管部門應當加強對慈善組織檔案工作的指導和監督。

完善機制，保證慈善組織檔案工作有序開展。檔案工作是慈善組織日常的基礎性工作之一，要開展好這項工作，就要逐步建立和完善檔案工作管理機制。具體包括以下幾個方面：慈善組織應當設立檔案室或專（兼）職檔案管理人員，建立健全歸檔、整理、保管、利用等各項規章制度。應當配置必要的檔案設施設備并集中統一管理，確保檔案的完整與安全。在換屆或者檔案人員變動時要做好檔案的移交工作，任何人不能將檔案據為己有或擅自銷毀。工作經費應在慈善組織辦公經費中列支。檔案管理人員應當經過專業培訓，具備檔案管理專業知識，并按國家有關規定獲得檔案專業技術職稱。各級民政部門和檔案主管部門按照統一領導、分級管理的原則，對慈善組織檔案工作進行業務指導、監督和檢查。

嚴格管理，提高慈善組織檔案工作水平。慈善組織檔案管理的基本要求是：歸檔材料齊全完整、整理科學規范、保管集中安全、利用方便快捷。第一，歸檔。歸檔范圍由慈善組織根據以下幾個方面確定：慈善組織開展黨務活動形成的文件材料；慈善組織運營管理工作中形成的文件材料；慈善組織會員管理與服務工作中形成的文件材料；慈善組織慈善項目運作中形成的文件材料；其他應歸檔的文件材料。第二，分類。慈善組織檔案按照內容結合載體可分為文書檔案、照片檔案、錄音錄像檔案、會計檔案、基建檔案、設備檔案、科研檔案、電子檔案、實物檔案、慈善項目檔案和人事檔案等11大類。第三，整理方法。文書類，參照國家檔案局發布的《歸檔文件整理規則》（DA/T 22）整理。照片類，參照國家標準《照片檔案管理規范》(GB/T 11821)整理。錄音錄像類，參照國家檔案局發布的《磁性載體檔案管理與保護規范》(DA/T 15)整理。會計類，參照財政部、國家檔案局《會計檔案管理辦法》（2015年12月11日發布）整理?；悾凑展こ添椖糠诸?，按載體形式結合時間整理。設備類，按每件（臺、套）設備分類，按型號結合時間整理?？蒲蓄?，參照國家檔案局《科學技術研究檔案管理辦法》（2020年9月11日發布）整理。電子類，參照國家標準《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》(GB/T 18894)整理。實物類，按載體結合時間整理。項目類，按項目批準時間先后順序排序，一個項目內的文件材料按形成時間先后順序整理。人事類，按照中央辦公廳《干部人事檔案工作條例》（2018年11月20日發布）整理。第四，保管期限。凡是反映本組織主要工作活動和基本歷史面貌，對國家和社會有保存價值的，列為永久保管。凡是反映本組織工作活動，在較長時間內對本組織有查考利用價值的，列為30年保管。凡是反映本組織一般事務性工作，在較短時間內對本組織有參考利用價值的，列為10年保管。第五，保管保護。應做好防火、防盜、防高溫、防潮、防光、防塵、防鼠、防蟲等“八防”措施。應定期對檔案的保管情況進行檢查和統計。應嚴防檔案損毀、丟失，嚴禁出賣、涂改、偽造檔案。需要永久保管的慈善組織檔案，由同級檔案主管部門確定其最終流向。第六，利用服務。應建立本組織檔案利用制度，明確利用范圍、程序和審批手續，保證本組織檔案的合理合法利用。